Hành trình kỳ diệu của chuyển đổi số doanh nghiệp Hồng Kông: Bắt đầu từ DingTalk

Bạn nghĩ chuyển đổi số chỉ dành riêng cho các công ty công nghệ? Sai rồi! Dù bạn đang bán bánh trứng kiểu Hồng Kông, nếu không thực hiện chuyển đổi số, sớm muộn gì cũng sẽ bị làn sóng thời đại cuốn trôi đến Tuen Mun. Đừng tưởng rằng "ghi chép tay, liên lạc bằng điện thoại, dùng Excel như kinh thánh" vẫn có thể trụ vững được. Khách hàng ngày nay chẳng chịu đợi dù chỉ một giây, nhân viên mong muốn đi làm mà không phải xếp hàng chấm công, còn sếp thì vẫn muốn quản lý công ty theo cảm tính? Thức tỉnh đi, Trái Đất đã quay tới tận thế giới ảo (metaverse) rồi!

Chuyển đổi số không phải là một loại ma thuật huyền bí nào cả, mà chính là bước khởi đầu để doanh nghiệp chuyển từ “quản lý bằng con người” sang “quản lý thông minh”. Hãy thử nghĩ xem: tài liệu bay khắp nơi, họp ba lần vẫn không thống nhất được thời gian, các phòng ban giao tiếp như không cùng ngôn ngữ — những hỗn loạn thường ngày này hoàn toàn có thể được giải quyết triệt để nhờ “số hóa”. Nâng cao hiệu suất? Chắc chắn rồi! Giảm chi phí? Tất yếu! Cải thiện trải nghiệm khách hàng? Coi như là phần quà tặng kèm. Quan trọng hơn cả, chuyển đổi số giờ đây không còn là lựa chọn “làm tốt hơn hay không”, mà là câu hỏi sinh tồn: “chết nhanh hay chậm”.

Và tại sao các công ty Hồng Kông nên bắt đầu chuyển đổi từ DingTalk? Bởi vì nó không chỉ đơn thuần là một công cụ trò chuyện, mà gần như là “viên gạch đầu tiên” cho quá trình số hóa doanh nghiệp. Từ giao tiếp, hợp tác, quy trình đến quản lý, mọi thứ đều được xử lý trọn gói trên một nền tảng, không cần phải nhảy qua lại giữa năm cái ứng dụng khác nhau. Trong chương tiếp theo, chúng ta sẽ phân tích cách DingTalk từng bước thay đổi nhịp vận hành của công ty bạn ngay từ những chức năng cơ bản nhất.

"Này, mày gửi báo cáo chưa?" — Câu nói này chắc hẳn nhiều nhân viên văn phòng Hồng Kông nghe mỗi ngày vài lần. Nhưng kể từ khi công ty chúng tôi “quy thuận” sử dụng DingTalk, kiểu gọi thúc giục này đã trở thành di sản lịch sử. Vì sao? Bởi DingTalk chính là chiếc “chìa khóa vạn năng” cho chuyển đổi số!

Tin nhắn tức thì? Không cần phải nhảy qua nhảy lại giữa WhatsApp và Email nữa! DingTalk tích hợp chức năng trò chuyện hiệu quả cao, có thể tạo nhóm, đánh dấu tin nhắn quan trọng, thậm chí tin nhắn thoại cũng được chuyển thành văn bản. Dù sếp có hét vào máy bằng tiếng Quảng Đông, hệ thống vẫn hiểu và biến thành bản ghi chữ, đúng nghĩa là “thực sự hiểu tiếng người”.

Chia sẻ tài liệu càng ấn tượng hơn: tải lên một bản hợp đồng, cả bộ phận đều xem được phiên bản mới nhất, không còn cảnh nhận về mười cái tên kiểu như “Final_Final_V2_ActuallyFinal.pdf”. Mọi thay đổi đều được ghi rõ ràng, đúng là cứu tinh cho những ai mắc chứng ám ảnh cưỡng chế.

Quản lý lịch làm việc và sắp xếp cuộc họp? Chỉ cần bật lịch (calendar) của DingTalk, ai rảnh ngày nào, ai đi trễ, ai lại huỷ hẹn đột xuất – tất cả tự động đồng bộ. Nhắc nhở định kỳ còn hiện thông báo kiểu: “Ba phút nữa bạn phải họp, giờ vẫn chưa mặc quần à?” (có hơi phóng đại, nhưng thật sự rất chu đáo).

Tóm lại, từ gửi nhận tin nhắn đến họp hành, ký kết hợp đồng, DingTalk đều xử lý trọn gói. Không cần phải nói nhiều về việc nâng cao hiệu suất, đến cả chuyện buôn dưa lê trong phòng trà cũng ít đi — bởi vì lúc này ai cũng có việc thật sự để làm.

“Nhóm trò chuyện” không chỉ đơn thuần là nơi gửi tin nhắn, mà chính là phòng điều hành chiến lược của đội nhóm hiện đại! Hãy hình dung, bộ phận marketing đang lên kế hoạch cho một chiến dịch quảng bá hoành tráng, thiết kế, nội dung, thực thi đều cùng hoạt động trong một nhóm DingTalk duy nhất, trao đổi tức thì. Ai bảo hợp tác phải họp mới được? Tại đây, chỉ cần một câu “Logo sửa xong rồi, mọi người xem thử!” kèm theo hình ảnh, lập tức nhận được hàng loạt like và góp ý bay tứ tung, hiệu suất cao đến mức sếp nghi ngờ cả đám có tiêm doping hay không.

