Làm thế nào để xem ngay lập tức bảng cập nhật mới nhất trên DingTalk: Một mẹo giúp bạn trở thành siêu anh hùng văn phòng

"Ting——", một tiếng vang lên, DingTalk hiện ra thông báo cập nhật, nhưng lúc này bạn đang họp, trả lời email, thậm chí còn đang mày mò máy pha cà phê mới ở phòng nghỉ. Khi bạn để ý tới thì sếp đã liên tục gửi ba dấu hỏi "？" trong nhóm, đồng nghiệp lặng lẽ dời ánh mắt, dường như bạn vô hình chung đã phạm phải "tội không thể tha thứ trong môi trường công sở". Đây không phải tình tiết trong phim, mà là bi kịch thật sự xảy ra mỗi ngày tại vô số văn phòng. Việc kịp thời kiểm tra cập nhật trên DingTalk nay không chỉ đơn thuần là biểu hiện của sự chăm chỉ, mà đã trở thành quy luật sinh tồn.

Hãy thử tưởng tượng: tiến độ dự án đột ngột thay đổi, nhưng bạn vẫn đang thực hiện theo lịch cũ; giờ họp được lùi sớm một tiếng, bạn đến đúng giờ nhưng phát hiện phòng họp trống không; sếp thông báo nghỉ lễ trong nhóm, còn bạn lại vì không thấy tin nhắn mà vẫn điểm danh đi làm như thường lệ… Những khoảnh khắc bẽ bàng và cay đắng này đều bắt nguồn từ sự chênh lệch thông tin. Mỗi lần cập nhật trên DingTalk có thể chính là bước ngoặt trong hợp tác nhóm. Bỏ lỡ nó, đồng nghĩa với việc tự mình tụt lại phía sau và kéo cả đội xuống nước.

Đáng sợ hơn, sự chậm trễ thông tin sẽ tạo nên "hiệu ứng cánh bướm": bạn không nhìn thấy tên tệp đã được sửa đổi, khiến đồng nghiệp phía sau bị tắc nghẽn; bạn bỏ qua một nhiệm vụ khẩn cấp, dẫn đến cả dự án bị trì hoãn. Thà chủ động theo dõi sát sao các cập nhật, còn hơn là xin lỗi muộn màng. Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách biến DingTalk thành "mạng lưới thông tin tức thì", để mọi thay đổi đều nằm trong tầm kiểm soát!

Hãy tưởng tượng, sếp vừa đưa ra thông báo điều chỉnh gấp, toàn công ty chỉ còn mỗi bạn đang nhâm nhi trà sữa một cách thư thả, bởi vì bạn hoàn toàn không nhận được bất kỳ thông báo nào — đây không phải bi kịch, mà là "thảm họa DingTalk" hoàn toàn có thể tránh được! Muốn trở thành siêu anh hùng văn phòng, bước đầu tiên chính là nắm vững cài đặt thông báo, để mọi cập nhật đều lao thẳng vào điện thoại bạn như một tia chớp.

Mở DingTalk, vào mục «Tôi» → «Cài đặt» → «Cài đặt thông báo», đây chính là bảng điều khiển năng lực siêu anh hùng của bạn. Trước hết, hãy đảm bảo «Thông báo tin nhắn» đã được bật, đồng thời tích chọn «Hiển thị xem trước khi khóa màn hình», nếu không thì dù điện thoại rung đến mức bay đi, bạn vẫn có thể bỏ lỡ từ khóa quan trọng. Tiếp theo, vào mục «Thông báo trò chuyện nhóm», bạn có thể thiết lập phương thức nhắc nhở khác nhau cho từng nhóm: nhóm dự án quan trọng có thể chọn «Nhắc nhở tất cả tin nhắn» + «Hiển thị banner nổi», còn nhóm buôn chuyện phòng trà? Tắt tiếng và đánh dấu sao là đủ rồi.

Đừng quên cài đặt riêng biệt cho thông báo «Kênh DingTalk»! Với những kênh ưu tiên cao, hãy bật chức năng «Nhắc nhở mạnh», thậm chí thiết lập âm thanh cảnh báo, để chắc chắn rằng dù bạn đang "lười biếng" giữa buổi họp, hệ thống cũng sẽ đánh thức bạn. Cuối cùng, tận dụng tính năng «Chế độ im lặng» theo khung giờ, nếu tan ca về nhà bạn không muốn bị công việc rượt đuổi? Tự động tắt tiếng sau 10 giờ tối, để bạn yên tâm xem phim mà không phải gánh trách nhiệm.

Khi nắm vững những chi tiết này, bạn không chỉ đơn thuần là người nhận thông báo, mà đã trở thành chỉ huy điều phối dòng chảy thông tin một cách chính xác.

Bạn đã cài đặt xong thông báo, điện thoại rung liên hồi như đang nhảy múa, nhưng vấn đề đến rồi — quá nhiều tin nhắn, thông tin quan trọng lại bị chìm nghỉm? Đừng lo, lúc này bạn cần đến tuyệt chiêu «Công phu đánh dấu sao», giúp đánh dấu các kênh và nhóm quan trọng, khiến chúng tỏa sáng giữa biển thông tin hỗn loạn, giống như món bánh hàu ngon nhất khu chợ đêm duy nhất không cần xếp hàng!

