Quản lý đặt hàng tự động và tồn kho trong ngành bán lẻ: Các kỹ thuật hiệu quả và 10 công cụ hàng đầu

Thiết lập tự động đặt hàng trên DingTalk: Hướng dẫn từ con số 0

Vẫn đang dùng điện thoại nhắn từng tin "Sếp ơi, hàng tới chưa?" rồi nhập đơn tay đến hoa mắt? Tỉnh lại đi! Giờ đây ngay cả tiệm cơm tấm dưới lầu nhà bạn cũng đã dùng DingTalk để tự động đặt hàng rồi! Đừng lo ngại về rào cản kỹ thuật, thực ra thiết lập còn đơn giản hơn cả việc nấu mì gói. Trước tiên, mở ứng dụng DingTalk, tạo một nhóm làm việc chuyên biệt mang tên "Phòng chiến dịch đặt hàng", kéo toàn bộ nhân viên bán hàng, quản lý kho và mua hàng vào nhóm. Ai dám đọc mà không trả lời, lập tức @ liên tiếp ba lần – pháp thuật gọi hồn phát động!

Tiếp theo, vào chức năng "Quy trình thông minh", chọn "Tạo tự động hóa mới", sau đó chọn điều kiện kích hoạt — ví dụ như "khi nhận tin nhắn khách hàng chứa hai chữ 'đặt hàng'", hệ thống sẽ tự động trích xuất nội dung, đối chiếu với cơ sở dữ liệu sản phẩm, tạo đơn hàng và chuyển tới kho để xử lý. Lo khách gõ sai chữ? Hãy thêm tính năng khớp từ khóa mờ – dù họ gõ "muốn mua mua mua" thì hệ thống vẫn nhận diện thành công!

Mẹo nhỏ đây: tải lên trước bảng Excel danh sách sản phẩm, nhập một cú nhấp chuột, tránh cảnh nhập tay từng món đau khổ; đồng thời có thể thiết lập "câu trả lời nhanh", khi khách hỏi "còn hàng không?" là phản hồi ngay "Đơn đã được tạo tự động, đang tiến hành xuất kho!" – độ chuyên nghiệp tăng vọt trong tích tắc. Cuối cùng đừng quên thiết lập thông báo khi đơn được tạo thành công, để mọi người cùng "ting" một tiếng trên điện thoại, đứng dậy vỗ tay ăn mừng cuộc cách mạng hiệu suất!

Hoàn thành quy trình này, bạn có thể vừa uống trà sữa trân châu vừa nhìn đơn hàng tự chạy, kiểu kinh doanh "nằm nghỉ" đích thực đã thành hiện thực!

"Hết hàng rồi sếp ơi, sắp thiếu货 mất!" Câu nói này có khiến bạn nghe đến chai tai? Đừng để vấn đề tồn kho cứ như ma quỷ quay vòng mãi không dứt. Bây giờ, hãy để DingTalk trở thành quản gia kho bãi của bạn, biến nơi hỗn loạn thành "kho thông minh" ngăn nắp, trật tự!

DingTalk không chỉ biết tự động đặt hàng, mà còn hiểu rõ nghĩa vụ "phòng ngừa trước". Thông qua mô-đun theo dõi tồn kho thông minh, bạn có thể nắm bắt trạng thái nhập - xuất - tồn của từng sản phẩm theo thời gian thực. Khi số lượng tồn kho thấp hơn ngưỡng đã định, hệ thống tự động đưa ra đề xuất mua hàng, thậm chí trực tiếp tạo đơn và gửi cho nhà cung cấp – hoàn toàn không cần bạn phải thức dậy giữa đêm để gõ file Excel.

Còn厉害 hơn nữa, bạn có thể thiết lập nhiều cấp độ cảnh báo tồn kho, ví dụ như "mức tồn kho an toàn", "ngưỡng bổ sung khẩn cấp", kết hợp với luồng công việc tự động để nhắc nhở được gửi chính xác đến đúng người phụ trách. Lo dữ liệu không chính xác? Không vấn đề! DingTalk hỗ trợ đẩy nhiệm vụ kiểm kê định kỳ, sau mỗi lần kiểm kê hệ thống sẽ tự động so sánh tồn kho thực tế với tồn kho trên hệ thống, nếu có sai lệch sẽ được đánh dấu ngay lập tức, giúp "sổ sách khớp với thực tế" không còn là giấc mơ.

