Doanh nghiệp nhỏ và vừa Hồng Kông dùng DingTalk có thực sự phù hợp không?

Đinh Đinh là gì? À, đây không phải là cái đinh dùng để treo tranh đâu, mà là một "vũ khí thần kỳ" giúp sếp dù nửa đêm mất ngủ vẫn có thể giám sát nhân viên đi làm — được rồi, nói hơi quá, nhưng DingTalk (Đinh Đinh) thực sự là một nền tảng hợp tác kỹ thuật số thuộc tập đoàn Alibaba, chuyên trị mọi chứng rối loạn trong giao tiếp doanh nghiệp. Nói đơn giản, nó giống như một siêu ứng dụng tích hợp chat, họp, chấm công, phê duyệt, quản lý nhiệm vụ, ổ cứng đám mây vào cùng một nơi, lại còn không hao pin (dĩ nhiên, điện thoại thì vẫn phải sạc).

Bạn nghĩ nó chỉ là phiên bản nâng cấp của WhatsApp? Sai rồi! Đinh Đinh có thể xây dựng cơ cấu tổ chức, tự động xếp ca, dùng robot trả lời câu hỏi thường gặp, thậm chí theo dõi ai đã xem thông báo và ai chưa xem, xứng danh "người tạo ra bầu không khí đọc rồi mà không hồi âm". Tính năng cộng tác tài liệu của nó cũng mạnh đến mức đáng sợ: nhiều người cùng chỉnh sửa một hợp đồng, thay đổi sẽ được đồng bộ tức thì, không còn cảnh nhận về mười phiên bản file Excel mang tên "Bản cuối cùng_Thật sự cuối cùng_Đừng sửa nữa_final".

Xuất phát từ Trung Quốc đại lục, Đinh Đinh ban đầu được tạo ra để giải quyết vấn đề hiệu suất giao tiếp nội bộ tại Alibaba, nay đã lan rộng khắp Đông Nam Á, Trung Đông, thậm chí cả những công ty thương mại ở Dubai xa xôi cũng dùng nó để họp buổi sáng. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông vốn quen dùng WeChat để xử lý việc công, Đinh Đinh giống như việc từ "quán ăn ven đường" được nâng cấp lên "căn-tin thông minh" — cùng là ăn cơm, nhưng quy trình nhanh hơn nhiều.

Sếp ơi, máy photo lại hỏng rồi! Câu thoại này mỗi ngày đều diễn ra trong văn phòng các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông, như một vở kịch tình huống lặp đi lặp lại vô tận. Nhưng sau tiếng cười, ẩn sau đó là cả loạt vấn đề đau đầu: chi phí bị ép sát đất, hiệu suất thấp như tua chậm, và nhân sự thì giữ không được — kế toán nghỉ việc, đến cuối tháng khai thuế cũng chẳng ai làm.

Kiểm soát chi phí? Nhiều sếp đến cây bút cũng phải tính toán, nhưng khoản tốn tiền nhất lại chính là "thủ công" — ký giấy phải gửi email từng người, xin nghỉ phải điền đơn giấy, họp phải đợi đủ người mới dám bắt đầu. Thời gian cứ thế trôi đi lãng phí, ngầm làm tăng chi phí nhân công. Giờ đây nhân viên càng ngày càng đắt, tăng lương xong mà tinh thần làm việc vẫn không lên, phải làm sao?

Nói đến hiệu suất, nhiều công ty vẫn sống trong "thời đại tiền số hóa" — tài liệu lưu trong ổ C, thông báo truyền miệng, tiến độ dự án thì chỉ biết bằng cách đoán. Kết quả là sếp suốt ngày phải hóa thân thành "Tam cô truy mạng", chạy khắp nơi hỏi: "Báo cáo xong chưa?". Nhân viên không phải không chăm chỉ, chỉ là công cụ lạc hậu đến mức như dùng bàn tính để xử lý dữ liệu lớn.

Quản lý nhân tài lại càng là một môn huyền học. Người trẻ đòi hỏi cân bằng cuộc sống - công việc, nhưng văn hóa công ty vẫn là "phải thấy mặt mới tính là đi làm". Kết quả là nhân tài giỏi thấy buồn chán, nhảy việc như thay áo. Về lâu dài, không chỉ ảnh hưởng đến vận hành, mà động lực đổi mới của doanh nghiệp cũng dần tắt lụi.

Vì vậy, vấn đề không phải là "tại sao phải dùng công nghệ", mà là "tại sao vẫn chưa dùng?"

Đinh Đinh giải quyết những thách thức này như thế nào? Đừng nghĩ nó chỉ là "công cụ chat", như vậy bạn đã đánh giá thấp trợ lý kỹ thuật số này rồi! Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông, mỗi ngày như một cuộc chiến: sếp truy tiến độ, nhân viên tìm tài liệu, thời gian họp thì lúc nào cũng lệch pha. Đinh Đinh giống như vị quân sư thầm lặng điều binh khiển tướng, biến hỗn loạn thành trật tự.

Hãy tưởng tượng, trước kia gửi tài liệu phải qua email, WhatsApp, thậm chí chạy sang photo — giờ đây? Một cú nhấn gửi vào nhóm, kèm chức năng đọc/chưa đọc, ai lười biếng là biết ngay. Còn đáng sợ hơn là chức năng "Ding", giống như bùa thúc hồn, đồng nghiệp trì hoãn đến mấy cũng không chống đỡ nổi. Hiệu quả giao tiếp? Tăng từ "tốc độ rùa" lên thẳng "tốc độ ánh sáng".

