إنشاء قاعدة معرفة RAG في DingTalk: دليل شامل خطوة بخطوة للشركات في هونغ كونغ

هل سبق أن سألت في مجموعة العمل: "أين وُضِعَ هذا العقد؟"، فبدأ الجميع بالبحث عشوائيًا كالفراخ المقطوعة الرؤوس، ليكتشفوا في النهاية أنه كان مختبئًا في مجلد سحابي شخصي لزميل ما؟ لا تقلق، هذه الكارثة ليست من نصيبك وحدك. لكن الآن، مع قاعدة المعرف RAG في دينج تانك (DingTalk)، يمكننا أخيرًا وضع حد لهذا المسرح الهزلي!

ما هو الـ RAG؟ لا تخف من هذا المصطلح الذي يبدو كاسم روبوت — فهو اختصار لعبارة "Retrieval-Augmented Generation" أو "التوليد المعزز بالاسترجاع". وببساطة، يعني أن الذكاء الاصطناعي لا يعتمد فقط على ذاكرته للإجابة، بل يستطيع استرجاع المعلومات فورًا من قاعدة معرف شركتك وإعطاء إجابات دقيقة. تخيل أن متدربًا جديدًا يسأل: "كيف يتم تقديم التقرير المالي للربع الماضي؟"، فتظهر له الوثيقة الصحيحة تلقائيًا قبل أن يرد المدير حتى.

بالنسبة للشركات في هونغ كونغ، فإن هذه الأداة تشبه المنقذ. فالبيئة السريعة والمتعددة اللغات والمعتمدة على التعاون بين الإدارات أصبحت طبيعية اليوم، وتُعدّ قاعدة معرف RAG في دينج تانك بمثابة مساعد خارق يتحدث الكانتونية والإنجليزية والمادارين، ويحفظ جميع الإجراءات القياسية (SOP). والأهم أنها مدمجة تمامًا مع نظام دينج تانك، حيث تتصل الرسائل بالتقويم والمستندات بسلاسة، دون الحاجة للتنقل بين خمس منصات لإتمام مهمة واحدة. أما الكفاءة؟ فهي بالتأكيد نتيجة ثانوية حتمية.

قبل أن نبدأ التنفيذ، علينا أولًا التفكير — فلا يمكن التسرع في التحضيرات.

"مهلاً يا رئيس، هل ننشئ قاعدة معرف RAG؟" إذا كنت على وشك طرح هذا السؤال، فتوقف للحظة، خذ نفسًا عميقًا، وفكر جيدًا في السبب الحقيقي وراء رغبتك في ذلك. لا تظن أن مجرد إنشاء قاعدة معرف يجعل شركتك شركة تقنية متقدمة — إلا إذا كنت تعرف بالضبط ما المشكلة التي تحاول حلها.

تخيل الموقف: قسم المالية يسأل باستمرار: "أين ملفات الإقرار الضريبي للسنة الماضية؟"، وقسم الموارد البشرية يعيد شرح سياسة الإجازات نفسها كل صباح، بينما يبحث الموظفون الجدد في مجموعات دينج تانك القديمة وكأنهم يلعبون لعبة كنز. هذه كلها إشارات تحذير! إنها تدل على حاجتك إلى قاعدة معرف ذات هدف واضح، وليس مجرد كومة من ملفات PDF وExcel.

الخطوة الأولى: اجمع ممثلي الأقسام في "جلسة شكوى جماعية" واستمع إلى أكثر العمليات تعقيدًا وأكثر المستندات صعوبة في الوصول إليها. ثم قم بتصنيف الاحتياجات: هل تريد تسريع التواصل الداخلي؟ تحسين كفاءة التدريب؟ أم توثيق الامتثال للأنظمة؟ يجب أن تكون الأهداف محددة، مثل "تقليل أسئلة الإدارة المتكررة بنسبة 50٪ خلال ثلاثة أشهر"، ولا تقل شيئًا غامضًا مثل "أريد أن تتحسن الشركة"، فهذا يشبه توقعات الأبراج.

