Phần mềm văn phòng hợp tác được giới thiệu hàng đầu: DingTalk, giúp công việc không còn nhàm chán

Tại sao nên chọn DingTalk? Câu hỏi này tựa như việc hỏi "Tại sao ăn cơm phải dùng đũa?" – một điều căn bản đến mức không cần bàn cãi. Kể từ khi Alibaba "thả" DingTalk ra vào năm 2014, chiếc đinh nhỏ bé này đã ghim chặt mình vào mặt bàn văn phòng của doanh nghiệp Trung Quốc. Nó không chỉ đơn thuần là công cụ trò chuyện, mà giống như một "quản gia đa năng" trong văn phòng số, kiểu người không kêu ca, không đi trễ, và luôn trả lời ngay lập tức dù sếp có nhắn tin giữa đêm.

Bạn có thể nói: "Trên thị trường có biết bao phần mềm cộng tác!" Nhưng điểm mạnh của DingTalk nằm ở chỗ nó biến những việc phức tạp thành đơn giản, đồng thời làm hoàn hảo những việc tưởng chừng đơn giản. Dù bạn đang điều hành doanh nghiệp trăm người hay chỉ là nhóm nhỏ tại quán cà phê góc phố, chỉ cần mở DingTalk, bạn lập tức chuyển từ trạng thái "tự phát" sang "toàn quân xuất kích". Xem tin đã đọc chưa đọc, nhắc nhở tự động theo nhiệm vụ, quy trình phê duyệt một chạm – giờ đây chẳng còn phải đuổi theo đồng nghiệp hỏi "Bạn đã xem email tôi chưa?" một cách lúng túng nữa.

Người dùng chính của nó trải rộng khắp các ngành như giáo dục, bán lẻ, sản xuất, internet... Từ việc giáo viên điểm danh trực tuyến đến quản lý dự án công trường, DingTalk đều xử lý được hết. Đặc biệt sau khi làm việc từ xa bùng nổ, DingTalk càng như được gắn tên lửa, trở thành "vũ khí thần kỳ" hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Nó không chỉ cung cấp chức năng, mà còn định nghĩa lại nhịp điệu và niềm vui của việc "đi làm".

Các tính năng cốt lõi của DingTalk đâu chỉ đơn giản là "gửi tin nhắn", nó giống như mang cả văn phòng vào trong điện thoại, rồi còn lắp thêm động cơ tăng áp! Trước hết là truyền thông tin nhắn, không chỉ hỗ trợ văn bản, giọng nói, hình ảnh, mà còn hiển thị trạng thái đã đọc/chưa đọc, giúp bạn dễ dàng nhận biết ai đang "giả vờ bận". Dự án khẩn cấp? Dùng chức năng "DING" để nhắc nhở một chạm, điện thoại đối phương sẽ lập tức phát âm thanh cảnh báo – khó lòng bỏ qua, cảm giác áp lực như sếp đang hiện diện tận nơi!

Quản lý lịch còn tuyệt hơn nữa, cuộc họp, hạn chót sẽ tự động đồng bộ vào lịch cá nhân từng thành viên, kết hợp với chức năng nhắc nhở, sẽ chẳng còn ai đến muộn rồi nói "Tôi quên mất". Thú vị hơn, bạn có thể tạo lời mời họp trực tiếp từ nhóm chat, thao tác liền mạch, cứ như thể văn phòng bỗng dưng có thêm một trợ lý hành chính miễn phí.

Về chia sẻ tài liệu, DingPan (ổ đĩa DingTalk) hỗ trợ nhiều người cùng chỉnh sửa, thay đổi được cập nhật tức thì, bạn sẽ không còn nhận những file tên kiểu "Bản cuối cùng_v3_thật sự là cuối cùng.doc" khiến người ta phát hoảng. Còn chức năng hội nghị video thì ổn định, rõ nét, hỗ trợ hàng trăm người cùng tham gia, kèm theo chia sẻ màn hình và bảng trắng trực tuyến, giúp họp từ xa như họp trực tiếp – ngay cả người hay lười biếng cũng không dám tắt camera quá lâu.

Tất cả các tính năng này liên kết chặt chẽ với nhau, giúp cộng tác nhóm không còn tắc nghẽn, hiệu suất tăng gấp đôi, thậm chí khiến người ta bắt đầu mong chờ đến giờ đi làm – có lẽ đây chính là phép màu mà công nghệ mang lại!

"Tài liệu của tôi có bị anh Tiểu Vương ngồi cạnh nhìn trộm không?" Đừng lo, DingTalk đâu phải cái bàn làm việc nào cũng cho người khác lục tung ngăn kéo! Trong thời đại dữ liệu quý hơn cả ví tiền, DingTalk sớm đã hóa thân thành vệ sĩ kỹ thuật số cho doanh nghiệp, từ kiến trúc nền tảng đến giao diện người dùng, đâu đâu cũng dựng lên hàng rào an ninh.

DingTalk sử dụng công nghệ mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption), giống như đặt mỗi tin nhắn vào một "chiếc hộp an toàn chỉ người nhận mới mở được", ngay cả máy chủ cũng không thể xem nội dung. Tuyệt hơn nữa, nó hỗ trợ chữ nước động và kiểm soát phát hành tài liệu ra ngoài, ai chụp màn hình, khi nào chụp, trên thiết bị nào – tất cả đều rõ ràng minh bạch, khiến tài liệu mật như được gắn thiết bị định vị GPS, chạy đâu cũng không thoát.

