5 bí quyết giúp doanh nghiệp Hồng Kông chuyển đổi số với DingTalk: Từ con số 0 đến thành công

Kính thưa các ông chủ Hồng Kông, giám đốc điều hành và những nhân viên nhỏ bé mỗi ngày bị Excel rượt đuổi, đã sẵn sàng chưa? Chúng ta sắp bắt đầu bước đầu tiên trong cuộc phiêu lưu số hóa — làm quen với DingTalk! Đừng nghĩ nó chỉ là công cụ trò chuyện thông thường, như vậy bạn đang đánh giá quá thấp siêu anh hùng kỹ thuật số này do Alibaba sản xuất. DingTalk không chỉ gửi tin nhắn, mà còn giúp bạn quản lý tài liệu, tổ chức họp, theo dõi nhiệm vụ và chấm công — giống như một quản gia toàn năng âm thầm hỗ trợ đằng sau doanh nghiệp của bạn.

Hãy tưởng tượng trước đây, mỗi lần họp phải liên tục @tất cả mọi người trong nhóm, kết quả là có người không thấy, có người không hiểu, có người thấy nhưng giả vờ không thấy… Nhưng khi DingTalk xuất hiện, tính năng nhắn tin tức thì cùng chức năng đọc – chưa đọc giúp bạn dễ dàng nhận biết ai đang giả bận. Chia sẻ tài liệu còn thần kỳ hơn, bạn sẽ không còn nhận được mười phiên bản tên “bản cuối cùng_thật sự cuối cùng_đừng sửa nữa nhé?”. Giờ đây tất cả tài liệu được lưu tập trung, cập nhật là đồng bộ ngay lập tức, ngay cả chị phụ trách phòng trà cũng có thể dễ dàng tìm được thông báo mới nhất.

Quản lý nhiệm vụ cũng rất hiệu quả, biến những chỉ đạo miệng của sếp thành lời nhắc tự động trên hệ thống; chấm công trực tiếp bằng điện thoại di động, không cần xếp hàng bấm máy chấm công nữa. Sắp xếp họp thông minh hơn, chỉ cần một cú nhấp để đặt lịch, hệ thống tự động thông báo và tổ chức họp trực tuyến. Những chức năng này không nhằm phô diễn kỹ thuật, mà là nền tảng vững chắc cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức về sau — dù công cụ còn chưa biết dùng, thì làm sao xây được tòa nhà chọc trời?

Chúc mừng bạn đã chính thức bước vào thế giới DingTalk, giờ là lúc chúng ta "xây nhà" — đúng vậy, chúng tôi đang nói đến cơ cấu tổ chức! Đừng tưởng rằng việc này chỉ đơn giản là nhập tên người vào hệ thống, một cơ cấu tổ chức rõ ràng chính là yếu tố then chốt giúp thông tin không bị lộn xộn, sếp không phát điên, cấp dưới không lạc lối. Hãy hình dung: phòng Marketing gửi thông báo mà cả công ty đều nhận, thư ký không tìm được thông tin liên lạc của quản lý, nhân viên mới không biết nên thêm ai… những tình huống dở khóc dở cười này hoàn toàn có thể tránh được nhờ một bước duy nhất: thiết lập cơ cấu tổ chức một cách chính xác.

Bước thứ nhất: Tạo phòng ban, giống như xây nhà phải chia khu vực phòng khách, nhà bếp, nhà vệ sinh. Trong phần quản trị DingTalk, chỉ cần vài cú nhấp chuột là bạn có thể tạo ra "Phòng Hành chính", "Phòng Tài chính", thậm chí là "Nhóm Giám sát Phòng trà" (chúng tôi đùa thôi… nhưng nếu bạn thật sự muốn tạo thì cũng được). Bước thứ hai: Thêm nhân viên, hỗ trợ nhập thủ công hoặc tải lên hàng loạt, nhớ nhắc mọi người dùng tên thật, nếu không những cái tên như "A Cẩu", "Người tình của CEO" sẽ khiến bảng chấm công trở nên buồn cười đến nỗi không ai nhịn được.

