Quy trình phê duyệt DingTalk: Bí quyết làm việc từ xa và chuyển đổi số văn phòng tại Hồng Kông

Bạn còn nhớ những ngày xưa, mỗi sáng phải chen chúc tàu điện ngầm, chạy theo xe buýt như đánh trận để lao vào văn phòng không? Giờ thì tốt rồi, chỉ cần một lệnh làm việc từ xa là bộ đồ ngủ biến thành trang phục công sở, ghế sofa thành phòng họp, thậm chí mèo cưng cũng trở thành đồng nghiệp. Ở Hồng Kông – nơi mà “thời gian là tiền bạc, đi làm là cực hình” – làm việc từ xa đúng là món quà cứu rỗi từ trên trời rơi xuống! Không còn bị trừ thưởng chuyên cần vì đi trễ năm phút, cũng chẳng phải tranh thủ giờ nghỉ trưa để chạy ra ngân hàng xếp hàng, hiệu suất làm việc lại âm thầm tăng lên – bởi ai mà chẳng muốn hoàn thành nhanh để sớm chui vào chăn đắp kín đầu xem phim chứ?

Thú vị hơn nữa, đại dịch – “người thúc đẩy kỹ thuật số” bất đắc dĩ – đã buộc các ông chủ phải buông bỏ những bản in giấy và chuyển mình ôm lấy công nghệ. Lúc này, quy trình phê duyệt DingTalk như một siêu anh hùng xuất hiện: xin nghỉ, thanh toán chi phí, mua sắm – chỉ cần một cú nhấp gửi đi, hệ thống tự động đẩy thông báo, không còn cảnh phải đuổi theo sếp để xin dấu đến kiệt sức. Dù cả đội đang ở Cửu Long, Hồng Kông hay thậm chí ở nước ngoài, quy trình phê duyệt vẫn chạy trơn tru, thực sự hiện thực hóa khẩu hiệu “Người ở đâu, văn phòng ở đó”.

Làm việc từ xa không phải là trốn việc, mà là làm việc một cách thông minh hơn. Và để thông minh hơn, bạn cần có công cụ phù hợp làm nền tảng – đây chính là thời điểm then chốt để chuyển đổi số âm thầm bước vào.

Chuyển đổi số nghe có vẻ rất công nghệ, rất lạnh lùng, nhưng thực ra nó giống như người mẹ của bạn cuối cùng cũng học được cách dùng Zoom để ăn cơm trực tuyến vậy – một khi đã làm được, cuộc sống sẽ thay đổi hoàn toàn! Nói đơn giản, chuyển đổi số là doanh nghiệp sử dụng công nghệ kỹ thuật số để cải tổ toàn diện mô hình vận hành, nâng cao hiệu quả và thậm chí định nghĩa lại trải nghiệm khách hàng. Trong môi trường kinh doanh nhanh như tàu điện chạy qua ga tại Hồng Kông, thay vì hỏi “có nên chuyển đổi hay không”, chi bằng hãy hỏi “liệu còn kịp không?”.

Hãy thử nghĩ xem, khi đối thủ dùng AI để phân công ca làm việc, cộng tác qua đám mây, phê duyệt tự động, còn bạn thì vẫn đứng trước máy fax chờ chữ ký trên bản in giấy – đây không còn là cạnh tranh, mà là tự hành hạ bản thân. Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là quét tài liệu lên mạng, mà là kết nối cả tổ chức lại với nhau. Đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, nếu không có một hệ thống kỹ thuật số trơn tru, đội ngũ của bạn sẽ giống như một nhóm thiết bị Wi-Fi riêng lẻ – tín hiệu đầy nhưng không thể kết nối cùng một mạng.

Lấy ví dụ, một công ty thiết kế địa phương sau khi áp dụng quy trình kỹ thuật số đã rút ngắn thời gian xét duyệt dự án tới 60%, giao tiếp liên phòng ban không còn phụ thuộc vào câu hỏi “có trả lời email tôi chưa”. Mấu chốt ở đâu? Họ đưa toàn bộ quy trình phê duyệt, giao tiếp và chia sẻ tài liệu lên nền tảng trực tuyến, đạt được sự cộng tác liền mạch thực sự. Đây chính là phép màu của chuyển đổi số – nó không chỉ nâng cấp công cụ, mà còn là một cuộc cách mạng tư duy, biến làm việc từ xa không chỉ là “làm việc tại nhà”, mà là “vận hành hiệu quả”.

“Sếp ơi, mai em xin nghỉ để đi khám bác sĩ!” – trong văn phòng truyền thống, câu nói này có thể phải nói trực tiếp, viết giấy nhắn, thậm chí nhờ đồng nghiệp chuyển giúp. Nhưng trong trạng thái bình thường mới về làm việc từ xa tại Hồng Kông, chỉ cần một câu nói là quy trình phê duyệt DingTalk tự động biến nó thành đơn xin chính thức, ngay cả giấy chứng nhận khám bệnh cũng có thể tải lên trực tiếp, nhanh hơn cả cái hắt hơi!

Quy trình phê duyệt DingTalk không chỉ đơn giản là đưa bản giấy lên điện thoại, mà là tái cấu trúc hoàn toàn luồng ra quyết định trong doanh nghiệp. Xin nghỉ, thanh toán chi phí, làm thêm giờ, mua sắm, đi công tác… mọi việc lặt vặt cần “chữ ký của sếp” đều có thể gửi một lần và tự động đẩy đến quản lý phụ trách. Ấn tượng hơn, nó hỗ trợ phê duyệt nhiều cấp, phân nhánh điều kiện và nhắc nhở tự động – ví dụ, khoản thanh toán vượt 2.000 đô la Hồng Kông sẽ tự động chuyển sang phòng tài chính kiểm tra, bạn hoàn toàn không cần phải nhớ quy tắc.

