การทำงานอัตโนมัติด้วย DingTalk: ทำให้งานง่ายขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพเป็นสองเท่า

คุณเคยคิดไหมว่าสักวันหนึ่งการไปทำงานจะไม่ต้องลงเวลา ไม่ต้องตามอีเมล และไม่ต้องตามตื้อคนอื่นอีกต่อไป ในยุคที่แม้แต่เครื่องชงกาแฟยังเริ่มทำงานอัตโนมัติแล้ว สำนักงานก็คงไม่ยอมถูกทิ้งไว้ข้างหลังแน่นอน! และดิงดิง (DingTalk) ก็คือ "สายลับดิจิทัล" ที่แอบเปลี่ยนวิธีทำงานแบบเดิมๆ อย่างเงียบเชียบ มันไม่ใช่แค่เครื่องมือพูดคุยเท่านั้น แต่ยังเหมือนผู้ช่วยส่วนตัวที่พร้อมทำงานตลอด 24 ชั่วโมง ไม่เคยบ่น แถมยังช่วยจดบันทึก จัดตาราง และเตือนเจ้านายให้ประชุมได้อีกด้วย

ดิงดิงกับระบบออโตเมชันสำนักงานคืออะไร? พูดง่ายๆ ก็คือ การมอบหมายงานซ้ำซาก ยุ่งยาก จนอยากกลอกตาใส่ ให้ระบบจัดการแทนทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการอนุมัติใบลาอัตโนมัติ การเตือนกำหนดส่งงานอัจฉริยะ หรือการจัดสรรภารกิจตามสถานะงานว่าง-งานยุ่งของพนักงาน ดิงดิงเหมือนเวทมนตร์ในโลกแฮร์รี่ พอตเตอร์—คุณแค่สั่งคำสั่ง ที่เหลือมันจะจัดการเองให้เรียบร้อย

ที่น่าทึ่งไปกว่านั้น คือมันสามารถเชื่อมต่อกับระบบ ERP, CRM และระบบอื่นๆ ภายในองค์กร ทำให้ข้อมูลไหลลื่นราวกับน้ำจากก๊อก รายงานที่เคยใช้เวลาครึ่งวันในการรวบรวม ตอนนี้สร้างเสร็จภายในไม่กี่วินาที กระบวนการที่เคยต้องประชุมสามครั้งถึงจะยืนยันได้ ตอนนี้คลิกเดียวจบ นี่ไม่ใช่หนังไซไฟ แต่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจริงทุกวันในบริษัทหลายพันแห่ง

ดังนั้น แทนที่จะต่อสู้กับ Excel หรือทุกข์ทรมานจากอีเมลที่ล้นกล่อง ลองให้ดิงดิงช่วย "ขโมย" เวลาของคุณคืนมาดูสิ เพราะประสิทธิภาพที่แท้จริง ไม่ใช่การทำให้มากขึ้น แต่คือการทำให้ฉลาดขึ้น

เมื่อพูดถึงฟีเจอร์หลักของดิงดิง ก็เหมือนติดตั้ง "สมองอัจฉริยะ" ให้กับสำนักงาน ที่คอยดูแลทุกอย่างให้คุณตั้งแต่เช้าจรดค่ำ อย่าคิดว่ามันเป็นแค่เครื่องมือแชทเพียงอย่างเดียว เพราะคุณกำลังประเมินค่า "ผู้ดูแลสำนักงานดิจิทัล" คนนี้ต่ำไป!

ก่อนอื่น ฟีเจอร์ การสื่อสารแบบทันทีทันใด ไม่ใช่แค่ส่งข้อความธรรมดา—การสนทนาในกลุ่มสามารถ @ ทุกคนได้ สถานะอ่าน-ยังไม่อ่านเห็นชัดเจน ไม่ต้องวิ่งไล่ถามเพื่อนร่วมงานว่า "เห็นยัง?" อีกต่อไป ที่เจ๋งกว่านั้นคือ การแชร์ไฟล์ในแชท แล้วอีกฝ่ายเปิดไฟล์และแก้ไขได้ทันที หมดยุคของการส่งต่ออีเมล "ฉันส่งให้เธอ เธอแก้แล้วส่งกลับมา"

ต่อมาคือ การจัดการตารางนัดหมาย ทั้งการประชุม เดดไลน์ หรือการตรวจงานฉุกเฉินของเจ้านาย ทั้งหมดสามารถเพิ่มเข้าไปในปฏิทินดิงดิงได้ด้วยการคลิกเดียว และจะซิงค์อัตโนมัติกับการเตือนบนมือถือ ไม่มีอีกแล้วคำว่า "มาสาย" ส่วน การจัดการประชุม ยิ่งเทพ—เมื่อสร้างการประชุม ระบบจะแนะนำช่วงเวลาที่ว่างโดยอัตโนมัติ คลิกเดียวเริ่มการประชุมออนไลน์ แม้เพื่อนร่วมงานอยู่ต่างประเทศ ก็เหมือนนั่งอยู่ข้างๆ