Bước thứ ba: Thiết lập quyền hạn mới là phần quan trọng nhất! Không phải ai cũng cần xem dữ liệu lương, cũng không phải đồng nghiệp nào cũng được phép xóa nhóm. Phân quyền xem, chỉnh sửa, quản lý theo vai trò để đảm bảo “cái gì cần xem thì xem được, cái gì không nên chạm vào thì đừng chạm”. Bước cuối cùng: Cấu hình danh bạ, biến cả công ty thành một cuốn sách mở — ai thuộc phòng nào, số điện thoại là gì, ngồi ghế nào uống cà phê, tất cả đều rõ ràng. Như vậy, hợp tác liên phòng ban sẽ không còn giống phá án nữa, hiệu suất làm việc tự nhiên tăng vọt!

Bước ba: Sử dụng các công cụ hiệu quả, nâng cao năng suất

Chúc mừng bạn đã thành công xây dựng cơ cấu tổ chức, giờ đây DingTalk của bạn giống như một tòa nhà đã hoàn thiện phần nền móng, chỉ còn thiếu nội thất là có thể dọn vào ở! Tiếp theo, hãy cùng sử dụng những "vũ khí tối thượng" của DingTalk để tạo nên một không gian văn phòng vận hành hiệu quả nhé! Đừng dùng ghi chú điện thoại để ghi chép cuộc họp hay hét qua WeChat "Ai chưa nộp báo cáo?" — thời đại đó nên được nghỉ hưu rồi!

Trước hết, quản lý lịch trình — chức năng lịch của DingTalk thực sự là liều thuốc chữa bệnh trì hoãn. Khi tạo cuộc họp, chỉ cần một cú nhấp để mời, tất cả người liên quan sẽ tự động nhận được nhắc nhở, đồng thời đồng bộ vào lịch điện thoại, bạn sẽ không còn sợ cảnh sếp hỏi "Không phải nói 10 giờ họp sao?" trong khi bạn vẫn đang tìm đường link Zoom.

Phân công nhiệm vụ? Lúc này phải nhờ đến bảng nhiệm vụ! Chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ nhỏ, giao cho đồng nghiệp, đặt thời hạn, kéo thanh tiến độ — ai đang kéo lùi cả đội sẽ rõ ngay lập tức. Tuyệt hơn nữa, phần bình luận và tài liệu có thể đính kèm trực tiếp dưới nhiệm vụ, từ bỏ chuỗi email dài dòng.

Còn về cộng tác soạn thảo tài liệu, nhiều người cùng chỉnh sửa một hợp đồng mà không xảy ra xung đột, cảm giác như phép màu vậy. Mọi thay đổi đều được ghi lại đầy đủ, ai sửa câu nào rõ ràng từng li từng tí, bạn sẽ không còn phải đau đầu nhìn năm file tên "bản cuối cùng_thật sự cuối cùng_v3".

Sử dụng tốt những công cụ này, đội ngũ của bạn sẽ được thăng cấp từ "đội cứu hỏa" thành "đặc nhiệm", hiệu suất cao ngất ngưởng sẽ trở thành chuyện bình thường!

Bước bốn: Phân tích dữ liệu và báo cáo, nắm bắt xu hướng kinh doanh

Chúc mừng bạn! Đến được bước này, doanh nghiệp của bạn đã không còn dừng lại ở mức "biết dùng DingTalk", mà sắp trở thành "cao thủ dữ liệu" trong giang hồ số hóa rồi. Đừng đưa ra quyết định dựa vào cảm tính nữa, đã đến lúc để con số lên tiếng — và nói to hơn cả sếp! Chức năng phân tích dữ liệu của DingTalk giống như gắn một kính ngắm hồng ngoại cho doanh nghiệp bạn, bất kể thị trường tối tăm đến đâu, bạn vẫn nhìn rõ con đường phía trước.

