DingTalk: Giải pháp thay thế Trello tại Hồng Kông

Bạn có nghĩ người Hồng Kông chỉ biết uống trà, đánh ma túy, đầu cơ bất động sản? Sai rồi! Chúng tôi còn biết dùng công nghệ thay đổi môi trường văn phòng! Và nhân vật chính chính là — DingTalk (Đinh Đinh)! Vị “cao thủ kỹ thuật số” này không phải là ông bác bán rau ngoài chợ, mà là một cao thủ đỉnh cao xuất thân từ “Võ Đang Sơn” của tập đoàn Alibaba. Khi Jack Ma từng nói: “Cách làm việc trong tương lai phải thay đổi!”, DingTalk như một ngôi sao băng bay từ Hàng Châu, lao thẳng vào màn hình máy tính của dân văn phòng Hồng Kông.

Đừng bị đánh lừa bởi cái tên bình bình của nó, DingTalk không chỉ biết “đóng đinh”. Nó tích hợp quản lý nhiệm vụ, nhắn tin tức thì, họp video, hợp tác tài liệu – đúng là “dao quân sự Thụy Sĩ đa năng” cho văn phòng. Bạn có thể chia dự án thành từng thẻ nhiệm vụ, kéo thả là xong lịch trình; cũng có thể triệu tập họp mười người trong một nốt nhạc, đến cả chị phục vụ trà餐廳 cũng có thể điểm danh từ xa. Kinh khủng hơn nữa, chức năng “đã đọc/chưa đọc” của nó đúng là cơn ác mộng của dân công sở – sếp gửi tin, bạn giả vờ không thấy? Không tồn tại chuyện đó!

Từ doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các cơ sở giáo dục, mức độ phổ biến của DingTalk tại Hồng Kông đang âm thầm tăng cao. Nó không giống một số công cụ nước ngoài bị “không hợp thời tiết”, mà biết thích nghi với nhịp sống địa phương – hỗ trợ tiếng Trung phồn thể, tương thích thói quen liên lạc nội địa, thậm chí có thể kết nối hạn chế với hệ sinh thái WeChat. Đây không phải công cụ hợp tác thông thường, mà là “bát đạt thông kỹ thuật số” được thiết kế riêng cho môi trường làm việc châu Á.

• Quản lý nhiệm vụ theo dạng thẻ, nghe có vẻ như dán đầy việc cần làm lên tường? Trello chính là người quản gia “vừa chu đáo vừa dán tường” như vậy, dùng bộ ba: bảng (Board), danh sách (List), thẻ (Card), giúp bạn biến những suy nghĩ lộn xộn thành dây chuyền trực quan. Chỉ cần kéo thả (theo đúng nghĩa đen) là sắp xếp được thứ tự ưu tiên, lại còn có thể thêm nhãn, đặt ngày hạn, đính kèm tập tin – đúng là thiên đường cho những người nghiện giấy ghi chú kỹ thuật số.
• Giao diện của nó đơn giản như một ly trà chanh đá – thanh mát, trực tiếp, không đường. Các nhóm nhỏ dùng rất trôi chảy, các công ty khởi nghiệp đặc biệt yêu thích. Nhưng! Khi đội ngũ mở rộng từ “vài người uống sữa trà” lên “cả tầng văn phòng uống cà phê”, Trello bắt đầu lộ rõ vẻ chật vật – như ông quản lý mặc bộ vest chật, cố gắng gồng mình, nhưng cái cà vạt sắp đứt.
• Chức năng cao cấp? Đừng nhắc đến tự động hóa quy trình, ngay cả phân quyền cơ bản cũng giống như đồ nội thất IKEA tự lắp – nhìn thì dùng được, nhưng gió thổi một cái là rung lắc. Nhật ký kiểm toán, hợp tác liên phòng ban, tích hợp sâu – những thứ doanh nghiệp lớn cần? Câu trả lời thường là: “Hay là anh nâng cấp bản trả phí, rồi thêm một tiện ích mở rộng?” Kết quả là hóa đơn dài hơn cả danh sách chức năng.
• Tệ hơn nữa, máy chủ ở nước ngoài, đội ngũ Hồng Kông đang họp giữa chừng thì bị giật như PowerPoint, tin nhắn trễ đến mức có thể pha xong một ly yuenyeung mới nhận được. Đây không phải hợp tác, mà là kiểm tra sức chịu đựng.

