Làm việc nhóm hiệu quả: Biến công việc trở nên thú vị hơn

Mục tiêu chung nghe có vẻ như một khẩu hiệu sáo rỗng, giống như mọi người quây quần thành vòng tròn, thắp nến và hát bài "Chúng ta là một gia đình". Nhưng đừng vội trợn mắt – nếu được đặt ra đúng cách, mục tiêu không chỉ đơn thuần là tấm áp phích trang trí dán trên tường văn phòng, mà còn là nhiên liệu tên lửa khiến cả đội lao về phía trước như được tiêm doping! Hãy tưởng tượng: nếu một đội đua thuyền rồng mỗi người đều chèo theo hướng khác nhau, thì đó chẳng phải là cuộc thi, mà là màn biểu diễn khiêu vũ trên nước mang tính tức興. Vì vậy, điều chúng ta cần không phải là những câu mơ hồ kiểu như "làm tốt hơn", mà là những mục tiêu rõ ràng, đo lường được, thậm chí mang chút thử thách, ví dụ như "tăng doanh số 30% trong quý tới" hay "ra mắt tính năng mới trong hai tháng và thu thập được 500 phản hồi từ người dùng".

Sau khi đã xác định mục tiêu, tuyệt đối đừng khóa nó trong ngăn kéo như di chúc. Việc định kỳ kiểm tra tiến độ giống như việc cập nhật tập mới hàng tuần khi xem phim truyền hình – vừa tạo sự mong chờ, vừa tạo áp lực nhẹ. Khi đạt được các mốc nhỏ, hãy tổ chức ăn mừng theo kiểu hài hước, ví dụ như bắt nhóm tụt hậu phải đi bộ trong năm phút với trang phục chim cánh cụt – tiếng cười không chỉ giảm căng thẳng mà còn củng cố tinh thần đoàn kết. Dù sao đi nữa, khi mọi người cười đến đau bụng, ai còn nhớ gì đến nỗi ám ảnh của KPI nữa?

Ở chương trước, chúng ta đã nói rằng, khi đã có mục tiêu chung, đội nhóm sẽ giống như một con thuyền có phương hướng, chứ không lang bang mất phương hướng giữa biển khơi. Tuy nhiên, dù mục tiêu rõ ràng, nếu những người trên thuyền cứ nói mỗi người một kiểu, nghi ngờ lẫn nhau, thì chiếc thuyền ấy e rằng chưa kịp rời bến đã nội chiến. Lúc này, giao tiếp và niềm tin cần xuất hiện – chúng là chất bôi trơn giúp các thủy thủ đồng lòng chèo lái, đồng thời cũng là lớp lưới bảo vệ ngăn ai đó âm thầm đục thuyền.

Hãy tưởng tượng, trong buổi họp, có người lên tiếng: “Dự án này e rằng khó khả thi”, cả phòng im lặng ba giây, sếp cười lạnh: “Ý anh là tất cả mọi người ở đây đều ngu à?” – trong bầu không khí như vậy, lần sau ai dám nói thật nữa? Một đội hiệu quả không phải là đội không có bất đồng, mà là đội dám tranh luận nhưng không giữ hận. Việc họp định kỳ không nhằm để nghe báo cáo, mà để mỗi người có cơ hội nói: “Em thấy hướng đi đang lệch” hoặc “Tối qua em mơ thấy một ý tưởng điên rồ nhưng có thể hữu dụng”.

Phản hồi mở không đơn giản là điền vào bảng khảo sát ẩn danh. Điều quan trọng là xây dựng một văn hóa: khen ai thì to tiếng, góp ý phải cụ thể, khi bị chê thì có thể cười nói: “Ôi trời, anh chạm đúng điểm chết của tôi rồi”. Các hoạt động xây dựng niềm tin cũng không nhất thiết phải ôm cây hay bịt mắt đi đường – đôi khi cùng nhau thức khuya làm việc, ăn đêm, kể chuyện “sếp quái vật” ở công ty cũ lại càng dễ xích lại gần nhau hơn. Khi bạn biết đồng nghiệp sẽ không đâm sau lưng mình, bạn mới dám quay lưng lại và phó thác cho họ.

Dù là một con kỳ lân tài năng đến đâu cũng không thể kéo nổi một cỗ xe cần đến tám con ngựa. Và niềm tin chính là sợi dây cương khiến mọi người sẵn sàng cùng nhau phi nước đại.

Nếu coi đội nhóm như một buổi biểu diễn kịch tức hứng, thì phân công vai trò chính là lời thoại và vị trí di chuyển của từng diễn viên – người phụ trách gây cười, người chuyên tung miếng, chứ không thể để cả đám xông lên nói monologue, cuối cùng chẳng ai nhớ ai phải đỡ miếng nào. Trong làm việc nhóm, việc hiểu rõ mình là "kẻ kể chuyện" hay "người phối hợp" sẽ giúp những tình huống hài hước bùng nổ chính xác, chứ không rơi vào cảnh cả nhóm im thin thít.