Đối với quản trị doanh nghiệp, DingTalk cung cấp chức năng phân quyền chi tiết và nhật ký kiểm tra (audit log), quản trị viên IT có thể thiết lập chính xác ai được xem gì, làm gì, thậm chí thu hồi tài liệu đã gửi bất kỳ lúc nào – như thể sở hữu siêu năng lực "lùi thời gian". Ngoài ra, qua các chứng nhận quốc tế như ISO 27001, SOC 2, hệ thống an ninh của DingTalk đã trải qua những bài kiểm tra nghiêm ngặt nhất thế giới.

Dù tính năng có hoành tráng đến đâu mà thiếu an toàn, thì cũng như lái xe thể thao nhưng không phanh – oai không được ba giây. DingTalk dùng công nghệ xây dựng tường lửa, để đội ngũ có thể tập trung cộng tác mà không phải vừa làm việc vừa lo lắng canh chừng.

Các ví dụ ứng dụng thực tế của DingTalk tại doanh nghiệp giống như một bản tóm tắt phim "kỳ tích văn phòng" vậy! Không tin ư? Hãy cùng xem câu chuyện chuyển đổi của một doanh nghiệp sản xuất truyền thống. Nhà máy này trước kia dùng giấy bút để lập kế hoạch, gọi điện thúc đơn hàng, kết quả là thường xuyên bỏ sót hoặc chậm trễ. Sau khi áp dụng DingTalk, họ dùng chức năng "biểu mẫu thông minh" để tự động tổng hợp dữ liệu dây chuyền, kết hợp với "DING một cái" để báo ngay cho quản lý khi có sự cố, hiệu suất tăng vọt 30% – ông chủ cười nói: "Trước kia tìm người về việc như chơi trò trốn tìm, giờ cả đội ngũ đều online chờ tôi DING!"

Hãy nhìn một thương hiệu nhà hàng chuỗi kia, chi nhánh trải dài ba tỉnh, trước đây giám đốc muốn họp một lần phải đợi "đời sau mới gặp". Giờ đây? Dùng chức năng hội nghị video của DingTalk, chỉ năm phút là tập hợp mười cửa hàng họp buổi sáng, đồng thời chia sẻ báo cáo doanh số. Hay hơn nữa, chức năng chấm công kết hợp hàng rào địa lý (geofencing), nhân viên vừa bước vào cửa hàng là tự động chấm công, không còn tranh cãi vì ai đi trễ làm tổn hại tình đồng nghiệp.

Đừng nghĩ chỉ doanh nghiệp lớn mới hưởng lợi, các xưởng thiết kế nhỏ cũng mê DingTalk chết đứ đừ. Họ đưa tiến độ dự án vào bảng cộng tác dự án, mỗi khi hoàn thành mục nào là kéo thả cập nhật, khách hàng cũng được xem giới hạn, góp ý sửa đổi trực tiếp bằng bình luận, tránh được bi kịch "tôi tưởng anh hiểu rồi". Một designer hài hước nói: "Trước kia sửa bản thảo tới mức nghi ngờ cuộc đời, giờ có DingTalk lưu vết, không còn ai đổ lỗi oan cho tôi nữa!"

Vẫn còn đau đầu vì giao tiếp nhóm kiểu "gọi điện như chơi trốn tìm"? Đừng lo, DingTalk sẽ cứu rỗi đời sống công sở của bạn! Đăng ký tài khoản còn đơn giản hơn đặt đồ ăn外卖 – chỉ cần truy cập website hoặc tải app, dùng số điện thoại đăng ký một chạm, vài giây là xong. Sau khi đăng nhập, việc đầu tiên nên làm? Nhanh tay thiết lập "ảnh đại diện linh hồn" và biệt danh cá nhân, để đồng nghiệp一眼 nhận ra bạn là "chiến thần cà phê" hay "hiệp sĩ văn thư" trong văn phòng!

Sau đó, vào mục "cơ cấu tổ chức" để thêm thành viên đội nhóm, không cần phải dựa vào nhóm Line để nhớ ai là ai nữa. Mẹo nhỏ với tính năng mới: bật chức năng "DING một cái", tin quan trọng sẽ hiện popup nhắc nhở ngay lập tức, đảm bảo sếp sẽ không bao giờ nói "Tôi đã thông báo từ lâu rồi". Nếu gặp trường hợp liên lạc biến mất hay tin nhắn không đồng bộ, đừng hoảng! Đầu tiên hãy kiểm tra mạng, sau đó thử đăng xuất rồi đăng nhập lại – 99% sự cố sẽ được giải quyết, hiệu nghiệm như việc khởi động lại modem vậy.

Đừng ngại thử các tính năng mới, hãy bắt đầu từ việc tạo nhóm chat đầu tiên, gửi một biểu tượng cảm xúc làm nóng không khí, rồi thử luôn chức năng chuyển语音 thành văn bản, bản ghi âm họp giờ đây không còn như nghe "tiên tri" nữa. Chỉ cần dùng một lần, bạn sẽ reo lên: "Giá mà biết trước thì đâu phải thức khuya viết biên bản họp!" Nhanh lên, hãy thử ngay và dõng dạc tuyên bố với thế giới – cộng tác nhóm của bạn từ hôm nay sẽ không còn nhàm chán!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!