Trước hết, hãy xác định các điểm then chốt chiến lược: kênh thông báo công ty, nhóm cập nhật tiến độ dự án, nhóm thảo luận nơi sếp đưa ra ý tưởng bất ngờ. Vào mục «Bảng công cụ» hoặc «Danh bạ» trên DingTalk, tìm kiếm tên liên quan, yêu cầu tham gia hoặc nhờ đồng nghiệp kéo bạn vào nhóm. Sau khi vào nhóm, nhấn giữ tên nhóm hoặc nhấn vào biểu tượng «⋯» góc trên bên phải, chọn «Thêm vào mục đánh dấu sao», ngay lập tức nhóm sẽ xuất hiện ở vị trí đầu tiên, được ưu tiên cao hơn cả việc đặt đồ ăn trưa của bạn.

Thậm chí còn mạnh hơn nữa, bạn có thể thiết lập «Nhắc nhở đặc biệt» cho các nhóm đã đánh dấu sao, dù tắt thông báo thông thường, các nhóm quan trọng vẫn có thể đẩy thông báo đến trước mắt bạn. Hãy tưởng tượng, khi người khác còn đang mày mò tìm lịch cập nhật trong bản ghi chat, bạn đã nắm rõ mọi thay đổi, ung dung uống xong ly cà phê thứ ba — một siêu anh hùng văn phòng, chính là như vậy: kín đáo nhưng đầy uy lực.

Bạn nghĩ chỉ cần thủ công làm mới là có thể theo kịp cập nhật? Tỉnh dậy đi, đồng nghiệp ơi! Trong cuộc chiến sinh tồn văn phòng, những siêu anh hùng thực thụ đều âm thầm dùng «thần khí tự động hóa» của DingTalk để giành chiến thắng một cách nhẹ nhàng. Hãy tưởng tượng: mỗi khi có cập nhật mới, hệ thống tự động gửi thông báo đến điện thoại, máy tính của bạn, thậm chí tương lai có thể làm đồng hồ thông minh của bạn rung lên — đây không phải khoa học viễn tưởng, mà chính là luồng công việc tự động hóa của DingTalk!

Thiết lập quy tắc cực kỳ đơn giản: Vào chức năng «Tự động hóa», nhấn «Tạo quy tắc», chọn điều kiện kích hoạt như «Tệp bị chỉnh sửa» hoặc «Trạng thái nhiệm vụ thay đổi», sau đó thiết lập hành động — ví dụ như @ chính bạn, gửi thông báo nhóm, hoặc tự động lưu vào thư mục chỉ định. Từ nay về sau, bạn không cần phải như thám tử mải miết tìm kiếm phiên bản mới nhất, các cập nhật sẽ tự động «nhảy ra» tìm bạn.

Còn điên rồ hơn nữa, bạn có thể để hệ thống tự động tạo báo cáo tiến độ ngày hôm trước vào lúc 9 giờ sáng mỗi ngày, gửi trực tiếp cho quản lý, tiết kiệm nửa tiếng thời gian tổng hợp. Những công việc lặp lại, vụn vặt, khiến bạn buồn ngủ, hãy giao hết cho robot xử lý. Bạn chỉ cần tập trung làm «thiên thần ra quyết định» mà thôi.

Thay vì thức khuya canh màn hình, hãy tận dụng công cụ tự động hóa làm trợ lý cá nhân 24/7 cho bạn. Dù sao đi nữa, siêu anh hùng chẳng bao giờ tự mình chạy việc vặt — họ chỉ cần vẻ oai phong mà nhấn nút «Thực thi».

Bạn đã từng bị các thông báo DingTalk dồn dập đến mức như đang ở giữa chiến trường văn phòng khói lửa chưa? Hay vô tình bỏ lỡ chỉ thị quan trọng của sếp, kết quả phải tăng ca để "vá lỗi"? Đừng lo, dưới đây là vài bí kíp giúp bạn từ «nạn nhân thông báo» lột xác thành «người làm chủ thông tin»!

Mẹo thứ nhất: Quản lý thông báo theo cấp độ. Đừng để mọi nhóm và cập nhật ào ạt đổ vào điện thoại bạn! Vào «Cài đặt» → «Quản lý thông báo», tắt nhắc nhở tức thì đối với các nhóm không khẩn cấp theo mức độ ưu tiên, ví dụ như nhóm buôn chuyện phòng trà hay kênh tán gẫu. Với các nhóm dự án quan trọng, hãy bật chức năng nhắc nhở mạnh và xem trước khi khóa màn hình, đảm bảo chỉ cần liếc một cái là thấy ngay lịch điều chỉnh quan trọng.

Mẹo thứ hai: Tận dụng chức năng «Đánh dấu chưa đọc» và «Lưu mục yêu thích». Gặp thông tin quan trọng nhưng chưa kịp xử lý? Nhấn giữ tin nhắn và chọn «Đánh dấu chưa đọc», nó sẽ được giữ nguyên ở vị trí đầu, không bị chìm xuống đáy. Đồng thời thêm vào mục yêu thích, bạn còn có thể phân loại, sắp xếp gọn gàng, khi cần chỉ cần một cú chạm là tìm thấy ngay.

Mẹo thứ ba: Đồng bộ đa thiết bị, không lo sót việc. Dù là máy tính công ty, máy tính bảng cá nhân hay điện thoại, chỉ cần đăng nhập cùng một tài khoản DingTalk, mọi trạng thái đã đọc, mục yêu thích và cài đặt sẽ tự động đồng bộ hóa đám mây. Dù bạn đã xem lịch cập nhật trên điện thoại khi đang đi tàu điện ngầm, khi về công ty mở máy tính lên cũng không cần kiểm tra lại, hiệu suất tăng vùn vụt!

Hãy nhớ kỹ, cao thủ không phải người xem nhiều, mà là người biết chọn lọc thông tin để xem. Nắm vững những mẹo này, bạn đã chính là siêu anh hùng vô hình trong văn phòng — kín đáo, nhưng kiểm soát mọi thứ.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!