Hướng dẫn sinh tồn nơi công sở bằng DingTalk: Cuộc phiêu lưu văn phòng đẫm nước mắt trong tiếng cười

Trải nghiệm ban đầu với DingTalk: Cách nhanh chóng làm quen

Chào mừng bạn đến với "Hogwarts của môi trường làm việc số" – DingTalk! Khi lần đầu mở ứng dụng, bạn có thể sẽ ngạc nhiên như lần đầu nhìn thấy bức ảnh biết chuyển động: "Lũ người này thật sự đang điểm danh trong nhóm à?" Đừng lo, việc đăng ký tài khoản còn đơn giản hơn cả việc nhớ tên đồng nghiệp. Sau khi đăng ký bằng số điện thoại hoặc email công ty, hãy lập tức thiết lập ảnh đại diện và chức danh – nếu không, xác suất bị nhân viên hành chính nhắn tin nhắc nhở trong vòng ba ngày lên tới 99,9%.

Muốn tham gia nhóm? Thông thường sếp sẽ gửi liên kết mời, chỉ cần nhấn vào là như ký kết một bản hợp đồng ma thuật, lập tức bị kéo vào vô số nhóm đa dạng: nào là "Nhóm cứu trợ khẩn cấp dự án", "Trạm thông tin đặt đồ ăn trưa", thậm chí còn có cả "Nhóm cảnh báo sếp đang tới". Bạn nên lập tức tắt thông báo ngoài giờ làm việc, nếu không lúc ba giờ sáng nhận được tin nhắn "Xác nhận định dạng file PowerPoint buổi họp sáng mai", linh hồn bạn có thể bay mất.

Đừng bỏ qua chức năng lịch! Nó không chỉ đơn thuần là một cuốn lịch, mà còn là lá bùa phòng vệ nghề nghiệp của bạn. Hãy nhập tất cả các cuộc họp, hạn chót vào đó, đồng thời cài đặt nhắc nhở trước – nếu không, rất có thể bạn sẽ phát hiện mình đang xuất hiện trước ống kính với bộ đồ ngủ sau khi cuộc họp đã bắt đầu năm phút. Mẹo nhỏ: đánh dấu các cuộc họp quan trọng là "sự kiện lặp lại", để tránh bị hỏi mỗi tuần một lần câu "Tuần này họp định kỳ ở đâu?" khiến bạn ngượng chín mặt.

Nắm vững những điều cơ bản này, bạn mới thực sự cầm trên tay tấm vé thông hành vào thế giới DingTalk. Tiếp theo, bạn đã sẵn sàng để kỹ năng giao tiếp của mình bùng nổ chưa?

Chúc mừng bạn đã thành công đăng nhập vào giang hồ số DingTalk, thử thách tiếp theo chính là nghệ thuật "giao tiếp" – tưởng chừng bình lặng nhưng thực chất sóng ngầm cuộn chảy. Đừng nghĩ rằng chỉ cần gõ vài chữ rồi gửi tin là xong chuyện, một tin nhắn mơ hồ kiểu như "Cái đó xong chưa?" có thể khiến bạn lập tức rơi vào vị trí số một trong bảng xếp hạng "mập mờ như sương sớm" trong mắt đồng nghiệp.

Muốn nói ra thành tiếng, câu nào cũng trúng đích? Trước hết, khi trò chuyện bằng văn bản hãy tuân thủ "quy tắc ba giây": tin nhắn phải đủ rõ ràng để người khác hiểu được trong vòng ba giây. Hãy sử dụng dấu câu, ngắt đoạn và biểu tượng cảm xúc một cách hợp lý (nhưng đừng lạm dụng biểu tượng mặt vàng liên tục), đối với việc quan trọng, hãy dùng chức năng DING để nhắc nhở một chạm – cửa sổ bật đỏ kèm cuộc gọi, đảm bảo đối phương dù đang刷 điện thoại trong nhà vệ sinh cũng không thể thoát khỏi tầm phủ sóng tin nhắn của bạn.

