أداة سحرية لأتمتة المكتب في دينغ توك: جعل العمل أسهل

«مرحباً يا شياو وانغ، جهاز العرض في قاعة الاجتماعات تعطل!» «ماذا؟ أنا الآن مع عميل لأوقع العقد!». مثل هذه المواقف الطارئة التي تتطلب تدخلاً فورياً، أصبحت بعد ظهور تطبيق دينغ توك كأنها تم الضغط على زر «الهدوء». ليس دينغ توك مجرد أداة لإرسال الرسائل أو إجراء مكالمات الفيديو، بل هو في الحقيقة ذلك المساعد الخارق الصامت الذي يتولى جميع المهام الروتينية في المكتب، وبلا مقابل إضافي عن ساعات العمل!

انطلق دينغ توك من كونه مجرد أداة تواصل، لكنه نما بسرعة كروبوت مكتب متعدد الأشكال، ليتحول إلى مركز ذكي يدمج توزيع المهام ومزامنة الجداول ومشاركة المستندات عبر السحابة. على سبيل المثال: يقوم مدير المشروع بتقسيم المهمة داخل دينغ توك، ويتم تلقائياً تذكير الأعضاء بموعد الانتهاء، كما تُرفق الوثائق مباشرة ضمن سلسلة المحادثة، ويمكن للمدير حتى الموافقة بصوته أثناء السفر، دون الحاجة للانتظار حتى العودة إلى المكتب لإنجاز المهام المتأخرة.

والأكثر إثارة أن منصته المفتوحة تتيح ربط تطبيقات خارجية مثل أنظمة المحاسبة، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، وحتى جداول الإنتاج في المصانع. وهذا يعني أن أنت لست من يتكيف مع الأداة، بل الأداة نفسها هي التي تتحرك لتتناسب مع احتياجاتك. وفي اللحظة التالية، سنرى كيف حوّل نظام الحضور والانصراف الأكثر إرهاقاً إلى لحظة صغيرة من الرضا يجعل الموظفين يبتسمون وهم يشغلون هواتفهم — لا تذهب بعيداً، فنظام الحضور الذكي على وشك الظهور!

هل ما زلت تقف في طابور أمام جهاز الحضور؟ تتأخر دقيقة واحدة في الصباح فيُسجل غيابك، وتغادر قبل الموعد بدقيقة فيُخصم من راتبك، إن نظام الحضور التقليدي هذا لا يقل عن "جحيم زمني" في بيئة العمل. لكن اليوم، مع نظام الحضور الذكي من دينغ توك، كل ما عليك فعله هو فتح تطبيق الهاتف والنقر مرة واحدة للتسجيل، تمامًا كما لو كنت تدخل عبر التعرف على الوجه! لم يعد هناك حاجة للوقوف في طوابير أمام جهاز الحضور، ولا تلك "سباقات الصباح في المكتب".

يمكن للمديرين ضبط قواعد الحضور حسب احتياجات كل قسم — سواء كانت ساعات عمل مرنة، أو نظام المناوبات، أو العمل عن بعد. والأكثر تطوراً، فإن ميزة التسجيل بالموقع الجغرافي تفرض على الموظف التسجيل فقط ضمن نطاق معين حول المكتب، مما يقضي تماماً على تلك الحيلة الشهيرة «التسجيل من المنزل بينما أكون في مقهى». النظام يسجل تلقائياً ويحسب البيانات بشكل آلي، حتى ساعات العمل الإضافية يتم حسابها بدقة متناهية.

وهذا لا يخفف فقط من معاناة قسم الموارد البشرية عند تسوية الحسابات الشهرية، بل يمنح الموظفين شعوراً بالثقة والراحة. من قال إن بداية الدوام يجب أن تكون عبر إجراءات إدارية مملة؟ نظام الحضور الذكي من دينغ توك يجعلك تبدأ يومك بابتسامة، وليس بالجري نحو الساعة.

في الخطوة القادمة، سنرى كيف يمكن للعمليات الآلية أن تحول موافقة الطلبات من مهمة مرهقة إلى أمر يمكن إنجازه خلال دقائق!

هل ما زلت تركض لتقديم طلب إجازة؟ كانت عملية الموافقة سابقاً تشبه لعبة «البحث عن الكنز»: تعبئ النموذج، ثم تبدأ بمطاردة المدير للحصول على توقيعه، لكنه إما في اجتماع أو سفر أو حتى في جلسة شاي، وقبل أن يوافق، تكون قد انهارت من التوتر. أما اليوم، مع ميزة العمليات الآلية في دينغ توك، أصبح كل شيء وكأنه تحت تأثير سحر —只需 النقر عدة مرات على هاتفك، وسيرحل الطلب تلقائياً إلى الجهة المعنية!

يمكن تخصيص قوالب الموافقة الآلية في دينغ توك حسب احتياجات الشركة، سواء كانت إجازات، أو ساعات عمل إضافية، أو طلبات استرداد مصاريف، أو عمليات شراء، وكلها تُبرمج بخطوات محددة. على سبيل المثال: عند طلب استرداد مصاريف، يقوم الموظف برفع صورة للفاتورة، فيقوم النظام فوراً باستخدام تقنية التعرف البصري لاستخراج المبلغ والتاريخ، ثم يولد تلقائياً نموذج الاسترداد ويُرسله إلى المدير المعني. يستطيع المدير الموافقة بنقرة واحدة حتى وهو مستلقٍ على الأريكة، دون الحاجة لانتظار وصول ورقة مطبوعة إلى بريده.