ยังมีฟีเจอร์ การแชร์ไฟล์ ที่รองรับการทำงานร่วมกันหลายคน ใครแก้ไขอะไรตรงไหนเห็นได้ชัดเจน ฝันร้ายเรื่องเวอร์ชันสับสนสิ้นสุดลงแล้ว รวมถึงการจัดเก็บในคลาวด์ ทำให้ไม่ต้องกลัวข้อมูลหายเมื่อคอมพิวเตอร์เสีย

ฟีเจอร์เหล่านี้อาจดูแยกจากกัน แต่แท้จริงแล้วเชื่อมโยงกันอย่างแนบเนียน เหมือนวงออร์เคสตราที่เล่นเพลงอย่างไร้เสียง ทำให้การสื่อสาร ความร่วมมือ และการบริหารงานลื่นไหลราบรื่น พร้อมสำหรับกระบวนการอัตโนมัติในขั้นถัดไป

ยังปวดหัวกับกระบวนการอนุมัติที่ต้องทำซ้ำทุกวันหรือเปล่า? ไม่ต้องกังวล ระบบอัตโนมัติของดิงดิง เหมือนผู้ช่วยดิจิทัลที่ไม่เคยเหน็ดเหนื่อย คอยจัดการงานเล็กๆ น้อยๆ ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ตั้งแต่การขอลา ไปจนถึงการเบิกค่าใช้จ่าย เพียงตั้งกฎเกณฑ์ไว้ ระบบจะส่งต่อ กระจายงาน หรือแม้แต่ตัดสินใจว่าจะข้ามการอนุมัติของหัวหน้าหรือไม่ตามจำนวนเงิน ทำให้ "รอการเซ็นต์" ไม่ใช่อุปสรรคต่อประสิทธิภาพอีกต่อไป

ยังไม่หมดแค่นั้น การจัดสรรงานก็สามารถทำอัตโนมัติได้! เมื่อโครงการเริ่มต้น ดิงดิงสามารถส่งมอบงานต่างๆ ไปยังคนที่ถูกต้องตามตรรกะที่ตั้งไว้ พร้อมระบุวันครบกำหนดและความสำคัญ หากยังไม่มีใครดำเนินการ? ไม่ต้องกลัว การเตือนอัจฉริยะ จะทำหน้าที่เหมือนเพื่อนร่วมงานที่ใส่ใจแต่พูดมาก คอยตามงานอย่างอ่อนโยนแต่เด็ดขาด และยกระดับการเตือนขึ้นไปเรื่อยๆ จนกว่างานจะถูกเปิดดู

บริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งเคยแชร์กรณีศึกษา: หลังนำระบบอนุมัติอัตโนมัติมาใช้ เวลาดำเนินการเฉลี่ยลดจาก 48 ชั่วโมง เหลือเพียง 3 ชั่วโมง ความพึงพอใจของพนักงานพุ่งสูงขึ้นทันที มีคนถึงกับพูดติดตลกว่า "ตอนนี้มีเวลาจิบกาแฟเพิ่มขึ้นด้วย เพราะไม่ต้องวิ่งไล่เจ้านายให้เซ็นต์อีกต่อไป"

นี่ไม่ใช่เวทมนตร์ แต่คือผลลัพธ์ของ การฉลาดขึ้นของกระบวนการ ดิงดิงมอบงานที่ต้องทำซ้ำให้เครื่องจักร ปล่อยให้มนุษย์มุ่งเน้นงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และการตัดสินใจ—เพราะเราอยู่ที่นี่เพื่อสร้างคุณค่า ไม่ใช่มาเป็นเครื่องประทับตรา

เมื่อเราพูดถึงความสามารถของดิงดิงในการช่วยคุณ "ขี้เกียจ" แต่ยังได้รับการเลื่อนตำแหน่งและโบนัสแล้ว ถึงเวลาจัดศึก "ต่อสู้ในสำนักงาน" — ดิงดิงปะทะ Microsoft Teams และ Slack!

Slack เหมือนนักเรียนแลกเปลี่ยนชาวอเมริกันที่ดูเท่ หน้าตาเรียบง่าย มีปลั๊กอินให้เลือกมากมาย แต่เมื่อเจอเรื่องการอนุมัติ การลงเวลา การเบิกเงิน—ทักษะที่เรียกว่า "กังฟูสำนักงานสไตล์จีน"—มันจะงงงวยทันที เหมือนพยายามกินสเต็กด้วยตะเกียบ ส่วน Teams นั้น พึ่งพา Office 365 เป็นฐาน จัดการเอกสารได้ยอดเยี่ยม แต่ต้องอาศัย Power Automate แยกต่างหากเพื่อสร้างระบบอัตโนมัติ ซึ่งการตั้งค่านั้นซับซ้อนจนเหมือนประกอบเฟอร์นิเจอร์ IKEA ที่ทำให้คนหลายคนถึงกับท้อแท้

