دليل إضافة أعضاء يدويًا إلى DingTalk: لجعل فريقك أكثر قوة

DingTalk، هل يبدو لك كأداة نجارة؟ خطأ! إنه "سكين سويسري" لإدارة الموارد البشرية في الشركات الحديثة، مخصص لعلاج جميع أشكال الفوضى داخل الفريق. تخيل أن الموظف الجديد لا يحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني أو إنشاء مجموعة أو البحث عن حساب، بل ينضم تلقائيًا بنقرات قليلة فقط – هذا ليس حلماً، بل هو واقع استخدام DingTalk.

في إدارة الموارد البشرية، لا يقتصر DingTalk على تسجيل الحضور والانصراف. فبنية المؤسسة واضحة تمامًا، وتوزيع الصلاحيات دقيق كعملية جراحية، حيث يمكن تنفيذ عمليات نقل الأقسام أو تغيير الرتب الوظيفية عبر واجهة مرئية بسهولة. والأفضل من ذلك، أن قاعدة بيانات الموظفين تتصل بشكل سلس مع أنظمة الحضور والموافقة وحتى الرواتب، ما يعني أن موظفي الموارد البشرية لم يعودوا مضطرين للنسخ واللصق بين خمسة أنظمة مختلفة حتى يشكّوا في حياتهم.

لماذا تختار DingTalk؟ لأنه يعتبر "الإرهاق" عدوه اللدود. إن العمليات التقليدية لإدارة الموارد البشرية تشبه الكاميرا القديمة – كل خطوة تحتاج إلى ضبط يدوي؛ أما DingTalk فهو مثل الهاتف الذكي: تمييز بالذكاء الاصطناعي، ومزامنة تلقائية، وإشعارات فورية، ويمكن حتى ضبط تذكير تلقائي لتسليم المهام عند الاستقالة. ومع التشفير الأمني وتدرج الصلاحيات، يصبح النظام فعالاً وآمناً في آنٍ واحد، مما يمنح الإدارة راحة البال ويُسعد موظفي الموارد البشرية.

لا تستهين بهذه الميزات، فهي الأساس الذي سنتحدث عنه فيما بعد حول "إضافة الموظفين بسرعة". وبوجود هذه البنية القوية، يصبح إضافة أعضاء جدد أمراً بسيطاً كالطلب من تطبيق توصيل طعام – في الفصل القادم، سنكشف عن هذه المهارة السحرية.

البدء السريع: كيفية إضافة أعضاء جدد في DingTalk

عندما ينمو فريقك مثل براعم الخيزران في الربيع، فلا يمكنك أن تترك الموظفين الجدد يقفون عند الباب ويسألون: "كيف أحددّ (Ding)؟" لا تقلق، عملية إضافة الموظفين في DingTalk بسيطة للغاية، وستتمكن من "تثبيت" شريكك الجديد في الفريق خلال خطوات قليلة. أولاً، افتح لوحة تحكم إدارة DingTalk، ثم انقر على "دليل الاتصال" → "إضافة عضو"، حيث يمكنك اختيار إدخال البيانات يدويًا (مثل الاسم ورقم الهاتف والقسم)، أو رفع ملف Excel لاستيراد البيانات بشكل جماعي – وهو الخيار الأمثل عندما تقوم بتوظيف عشرات الأشخاص دفعة واحدة في "عملية توسع كبيرة".

نصيحة صغيرة: عند إرسال الدعوة، تأكد من تفعيل خيار "الانضمام التلقائي للمجموعة"، بحيث ينضم العضو الجديد تلقائيًا إلى مجموعة القسم، وبالتالي لن تضطر إلى إضافته يدويًا وتتعرض للانتقاد بـ "نسيتني". أيضًا، لا تنسَ التحقق من صحة رقم الهاتف، وإلا ستتحول رسالة الدعوة إلى حالة "غير موجود" محرجة، تمامًا كما يحدث عند إرسال رسالة حب إلى الجار الخطأ.

هل هناك مشكلات شائعة؟ نعم! بعض الأشخاص لا يستقبلون رمز التحقق، وهنا يجب التحقق مما إذا كانوا قد سجلوا باستخدام رقم هاتف +852 في النسخة الدولية من DingTalk. الحل بسيط: قم بالتبديل بين الحسابات أو اتصل بالإدارة لربط الحساب يدويًا. بالإضافة إلى ذلك، بعد دخول الموظف الجديد، تأكد من تعيين القسم والوظيفة فورًا، وإلا سيظهر في دليل الاتصال كـ"موظف شبحي"، لا يمكن العثور عليه ولا إدارته بسهولة.

بعد إنجاز هذه الخطوات، سيصبح فريقك سريع الانطلاق، حيث يبدأ الموظفون الجدد العمل فورًا دون أي تأخير في التواصل!

توزيع الصلاحيات: جعل كل شخص يؤدي دوره بدقة

بعد إضافة الأعضاء الجدد، لا تكن متهاونًا وتمنح الجميع حق الوصول إلى "الأدراج" الخاصة بالشركة! في DingTalk، فإن توزيع الصلاحيات يشبه منح الموظفين مفاتيح مختلفة – المحاسب يحصل على مفتاح غرفة المالية، والمطوّر يحصل على مفتاح الخادم، ولا يمكن أبدًا أن نسمح لمصمم بالدخول إلى ملفات الرواتب، أليس كذلك؟ إن الإعداد الصحيح للصلاحيات لا يحمي فقط من التسريبات الداخلية، بل ويمنع الأخطاء التي قد تسبب فوضى في المجموعات بأكملها.