Trước hết, bảng tổng quan dữ liệu chính là trung tâm chỉ huy chiến lược của bạn. Bạn có thể đưa tất cả các chỉ số quan trọng như doanh số bán hàng, tình trạng đi làm của nhân viên, tiến độ dự án vào cùng một màn hình, theo dõi tức thì như chơi game. Phòng ban nào đang kéo lùi? Dự án nào sắp vượt ngân sách? Một cái nhìn là biết ngay!

Tiếp theo, tạo báo cáo thực sự là cứu tinh cho người lười. Chỉ cần một cú nhấp để tạo báo cáo tuần, báo cáo tháng, hệ thống còn tự động gửi vào hộp thư quản lý, bạn sẽ không còn phải tăng ca mỗi chiều thứ Sáu để làm PowerPoint nữa. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể cài đặt "gửi định kỳ", để hệ thống trở thành trợ lý trung thành của mình.

Cuối cùng, xuất dữ liệu giúp bạn kiểm soát linh hoạt. Muốn dùng dữ liệu để phân tích sâu hơn? Xuất trực tiếp sang định dạng CSV hoặc Excel, kết nối liền mạch với các hệ thống khác. Tóm lại, trong tay có dữ liệu, còn sợ gì bão tố thị trường?

Bước năm: Liên tục tối ưu và đổi mới, duy trì lợi thế cạnh tranh

Chúc mừng bạn đã đi đến bước này! Nhưng đừng vội đặt tiệc kỷ niệm, gọi tôm hùm về — chuyển đổi số không phải là chạy nước rút kiểu "làm xong là xong", mà là một cuộc đua marathon kèm chướng ngại vật. Dùng DingTalk thành thạo đến đâu, nếu ba năm không cập nhật chiến lược, công ty bạn có thể đã lạc lối giữa sa mạc kỹ thuật số mà vẫn tưởng mình đang "làm việc trên đám mây".

Đánh giá định kỳ chính là thần dược续命 (tiếp tục sống). Mỗi tháng hãy tự hỏi một lần: những công cụ này thực sự nâng cao hiệu suất chưa? Hay chỉ là cái cớ để mọi người có thêm lý do nghịch điện thoại? Sử dụng chức năng thống kê của DingTalk để xem công cụ nào bị bỏ quên, nhóm nào đã biến thành thùng rác quảng cáo, rồi nhanh chóng điều chỉnh. Dữ liệu sẽ không nói dối, trừ khi bạn chẳng buồn nhìn.

Phản hồi từ người dùng chính là kho vàng. Đừng chỉ dựa vào quyết định cảm tính của quản lý, hãy tạo một bảng khảo sát ẩn danh, lắng nghe nhân viên cơ sở phàn nàn kiểu "hệ thống chấm công còn lag hơn cả tàu điện ngầm". Kết hợp biểu mẫu DingTalk với nhắc nhở tự động, việc thu thập ý kiến sẽ tự nhiên như xem phim truyền hình.

Một ví dụ về đổi mới: có công ty dùng robot DingTalk như "cô lao công AI ở phòng trà", tự động nhắc nghỉ ngơi, đặt phòng họp, thậm chí phát thoại phim Châu Tinh Trì để khích lệ tinh thần — kết quả là mức độ hài lòng của nhân viên tăng vọt, tỷ lệ nghỉ việc còn yếu hơn tín hiệu Wi-Fi.

Về tương lai? Lên lịch tự động bằng AI, luồng công việc điều khiển bằng giọng nói, không gian văn phòng ảo… Thay vì chờ đợi cuộc cách mạng, chi bằng bắt đầu chạy nhanh từng bước nhỏ, biến DingTalk thành phòng thí nghiệm kỹ thuật số của riêng bạn. Đừng chỉ làm người đầu tiên ăn cua, hãy làm người đầu tiên nuôi cua lớn thật béo.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!