Hội nghị video càng là bài kiểm tra lớn về diễn xuất nơi công sở. Trước ống kính, hãy kiểm tra kiểu tóc (đừng để trông như Einstein vừa thức dậy), tránh để những chiếc vớ vứt lung tung hay ảnh người yêu cũ xuất hiện phía sau. Khi phát biểu, hãy nói chậm rãi, rành mạch, tận dụng chức năng "chia sẻ màn hình + chú thích" của DingTalk để lập tức hóa thân thành đạo diễn hội nghị.

Còn về cộng tác tài liệu? Đừng bao giờ gửi qua gửi lại những file tên kiểu như "Bản cuối cùng_Thật sự là bản cuối_v3.docx" nữa! Hãy dùng trực tiếp ổ đĩa đám mây DingTalk, nhiều người cùng chỉnh sửa, lịch sử phiên bản rõ ràng từng chút một, ai sửa dòng nào đều hiển thị minh bạch, từ nay chẳng còn phải gánh bẫy oan.

Và thêm một điều nữa, nhóm chat không phải thùng rác – đừng trộn lẫn thảo luận dự án, tin đồn nội bộ và đặt đồ ăn trưa vào cùng một chỗ. Hãy tận dụng chức năng phân loại nhóm và ghim thông báo quan trọng lên đầu, để mỗi tin nhắn đều chính xác tìm đúng mục tiêu, bạn sẽ trở thành hệ thống định vị giao tiếp trong văn phòng!

"Ting! Bạn có một việc cần làm mới" – đây không phải tiếng chuông cửa, mà là âm thanh nhẹ nhàng đánh thức tâm hồn bạn từ DingTalk. Sau khi học xong cách dùng DING để áp đảo thiên hạ ở chương trước, giờ là lúc bạn hóa thân thành bậc thầy quản lý thời gian, xông thẳng qua rừng rậm lịch trình hỗn loạn.

Chức năng lịch của DingTalk giống như quản gia kỹ thuật số của bạn, có thể đồng bộ hóa các cuộc họp, hạn chót, thậm chí cả thời gian ngủ trưa lên mọi thiết bị. Chuyển đổi liền mạch giữa các thiết bị giúp bạn dù đang đi tàu điện cũng có thể lén liếc xem lịch làm việc của sếp (đừng nói là tôi mách đấy). Kết hợp với danh sách việc cần làm, cứ hoàn thành một việc là tích vào một cái, cảm giác sảng khoái ấy còn hơn ăn hết cả túi khoai tây chiên mà không cần rửa chén.

Nhưng nghệ thuật thực sự nằm ở sắp xếp thứ tự ưu tiên: Việc khẩn cấp và quan trọng thì đánh dấu màu đỏ, việc quan trọng nhưng không gấp thì đưa vào danh sách "Việc của ngày mai", còn việc đồng nghiệp nhờ bạn nhận xét kiểu tóc mới của anh ta? Kéo thẳng vào mục "Sẽ không bao giờ làm". Hãy tận dụng chức năng nhắc nhở, cài đặt ba cấp độ thông báo – trước một ngày, trước một giờ, và "Nếu không đứng dậy ngay thì sẽ trễ mất!" như lời tuyên bố cuối cùng.

Còn đáng sợ hơn nữa là chức năng báo cáo thống kê, nó sẽ lạnh lùng thông báo cho bạn: "Tuần này bạn điểm danh trễ 3 lần, tăng ca 2 giờ, chỉ sản xuất được hai tài liệu." Đây không phải là dữ liệu, mà là phiên tòa xét xử tâm hồn. Nhưng đừng sợ, hãy đối diện với nó, điều chỉnh nhịp độ, đồng thời sắp xếp luôn cả thời gian nghỉ ngơi vào lịch – bởi lẽ, siêu anh hùng cũng cần sạc pin, nếu không thì lấy sức đâu ra dùng DING để cứu thế giới?

Phân công nhiệm vụ và cộng tác: Xây dựng sự hợp tác đội nhóm liền mạch

Khi bạn cuối cùng đã sắp xếp lịch làm việc trên DingTalk chuẩn xác hơn cả lịch đặt bàn ở nhà hàng Michelin, đừng vội mừng – thử thách thực sự mới chỉ bắt đầu: Làm sao để cả đội ngũ không còn giống những con sói đơn độc hoạt động riêng lẻ, mà trở nên ăn ý như biệt đội Avengers? Câu trả lời nằm ở nghệ thuật phân công nhiệm vụ và cộng tác.

