Khó khăn hợp tác DingTalk của công ty Hồng Kông: Giải pháp và kỹ năng thực tế

Ở quán ăn kiểu Hồng Kông, nếu nhân viên nghe nhầm, ghi sai hoặc không ghi đơn, cuối cùng bưng ra một đĩa mì bò hầm kèm trà chanh đá, bạn có muốn lật bàn không? Cảm giác này giống như cảnh tượng thường thấy khi các công ty Hồng Kông dùng DingTalk để phối hợp — tin nhắn bốc lên như làn hơi nóng từ tách trà, nhìn thì sôi sùng sục nhưng thực chất chẳng ai nắm được trọng tâm. Giao tiếp kém chỉ là phần nổi của tảng băng trôi, điều thực sự khiến người ta đau đầu chính là hai "lời nguyền DingTalk": thông tin hỗn loạn và phân công nhiệm vụ mơ hồ.

Hãy tưởng tượng, tài liệu quan trọng nằm sâu trong tin nhắn thứ 200 của nhóm thứ 37, y như việc tìm quán chè ngon khuất nẻo ở Mong Kok; còn việc phân công nhiệm vụ thì sao? Minh rõ ràng nói mình không làm slide PowerPoint, thế mà sếp lại gõ trên DingTalk một câu: “Mọi người tự điều phối nhé”, sáng hôm sau phát hiện Minh mắt thâm quầng nộp một bản thuyết trình trông như tranh cắt dán thủ công của học sinh tiểu học. Trách nhiệm mờ như sương mù trên cảng Victoria.

Còn điên rồ hơn nữa, có người trộn lẫn nhóm gia đình, nhóm khách hàng và nhóm dự án vào cùng một tài khoản DingTalk. Vừa gửi xong tin “Tối nay ăn cơm chưa”, lập tức chuyển sang chế độ làm việc và thét lên “Khẩn cấp! Báo cáo Q2 phải nộp ngay!”. Mức độ rối loạn thần kinh chẳng khác nào dân văn phòng trung tâm thương mại Central tan ca xong liền hóa thân thành “thần ăn” ở chợ đêm Temple Street. Sự lộn xộn này không chỉ làm chậm hiệu suất, mà còn khiến lòng tin trong đội ngũ giảm xuống như giá nhà vậy.

Vì vậy, DingTalk không phải là vấn đề, vấn đề là chúng ta coi nó như keo siêu dính, dán mọi thứ vào, cuối cùng thành một khối rối như kén tơ không thể gỡ ra.

Giao tiếp kém? Đừng để DingTalk biến thành “Ding chết”! Nhiều công ty Hồng Kông dùng DingTalk, kết quả tin nhắn cứ như sóng biển dập dềnh qua lại, nhưng chẳng ai thực sự bắt được. Có người đọc mà không trả lời, có người gạt thông báo quan trọng vào rác, đúng là hiện trường của “hố đen tin nhắn”. Nhưng lỗi không nằm ở công cụ, mà ở cách sử dụng!

Mẹo thứ nhất: Đặt quy tắc nghiêm khắc hơn cả di chúc! Quy định rõ việc gì dùng tin nhắn riêng, việc gì cần đăng trong nhóm, thời điểm nào bắt buộc phải phản hồi. Ví dụ, nhiệm vụ khẩn cấp luôn thêm nhãn “【khẩn】”, nếu không thì mặc định chỉ cần trả lời trong vòng 24 giờ. Như vậy vừa giảm áp lực, vừa tăng hiệu quả, không cần cứ năm phút lại kiểm tra điện thoại sợ bỏ lỡ tin nhắn.

Mẹo thứ hai: Nhóm không phải nồi lẩu thập cẩm, phải phân loại “món ăn”! Nhóm dự án, nhóm bộ phận, nhóm brainstorm tạm thời – mỗi nhóm giữ một chức năng riêng. Tránh tình trạng bộ phận marketing đang thảo luận kế hoạch truyền thông thì bị ngập trong ảnh chụp hóa đơn hoàn tiền từ bộ phận tài chính. Tính năng “phân nhóm” trên DingTalk chính là cứu tinh của bạn, một cú nhấn chuột chuyển đổi, sạch sẽ gọn gàng như mối tình đầu.

Mẹo thứ ba: Tổ chức họp định kỳ, nhưng đừng biến thành “tra tấn tinh thần”. Họp trực tuyến cần ngắn gọn và súc tích, họp đứng 15 phút để cập nhật tiến độ, kết hợp video call và chia sẻ màn hình trên DingTalk để đẩy hiệu suất lên cao. Sau cuộc họp, lập tức tổng kết các đầu mục hành động trong nhóm: ai làm gì, khi nào nộp, rõ ràng minh bạch.

Cuối cùng, khuyến khích văn hóa “nói thẳng, không cau có”. Dùng biểu tượng cảm xúc, voice note để tăng độ ấm, giúp tin nhắn không lạnh lẽo. Giao tiếp trôi chảy rồi, cả đội mới không bị “đinh” chặt vào nhau mà tâm tư lại tản mác tứ phương.

Bạn đã từng thử tìm một file tài liệu gửi ba ngày trước trên DingTalk, rồi lục tung lên đến mức hoài nghi cuộc đời chưa? Đừng lo, bạn không đơn độc! Trong môi trường kinh doanh nhanh như chớp ở Hồng Kông, bão thông tin là chuyện thường ngày, nhưng ta có thể xử lý thông minh. Trước tiên, hãy tận dụng tính năng thư mục trên DingTalk, đừng vứt lung tung mọi file vào cửa sổ chat nữa – đó rõ ràng là bãi rác kỹ thuật số! Hãy tạo thư mục theo dự án, khách hàng hoặc tháng, để mỗi tài liệu đều có “nhà” để về.

