Bí quyết giúp cuộc họp trên DingTalk hiệu quả hơn, không còn lạc đề

Chuẩn bị trước cuộc họp: Xây dựng chương trình nghị sự rõ ràng

Bạn đã bao giờ tham gia một cuộc họp mà giữa chừng chợt nhận ra ai cũng không biết đang thảo luận gì chưa? Có người nói về doanh số, người lại bàn chuyện vệ sinh phòng trà, còn có người lặng lẽ mở DingTalk để xem đặt đồ ăn mang về — đây không phải là họp hành, mà là hội nghị "nói nhăng nói cuội"! Để tránh tình trạng kịch tính vô nghĩa này, chìa khóa nằm ở việc chuẩn bị trước cuộc họp. Đừng tưởng chỉ cần mở DingTalk, nhấn nút "cuộc họp video" là xong việc. Những cao thủ thực sự đã dàn sẵn cục diện từ trước khi cuộc họp bắt đầu.

Trước tiên, hãy tự hỏi một câu hỏi then chốt: Tại sao ta phải tổ chức cuộc họp này? Là để kiểm tra tiến độ? Giải quyết khủng hoảng? Hay đơn giản chỉ để sếp cảm thấy mọi người trông thật bận rộn? Làm rõ mục đích mới có thể đưa ra giải pháp phù hợp. Tiếp theo, liệt kê 3 đến 5 chủ đề chính, đừng tham lam. Một cuộc họp chất chứa mười hạng mục, kết quả cuối cùng sẽ là từng mục đều "bỏ qua, lần sau bàn tiếp". Sau đó, phân bổ thời gian một cách chính xác, ví dụ như "Đánh giá doanh thu Q2: 15 phút", buộc bản thân tập trung và giúp người tham dự hình dung rõ ràng.

Bước cuối cùng cực kỳ quan trọng: Gửi lời mời họp chính thức qua DingTalk, kèm theo chương trình nghị sự và tài liệu liên quan. Như vậy, mọi người sẽ không bị kéo vào chiến trường bất ngờ, mà là mang đạn dược tới tham chiến. Hãy nhớ rằng, một cuộc họp không có chương trình nghị sự giống như một chuyến du lịch không có bản đồ — đi càng lâu, càng lạc lối sâu hơn.

Mới bắt đầu họp, điều đáng sợ nhất là mọi người cứ nói xen ngang, tạo thành cảnh hỗn loạn như khu chợ buổi sáng, tuy ồn ào nhưng chẳng hiệu quả. Nhưng với DingTalk, chúng ta dễ dàng thoát khỏi cảnh hỗn độn "nói nhăng nói cuội", biến cuộc trao đổi trở nên rõ ràng, có tổ chức, như thể ai nấy đều đã được đào tạo kỹ năng dẫn dắt.

Trước hết, tận dụng chức năng chia sẻ màn hình của DingTalk. Khi đến lượt ai phát biểu, người đó lập tức chia sẻ màn hình, mọi ánh mắt cùng tập trung vào một tài liệu duy nhất, tự nhiên sẽ không xảy ra tình trạng mỗi người một ý. Kết hợp thêm tính năng ghi âm cuộc họp, bạn sẽ không lo bỏ lỡ điểm quan trọng, sau cuộc họp còn có thể phát lại để xác minh — đúng là cứu tinh cho những người hay quên. Tuyệt hơn nữa, người chủ trì có thể thiết lập chế độ tắt tiếng toàn bộ, ai muốn phát biểu? Vui lòng nhấn nút "giơ tay" — mẹo nhỏ này không chỉ giảm tiếng ồn nền mà còn ngăn chặn hiệu quả cảnh tranh giành phát biểu, nâng cao văn minh cuộc họp ngay lập tức.

Khi gặp vấn đề tranh cãi, đừng để cuộc thảo luận rơi vào bế tắc. Người chủ trì có thể nhanh chóng gõ kết luận then chốt vào khung chat của DingTalk, xác nhận sự đồng thuận, tránh kịch bản sau họp lại xuất hiện kiểu "Tôi nhớ không phải như vậy". Đồng thời, sử dụng tính năng ghi chú thời gian thực của DingTalk, vừa họp vừa ghi nhận quyết định và danh sách việc cần làm, thông tin không bị thất thoát, việc theo dõi sau đó cũng có căn cứ rõ ràng. Dù sao thì, một cuộc họp ấn tượng không chỉ là nơi tranh luận sôi nổi, mà còn phải tranh luận ra kết quả, ghi chép đầy đủ và triển khai được.

Sau khi cuộc họp kết thúc, tuyệt đối đừng chuồn như chim sổ lồng! Bạn nghĩ vỗ tay nói "tan họp" là xong việc? Sai rồi! Thử thách thực sự mới chỉ bắt đầu. Việc dùng DingTalk để họp không còn cảnh "nói nhăng nói cuội" không chỉ nhờ trật tự trong cuộc họp, mà còn nhờ vào sức mạnh "theo dõi hậu kỳ" — nếu không, dù cuộc thảo luận có hấp dẫn đến đâu, cuối cùng cũng sẽ trở thành huyền thoại đô thị kiểu "nói xong là coi như làm xong".