ในทางกลับกัน ดิงดิงคือ "นักพัฒนาแบบครบวงจรในวงการสำนักงาน"—การพูดคุย วิดีโอคอล ตารางนัดหมาย ไฟล์ การอนุมัติ การลงเวลา การทำงานต่างๆ ล้วนเชื่อมต่อกันอย่างไร้รอยต่อ มันไม่เหมือน Slack ที่เน้นแค่การสื่อสาร หรือ Teams ที่ต้องมารวมชิ้นส่วนต่างๆ เข้าด้วยกัน แต่ดิงดิงนำแนวคิด "คลิกเดียวจบ" ที่องค์กรจีนชื่นชอบ มาใช้ได้อย่างสุดขีด เช่น การขอลา แค่คลิกเดียว ระบบจะแจ้งหัวหน้าอัตโนมัติ ซิงค์กับปฏิทิน และอัปเดตข้อมูลการลงเวลา แม้แต่แม่บ้านในห้องพักน้ำก็รู้ทันทีว่าวันนี้คุณไม่อยู่

ยังไม่พูดถึงแพลตฟอร์ม "อี้ต้า" (YiDa) ที่เป็น Low-code ทำให้คนที่ไม่ใช่วิศวกรก็สามารถออกแบบกระบวนการอัตโนมัติได้ ราวกับ "ทุกคนคือผู้เชี่ยวชาญด้านไอที" เปรียบเทียบกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่ระบบอัตโนมัติของพวกเขานั้นไม่ก็แพงเกินไป หรือใช้ยากเกินไป ดังนั้น ไม่ใช่ว่าซอฟต์แวร์เหล่านั้นไม่ดี แต่ดิงดิงเข้าใจ "จุดเจ็บปวด" ขององค์กรแบบตะวันออกได้ดีกว่า—ประสิทธิภาพไม่ได้วัดจากฟีเจอร์มากมาย แต่คือการลดความยุ่งยากให้น้อยที่สุด

วิธีใช้ดิงดิงอย่างมีประสิทธิภาพ

อยากเป็น "เจ้านายที่ไม่ต้องทำอะไร" แต่งานกลับพุ่งทะยาน? ฟีเจอร์อัตโนมัติของดิงดิงคืออาวุธลับของคุณ! หยุดการลงเวลาด้วยมือ การอนุมัติซ้ำๆ หรือการส่งข้อความกลุ่ม มอบหมายงานเล็กๆ เหล่านี้ให้ "หุ่นยนต์น้อย" ของดิงดิงทำแทน เช่น ใช้ "กระบวนการอัจฉริยะ" ตั้งค่าให้การขอลาผ่านการอนุมัติอัตโนมัติ หัวหน้ากดยืนยันเพียงครั้งเดียว ระบบจะซิงค์ปฏิทิน แจ้ง HR โดยอัตโนมัติ แม้แต่แม่บ้านชื่ออาฮัวในห้องพักน้ำก็รู้ว่าพรุ่งนี้คุณไม่อยู่ จะได้ไม่ต้องต้มกาแฟให้คุณฟรี

การจัดการทีมก็อย่าใช้เสียงตะโกนอีกต่อไป เมื่อสร้างกลุ่มโปรเจกต์แล้ว ใช้เทคนิค "งานต้องทำ + กำหนดส่ง + การเตือน" พร้อมกันทีเดียว เพื่อกำหนดความรับผิดชอบของแต่ละคนให้ชัดเจน ยิ่งกว่านั้นคือ "กฎอัตโนมัติ"—เมื่อมีคนอัปโหลดไฟล์ ระบบจะ @ สมาชิกที่เกี่ยวข้องให้อ่านทันที หากยังไม่ได้อ่านเกินกำหนด? ระบบจะ @ เจ้านายเขาทันที พร้อมข้อความเตือนว่า "คนนี้ยังไม่อ่านรายงานเลยนะ~"

อย่าใช้ฟีเจอร์ "DING ทันที" เพียงเพื่อตกใจคนอื่น ตั้งค่า DING อัตโนมัติเพื่อเตือนจุดสำคัญ ซึ่งไว้ใจได้ยิ่งกว่านาฬิกาปลุก พร้อมกับ "การซิงค์ปฏิทินอัตโนมัติ" ที่รวมการประชุม เดดไลน์ และการเดินทางติดต่องานไว้ในปฏิทินส่วนตัว หมดปัญหา "ลืมวันนี้ต้องรายงาน" อีกต่อไป จำไว้ว่า ประสิทธิภาพที่แท้จริงไม่ใช่การวุ่นวายจนบินได้ แต่คือการให้ระบบบินแทนคุณ คุณนั่งจิบกาแฟอย่างสบายใจ และกลับบ้านตรงเวลา นี่แหละคือหลักการสูงสุดของสำนักงานยุคใหม่