Sau đây là phương pháp thực tiễn tốt nhất: nên cố định mỗi tuần một ngày là "Ngày kiểm kê", dùng chức năng quét mã QR của DingTalk để đếm nhanh, kết quả đồng bộ tức thì. Dần dần, tỷ lệ chính xác tồn kho của bạn sẽ cao đến mức kế toán phải nghi ngờ cuộc đời. Đừng quên thiết lập chức năng "Báo cáo tồn kho hàng tuần" tự động gửi cho ban quản lý, ra quyết định có căn cứ, sếp cười tít mắt.

Mẹo nâng cao hiệu suất: Đưa việc sử dụng DingTalk của bạn lên tầm cao mới, đừng chỉ dùng DingTalk để điểm danh tan ca nữa! Bạn nghĩ nó chỉ là công cụ trò chuyện? Sai lầm to! Thực chất nó chính là "siêu anh hùng bán lẻ" ẩn mình trong văn phòng. Trước tiên, hãy tận dụng triệt để chức năng mẫu biểu tùy chỉnh, biến việc điền biểu mẫu thủ công buồn tẻ thành dây chuyền tự động. Ví dụ, thiết kế một "biểu mẫu báo cáo hết hàng", nhân viên vừa gửi, hệ thống lập tức kích hoạt quy trình mua hàng, sếp chẳng cần tốn thời gian nhấp một ngụm cà phê.

Kế tiếp, tuyệt đối đừng bỏ qua công cụ phân tích dữ liệu tích hợp sẵn trong DingTalk. Nó không chỉ thống kê ai đi muộn, mà còn phân tích được mặt hàng nào bán chạy, cửa hàng nào tồn kho nghiêm trọng. Thiết lập báo cáo doanh số hàng ngày tự động gửi, giúp ra quyết định nhanh như đặt đồ ăn外卖. Hãy tưởng tượng, sáng thứ Hai thức dậy, điện thoại hiện thông báo "Cửa hàng A, giấy vệ sinh chỉ còn 12%" – đây không phải giấc mơ, mà là sức mạnh của dữ liệu!

Cuối cùng, DingTalk hỗ trợ tích hợp với các công cụ bên thứ ba, ví dụ như kết nối với hệ thống ERP hoặc nền tảng hóa đơn điện tử, giúp dữ liệu lưu chuyển mượt mà không bị nghẽn. Sợ khó khi dùng API để kết nối? Đừng lo, nền tảng mở của DingTalk có hướng dẫn chi tiết, kể cả bạn là người sợ công nghệ cũng dễ dàng trở thành chuyên gia quản lý số. Chỉ cần áp dụng những mẹo này, từ nay trở đi đơn hàng và tồn kho sẽ không còn là ác mộng khiến bạn tỉnh giấc giữa đêm, mà là vũ khí bí mật giúp bạn bứt phá!

Top 10 công cụ đề xuất: Giúp quản lý bán lẻ thuận tay hơn bao giờ hết

Chỉ dùng chức năng tự động đặt hàng và nhắc nhở tồn kho trên DingTalk vẫn chưa đã? Đừng vội, chúng ta sẽ thêm chút "phụ kiện"! 10 công cụ thần thánh dưới đây sẽ giúp con tàu bán lẻ của bạn nâng cấp thành tàu sân bay, từ tình trạng tồn kho quá tải đến doanh số ảm đạm, tất cả đều "một chạm là xong".