Bí kíp thứ nhất: Ngay lập tức tổng hợp biên bản họp, dùng tài liệu đám mây của DingTalk để tạo ra các điểm chính chỉ với một cú nhấp, đánh dấu rõ các quyết định và điểm tranh luận, sau đó "xoẹt" một cái chia sẻ vào nhóm. Mọi người đều nhìn thấy trắng đen rõ ràng, không ai chối bỏ được. Bí kíp thứ hai: Kế hoạch hành động không được mơ hồ, "cố gắng làm" đồng nghĩa với "sẽ không làm". Phải viết rõ "làm gì, ai làm, khi nào nộp", ví dụ như "A Minh phải nộp báo giá khách hàng trước thứ Tư tuần sau", chính xác như tên lửa định vị mục tiêu.

Còn chiêu cao tay thứ ba: Trực tiếp phân công công việc qua chức năng nhiệm vụ trong DingTalk, hệ thống tự động nhắc nhở người chịu trách nhiệm và có thể thiết lập ngày hết hạn. Bước thứ tư, mỗi tuần tổ chức một "cuộc họp nhanh kiểm tra tiến độ", dùng video DingTalk để nhanh chóng xác nhận kết quả, người trì hoãn sẽ không thể trốn tránh. Như vậy, cuộc họp sẽ không còn là câu lạc bộ bàn chuyện suông, mà trở thành động cơ thật sự thúc đẩy công việc — bởi lẽ, một cuộc họp không có theo dõi giống như nấu cơm mà không bật bếp, trông có vẻ bận rộn nhưng thực tế chẳng chín được gì cả.

DingTalk không chỉ giúp bạn "có họp", mà còn giúp bạn "họp hiệu quả"! Trước kia họp hành như chơi mạt chược — bảy miệng tám lời, mỗi người một ý, còn bây giờ nhờ các tính năng nâng cao của DingTalk, cuộc họp lập tức được nâng cấp từ "nói nhăng nói cuội" thành "trôi chảy như mây bay". Muốn biết bí quyết? Đừng chớp mắt!

Trước hết là tính năng lịch, nó không chỉ nhắc bạn họp lúc mấy giờ, mà còn giúp biến cuộc họp thành "nhà hàng cao cấp đặt chỗ trước" — thời gian, địa điểm, người đủ mới bắt đầu, không còn cảnh phải chạy theo đồng nghiệp hỏi: "Này, họp chưa vậy?" Hơn nữa, lời mời tự động đồng bộ, tham gia họp chỉ với một cú nhấp, trễ giờ? Không tồn tại!

Tiếp theo là hợp tác tài liệu, nhiều người cùng chỉnh sửa một văn bản, giống như "liên kết tâm linh tập thể" trong giới họp hành. Vừa thảo luận, vừa sửa nội dung, ý kiến của ai, ai phụ trách phần nào đều rõ ràng, không còn tranh cãi. Không cần phải nhận mười phiên bản "bản cuối cùng - thật sự (lần này chắc chắn)" nữa.

Còn có công cụ quản lý dự án, phân công nhiệm vụ xong, tiến độ theo dõi được, deadline khiến người ta tỉnh táo. Kết hợp với thông báo đẩy, nếu trễ hạn? Hệ thống tự động "quan tâm" bạn tận ba lần, còn chu đáo hơn cả sếp. Với cuộc họp như thế này, làm sao mà không hiệu quả? Làm sao mà không trơn tru?

"Này, anh nói gì vậy? Lại lạc đề rồi!" Chắc hẳn nhiều người đã từng nghe câu thoại này, quá quen thuộc — cuộc họp diễn ra rối ren, ai cũng nói về một chuyện khác nhau, y như một vở kịch truyền hình hỗn loạn. Nhưng lần này thì khác biệt hoàn toàn, chúng ta hãy xem vì sao một công ty dùng DingTalk họp lại có thể chuyển mình từ "nói nhăng nói cuội" thành cuộc họp hiệu quả đẳng cấp "đồng đội thần thánh"!

Trước tiên, họ không còn truyền miệng lung tung, mà dùng DingTalk gửi chương trình nghị sự điện tử trước, thậm chí thời gian phân bổ cũng được tính toán rõ ràng: ai phát biểu bao lâu, tài liệu nào cần xem trước, tất cả đều hiển thị minh bạch. Còn có chức năng nhắc nhở tự động, trễ giờ? Hoàn toàn không tồn tại!

Trong cuộc họp còn ấn tượng hơn — người chủ trì dùng video DingTalk để giữ chủ đề, ai muốn xen vào? Vui lòng nhắn tin hoặc giơ tay phát biểu, không còn cảnh giành micro tranh spotlight. Các điểm thảo luận quan trọng được ghi lại ngay vào tài liệu DingTalk, có thể gán trách nhiệm cụ thể, ai cũng hiểu rõ, không ai giả vờ mất tích.

Điều tuyệt vời nhất là sau cuộc họp: nhiệm vụ tự động được chia nhỏ vào danh sách dự án, hạn chót rõ ràng, tiến độ theo dõi có thể thiết lập nhắc nhở định kỳ. Tổng kết cho thấy, chìa khóa thành công không chỉ nằm ở công cụ, mà còn ở "kỷ luật quy trình" + "giao tiếp minh bạch". Gợi ý cho bạn là hãy bắt đầu từ những điều nhỏ, ví dụ như mỗi cuộc họp cử một "quản gia DingTalk", chuyên đảm nhận việc kiểm soát nhịp độ và ghi chép, đảm bảo lần tới họp, bạn sẽ không còn phải hỏi: "Chúng ta đang nói đến phần nào rồi?"