Vì vậy, khi nhu cầu nâng cấp từ “quản lý việc cần làm” sang “quản lý cuộc sống phức tạp”, chúng ta phải tự hỏi: Chẳng lẽ chỉ biết tiếp tục gia hạn và chịu đựng độ trễ? Thay vì nhảy múa tappan trên ranh giới của Trello, chi bằng hãy nhìn sang đối tượng mới bên kia bờ – DingTalk, với chức năng đầy đủ và máy chủ gần hơn, đang âm thầm chuẩn bị soán ngôi.

Khi Trello vẫn đang dùng thẻ chơi “solitaire”, DingTalk đã dựng xong cả một tòa nhà hợp tác, thang máy còn chạy thẳng lên văn phòng sếp! Đừng hiểu lầm, chúng tôi không có ý hạ thấp vị lão làng trong giới bảng quản lý này, nhưng trong môi trường kinh doanh Hồng Kông, nơi nhịp độ nhanh hơn cả việc chuyển tàu điện ngầm, chỉ dựa vào “kéo thả thẻ” thì không thể gánh vác được KPI cả đội. Vậy vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp Hồng Kông âm thầm thay Trello bằng DingTalk? Câu trả lời giống như món sữa trà tất bật ở quán ăn – đậm đà, thơm ngon, lại còn thêm topping!

Trước hết, DingTalk không chỉ là “bảng + nhiệm vụ”, mà chính là một hệ sinh thái hợp tác. Tích hợp sẵn nhắn tin tức thì, họp video, cộng tác tài liệu, quản lý lịch trình, thậm chí chấm công điểm danh – tất cả liền mạch. Hãy tưởng tượng: bạn đang họp, sếp nói một câu “cái dự án này phải nhanh lên”, bạn lập tức kéo nhiệm vụ vào bảng, @ đồng nghiệp liên quan, đính kèm tài liệu chỉnh sửa chung, rồi thiết lập nhắc nhở tự động – toàn bộ quá trình không cần chuyển ứng dụng,连上厕所的时间都省了!

Nói về bảo mật, thiết lập phân quyền của Trello như cửa sổ giấy, còn DingTalk như cửa kho bạc – hỗ trợ mã hóa cấp doanh nghiệp, dữ liệu hóa địa phương (đúng vậy, dữ liệu có thể lưu tại máy chủ Hồng Kông!), tuân thủ GDPR và quy định bảo vệ riêng tư, khiến giới tài chính, giáo dục dùng rất an tâm. Thêm nữa, hỗ trợ giao diện tiếng Trung phồn thể và nhập giọng nói tiếng Quảng Đông, mức độ bản địa hóa cao đến mức ngay cả bà阿姨 làm tình nguyện cũng có thể dùng được. Theo khảo sát thị trường mới nhất, hơn 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông đã áp dụng DingTalk, người dùng đánh giá cao với nhận xét “giao tiếp không trễ, dự án không sót”. Đây không phải là thay thế, mà là nâng cấp – từ “quản lý nhiệm vụ” tiến hóa thành “làm chủ hiệu suất”.

Muốn dùng DingTalk xử lý quản lý dự án? Đừng viết việc cần làm trên giấy rồi bị nắp cốc trà che mất nữa! Mở DingTalk, nhấn vào “Dự án”, lập tức tạo không gian làm việc riêng, giống như xây cho đội một văn phòng ảo, còn kèm điều hòa và cà phê miễn phí (phải phong phú trí tưởng tượng chứ).