تذكر أن الشركات في هونغ كونغ تعمل بوتيرة سريعة وتشهد نقصًا في الموارد، لذا لا ينبغي أن تتحول قاعدة المعرف إلى كابوس آخر من مؤشرات الأداء (KPI). حدد نطاقًا واضحًا وابدأ من الصغير — ركّز أولًا على حل المشكلتين الأكثر إلحاحًا في قسمين، ثم وسّع بعد تحقيق النجاح. لا تكن طماعًا، فطمعك قد يحوّل المشروع إلى أسطورة حضرية عن "قاعدة معرف استغرق بناؤها ستة أشهر ولم تُفعّل بعد".

بعد الانتهاء من التحضيرات وتحديد الاحتياجات بوضوح، حان الوقت للجزء الرئيسي — بدء إعداد قاعدة معرف RAG في دينج تانك! لا تتوتر، فهذا ليس تركيب أثاث من إيكيا، ولا تحتاج إلى قراءة كتيبات تعليمات معقدة، ولن يتبقى لديك براغي زائدة. فقط اتبع الخطوات، ويمكن لأي شخص تنفيذها، حتى ذلك المتدرب الذي يقضي يومه كله في اللعب.

أولًا، سجّل الدخول إلى لوحة إدارة دينج تانك، وابحث عن خاصية "قاعدة المعرف" أو "قاعدة المعرف الذكية" (قد تختلف مواقعها حسب النسخة، لكنها عادة ليست بعيدة جدًا). عند الدخول، سيطلب منك النظام تفعيل خدمة RAG — لا تتردد، اضغط على "تفعيل فورًا" بنفس الحسم الذي تطلبه فيه وجبة توصيل. بعد التفعيل، ستشعر وكأن باب عالم جديد قد انفتح أمامك.

ثم تأتي مرحلة تعيين الصلاحيات، وهي نقطة بالغة الأهمية. لا تدع قسم المالية يرى أكواد التطوير السرية، ولا تسمح للرئيس بحذف تقرير كتبه موظف جديد على مدى أسبوع عن طريق الخطأ. يمكنك ضبط صلاحيات العرض والتحرير حسب القسم أو الوظيفة أو حتى الشخص المحدد، بدقة تشبه تقطيع السوشي إلى شرائح متساوية. بعد ذلك، ابدأ في بناء هيكل التصنيف: الأسئلة الشائعة، أدلة المنتجات، الإجراءات الداخلية... اجعل أسماء الملفات واضحة وبديهية، وتجنب أسماء مثل "مجلدA_V2_النسخةالنهائية_الحقيقةالنهائية" التي تثير الارتباك.

وأخيرًا، لا تنسَ تفعيل ميزة البحث الذكية في RAG، بحيث عندما يطرح الموظف سؤالًا، يقترح النظام تلقائيًا المستندات ذات الصلة، تمامًا كما لو كان هناك زميل خبير متاح على مدار الساعة للمساعدة. بعد الانتهاء من الإعداد، اطلب من بعض الزملاء تجربة النظام، وقدم لهم كوب شاي بالحليب كهدية صغيرة، وجمع ملاحظاتهم. تذكر أن قاعدة المعرف موجودة لخدمة الناس، وليس لمجرد إظهار التطور التقني.

لقد تم إنشاء قاعدة المعرف، لكنها فارغة تمامًا، كمنزل فاخر تم تزيينه لكنه بلا أثاث — جميل المنظر، لكن لا يمكن العيش فيه. الآن حان دور جعلها "تعيش" فعلًا! تعبئة المحتوى ليست مجرد رمي الملفات بشكل عشوائي، بل تتطلب جمع "أصول المعرفة" في الشركة بطريقة منظمة: من الأسئلة الشائعة وتقارير المشاريع ونماذج العقود، وحتى القرارات الشفهية التي قالها الرئيس لكنها لم تُسجل قط، كلها كنوز.