Phân chia trách nhiệm không phải là dán nhãn, mà là giúp mỗi người tìm được tiết tấu thoải mái nhất. Kỹ sư không cần phải gồng làm nhân viên chăm sóc khách hàng, nhà thiết kế cũng chẳng cần lén viết phần backend. Khi mỗi người tập trung vào lĩnh vực mình giỏi, hiệu suất tự nhiên tăng vọt như được tiêm doping. Quan trọng hơn, trách nhiệm rõ ràng mang lại cảm giác "quyền sở hữu" – khu vực này là của tôi, tôi phải biến nó thành bữa cơm cấp sao Michelin.

Tất nhiên, thế giới không đứng yên, yêu cầu dự án thay đổi, khách hàng đột ngột thay đổi suy nghĩ, vai trò cũng phải linh hoạt theo. Việc định kỳ rà soát phân công giống như thay kịch bản mỗi mùa – có thể tuần trước bạn là vai chính, tuần này đã phải hóa thân thành bậc thầy bí ẩn. Chỉ khi điều chỉnh linh hoạt, đội nhóm mới vừa ổn định vừa linh hoạt, giống như một ban nhạc robot biết biến hình, vừa đi trên dây vừa chơi nhạc jazz.

Khi đã phân công rõ ràng, trách nhiệm đến từng người, thì bước tiếp theo khiến ai cũng háo hức chính là – làm sao để mọi người làm việc vừa vui vừa nhiệt huyết? Câu trả lời rất đơn giản: kích thích phải đúng lúc, khen thưởng phải thiết thực, và tốt nhất là có thêm chút tiếng cười. Ai mà chẳng muốn sau khi hoàn thành KPI lại nhận được một phiếu "miễn trừ tăng ca", hoặc được toàn đội tặng loạt ảnh chế hài hước để vinh danh?

Đừng nghĩ khen thưởng chỉ là phát tiền – buồn tẻ quá. Một buổi lễ trao giải "Giải phản đòn khi lười biếng xuất sắc nhất" ngẫu hứng có khi còn truyền cảm hứng mạnh hơn cả cuộc họp đánh giá hiệu suất cuối năm. Chìa khóa nằm ở việc ghi nhận kịp thời mọi nỗ lực – dù là kỹ sư thức đêm sửa lỗi, hay nhân viên hành chính thầm lặng ghi chép biên bản họp. Một câu chân thành "Lần này nhờ có cậu đấy" còn giá trị hơn mười email thông báo mang tính hình thức.

Thay vì đợi đến cuối năm mới tuyên dương hoành tráng, hãy biến phần thưởng thành những bất ngờ nho nhỏ hàng ngày: hoàn thành mốc quan trọng, cho nghỉ nửa tiếng chỉ để xem video mèo, hoặc để nhân viên xuất sắc nhất tháng được chọn thực đơn bữa trưa. Những nghi thức tưởng chừng nhỏ nhoi này thực chất đang âm thầm tích lũy cảm giác gắn bó cho các thành viên. Khi mọi người nhận ra "cố lên thì có kẹo ăn, cười cũng có người hiểu", họ sẽ tự nguyện cống hiến nhiều hơn, thậm chí còn chủ động làm thêm – bởi ai lại không thích một tập thể vừa hiệu quả vừa vui vẻ đáng yêu chứ?

Nếu nói động lực là xăng giúp đội nhóm vận hành, thì văn hóa nhóm chính là chất bôi trơn giúp động cơ chạy êm ái. Chẳng ai muốn mỗi ngày đi làm như bước vào bãi đậu xe máy lạnh quá mức – im lặng, lạnh lẽo và dễ hắt hơi. Thay vì để mọi người vô cảm gõ bàn phím, chi bằng hãy tạo nên một bầu không khí sôi nổi đến mức cả con mèo hàng xóm cũng muốn chui sang tham gia.

Hãy thử nghĩ, khi sinh nhật đồng nghiệp, cả đội bất ngờ đồng thanh hát bài "Happy Birthday" lệch tông, hay chiều thứ Sáu bỗng dưng tổ chức "Ngày cà vạt hoa hòe nhất", những việc tưởng chừng vô nghĩa này thực ra đang âm thầm dệt nên một mạng lưới nhân văn ấm áp. Tiếng cười là keo dán tốt nhất, còn chắc chắn hơn cả bất kỳ KPI nào để gắn kết con người lại với nhau. Hơn hết, khi ai đó gặp khó khăn, một câu "Năm xưa tao cũng từng làm sấp mặt còn tệ hơn thế" còn có giá trị hơn mười bài tâm lý học động viên.

Đừng coi thường một buổi chia sẻ đồ ăn vặt giữa giờ nghỉ hay trận bóng đá mini sau giờ làm – chúng không phải là cái cớ trốn việc, mà là lớp học vô hình để xây dựng niềm tin. Trong sự thoải mái, ta mới thấy được con người thật của nhau, và khi áp lực ập đến, mới sẵn sàng sát cánh bên nhau. Dù sao thì, ai lại không muốn cống hiến hết mình cho một nhóm người vừa chịu tăng ca, vừa biết cùng nhau cười ngả nghiêng chứ?

Vì vậy, thay vì nghiêm túc hô khẩu hiệu, hãy bắt đầu bằng câu hỏi: “Hôm nay ai mang bánh quy rồi?”