1. TradeGecko (nay là QuickBooks Commerce): Quản lý tích hợp tồn kho và đơn hàng, hỗ trợ đồng bộ đa nền tảng, phù hợp với ai kinh doanh xuyên quốc gia.
2. Shopify POS: Kết nối dữ liệu online-offline, kết hợp với chức năng đẩy thông báo của DingTalk, mọi giao dịch được thông báo tức thì.
3. Zoho Inventory: Quản lý lô tự động + theo dõi vận chuyển, lựa chọn hàng đầu cho người khởi nghiệp vốn ít.
4. LightSpeed Retail: Hệ thống POS cao cấp, tích hợp CRM và phân tích báo cáo, theo dõi luôn cả hiệu suất nhân viên.
5. Cin7: Phù hợp doanh nghiệp vừa và lớn, tích hợp ERP, kế toán và chuỗi cung ứng, dù phức tạp cũng không sợ.
6. Sylius: Nền tảng thương mại điện tử mã nguồn mở, tùy chỉnh sâu, yêu thích của dân kỹ thuật.
7. HubSpot CRM: Theo dõi hành vi khách hàng chính xác như đọc tâm trí, kết hợp với DingTalk để tự động kích hoạt tin nhắn marketing.
8. Tableau: Biến dữ liệu bán hàng thành triển lãm nghệ thuật, một cái liếc nhìn là biết ngay sản phẩm nào là "vô danh anh hùng".
9. Notion: Công cụ cộng tác đội nhóm đỉnh cao, dùng để xây dựng cơ sở tri thức, nhân viên mới ba ngày thành lão luyện.
10. Zapier: Vua tích hợp không cần code, giúp DingTalk tự động kết nối với tất cả các công cụ trên, thiết lập một lần, nhẹ nhàng suốt mười năm.

Gợi ý: nên bắt đầu từ Zapier + Zoho, ổn định và tiết kiệm chi phí, khi kinh doanh phát triển rồi hãy nâng cấp. Hãy nhớ: công cụ không nằm ở số lượng nhiều, mà ở sự "kết hợp thông minh"!

"Ting! Bạn có một đơn hàng mới!" Âm thanh này tại cửa hàng của Tiểu Lý không còn là tiếng chuông báo tử, mà là tiếng gõ cửa của tài thần. Trước kia, anh phải nhập tay hơn chục đơn mỗi ngày, thường xuyên nhầm số lượng tồn kho, kết quả là khách không nhận được hàng, nhà cung cấp lại nói đã giao – đúng là bi kịch bị tấn công từ ba phía. Nhưng kể từ khi đội ngũ triển khai hệ thống tự động đặt hàng trên DingTalk, mọi thứ đã thay đổi. Đơn hàng vừa về, tự động đồng bộ vào hệ thống ERP, tồn kho trừ ngay lập tức, cả nhắc nhở bổ sung hàng cũng đúng giờ như đồng hồ báo thức.

Một thương hiệu trà sữa chuỗi còn ấn tượng hơn, 30 cửa hàng trên toàn Đài Loan dùng DingTalk tích hợp POS và kho trung tâm, trụ sở có thể theo dõi tức thì loại trân châu nào sắp hết, cửa hàng nào trữ quá nhiều đồ uống mùa đông. Họ thậm chí còn thiết lập "cảnh báo thông minh", khi tồn kho một sản phẩm xuống dưới mức an toàn, hệ thống tự động tạo đơn mua hàng và @ quản lý mua hàng. Ông chủ cười nói: "Trước kia là người chạy theo tồn kho, bây giờ tồn kho tự biết lên tiếng."

Một nhà bán lẻ thời trang quy mô trung bình khác sử dụng robot DingTalk kết nối với hệ thống CRM, mỗi khi có chương trình khuyến mãi, hệ thống tự động phân tích dữ liệu bán hàng lịch sử, đề xuất tỷ lệ phân phối hàng tối ưu cho từng cửa hàng. Kết quả là hàng bán chạy không hề thiếu hụt, hàng tồn giảm 30%. Bí quyết của họ? "Đừng ép công cụ phải thích nghi với bạn, hãy để bạn thích nghi với công cụ." Thành công của những doanh nghiệp này không nằm ở việc dùng công nghệ cao siêu gì, mà ở dũng khí phá vỡ quy trình cũ, biến DingTalk từ công cụ liên lạc thành động cơ thúc đẩy hoạt động kinh doanh.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!