Thú vị hơn nữa là chức năng phân công nhiệm vụ — đừng dùng Excel để theo dõi tiến độ nữa, đó rõ ràng là đồ cổ của thế kỷ trước! Trên DingTalk, bạn có thể chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ con, giao cho từng đồng nghiệp cụ thể, đặt thời hạn hoàn thành và đính kèm tài liệu. Điều tuyệt vời nhất là mỗi khi ai đó hoàn thành nhiệm vụ, hệ thống sẽ tự động thông báo cho cả nhóm, mang lại cảm giác thành tựu tràn đầy, cứ như cả đội đang vỗ tay chúc mừng. Còn nếu trễ hạn? Không thể nào! DingTalk sẽ nhẹ nhàng nhưng kiên quyết nhắc nhở: “Anh张先生, báo cáo của anh đã quá hạn rồi nhé~”

Đối với quản lý dự án, chức năng bảng Kanban tích hợp sẵn trên DingTalk giúp dự án phức tạp trở nên rõ ràng ngay tức thì. Từ “Chờ xử lý” đến “Đang thực hiện” rồi “Hoàn thành”, chỉ cần kéo thả là cập nhật trạng thái, dễ hơn cả dọn dẹp bàn làm việc. Kết hợp liền mạch với lịch làm việc và chức năng họp, thật sự đạt được cảnh giới “cầm một DingTalk, nắm giữ cả đội ngũ”. Đây không còn là công cụ, mà là trợ thủ siêu cấp cho cả nhóm!

“Sếp, em xin nghỉ phép!” Một tin nhắn hiện lên từ DingTalk, bộ phận nhân sự không cần phải tìm email, lục Excel nữa, chỉ cần nhấn một cái là phê duyệt xong. Đây không phải phim khoa học viễn tưởng, mà là thực tế hàng ngày của các công ty Hồng Kông khi dùng DingTalk để quản lý nhân sự. Từ chấm công, lương thưởng, đến nhập/xuất viện nhân viên, mọi quy trình đều được tự động hóa chỉ với một cú nhấp chuột. Ngay cả cô thư ký trung niên cũng cười nói: “Lần này thì thật sự rảnh rồi!”

Không chỉ riêng HR, bộ phận tài chính cũng thoát khỏi thân phận “kế toán sổ sách” để trở thành nhà tiên tri dữ liệu. Hóa đơn chỉ cần quét và tải lên, hệ thống tự động phân loại, đối chiếu, sếp ngồi ở sân bay cũng có thể duyệt thanh toán bằng điện thoại. Có một công ty thương mại từng tiết kiệm được 43 giờ nhập liệu thủ công mỗi tháng — đủ để xem ba phim "Avengers" và ăn hai bữa khuya.

Ấn tượng hơn nữa là quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Nhân viên bán hàng sau khi gặp khách xong là cập nhật tiến độ ngay trên DingTalk, quản lý theo dõi toàn bộ tình hình tức thì, không cần phải hỏi lại “tiến độ ra sao rồi?”. Một công ty thiết kế thậm chí còn tích hợp lịch hẹn, hợp đồng và phản hồi khách hàng, từ buổi gặp đầu tiên đến khi nhận khoản thanh toán cuối cùng, toàn bộ quy trình được theo dõi trọn gói, cả đội ngũ như được lắp chung một bộ não vậy.

Điều then chốt nhất là, những chức năng này không cần phải chi hàng chục ngàn đô la mua phần mềm hay thuê đội IT viết code — các module có sẵn trên DingTalk, chỉ cần tạo tài khoản là có thể kéo thả thiết lập ngay. Chuyển đổi số không còn là đặc quyền của doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ cũng có thể “xỏ giày bay lên trời”.

“Sếp, mình thiệt sự phải học mấy công ty Trung Quốc dùng DingTalk vậy sao?” Ông sếp của một công ty thương mại truyền thống ở Cửu Long Địa khi nghe nhân viên đề xuất ban đầu, suýt nữa phun luôn ngụm sữa trà vớ ra ngoài. Nhưng một năm sau, công ty ông đã chuyển từ cảnh “giao tiếp vật lộn bằng Excel và WhatsApp mỗi ngày” sang tự động hóa toàn bộ quy trình, thậm chí còn được chọn vào danh sách tiên phong chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông — và tất cả bắt đầu từ một tiếng “Ding!” đơn giản.

Một ví dụ khác từ bi kịch thành kỳ tích là một công ty thiết kế ở Đồng La Loan. Trước kia, giao file thì chờ upload, họp thì trùng lịch, trễ dự án là chuyện bình thường. Sau khi áp dụng quản lý nhiệm vụ + lịch làm việc đồng bộ + luồng phê duyệt trên DingTalk, sếp cuối cùng cũng không còn phải nghe mỗi sáng câu: “Sếp ơi, Wi-Fi lại mất rồi!”. Kịch tính hơn, có lần khách hàng đột ngột thay đổi yêu cầu, đội ngũ dùng ngay “bảng dự án” trên DingTalk để phân bổ lại công việc, kết quả là hoàn thành sớm tận hai ngày. Khách hàng ngạc nhiên hỏi: “Các anh thuê người ngoài hành tinh à?”

Chìa khóa thành công nằm không chỉ ở công cụ, mà ở “dám hay không dám phá vỡ lời nguyền ‘chúng ta vốn luôn làm như vậy’”. Có công ty thất bại vì chỉ coi DingTalk là ứng dụng nhắn tin, bỏ qua việc tái cấu trúc quy trình; ngược lại, những người thành công sẽ rà soát lại toàn bộ SOP, rồi dùng DingTalk như “xếp hình Lego” để kết nối các chức năng. Hãy nhớ kỹ: DingTalk không phải là thần dược vạn năng, nhưng ai biết tận dụng, người đó có thể chuyển mình từ “đội trưởng chữa cháy” thành “chỉ huy chiến lược”. Vừa cười vừa chuyển đổi, mới chuyển đổi thành công được!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!