Tự động hóa văn phòng với DingTalk: Làm việc nhẹ nhàng hơn, hiệu suất tăng gấp đôi

Bạn đã bao giờ nghĩ rằng, một ngày nào đó đi làm không cần chấm công, không cần đuổi theo email, thậm chí không cần phải chạy theo người khác? Trong thời đại mà ngay cả máy pha cà phê cũng đã tự động hóa, văn phòng đương nhiên không thể tụt hậu! Và Đinh Đinh chính là “đặc vụ kỹ thuật số” âm thầm khơi mào cuộc cách mạng văn phòng. Nó không chỉ đơn thuần là một công cụ trò chuyện, mà giống như một trợ lý siêu cấp luôn trực 24/7, không bao giờ phàn nàn, lại còn biết ghi chép, sắp xếp lịch trình, và nhắc sếp họp đúng giờ.

Đinh Đinh tự động hóa văn phòng là gì? Nói đơn giản, đó là việc giao toàn bộ những công việc hành chính lặp đi lặp lại, vụn vặt, khiến người ta chỉ muốn lăn mắt, cho hệ thống xử lý tự động. Từ việc tự động phê duyệt đơn nghỉ phép, nhắc nhở thông minh về thời hạn, đến phân bổ nhiệm vụ theo trạng thái bận/rảnh của nhân viên, Đinh Đinh giống như “phép thuật Harry Potter” trong văn phòng — bạn chỉ cần ra lệnh, phần còn lại nó sẽ tự xử lý.

Thậm chí hơn thế, nó còn có thể kết nối với các hệ thống nội bộ như ERP, CRM, giúp dữ liệu lưu chuyển tự nhiên như nước máy. Những báo cáo trước đây mất nửa ngày mới tổng hợp xong, nay chỉ vài giây là tự động hoàn thành; quy trình trước kia phải họp ba lần mới thông qua, giờ chỉ cần một cú nhấp chuột là xong. Đây không phải phim khoa học viễn tưởng, mà là thực tế đang diễn ra mỗi ngày tại vô số công ty.

Vì vậy, thay vì mỗi ngày vật lộn với Excel, tắc nghẽn email, hãy để Đinh Đinh giúp bạn “lấy lại” thời gian. Dù sao thì, hiệu suất thực sự không phải là làm nhiều hơn, mà là làm thông minh hơn.

Nói về các tính năng cốt lõi của Đinh Đinh, đúng là giống như lắp cho văn phòng một “bộ não thông minh”, lo toan mọi việc từ sáng đến tối. Đừng nghĩ nó chỉ là công cụ trò chuyện nữa, như vậy là bạn đã đánh giá quá thấp “quản gia kỹ thuật số” này rồi!

Trước hết, tin nhắn tức thì không chỉ đơn thuần là gửi tin — trong nhóm chat có thể @ tất cả, trạng thái đã đọc/chưa đọc rõ ràng, không còn cảnh phải chạy theo đồng nghiệp hỏi “có thấy tin không?”. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể chia sẻ tài liệu ngay trong cuộc trò chuyện, người nhận chỉ cần mở ra là có thể chỉnh sửa, loại bỏ hoàn toàn “địa ngục email” kiểu “tôi gửi bạn, bạn sửa xong gửi lại tôi”.

Tiếp theo là quản lý lịch trình, các cuộc họp, deadline, hay cả những lần sếp đột kích kiểm tra, đều có thể thêm vào lịch Đinh Đinh chỉ với một thao tác, và tự động đồng bộ sang điện thoại để nhắc nhở. Đi trễ? Không tồn tại. Còn sắp xếp họp thì đúng là trợ thủ đắc lực — khi tạo cuộc họp, hệ thống tự động đề xuất khung giờ rảnh, một cú nhấp để bắt đầu họp video, ngay cả đồng nghiệp ở xa cũng như đang ngồi ngay bên cạnh.

Thêm nữa là tính năng chia sẻ tài liệu, hỗ trợ nhiều người cùng chỉnh sửa, ai sửa gì đều hiển thị rõ ràng, chấm dứt ác mộng lộn xộn phiên bản. Kết hợp với ổ lưu trữ đám mây, bạn không còn lo máy hỏng là mất dữ liệu.

Những tính năng này tuy tưởng riêng lẻ nhưng thực ra liên kết chặt chẽ với nhau, giống như một dàn nhạc giao hưởng im lặng, giúp giao tiếp, hợp tác, quản lý trôi chảy đến mức bay bổng, tạo nền tảng vững chắc cho các quy trình tự động hóa tiếp theo.

Vẫn còn đau đầu vì những quy trình phê duyệt lặp đi lặp lại mỗi ngày? Đừng lo, quy trình tự động hóa của Đinh Đinh giống như một trợ lý kỹ thuật số không bao giờ mệt mỏi, âm thầm giúp bạn xử lý mọi việc vụn vặt một cách gọn gàng. Từ đơn xin nghỉ phép đến phiếu thanh toán, chỉ cần thiết lập quy tắc, hệ thống sẽ tự động gửi tiếp, phân luồng, thậm chí dựa vào số tiền để quyết định có cần sếp duyệt hay không, biến “chờ ký duyệt” thành dĩ vãng.