Trên DingTalk, tạo nhiệm vụ không có nghĩa là chỉ nhắn một câu "Việc này cậu làm hộ cái" là xong. Cách làm đúng là: Mở chức năng quản lý dự án, tạo tiêu đề nhiệm vụ rõ ràng, thời hạn, người phụ trách và yêu cầu chi tiết. Nhớ đính kèm tài liệu tham khảo hoặc file mẫu, để tránh tình trạng đồng nghiệp đọc xong nhiệm vụ mà ánh mắt trống rỗng hỏi: "Vậy… rốt cuộc tôi phải làm gì?"

Hãy tận dụng chức năng bảng nhiệm vụ (Kanban), liệt kê các cột "Chờ xử lý", "Đang thực hiện", "Chờ duyệt", "Đã hoàn thành", để tiến độ rõ ràng như ban ngày. Ai đang bí, ai chậm tiến độ, ai âm thầm hoàn thành trước, tất cả đều không thể giấu diếm, y như đôi mắt soi thấu sự thật trong trò chơi "Ma sói" phiên bản văn phòng.

Kiểm tra tiến độ định kỳ không nhằm mục đích giám sát, mà để kịp thời伸出援手 (giơ tay hỗ trợ). Thông qua chức năng bình luận trên DingTalk để phản hồi tức thì, vừa tránh phát hiện lệch hướng vào phút cuối, vừa giúp thành viên cảm nhận được "Tôi không đơn độc trong cuộc chiến này".

Cuối cùng, đừng quên dùng chức năng "thống kê dự án" để tổng kết thành quả, ai là vua hiệu suất, ai hay gặp lỗi, dữ liệu sẽ không nói dối. Như vậy, đội nhóm của bạn không chỉ đơn thuần là làm việc, mà là đang cùng nhau đánh quái, lên cấp.

Tình huống bất ngờ giống như những ninja trong văn phòng, luôn xuất hiện đúng lúc bạn đang thưởng thức tách cà phê ngon nhất. Vừa mới kết thúc buổi họp cộng tác, phân công nhiệm vụ gọn gàng ngăn nắp, giây tiếp theo nhóm DingTalk nổ tung: "Không vào được cuộc họp video!", "Khách hàng gọi phàn nàn dữ dội!". Đừng hoảng, siêu anh hùng thực thụ không phải người chưa từng gặp nguy, mà là người có thể duyên dáng chuyển sang chế độ "cứu hỏa" giữa cơn hỗn loạn.

Gặp sự cố kỹ thuật? Trước tiên hãy hít thở sâu, sau đó mở "tiểu精灵 hỗ trợ khách hàng" tích hợp trong DingTalk – nhấn hai cái là kết nối được bộ phận kỹ thuật, nhanh hơn cả thời gian nấu một gói mì. Thay vì liên tục gõ "Ai hiểu không?" trong nhóm, hãy trực tiếp tải lên ảnh chụp màn hình và ghi chú vấn đề, vừa tăng hiệu suất, vừa giữ được hình ảnh chuyên nghiệp.

Đột xuất có cuộc họp khẩn? Ngay lập tức dùng chức năng "thông báo" của DingTalk để gửi thông tin đến toàn bộ thành viên, kèm theo liên kết họp và ba điểm nội dung chính, giúp mọi người bước vào phòng họp với đầu óc tỉnh táo chứ không phải vẻ mặt bối rối. Nhớ thiết lập sẵn "mẫu họp nhanh", tạo cuộc họp trong năm giây, tham gia trong một giây, độ ngầu lập tức đạt mức tối đa.

Khách hàng phàn nàn ập đến như binh lính tấn công? Trước tiên hãy dùng chức năng "đã đọc chưa trả lời" của DingTalk để kiềm chế cảm xúc, soạn nội dung phản hồi cẩn thận rồi mới gửi đi. Đồng thời tạo nhóm cộng tác tạm thời, thêm các đồng nghiệp liên quan, dùng bảng nhiệm vụ để theo dõi tiến độ xử lý, biến khủng hoảng thành sân khấu thể hiện sự kiên cường của đội nhóm. Hãy nhớ: Bình tĩnh là chiếc áo choàng của bạn, còn sự thông minh mới chính là siêu năng lực thực sự.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!