Hướng dẫn chi tiết từng bước xây dựng kho kiến thức RAG trên DingTalk dành cho công ty Hồng Kông

Bạn đã từng thử hỏi trong nhóm công ty: "Tệp hợp đồng kia để ở đâu?" rồi mọi người cứ như ong vỡ tổ tìm lung tung, cuối cùng phát hiện nó nằm sâu trong thư mục đám mây cá nhân của một đồng nghiệp nào đó chưa? Đừng lo, đây không phải cơn ác mộng chỉ riêng bạn. Nhưng giờ đây, với Kho kiến thức RAG trên DingTalk, vở kịch vô lý này có thể chính thức khép lại rồi!

RAG là gì? Đừng sợ hãi bởi cái tên viết tắt nghe như tên robot này — thực ra nó là từ viết tắt của "Retrieval-Augmented Generation" (Tạo lập được tăng cường nhờ truy xuất). Nói đơn giản, tức là AI không chỉ trả lời dựa vào trí nhớ, mà còn có thể tra cứu tức thì từ kho kiến thức công ty bạn để đưa ra câu trả lời chính xác. Hãy tưởng tượng, khi nhân viên thực tập mới hỏi: "Cách nộp báo cáo tài chính quý trước như thế nào?", hệ thống sẽ ngay lập tức đẩy tệp quy trình đúng đắn, chưa kịp chờ quản lý trả lời tin nhắn, câu trả lời đã tự động hiện ra.

Với các doanh nghiệp Hồng Kông, đây quả thực là vị cứu tinh. Nhịp độ nhanh, đa ngôn ngữ, phối hợp liên phòng ban là điều thường thấy, và Kho kiến thức RAG trên DingTalk giống như một trợ lý siêu cấp hiểu tiếng Quảng Đông, tiếng Anh, tiếng Quan thoại, lại nhớ rõ mọi SOP. Quan trọng hơn, nó tích hợp sâu vào hệ sinh thái DingTalk, thông báo, lịch làm việc, tài liệu đều liền mạch, không cần chuyển qua lại năm nền tảng mới xong một việc. Hiệu suất? Đó là sản phẩm phụ chắc chắn sẽ có.

Tiếp theo, chúng ta hãy dùng đầu óc trước khi hành động — công tác chuẩn bị không thể sơ sài.

"Này sếp, mình có nên làm cái kho kiến thức RAG không?" Nếu bạn đang định hỏi câu này, hãy dừng lại một chút, hít thở sâu, suy nghĩ thật kỹ xem công ty bạn thực sự cần thứ này vì lý do gì. Đừng tưởng rằng chỉ cần tạo một kho kiến thức là tự động trở thành doanh nghiệp công nghệ cao — trừ khi bạn thực sự biết mình muốn giải quyết vấn đề gì.

Hãy hình dung: bộ phận tài chính luôn hỏi "Tệp khai thuế năm ngoái đi đâu mất rồi?", phòng nhân sự mỗi sáng đều phải lặp lại giải thích cùng một chính sách nghỉ phép, còn nhân viên mới thì như đang chơi trò săn kho báu, đào bới tin nhắn cũ trong các nhóm DingTalk. Những dấu hiệu này chính là lá cờ đỏ! Chúng cho thấy bạn cần một kho kiến thức có mục đích rõ ràng, chứ không phải chất đống những tệp PDF và Excel.

Bước đầu tiên, hãy triệu tập đại diện các phòng ban tổ chức một buổi "đại hội than vãn", nghe xem quy trình nào khó chịu nhất, loại dữ liệu nào khó tìm nhất. Sau đó phân loại nhu cầu: là để tăng tốc giao tiếp nội bộ? nâng cao hiệu quả đào tạo? hay lưu trữ đảm bảo tuân thủ? Mục tiêu phải cụ thể, ví dụ như "giảm 50% số lần hỏi lại các câu hỏi hành chính trong vòng ba tháng", đừng nói kiểu "tôi muốn công ty tốt hơn" mơ hồ như tử vi hàng tuần.

Hãy nhớ rằng, doanh nghiệp Hồng Kông nhịp độ nhanh, nhân sự hạn chế, kho kiến thức không thể trở thành một địa ngục KPI khác. Hãy xác định phạm vi rõ ràng, bắt đầu từ việc nhỏ — tập trung giải quyết hai vấn đề bức thiết nhất của hai phòng ban trước, thành công rồi hãy mở rộng. Đừng tham lam, tham lam thì sẽ biến thành truyền thuyết đô thị "xây dựng nửa năm vẫn chưa đi vào hoạt động".

Sau khi hoàn tất công tác chuẩn bị, nhu cầu cũng đã rõ ràng, đến phần quan trọng — tiến hành thiết lập kho kiến thức RAG trên DingTalk! Đừng căng thẳng, đây không phải lắp ráp đồ nội thất IKEA, không cần đọc hướng dẫn dày đặc như sách trời, cũng sẽ không dư ra mấy cái ốc vít kỳ lạ. Chỉ cần làm theo từng bước, kể cả nhân viên thực tập suốt ngày "lướt mạng" trong công ty bạn cũng có thể làm được.

Trước tiên, đăng nhập vào trang quản trị DingTalk, tìm chức năng "Kho kiến thức" hoặc "Kho kiến thức thông minh" (vị trí có thể hơi khác nhau tùy phiên bản, nhưng thường không giấu quá sâu). Vào bên trong, hệ thống sẽ nhắc bạn kích hoạt dịch vụ RAG — đừng do dự, nhấn "Kích hoạt ngay", dứt khoát như đặt đồ ăn外卖 vậy. Sau khi kích hoạt, bạn sẽ cảm thấy tầm nhìn bỗng nhiên rộng mở, như thể vừa mở cánh cửa dẫn đến một thế giới mới.