نصيحة صغيرة: أطلق "جائزة المساهمة بالمعرفة"، وقم بمنحها شهريًا للموظف الذي يرفع أكبر عدد من المحتويات عالية الجودة. يمكن أن يكون الجائزة حق العمل من المنزل ليوم واحد — من لن يرغب بذلك؟ أيضًا، لا تنسَ إنشاء آلية مراجعة دورية، بحيث يقوم ممثلو الأقسام كل ثلاثة أشهر بمراجعة المحتوى للتأكد من عدم قدمه. فمثلاً، إذا ظل دليل الموارد البشرية يحتوي على نصوص قديمة بعد تحديث القوانين، فقد يحدث خطأ كبير!

استخدم عند الرفع ميزات الوسوم والتصنيف في RAG من دينج تانك، وتجنب انتشار أسماء ملفات مثل "التقرير_المالي_2023_final_v3(النسخة_الحقيقية_النهائية)". ننصح بتطبيق قاعدة تسمية موحدة مثل "القسم_نوع_الملف_السنة_الإصدار"، مما يحسن دقة البحث بشكل فوري. تذكر أن قاعدة المعرف ليست مستودعًا، بل كائن حي يتنفس — الصيانة المستمرة هي ما يجعلها تزداد ذكاءً مع الاستخدام، بدل أن تصبح مكبّ بيانات رقمي.

لقد تم بناء قاعدة المعرف، وتم ملؤها بالمحتوى، فهل نتركها الآن لتُجمع الغبار في الزاوية؟ هذا يشبه أنك أنفقت الكثير على تجهيز مطبخ فاخر، لكن جميع موظفي الشركة ما زالوا يشترون "فطائر السمك" من المحل السفلي — المشكلة ليست في المطبخ، بل في أن أحدًا لا يعرف كيف يستخدمه!

لذلك، التدريب ليس "خدمة إضافية" اختيارية، بل هو المعركة المصيرية التي تحدد نجاح أو فشل قاعدة المعرف RAG. لا تكتفِ بإرسال إشعار عام، فهذا يعادل وضع دليل الاستخدام في درج ليُصاب بالعفن. ننصح بتنظيم "يوم تجربة RAG في دينج تانك"، باستخدام ألعاب تفاعلية ومسابقات في طرح الأسئلة، ليتعلم الموظفون أثناء الضحك كيفية البحث، والسؤال، وحتى المساهمة بالمحتوى. من يجيب على أكبر عدد من الأسئلة بشكل صحيح، يحصل على جائزة مثل "تذكرة الإعفاء من العمل الإضافي" أو "الرئيس يحضر لي القهوة ليوم كامل"، وستكون نسبة المشاركة مرتفعة جدًا!

أما بالنسبة للتوعية، فالإجبار الإداري لا ينجح. لبناء ثقافة "الإبداع المشترك في المعرفة"، يجب تطبيق نظام النقاط — حيث يحصل الموظف على نقاط مقابل رفع ملف مفيد أو تصحيح معلومة خاطئة. والأفضل من ذلك، نظّم مسابقة بين الأقسام بعنوان "تحدي القوة المعرفية"، واعلن شهريًا عن القسم الذي قام بأكبر عدد من الاستعلامات وأعلى مساهمة، فبمجرد إثارة الحس بالفخر، سيختفي الكسل تلقائيًا.

وأخيرًا، عيّن "مدرب RAG" في كل قسم، ليتولى مهمة الإجابة على الأسئلة اليومية والتوعية الداخلية. لا يكون هذا المدرب مشرفًا صارمًا، بل "سفيرًا ودودًا" لقاعدة المعرف، ليجعل التكنولوجيا أقل برودة، ويجعل استخدام النظام عادة يومية.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!