Công cụ kỳ diệu giúp công việc nhẹ nhàng hơn với tự động hóa văn phòng DingTalk

"Này Tiểu Vương, máy chiếu ở phòng họp hỏng rồi!" "Hả? Tôi đang ký hợp đồng với khách hàng đây!" Những tình huống khẩn cấp kiểu này, kể từ khi có DingTalk, dường như đã được bấm nút "làm dịu". DingTalk không đơn thuần chỉ giúp bạn gửi tin nhắn hay gọi video, nó thực chất chính là trợ lý siêu cấp âm thầm gánh vác mọi việc lặt vặt trong văn phòng, mà lại còn chẳng cần trả tiền làm thêm giờ!

Xuất phát từ một công cụ liên lạc ban đầu, DingTalk giống như một robot biến hình trong văn phòng được uống thuốc tăng trưởng, nhanh chóng trở thành bộ não tự động tích hợp phân công nhiệm vụ, đồng bộ lịch trình và chia sẻ tài liệu trên đám mây. Ví dụ: Trưởng dự án chia nhỏ nhiệm vụ trên DingTalk, hệ thống tự động nhắc nhở các thành viên về thời hạn, tài liệu được liên kết trực tiếp vào chuỗi hội thoại, ngay cả sếp đang đi công tác cũng có thể phê duyệt bằng giọng nói, hoàn toàn không cần đợi về công ty mới "bù bài".

Ấn tượng hơn nữa, nền tảng mở của nó có thể kết nối với các ứng dụng bên thứ ba như hệ thống tài chính, CRM, thậm chí cả lịch sản xuất tại nhà máy đều có thể tích hợp liền mạch. Điều này có nghĩa là, không phải bạn phải thích nghi với công cụ, mà chính công cụ tự chạy đến thích nghi với bạn. Ngay sau đây, chúng ta sẽ khám phá cách nó biến chế độ chấm công khiến người ta đau đầu nhất thành niềm hạnh phúc nho nhỏ mỗi khi nhân viên vuốt điện thoại — đừng rời đi, chấm công thông minh sắp lên sóng!

Vẫn còn xếp hàng để chấm công sao? Đi trễ một giây buổi sáng là bị ghi thiếu công, về sớm một phút buổi chiều là bị trừ tiền, hình thức chấm công truyền thống đúng là "địa ngục thời gian" phiên bản công sở. Nhưng giờ đây, với tính năng chấm công thông minh của DingTalk, bạn chỉ cần mở ứng dụng trên điện thoại, chạm một cái là xong việc điểm danh, tự nhiên như quét mặt vào cửa! Không còn cảnh chen chúc trước máy chấm công như "cuộc đua buổi sáng tại văn phòng".

Quản lý có thể linh hoạt thiết lập quy tắc chấm công theo nhu cầu từng bộ phận — hỗ trợ làm việc linh hoạt giờ giấc, ca luân phiên, làm việc từ xa. Tuyệt hơn nữa, chức năng chấm công theo vị trí địa lý yêu cầu nhân viên phải ở trong phạm vi xác định quanh công ty mới có thể điểm danh, loại bỏ hoàn toàn chiêu trò "nhấn chấm công ở nhà nhưng người thì đang ngồi cà phê". Hệ thống tự động ghi nhận, tự động tổng hợp, ngay cả số giờ làm thêm cũng được tính toán rõ ràng.

Cách này không chỉ giảm đáng kể gánh nặng đối chiếu dữ liệu hằng tháng cho nhân sự, mà còn mang lại cảm giác tin tưởng và tiện lợi cho nhân viên. Ai nói bắt đầu một ngày làm việc nhất thiết phải qua những thủ tục hành chính phiền phức? Chấm công thông minh DingTalk giúp bạn mỉm cười khi điểm danh ngay từ ngày đầu, chứ không phải lao vào công ty như chạy đua với đồng hồ. Tiếp theo, hãy cùng xem làm thế nào quy trình tự động hóa biến việc phê duyệt từ "công việc chạy chân khổ sở" thành việc hoàn tất chỉ trong vài phút!

Vẫn còn chạy mỏi chân vì một tờ đơn xin nghỉ phép? Quy trình phê duyệt ngày xưa giống như một trò chơi "truy tìm kho báu": Bạn điền xong mẫu đơn, rồi bắt đầu rượt theo sếp để xin dấu, nhưng lúc thì ông ấy họp, lúc đi công tác, lúc lại đi uống trà, cuối cùng chưa kịp phê duyệt thì bạn đã tức đến cạn nước. Nhưng hiện tại, nhờ tính năng tự động hóa quy trình của DingTalk, mọi thứ như được thi triển ma thuật — chỉ cần chạm vài cái trên điện thoại, quy trình phê duyệt tự động "mọc chân" chạy đến đúng nơi cần đến!

Tính năng phê duyệt tự động của DingTalk cho phép tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu doanh nghiệp, dù là xin nghỉ, làm thêm giờ, thanh toán hay mua sắm, đều có thể thiết lập các bước quy trình. Ví dụ với việc thanh toán chi phí, nhân viên chỉ cần tải ảnh hóa đơn lên, hệ thống lập tức nhận diện quang học số tiền và ngày tháng, tự động tạo phiếu thanh toán và chuyển tới quản lý phụ trách. Sếp nằm trên ghế sofa lướt điện thoại cũng có thể phê duyệt trong một nốt nhạc, không còn phải chờ ai đó nhét bản giấy vào hộp thư.

