DingTalk tại Hồng Kông: Người bạn mới của dân văn phòng

"Ting tong—" không phải là tiếng chuông giao hàng, mà là sếp lại đang gọi bạn trên DingTalk. Ở Hồng Kông – nơi “tan ca đúng giờ chỉ là huyền thoại, tăng ca mới là chuyện thường ngày”, DingTalk đã từ một món đồ mới lạ vươn lên thành “khí oxy điện tử” cho dân văn phòng. Tin nhắn tức thì? Tất nhiên có, và còn dày đặc hơn cả những tin nhắn thoại của mẹ bạn. Thông báo quan trọng hiện lên trong tích tắc, đã đọc nhưng chưa trả lời? Hệ thống tự động đánh dấu đỏ nhắc nhở, muốn giả vờ không thấy? Không thể nào.

Tính năng họp âm thanh và video cứu rỗi vô số linh hồn đang chìm trong “địa ngục họp hành”. Vào lúc 9 giờ 30 sáng, May từ phòng Marketing vẫn còn đang đi tàu điện ngầm, chỉ cần mở DingTalk, người chưa tới công ty nhưng giọng nói đã vang khắp phòng họp. Trong cuộc họp có thể chia sẻ màn hình, ghi chú trực tiếp, thậm chí phóng to chữ sai trong slide PowerPoint để khoanh tròn sửa lỗi – còn tinh mắt hơn cả ánh nhìn sắc bén của sếp. Kì diệu hơn nữa, sau khi họp xong hệ thống tự động tạo bản tóm tắt, đến cả sổ ghi chú cũng giúp bạn viết sẵn, đúng là phúc lành cho người lười.

Chia sẻ tài liệu cũng không còn là cơn ác mộng với câu nói "Vui lòng kiểm tra email". Mọi file được lưu tập trung, phiên bản tự động cập nhật, chẳng còn phải phân biệt giữa "final_final_thật_sự_final.doc". David từ phòng Tài chính cười nói: "Trước đây nhận 10 file đính kèm thì 9 cái đều sai; giờ dùng DingTalk, chỉ cần tải lên một lần, cả nhóm đồng bộ ngay lập tức, ngay cả tin đồn ở phòng trà sữa còn chậm cập nhật hơn tài liệu."

"Làm việc tại nhà" giờ không còn là khẩu hiệu suông, mà là chiến thuật sinh tồn hàng ngày của dân văn phòng Hồng Kông. Trong thời kỳ dịch bệnh, tàu điện ngầm chuyển từ cảnh người dán người sang người dán màn hình, DingTalk lập tức trở thành vị cứu tinh cho làm việc từ xa. Sáng dậy gần trưa, lật người bật điện thoại, một tiếng "ting"—cuộc họp buổi sáng đã bắt đầu, bên kia màn hình đồng nghiệp còn mặc pyjama, đội卷发器, nhưng ít nhất người đã có mặt, toàn bộ nhờ vào chức năng họp trực tuyến của DingTalk.

Kì diệu hơn, DingTalk không chỉ giúp bạn "hiện diện", mà còn giúp bạn "làm việc được". Trong buổi họp video có thể chia sẻ màn hình ngay lập tức, vừa trình bày slide vừa sửa Excel, sếp đưa ra góp ý qua màn hình, tay bạn nhanh chóng chỉnh sửa, ngay cả việc làm lại cũng có nhịp điệu riêng. Tính năng quản lý nhiệm vụ thực sự như thần thánh, sếp giao việc không còn dựa vào trí nhớ hay truyền miệng, mọi việc cần làm sẽ tự động tạo thành danh sách, trước ngày hạn còn có lời nhắc nhẹ nhàng (hoặc phiền phức), muốn quên nộp báo cáo cũng khó.

Đồng bộ tài liệu cũng khiến cảnh "chờ file" trở thành bi kịch của thế kỷ trước. Dù là phòng Tài chính cần kiểm toán hay phòng Marketing gấp rút hoàn thành bài viết, tất cả đều xem cùng một bản Google Doc được cập nhật theo thời gian thực, không cần phải hỏi lại "bản mới nhất là của ai?", "cái này thật sự là bản cuối cùng chứ?". Thế là, một công cụ ban đầu chỉ dùng để "quay Zoom", âm thầm nâng đỡ quy tắc sống còn từ xa của dân văn phòng Hồng Kông.

"A Minh, báo cáo của anh xong chưa vậy?" Những cuộc trò chuyện ở khu vực nghỉ giải lao trong văn phòng, trước kia luôn phảng phất bầu không khí đổ lỗi mơ hồ. Ngày nay, những câu hỏi kiểu này đã trở thành trò cười đối với nhiều nhân viên Hồng Kông – vì mọi người chỉ cần mở bảng quản lý dự án trên DingTalk, ai chậm tiến độ, ai vượt kế hoạch, rõ như ban ngày, đến sếp cũng chẳng cần lên tiếng.

Các tính năng hợp tác nhóm của DingTalk đúng là liều thuốc chữa trị văn hóa "đổ lỗi". Giao việc không còn là lời hứa miệng, mà là mệnh lệnh kỹ thuật số chính xác đến từng người, thời hạn và các nhiệm vụ con. Bạn có thể chia một dự án lớn thành mười nhiệm vụ nhỏ, mỗi khi hoàn thành một mục, hệ thống tự động thông báo cho đồng nghiệp liên quan, cứ như có một trưởng dự án vô hình đang giám sát bạn. Kì diệu hơn nữa, biểu đồ theo dõi tiến độ được tạo tự động, trong các buổi họp sếp không còn phải hỏi: "Hiện tại tới đâu rồi?"