Thậm chí việc phân bổ nhiệm vụ cũng có thể tự động hóa! Khi dự án khởi động, Đinh Đinh có thể “giao chính xác” các việc cần làm cho đúng người theo logic đã thiết lập, kèm theo thời hạn và mức độ ưu tiên. Nếu chậm xử lý? Đừng lo, thông báo nhắc nhở thông minh sẽ như một đồng nghiệp ân cần nhưng dai dẳng, nhẹ nhàng nhưng kiên quyết theo dõi tiến độ, thậm chí tự động nâng cấp mức độ nhắc nhở cho đến khi nhiệm vụ được mở ra.

Một công ty công nghệ từng chia sẻ: sau khi áp dụng quy trình tự động hóa, thời gian xử lý trung bình giảm từ 48 giờ xuống còn 3 giờ, mức độ hài lòng của nhân viên tăng vọt. Có người còn đùa: “Giờ tôi có thêm thời gian uống cà phê, vì không cần phải chạy theo sếp xin dấu nữa.”

Đây không phải là phép thuật, mà là thành quả của trí tuệ hóa quy trình. Đinh Đinh giao những công việc lặp lại cho máy móc, để con người tập trung vào những việc thực sự cần sáng tạo và tư duy — dù sao thì, chúng ta đến đây để tạo giá trị, chứ không phải để làm cái máy đóng dấu.

Sau khi tìm hiểu Đinh Đinh giúp bạn “lười biếng” mà vẫn thăng chức tăng lương thế nào, đã đến lúc tổ chức một “đại hội võ lâm văn phòng” — Đinh Đinh so tài cùng Microsoft Teams và Slack!

Slack giống như một du học sinh Mỹ ngầu ngầu, giao diện gọn gàng, tiện ích mở rộng nhiều, nhưng vừa gặp phải các “tuyệt kỹ văn phòng kiểu Trung” như duyệt đơn, chấm công, thanh toán, lập tức bối rối, như dùng đũa ăn bít tết. Còn Teams? Có hậu thuẫn là Office 365, xử lý văn bản cực mạnh, nhưng muốn tự động hóa phải dùng thêm Power Automate, cài đặt phức tạp đến mức khiến người dùng muốn sụp đổ, như lắp đồ nội thất IKEA vậy.

Ngược lại, Đinh Đinh đúng là “lập trình viên toàn diện trong giới văn phòng” — trò chuyện, họp video, lịch trình, tài liệu, phê duyệt, chấm công, việc cần làm đều liền mạch. Nó không chỉ tập trung vào giao tiếp như Slack, cũng không phải lắp ghép như Teams, mà đưa triết lý “một chạm là xong” yêu thích của doanh nghiệp Trung Quốc lên mức cực đỉnh. Ví dụ như xin nghỉ phép: bấm một cái, tự động thông báo sếp, đồng bộ lịch, cập nhật chấm công, ngay cả cô lao công ở phòng trà cũng biết hôm nay bạn vắng mặt.

Chưa kể đến nền tảng low-code YiDa của Đinh Đinh, cho phép cả người không chuyên IT cũng thiết kế được quy trình tự động hóa, đúng là “ai cũng có thể thành thiên tài IT”. So với các phần mềm khác, tự động hóa của họ hoặc quá đắt, hoặc quá khó. Vì vậy, không phải họ không tốt, mà là Đinh Đinh hiểu rõ hơn “nghệ thuật giải quyết điểm đau” của doanh nghiệp phương Đông — hiệu suất không chỉ là có nhiều tính năng, mà là ít rắc rối hơn.

Cách sử dụng Đinh Đinh hiệu quả

Muốn làm “ông chủ nhàn rỗi” trong văn phòng mà vẫn tăng doanh số vùn vụt? Các tính năng tự động hóa của Đinh Đinh chính là vũ khí bí mật của bạn! Đừng thủ công chấm công, duyệt đơn lặp lại, gửi thông báo từng nhóm nữa, những việc vụn vặt này hãy giao hết cho “tiểu đệ robot” Đinh Đinh. Ví dụ, dùng “quy trình thông minh” để thiết lập đơn nghỉ phép tự động duyệt, sếp bấm đồng ý một cái, hệ thống lập tức đồng bộ lịch, thông báo cho HR, ngay cả chị A Hoa ở phòng trà cũng biết mai bạn nghỉ, không nấu dư cà phê cho bạn.

Đừng hét to để tổ chức làm việc nhóm nữa. Sau khi tạo nhóm dự án, hãy tận dụng bộ ba “việc cần làm + thời hạn + nhắc nhở”, gán trách nhiệm rõ ràng cho từng người. Còn ác hơn nữa là “quy tắc tự động hóa” — chỉ cần ai tải lên tài liệu, hệ thống tự động @ các thành viên liên quan xem, nếu quá hạn chưa đọc? Tự động @ luôn sếp họ, nhẹ nhàng nhắc “có người chưa xem báo cáo nè~”.

Đừng chỉ dùng “DING một cái” để dọa người, hãy thiết lập DING tự động nhắc các mốc quan trọng, còn hiệu quả hơn cả đồng hồ báo thức. Kết hợp với “đồng bộ lịch tự động”, mọi việc như họp, deadline, đi công tác đều được tích hợp vào lịch cá nhân, không còn cảnh “quên mất hôm nay phải báo cáo” nữa. Hãy nhớ, hiệu suất thực sự không phải là bận rộn bay lên, mà là để hệ thống bay thay bạn, còn bạn thì thong thả uống cà phê, vẫn về đúng giờ. Đó mới là chân lý tối thượng của văn phòng hiện đại.