Sau đó, bật ngay chức năng lịch, ghi chú tất cả: cuộc họp, hạn chót, thậm chí cả sinh nhật sếp – vì ai lại muốn bị đánh thức lúc ba giờ sáng bởi cái tin “tài liệu khẩn” chứ? Kết hợp với chức năng nhắc nhở, bạn có thể gửi “lời nhắc nhẹ nhàng” cho đồng nghiệp, ví dụ: “Anh yêu Minh ơi, báo cáo anh nợ em giờ cao hơn giá nhà Hong Kong rồi nha~”. Vừa chuyên nghiệp lại vừa hài hước.

Cuối cùng, hãy định kỳ tổ chức “dọn dẹp kỹ thuật số”: xóa thông báo cũ, file phiên bản lỗi thời và những liên kết “đọc sau” mà bạn biết chắc sẽ chẳng bao giờ mở. Giao diện gọn gàng không chỉ là vấn đề thẩm mỹ, mà còn là điểm khởi đầu của hiệu suất. Hãy nhớ: DingTalk gọn gàng, mới có đội ngũ khỏe mạnh!

Phương pháp phân công nhiệm vụ rõ ràng có thể nói là “linh hồn” trong hợp tác trên DingTalk, bởi dù công cụ có tuyệt đến đâu, nếu ai cũng không rõ ai phải làm gì, cuối cùng chỉ thành “trường đoạn tu la” kiểu “tôi tưởng anh làm rồi”, “tôi tưởng anh làm rồi”. Đừng để đội ngũ bạn diễn vở “truyền tay trách nhiệm” trên DingTalk!

Trước hết, hãy tận dụng chức năng bảng nhiệm vụ trên DingTalk, chia nhỏ dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, phân bổ chính xác cho từng thành viên như thái sushi, kèm theo ngày hạn và nhãn mức độ ưu tiên – màu đỏ nghĩa là “trễ nữa là nổ”, màu vàng là “gấp nhưng còn thở được”, còn màu xanh… chắc là sếp đã quên tồn tại của việc này rồi.

Thứ hai, cập nhật tiến độ định kỳ không phải là hình thức, mà là chìa khóa tránh “làm ngầm”. Dành ba phút mỗi ngày báo cáo tiến độ, trung thực hơn nhiều so với việc cuối tháng họp xong mới cùng nhau bịa chuyện. Kết hợp họp ngắn một lần mỗi tuần, nhanh chóng kiểm tra xem ai đang bí, ai đang dẫn trước, điều chỉnh nguồn lực kịp thời – linh hoạt như thay đổi thứ tự nhân vật trong game vậy.

Cuối cùng, hãy thử thiết lập cơ chế khen thưởng nhẹ nhàng: người hoàn thành đúng hạn được phong danh hiệu “Ngôi sao DingTalk” (hoặc một ly cà phê miễn phí), ai trễ ba lần thì tuần sau phải lo nước uống cho buổi họp. Thêm chút yếu tố hài hước, để trách nhiệm không còn nặng nề, việc phân công nhiệm vụ sẽ trôi chảy tự nhiên.

Chiến lược tổng hợp nâng cao hiệu suất hợp tác nhóm

Xử lý xong việc phân công nhiệm vụ, bước tiếp theo là biến cả đội thành một chiếc xe thể thao được bảo dưỡng hoàn hảo, chỉ cần đạp ga là lao vút đi! Đừng nghĩ cài DingTalk xong là tự động hiệu quả, nếu giao tiếp rời rạc như chuyện phiếm ở khu vực nghỉ giữa giờ, thì tính năng mạnh đến mấy cũng chỉ “nằm yên chịu trận”. Vì vậy, thiết lập quy tắc giao tiếp rõ ràng là bước đầu tiên — ví dụ, việc quan trọng phải dùng thông báo nhóm, chỉ tình huống khẩn mới @toàn bộ, tránh cả nhóm cùng phát bệnh “sợ chấm đỏ”.

Tận dụng tốt các chức năng phân nhóm trò chuyện, đồng bộ lịch và kết nối bảng nhiệm vụ trên DingTalk, để dòng thông tin lưu chuyển chính xác như tàu điện ngầm MTR. Bạn có thể trực quan hóa tiến độ dự án, ai chậm chân sẽ lộ rõ, không cần phải chạy theo hỏi đồng nghiệp “báo cáo tới đâu rồi?” nữa.

Định kỳ tổ chức cuộc họp ngắn trực tuyến (nhớ đúng giờ!), dùng video call và chia sẻ màn hình trên DingTalk để nhanh chóng giải mã vấn đề, vừa tiện thể xem ai lại đang họp online mặc đồ ngủ ở nhà. Cuối cùng, khuyến khích cả đội “nói thẳng, khen to”, xây dựng văn hóa “không sợ nói sai, chỉ sợ không nói”. Dần dần, đội ngũ sẽ không chỉ “hợp tác”, mà thật sự “cộng hưởng”. Khi ấy, DingTalk mới không chỉ là công cụ, mà trở thành động cơ siêu mạnh cho cả đội của bạn.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!