Làm việc từ xa sợ nhất là “chờ ký tên” – ngồi ở nhà mà đơn xin nghỉ bị kẹt trong hộp thư ba ngày trời không phản hồi? Tính năng đẩy thông báo tức thì và theo dõi trạng thái đọc của DingTalk khiến cơn ác mộng này biến mất hoàn toàn. Ngay cả khi sếp đang trên máy bay, chỉ cần vuốt điện thoại vài cái, kỳ nghỉ năm của bạn đã được duyệt. Toàn bộ lịch sử phê duyệt được lưu trữ đầy đủ, kiểm toán không lo đối chiếu, tuân thủ quy định cũng trở nên nhẹ nhàng dễ chịu.

Đây không phải là nâng cấp công cụ, mà là sự tiến hóa trong tư duy làm việc: từ “tìm người đóng dấu” chuyển sang “quy trình tự động chạy”, hiệu suất bứt phá chỉ còn là vấn đề thời gian.

“Sếp ơi, em xin nghỉ!” – câu nói này trong nhóm DingTalk của một công ty đa quốc gia tại Hồng Kông, nay không còn gây ra hàng loạt câu hỏi và chờ đợi. Trước kia, nhân viên muốn xin nghỉ phải gọi điện, gửi email, rồi cuối cùng vẫn phải bổ sung đơn giấy, quy trình phê duyệt như trò chơi “truy tìm kho báu”, chẳng ai biết hôm nay sếp có mở email không? Từ khi triển khai quy trình phê duyệt DingTalk, mọi thứ trở nên đơn giản như đặt đồ ăn外卖: chạm nhẹ một cái, đơn xin nghỉ lập tức đến tay sếp, ngay cả khi sếp đang đợi ở sân bay, chỉ cần vuốt điện thoại một cái là nghỉ phép được duyệt ngay.

Ấn tượng hơn cả là quy trình thanh toán chi phí. Trước đây, phòng tài chính luôn nhận những bản sao hóa đơn méo mó, giờ đây nhân viên có thể tải lên ảnh chụp rõ nét ngay lập tức, hệ thống tự động lưu trữ, lịch sử phê duyệt minh bạch tuyệt đối, không còn cảnh “tôi rõ ràng đã nộp rồi” nữa. Công ty này còn tích hợp sâu quy trình phê duyệt DingTalk với quản lý dự án, từ phân bổ nhiệm vụ, theo dõi tiến độ đến xin kinh phí – tất cả được xử lý trọn gói, cộng tác từ xa không còn kiểu “gọi vọng qua không trung”. Theo thống kê nội bộ, thời gian phê duyệt trung bình giảm 70%, mức độ hài lòng của nhân viên tăng vọt, đến cả bộ phận IT cũng cười nói: “Cuối cùng cũng không còn phải giúp người ta tìm lại tờ giấy ‘không biết kẹt ở tầng quản lý nào’ nữa.”

Chuyển đổi số không còn là khẩu hiệu, mà là câu chuyện thật diễn ra mỗi ngày trong khung chat DingTalk.

“Quy trình phê duyệt bị kẹt, sếp đang đi nghỉ, thư ký cũng xin nghỉ?” Đừng để quy trình ký duyệt giấy tờ cứ như trò chơi truy tìm kho báu, chạy khắp nơi tìm người đóng dấu nữa! Quy trình phê duyệt DingTalk không chỉ giúp bạn giải quyết bài toán nan giải “ai chưa ký”, mà còn là chiếc chìa khóa mở cánh cửa chuyển đổi số. Nhưng chỉ có công cụ thôi là chưa đủ, phải dùng một cách thông minh mới đưa hiệu suất lên mây.

Trước hết, thiết lập quy tắc phê duyệt giống như thiết kế tuyến đường tàu điện – nếu cần tàu tốc hành thì đừng bắt dừng ở mọi ga! Bạn có thể tự động phân luồng theo số tiền, bộ phận hoặc loại nghỉ – ví dụ, khoản thanh toán dưới một nghìn đô la được duyệt ngay bởi quản lý, vượt quá thì tự động chuyển sang phòng tài chính. Như vậy vừa giảm thời gian chờ đợi, vừa tránh làm tầng quản lý cao cấp bị ngập trong việc nhỏ. Nhớ bật tính năng “gửi kèm” (cc) để bộ phận nhân sự hoặc hành chính nắm được thông tin đồng thời, đảm bảo không sót dữ liệu.

Thứ hai, đừng quên dữ liệu phê duyệt là một mỏ vàng! Thường xuyên kiểm tra các chỉ số như “thời gian xử lý trung bình”, “tỷ lệ từ chối” sẽ giúp phát hiện điểm nghẽn tiềm ẩn. Ví dụ, một bộ phận nào đó luôn làm chậm quy trình? Có thể do quy định quá phức tạp, hoặc nhân viên chưa quen thao tác. Lúc này, phân tích dữ liệu + phản hồi nhân viên chính là bộ đôi thám tử của bạn.

Cuối cùng, đừng tiết kiệm khoản đào tạo! Hãy tổ chức một buổi “cuộc chiến sinh tồn DingTalk” giả lập, cho nhân viên luyện tập cách xử lý nhanh nhất khi xin đi công tác khẩn cấp. Phòng ngừa còn hơn chữa cháy, hãy luyện tập trước khi xảy ra sự cố. Tối ưu liên tục để quy trình phê duyệt không còn là rào cản, mà trở thành động cơ thúc đẩy cộng tác từ xa.