والأكثر تطوراً، يمكنك ضبط قواعد «تشغيل مشروط»، مثل: إذا تجاوز المبلغ 5000 يوان، يتم تلقائياً إرسال الطلب إلى قسم المالية للموافقة، أو إذا تجاوزت الإجازة ثلاثة أيام، يتم إرسالها مباشرة إلى مدير القسم. العملية بأكملها شفافة وقابلة للتتبع، ويمكنك معرفة من أوقف الطلب ومن يؤخره، فلا مجال بعد اليوم لقول «لم أستلم الطلب»!

تخيل الموقف: في يوم عاصف وأنت في بيتك، تقدم طلب إجازة بنقرة، ويتم الموافقة عليه خلال ثلاث دقائق — هذه ليست حلماً، بل هي لحظة راحة يومية تحققها لك دينغ توك.

بعد أن أنهيتَ عملية الموافقة الآلية، هل اعتقدت أنك وصلت إلى قمة الكفاءة؟ لا تستعجل، فدينغ توك يحتفظ بـ«تعزيز سري» آخر للعمل الجماعي — المستندات التعاونية! في الماضي، أثناء تعديل التقارير في الاجتماعات، كانت الملفات تُرسل ذهاباً وإياباً، حتى فقد الجميع القدرة على معرفة من أضاف عبارة «نفكر فيها» في أي إصدار. أما الآن، فبمجرد فتح مستند دينغ توك، يمكن لعشرة أشخاص التعديل على نفس الملف في وقت واحد، كأن مجموعة من الناس تكتب على السبورة نفسها، دون أن يتعارضوا أو يمحوا كتابة بعضهم، بل ويمكنك رؤية كل حرف يكتبه الآخر لحظة بلحظة، كأنها «اتصال عقلي» في بيئة العمل.

إنشاء مستندات جديدة لا يتطلب سوى نقرات قليلة، ومشاركتها مع الزملاء يحدث في ثوانٍ. والأكثر إثارة، أن كل التعديلات تُحدث فوراً، ويمكنك رؤية بوضوح من عدل الفقرة الفلانية، ومن أضاف اقتراحاً جديداً. مع ميزة التعليق والمناداة (@)، يمكنك تحديد جزء من النص وكتابة: «هل هذا الميزانية كافية حقاً؟»، ليتلقى الشخص المعني إشعاراً فورياً ويجيب على الفور، دون الحاجة إلى الصراخ عبر واتساب: «هل رأيت التغييرات على الجدول؟».

نافذة الدردشة المباشرة تعمل كـ«قناة التعليق الصوتي» للمستند، حيث يمكنك الكتابة والحديث في آن واحد، فلا تتعطل القرارات. خطط المشاريع، ومحاضر الاجتماعات، وتنظيم الفعاليات، أصبحت كلها شفافة وفعالة. هل توجد مشكلة في تعدد النسخ؟ لا وجود لها. الحفظ التلقائي على السحابة يجعل النسخة «الأحدث» هي الوحيدة الموجودة. هذا ليس مجرد مستند، بل هو الدماغ الجماعي لفريق العمل، والذي يتعلم وينمو باستمرار!

بعد أن حقق الفريق نجاحاً كبيراً باستخدام المستندات التعاونية، هل شعرت أن الإنتاجية ارتفعت فجأة؟ لا تتعجل، فمفاجآت دينغ توك لا تزال مستمرة! سننتقل الآن إلى «فن قراءة الأفكار» في إدارة الشركات — وهي ميزة تحليل البيانات، التي تجعل المدراء يتخلون عن الإدارة بالحدس، وتجعل الموظفين يتوقفون عن الشعور بأنهم «عمال شبح» يعملون في الضباب.

لم تعد إحصائيات الحضور تُكتشف فقط في نهاية الشهر حين نلاحظ أن شياو وانغ يبدو وكأنه مُربوط بسريره كل يوم اثنين؛ وسجلات الموافقات تكشف بسهولة عن طلب استرداد المصاريف الذي علّقه المدير الثالث لأيام. بل حتى من يقرأ وثيقة تخطيط المنتج خمس مرات سراً، يظهر له النظام بوضوح. هذه التقارير البيانية تشبه تقرير الفحص الصحي للمؤسسة، حيث تُفحص كل مؤشر — الضغط، والنبض، ووظائف الكبد — دون تفويت، لتُظهر بوضوح حالة «المرض الخفي» داخل المنظمة.

والأكثر إثارة، أن هذه البيانات ليست مجرد أرقام باردة، بل هي مساعد قرار قادر على الكلام. في أي قسم تتأخر الموافقات؟ أين تكمن نقاط الاختناق في العمليات؟ وهل الأشخاص الذين يعملون لساعات إضافية معظمهم يعملون على نفس المشروع؟ يقدم دينغ توك كل هذا عبر رسوم بيانية توضح المشكلة أمام عينيك، وترتقي بالإدارة من مستوى «أشعر أن» إلى مستوى «تقول البيانات إن». بدلاً من عقد عشر اجتماعات للجدال، دع الأرقام تتحدث — ففي النهاية، الأرقام لا تمرض، ولا تتغيب عن العمل، ولا تتهرب من المسؤولية.

مع هذه العين الثاقبة، لم تعد المؤسسة مضطرة للعبور عبر النهر باللمس، بل تسير بثقة باستخدام نظام تحديد المواقع (GPS). أن تبتسم وأنت ذاهب إلى العمل لم يعد حلماً، بل أصبح واقعاً يومياً مدعوماً بالبيانات.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!