Sau khi tạo dự án, bạn lập tức hóa thân thành “phù thủy phân công nhiệm vụ”, kéo thả thẻ công việc lên đầu từng thành viên, đối phương sẽ nhận thông báo tức thì, muốn giả vờ không biết cũng không được. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể đặt ngày hạn, mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ, thậm chí thêm nhiệm vụ con – chia “viết báo cáo” thành ba bước “tìm tài liệu, viết dàn ý, viết lại vì sếp trả về”, cuộc sống bỗng trở nên chân thật lạ lùng.

Hãy tận dụng “chế độ xem bảng” để theo dõi tiến độ, nhiệm vụ trượt từ “cần làm” sang “đang thực hiện” rồi rơi vào “đã hoàn thành”, cảm giác thành tựu trào dâng. Kết hợp với “chế độ xem lịch”, mọi ngày hạn rõ ràng như ban ngày, không còn phải hét lên mỗi sáng thứ Hai: “Cái gì? Hôm nay phải nộp rồi sao?!”

Bí mật mách bạn: dùng tốt chức năng “@đề cập” và “bình luận”, giao tiếp không cần nhảy sang phòng chat, mọi cuộc trò chuyện đều lưu lại trong nhiệm vụ, tra cứu cực tiện. Hơn nữa, thiết lập nhắc nhở tự động, để DingTalk trở thành quản gia bên cạnh bạn, nhẹ nhàng nhưng kiên quyết thúc giục bạn nộp bài.

Hãy nhớ, quản lý dự án không phải để hành hạ đội ngũ, mà để biến hỗn loạn thành trật tự, biến tăng ca thành huyền thoại. Dùng đúng phương pháp, bạn chính là người dẫn đầu hiệu suất tuyệt nhất bên bờ Hương Cảng!

Nói về cách doanh nghiệp Hồng Kông tận dụng DingTalk, đúng là giống như món sữa trà tất bật ở quán ăn – nhìn thì bình thường, nhưng khi nếm thử lại đậm đà mượt mà, khiến người ta nghiện! Công ty khởi nghiệp công nghệ “Trí Liên Tương Lai” đã dùng DingTalk quản lý đội ngũ xuyên quốc gia một cách gọn gàng. Đội ngũ phát triển, thiết kế, marketing của họ đặt tại Hồng Kông, Thâm Quyến, Đài Loan, trước đây giao tiếp bằng email, tiến độ chậm như rùa bò; kể từ khi chuyển sang DingTalk, kéo thả thẻ nhiệm vụ, Deadline tự động bật nhắc, sếp cười nói: “Trước kia truy tìm tiến độ như phá án, giờ giống như xem phim – tiến triển rõ như ban ngày!”

Giới tài chính cũng không chịu thua kém, một đội kiểm soát tuân thủ của ngân hàng địa phương dùng DingTalk xử lý phê duyệt tài liệu giám sát, áp dụng tư duy thẻ của Trello vào quy trình phê duyệt, mỗi tài liệu từ nộp đến ký duyệt giống như chạy marathon, mỗi chặng đều có “vận động viên” tiếp sức. Tuyệt hơn nữa, họ tích hợp DingMail và lịch, tự động tạo biên bản họp và đồng bộ nhiệm vụ, tiết kiệm ba tiếng mỗi tuần khỏi “địa ngục giấy tờ”.

Ngay cả giới giáo dục cũng “đinh” luôn! Một dự án nghiên cứu liên ngành tại Đại học Bách Khoa Hồng Kông, giáo sư, nghiên cứu sinh, tổ chức hợp tác bên ngoài đều dựa vào DingTalk để hợp tác. Họ dùng bảng chia thành ba khu “tổng hợp tài liệu”, “thiết kế thí nghiệm”, “viết luận văn”, đồng thời nhúng Google Docs để chỉnh sửa tức thì, ngay cả giảng viên sửa bài cũng ghi chú trực tiếp trong nhiệm vụ. Sinh viên đùa: “Cái này yên tĩnh hơn nhóm WhatsApp nhiều, ít nhất không bị dọn sạch bảng tin bởi bài chia sẻ dưỡng sinh của dì!”

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ dịch vụ khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện thoại (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi có đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm dịch vụ thị trường phong phú, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ chuyên nghiệp về DingTalk!