Tiếp theo là cấu hình quyền truy cập — đây là phần cực kỳ quan trọng. Đừng để bộ phận tài chính nhìn thấy mã nguồn bí mật của đội研发, cũng đừng để sếp vô tình xóa mất báo cáo mà nhân viên mới đã viết suốt một tuần. Bạn có thể thiết lập quyền xem và quyền chỉnh sửa theo phòng ban, chức vụ hoặc thậm chí theo cá nhân, chi tiết như cắt sushi vậy. Sau đó bắt đầu xây dựng cấu trúc phân loại: câu hỏi thường gặp, sổ tay sản phẩm, quy trình nội bộ... Tên gọi phải trực quan, đừng đặt kiểu "Thư mục A_V2_Bản cuối_Bản thật sự cuối cùng" khiến người khác phát điên.

Cuối cùng, đừng quên bật chức năng truy xuất thông minh của RAG, để khi nhân viên nhập câu hỏi, hệ thống có thể tự động gợi ý các tài liệu liên quan, giống như có một đồng nghiệp kỳ cựu luôn trực tuyến 24/7 giúp bạn tìm tài liệu. Sau khi thiết lập xong, hãy mời đồng nghiệp dùng thử, nhân tiện mời họ uống ly sữa đậu băng, thu thập phản hồi. Vì kho kiến thức là phục vụ con người, chứ không phải để phô diễn công nghệ.

Kho kiến thức đã xây xong, nhưng bên trong trống trơn, giống như một căn biệt thự trang trí đẹp đẽ nhưng chẳng có đồ đạc — nhìn thì đẹp, nhưng không sống được. Phần việc quan trọng tiếp theo là làm cho nó "sống" lên! Điền nội dung không phải là việc nhét bừa các tệp vào, mà cần thu thập một cách hệ thống những "tài sản tri thức" trong công ty: từ câu hỏi thường gặp, báo cáo dự án, mẫu hợp đồng, đến cả những quyết định chỉ do sếp nói miệng mà chưa từng ghi lại, đều là kho báu cả.

Mẹo nhỏ đây: Thiết lập "Giải thưởng đóng góp kiến thức", mỗi tháng trao cho nhân viên tải lên nhiều nội dung chất lượng nhất, phần thưởng có thể là quyền làm việc tại nhà một ngày — ai mà chẳng động lòng? Ngoài ra, đừng quên thiết lập cơ chế rà soát định kỳ, mỗi quý để đại diện các phòng ban kiểm tra xem nội dung đã lỗi thời chưa, ví dụ như sổ tay nhân sự sau khi luật lệ thay đổi, nếu vẫn còn dùng điều khoản cũ thì sẽ gây ra chuyện lớn đấy!

Khi tải lên, hãy tận dụng chức năng gắn thẻ và phân loại của RAG DingTalk, đừng để những tên tệp kiểu "Báo cáo tài chính 2023_final_v3 (Bản thật sự cuối cùng)" lan tràn. Gợi ý nên thống nhất quy tắc đặt tên, ví dụ "Phòng ban_Loại tài liệu_Năm_Phien bản", để độ chính xác khi tìm kiếm tăng vọt ngay lập tức. Hãy nhớ, kho kiến thức không phải kho chứa, mà là một cơ thể sống — duy trì liên tục, mới khiến nó càng dùng càng thông minh, chứ không biến thành bãi rác kỹ thuật số.

Kho kiến thức đã xong, nội dung cũng chất đầy, tiếp theo chắc chắn không thể để nó "bụi bám" trong một góc được chứ? Điều này giống như bạn bỏ tiền lớn cải tạo căn bếp đạt tiêu chuẩn năm sao, nhưng toàn bộ nhân viên công ty vẫn xuống dưới mua bánh cá — vấn đề không nằm ở căn bếp, mà là mọi người根本 không biết cách bật bếp!

Vì vậy, đào tạo không phải là "dịch vụ bổ sung" tùy chọn, mà là trận chiến then chốt quyết định sống chết của kho kiến thức RAG. Đừng nghĩ gửi một thông báo là xong, điều đó chẳng khác nào nhét cuốn hướng dẫn sử dụng vào ngăn kéo rồi để mốc meo. Gợi ý tổ chức "Ngày trải nghiệm RAG DingTalk", dùng các trò chơi tương tác, cuộc thi đặt câu hỏi giả lập... để nhân viên học cách tìm kiếm, đặt câu hỏi thậm chí đóng góp nội dung trong tiếng cười. Ai trả lời đúng nhiều nhất, phần thưởng có thể là "phiếu miễn làm thêm giờ" hay "sếp thay bạn uống cà phê một ngày", đảm bảo tỷ lệ tham gia bùng nổ!

Về mặt phổ biến, chỉ dựa vào mệnh lệnh hành chính thì không được. Muốn xây dựng văn hóa "cùng sáng tạo kiến thức", cần thiết lập hệ thống điểm thưởng — tải lên một tài liệu hữu ích, sửa một thông tin sai đều có thể đổi lấy phần thưởng. Hay hơn nữa, tổ chức cuộc thi "Thử thách sức mạnh kiến thức" giữa các phòng ban, mỗi tháng công bố đội nào có số lần tra cứu nhiều nhất, đóng góp tích cực nhất, một khi danh dự được nâng cao, tính ì sẽ tan biến.

Cuối cùng, chỉ định "Huấn luyện viên RAG" cho từng phòng ban, chịu trách nhiệm giải đáp thắc mắc hàng ngày và tuyên truyền nội bộ. Họ không phải giám sát viên, mà là "đại sứ ấm áp" của kho kiến thức, khiến công nghệ không còn lạnh lẽo, và việc sử dụng trở thành thói quen.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!