Về quản lý dự án, Đinh Đinh tích hợp sẵn phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và biểu đồ Gantt, không còn phải họp mười lần mới biết ai làm gì. Quy trình tự động hóa còn là kỹ năng thần thánh — xin nghỉ, báo cáo chi phí, ký duyệt, tất cả đều qua luồng phê duyệt trực tuyến,

• tiết kiệm giấy
• giảm lỗi do con người
• ngay cả thư ký cũng bắt đầu học thiết kế quy trình

Quan trọng nhất, nó hỗ trợ đồng bộ trên nhiều thiết bị, dù bạn đang ở quán trà sữa tại Mong Kok hay trên tàu cao tốc Thâm Quyến, hoạt động công ty vẫn diễn ra bình thường. Đây không chỉ là công cụ, mà là bộ xương ngoại lực kỹ thuật số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ!

Nói về thực tiễn, con đường "đánh quái, lên cấp" của Đinh Đinh tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông hoàn toàn không hề ảo. Kể một chuyện vui: có một công ty thiết kế ở Quan Đường, trước đây sếp mỗi ngày đều như Sherlock Holmes truy tìm dấu tích nhân viên — không phải kiểm tra giờ giấc, mà thật sự không biết ai đang làm gì. Từ khi dùng Đinh Đinh, tiến độ dự án rõ ràng như ban ngày, sếp cuối cùng cũng an tâm thưởng thức trà sữa chân mèo, không còn phải đoán mò nữa.

Họ dùng chức năng "Danh sách việc cần làm + Dòng thời gian" để chia nhỏ mỗi dự án thiết kế thành các nhiệm vụ nhỏ, ai tắc, ai trì hoãn, nhìn một cái là biết. Kết quả? Tỷ lệ giao hàng đúng hạn tăng từ 70% lên 95%, khách hàng hài lòng đến mức tự giới thiệu thêm đơn hàng mới. Còn đáng kinh ngạc hơn, nhân viên hành chính dùng "biểu mẫu thông minh" tự động thống kê nghỉ phép và làm thêm giờ, mỗi tháng tiết kiệm được ít nhất 8 tiếng lao động lặp lại — đủ để xem hai mùa phim "Đại lâu Kim tiêu" rồi.

Một công ty xuất nhập khẩu ở Thượng Hoàn còn thần kỳ hơn, kinh doanh trải khắp Đông Nam Á, trước đây gửi tài liệu qua WhatsApp, tin nhắn chìm như hiện trường sóng thần. Giờ dùng chức năng "đã đọc/chưa đọc" và "thông báo khẩn cấp" của Đinh Đinh, tài liệu quan trọng như khai báo hải quan được gửi tức thì, lại còn có thể đặt dịch tự động, ngay cả tiếng Indonesia cũng hiểu được. Sếp cười nói: "Trước kia giao tiếp dựa vào duyên phận, giờ thì dựa vào hệ thống."

Những ví dụ này không phải ngẫu nhiên, mà là kết quả khi dùng Đinh Đinh như một "quản gia kỹ thuật số" chứ không chỉ là công cụ chat. Chúng chứng minh rằng, chỉ cần sử dụng đúng cách, Đinh Đinh không chỉ cứu được hiệu suất, mà còn cứu được cả mái tóc của sếp.

Ở chương trước, chúng ta đã thấy vài doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông dùng Đinh Đinh để lật ngược tình thế, từ giao tiếp hỗn loạn chuyển sang hợp tác có trật tự, giống như đổi hẳn một công ty mới. Nhưng kể chuyện hay đến mấy cũng không bằng tự tay thử một lần — dù sao thì, chiếc bánh nhân thơm lừng cũng không tự rơi vào miệng bạn, đúng không?

Đừng lo, đăng ký Đinh Đinh còn đơn giản hơn đặt đồ ăn ngoài! Mở trình duyệt hoặc ứng dụng điện thoại, gõ "DingTalk", nhấn "Đăng ký miễn phí", dùng email công ty hoặc số điện thoại đăng nhập, lập tức bạn đã trở thành "quản trị viên chính", cảm giác như một ông chủ công nghệ mới nổi, có phải không?

Tiếp theo là lúc "xây khung xương" — thiết lập cơ cấu tổ chức. Đừng nghĩ nó nghiêm trọng quá, cứ coi như đang chơi trò "cây gia phả phiên bản doanh nghiệp". Thêm phòng ban, chức danh, nhân viên, một cú nhấn là xong. Làm sai? Kéo thả là sửa được ngay, dễ hơn cả đổi chỗ ngồi.

Sau đó, mạnh dạn mời đồng nghiệp tham gia! Gửi một liên kết hoặc quét mã QR, ba giây là vào đội. Nhắc họ tải ứng dụng, nếu không tin nhắn khẩn cấp của bạn có thể phải đợi đến tháng sau mới được xem — đừng hỏi tôi sao lại biết.

Mẹo nhỏ: bật chức năng "đã đọc/chưa đọc" để đồng nghiệp hay trì hoãn không thể trốn tránh; tận dụng chức năng "Ding", tin quan trọng sẽ "nhảy dù" thẳng vào điện thoại trong một giây. Gặp vấn đề thường gặp? "Không nhận được thông báo?" — kiểm tra cài đặt quyền; "Không tìm thấy tài liệu?" — thử dùng ô tìm kiếm, nó còn nhạy hơn cả cô lễ tân ở tiền sảnh.

Chuẩn bị xong chưa? Thế giới Đinh Đinh còn sôi động hơn cả phòng nghỉ nhân viên ở công ty bạn đấy.