Đồng bộ lịch làm việc còn là kỹ năng thần thánh. Phòng Marketing, phòng Thiết kế, phòng IT đều bận rộn riêng, nhưng chỉ cần đồng bộ lịch DingTalk, ai rảnh, ai đang nghỉ phép, ai trùng lịch họp – tất cả hiện ra rõ ràng. Từng có một công ty khởi nghiệp địa phương nhờ tính năng này mà đẩy nhanh thời gian ra mắt sản phẩm tới hai tuần – vì họ cuối cùng cũng phát hiện ra, thì ra mỗi lần họp đều đang chờ "vua đến muộn" Tony.

Sự minh bạch chính là chất xúc tác cho hiệu suất. Khi trách nhiệm và tiến độ của mỗi người được phơi bày trên màn hình, kẻ lười không còn chỗ trốn, người chăm chỉ cũng终于 được công nhận. Đây không phải là sự giám sát, mà là sự công bằng trong thời đại số.

"Sếp có theo dõi tôi đi làm trễ không?", "File này có bị lộ ra ngoài thị trường không?" — chắc hẳn rất nhiều nhân viên Hồng Kông từng thoáng nghĩ đến những lo lắng này. Giờ đây suốt ngày gắn liền với DingTalk, ngoài họp hành, nộp báo cáo, còn lưu trữ đầy dữ liệu mật, nếu xảy ra sự cố an ninh, có khi điểm KPI cũng không cứu nổi!

May mắn thay, DingTalk không phải cậu thanh niên non nớt chỉ biết "đoán mò", nền tảng này sử dụng mã hóa đầu cuối (E2EE) và giao thức bảo mật lớp truyền tải (TLS), khiến mỗi tin nhắn và mỗi tệp tin bạn gửi đi giống như được bọc kính chống đạn. Đừng tưởng chỉ chuyện buôn dưa lê mới cần riêng tư, thực tế một báo cáo tài chính hay bản thảo hợp đồng đều có thể trở thành mục tiêu của hacker. DingTalk còn có hệ thống quản lý quyền truy cập chi tiết, chỉ sếp mới xem được toàn bộ dữ liệu, cấp dưới chỉ xem được phạm vi của mình, không cần lo đồng nghiệp tò mò xâm nhập thư mục cá nhân.

Quan trọng hơn, DingTalk đã đạt được các chứng nhận quốc tế như ISO 27001 và SOC 2, tuân thủ Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Hồng Kông, doanh nghiệp dùng an tâm, DPO (Trưởng phòng Bảo mật) cũng bớt mất ngủ. Đề xuất các công ty nên đặt ra nguyên tắc "ba không": không xử lý dữ liệu nhạy cảm trên Wi-Fi công cộng, không cho mượn tài khoản, định kỳ kiểm tra và phê duyệt quyền ứng dụng. Công nghệ dù mạnh đến đâu, cũng cần con người không chủ quan thì mới thực sự an toàn tuyệt đối!

Triển vọng tương lai: Xu hướng phát triển của DingTalk

Nói lại một chút, khi dân văn phòng Hồng Kông đã quen với việc điểm danh, họp hành, nộp báo cáo trên DingTalk, thậm chí lén dùng tính năng "đã đọc nhưng không trả lời" để tránh tin nhắn của sếp, thì bản thân DingTalk lại chẳng hề ngồi yên. Nó đang âm thầm mài giũa vũ khí, chuẩn bị vùng vẫy mạnh mẽ trên thị trường đất chật người đông này. Theo lời thầy phong thủy… à không, là các nhà phân tích thị trường dự đoán, DingTalk sắp ra mắt hệ thống phân bổ chỗ ngồi thông minh – về sau không cần tranh giành ghế sofa cuối cùng với đồng nghiệp, AI sẽ tự động chọn cho bạn vị trí gần phòng trà nước mà lại cách xa "vua buôn dưa lê".

Kì dị hơn nữa, tính năng "nhận diện cảm xúc" trong tin đồn sẽ sử dụng camera và phân tích giọng nói để xác định bạn đang ốm thật hay chỉ muốn trốn việc. Nếu sếp thấy hôm nay chỉ số "căng thẳng" của bạn chạm trần, có thể sẽ chủ động bảo bạn nghỉ nửa ngày… hoặc lập tức gọi bạn về công ty nói chuyện. Mỉa mai chứ? Nhưng ít ra còn tốt hơn bị dội bom tin nhắn WhatsApp.

Cùng với sự gia tăng hợp tác xuyên biên giới, DingTalk cũng đang có ý định kết nối API với hệ thống ngân hàng và chính phủ địa phương, để việc xin nghỉ phép, khai thuế, đóng góp quỹ hưu trí chỉ cần một cú nhấn. Lúc đó dân văn phòng không cần phải cầu nguyện mỗi khi điền biểu mẫu nữa, chỉ cần thành tâm niệm thầm: "Xin nguyện Đấng DingTalk phù hộ cho tôi duyệt nhanh!"

Gợi ý cho mọi người hãy tận dụng tính năng "chế độ không làm phiền sau giờ làm" sắp ra mắt, và nhớ tắt thông báo định kỳ –畢竟, công nghệ giải phóng con người, chứ không phải biến 9-to-5 thành 24/7 đâu nhé, anh bạn Ding!