Thú vị hơn, bạn có thể thiết lập các quy tắc "kích hoạt theo điều kiện", ví dụ như khoản chi vượt 5.000 tệ sẽ tự động thêm bước phê duyệt của bộ phận tài chính, hoặc nghỉ phép quá ba ngày sẽ tự động gửi thẳng tới giám đốc bộ phận. Toàn bộ quy trình minh bạch, dễ theo dõi, ai đang làm tắc, ai chậm trễ, nhìn một cái là biết ngay, không thể nào nói "Tôi không nhận được" nữa!

Hãy tưởng tượng: Mùa bão, bạn nằm nhà nghỉ ngơi, thuận tay gửi đơn xin nghỉ, chỉ ba phút sau đã được duyệt toàn bộ — đây không phải mơ, mà là niềm hạnh phúc nho nhỏ mà DingTalk mang lại cho bạn mỗi ngày.

Vừa giải quyết xong việc phê duyệt tự động, nghĩ rằng hiệu suất đã đạt đỉnh rồi sao? Đừng vội, DingTalk còn giấu một "phụ kiện tăng tốc cộng tác nhóm" khác — tài liệu cộng tác! Trước kia, họp xong sửa báo cáo, mọi người gửi qua gửi lại, cuối cùng chẳng ai nhớ nổi ai thêm câu "cần suy nghĩ thêm" ở phiên bản nào. Giờ thì tốt rồi, chỉ cần mở tài liệu DingTalk, mười người có thể cùng lúc chỉnh sửa một file, giống như cả nhóm cùng viết vẽ trên một bảng trắng, nhưng không tranh bút, không ai xóa chữ của người khác, lại còn thấy rõ từng chữ đối phương gõ, đúng là phiên bản "giao tiếp tâm linh" dành cho môi trường công sở.

Tạo tài liệu chỉ mất vài cú nhấn, chia sẻ cho đồng nghiệp thì gần như tức thì. Ấn tượng hơn, mọi thao tác chỉnh sửa của mỗi người đều được đồng bộ ngay lập tức, ai sửa đoạn nào, thêm đề xuất gì, nhìn một cái là rõ. Kết hợp với chức năng bình luận và @ tích hợp, bạn có thể đánh dấu trực tiếp vào đoạn văn và hỏi: "Ngân sách này thật sự đủ chưa?" Đối phương lập tức nhận được thông báo và phản hồi ngay, không cần phải hét trên LINE "Cậu có thấy bảng tôi sửa không đấy?"

Cửa sổ trò chuyện trực tiếp giống như kênh "lồng tiếng" riêng của tài liệu, vừa viết vừa trao đổi, ra quyết định không bị tắc nghẽn. Kế hoạch dự án, biên bản họp, kế hoạch tổ chức sự kiện, tất cả đều trở nên minh bạch và hiệu quả. Loạn phiên bản? Không tồn tại. Lưu trữ đám mây tự động, luôn chỉ có "phiên bản mới nhất". Đây không đơn thuần là tài liệu, mà là bộ não chung của cả đội, lại còn tự biết tích lũy tri thức nữa!

Sau trận chiến nhóm căng go với tài liệu cộng tác, có cảm giác hiệu suất làm việc bỗng vọt lên như tên lửa không? Đừng vội mừng, bất ngờ từ DingTalk vẫn chưa dừng lại! Tiếp theo đây là "thuật đọc tâm" cho vận hành doanh nghiệp — chức năng phân tích dữ liệu, giúp sếp không còn quản lý theo cảm tính, nhân viên cũng không còn là "lao động ma" làm việc mù mờ.

Thống kê chấm công không còn để đến cuối tháng mới phát hiện Tiểu Vương tuần nào cũng như bị giường "niêm phong" vào thứ Hai; lịch sử phê duyệt khiến tờ đơn thanh toán bị kẹt ở cấp quản lý thứ ba suốt ba ngày không thể trốn thoát; ngay cả việc ai lén xem bản kế hoạch sản phẩm đến năm lần, hệ thống cũng ghi nhận rõ ràng. Những báo cáo dữ liệu này giống như phiếu khám sức khỏe doanh nghiệp, huyết áp, nhịp tim, chỉ số gan đều không sót, một cái nhìn là hiểu ngay trạng thái "sức khỏe yếu" của tổ chức.

Tuyệt hơn nữa, những con số này không hề lạnh lùng, mà là trợ lý đưa ra quyết định biết "nói chuyện". Bộ phận nào phê duyệt chậm? Nút thắt quy trình ở đâu? Thậm chí người làm thêm giờ nhiều nhất có phải đều tập trung ở cùng một dự án? DingTalk dùng biểu đồ để "vẽ" rõ vấn đề, giúp quản lý tiến hóa từ "tôi cảm thấy" thành "dữ liệu nói". Thà tổ chức mười cuộc họp để cãi nhau, chi bằng để dữ liệu nói lên sự thật — dù sao thì con số thì không bao giờ giả ốm xin nghỉ, cũng chẳng đổ lỗi cho ai.

Có được đôi mắt tinh tường này, doanh nghiệp sẽ không còn phải mò đá qua sông, mà là tiến lên với định vị GPS dẫn đường. Cười tươi khi đi làm, không còn là giấc mơ, mà là thực tế được hỗ trợ bởi dữ liệu vững chắc.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!