ادخل إلى "لوحة الإدارة" → "إدارة الصلاحيات"، حيث يمكنك مثل لعبة أدوار، أن "تضيف نقاط مهارة" لكل وظيفة. النظام يحتوي على مستويات محددة مسبقًا مثلالمؤسس، المدير، المدير الفرعي، العضو العادي، لكن الأداة الحقيقية هي إمكانية إنشاء أدوار مخصصة! على سبيل المثال، يمكن لمسؤول المشروع أن يرى جميع جداول العمل دون أن يتمكن من حذف قسم، ويمكن لموظف الموارد البشرية تصدير بيانات الحضور دون رؤية الملفات التقنية. يمكن تخصيص كل وظيفة بدقة، حتى التفاصيل الصغيرة مثل "إمكانية بدء اجتماع بث مباشر" لا تُهمل.

تذكر مراجعة الصلاحيات بشكل دوري، وإلا قد يستمر الموظفون السابقون في متابعة اجتماعاتك السرية أسبوعيًا. فالصلاحيات ليست شيئًا يتم ضبطه مرة واحدة، بل يجب تعديلها ديناميكيًا مع نمو الفريق – ففي النهاية، من منا يريد أن يرى متدربًا عن طريق الخطأ ينشر جدول مواعيد المدير الشخصي على تقويم الشركة بأكملها؟

بعد الانتهاء من توزيع الصلاحيات، حان الوقت لجعل الفريق "يبدو جميلًا"! لا تفهم الأمر خطأ، فنحن لا نتحدث عن الشكل الجسدي، بل عن الهيكل التنظيمي – الهيكل العظمي الواضح والمنظم للفريق. تخيل لو كانت شركتك مثل وعاء حساء فوضوي، حيث لا يعرف أحد من يكون الآخر، حينها لن يُنقذك حتى أقوى نظام في العالم.

إعداد الهيكل التنظيمي في DingTalk أمر سهل كتركيب مكعبات الليغو، قطعة فوق الأخرى. ادخل إلى "إدارة دليل الاتصال"، ثم انقر على "إضافة قسم"، وأدخل الاسم واختر القسم الأعلى، وهكذا تكون قد انتهيت! يمكنك التقسيم بمرونة حسب الوظيفة أو المنطقة أو المشروع، مثل "قسم التسويق"، أو "مكتب تايبيه"، أو "فريق مشروع 11.11". هل تريد التعديل؟ حرره مباشرة. هل أنشأت قسمًا زائدًا؟ احذفه دون تردد.

الهيكل التنظيمي الجيد ليس جميل المنظر فحسب، بل يتزامن تلقائيًا مع الصلاحيات وقواعد الحضور وسير عمل الموافقات. فحين ينضم موظف جديد، يُعطى تلقائيًا جميع الموارد والدور المناسب بمجرد إدراجه في القسم الصحيح، دون الحاجة إلى إعدادات يدوية متكررة. إنها كأن تعطي كل موظف خريطة مترو، توضح له أين هو الآن، وأين يجب أن يذهب، بكل وضوح. لا تدع فريقك يشبه متاهة، استخدم DingTalk لترتيب الهيكل، ليصبح بإمكان الموارد البشرية أن "تتحرك" فعلًا!

مهارات متقدمة: رفع كفاءة إدارة الموارد البشرية

بعد إعداد الهيكل التنظيمي، حان الوقت لجعل عملية "إضافة الموظفين" سهلة كطلب وجبة طعام! لا داعي لإضافة الموظفين يدويًا واحدًا تلو الآخر، فميزة التشغيل الجماعي في DingTalk هي المنقذ الحقيقي لموظفي الموارد البشرية. كل ما عليك فعله هو تنزيل القالب، وتعبئة بيانات الموظفين (الاسم، القسم، الوظيفة، رقم الهاتف...إلخ)، ثم رفع الملف، وفي ثانية واحدة يتم إنهاء تسجيل مئة موظف، قبل أن تنتهي من فنجان القهوة، يكون الفريق قد اكتمل!

والأكثر إثارة هي الإعدادات الآلية – تخيل أن الموظف الجديد بمجرد انضمامه، يستقبل رسالة ترحيب تلقائيًا، ويُضاف إلى المجموعات، وتُرسل إليه مهام التدريب، بل ويتم تسجيل حضوره في أول يوم عمل. من خلال ميزة "الموظف الذكي" و"أتمتة العمليات بالروبوت (RPA)"، يمكنك تحديد شروط تشغيل، مثل "عند انضمام عضو جديد إلى قسم التسويق"، فتُنفذ سلسلة من الإجراءات تلقائيًا، لتوفير الوقت الضائع في المهام المتكررة، وتُتيح لك التركيز على تخطيط حفل نهاية العام بدلًا من الجلوس أمام لوحة المفاتيح كل يوم.

وهناك عدة نصائح صغيرة مخبأة في الزوايا بانتظار اكتشافك لها: قم بتفعيل "مزامنة بريد الشركة" لتجنب تضارب البيانات، وعيّن "تذكيرات المهام" لمتابعة التغييرات غير المكتملة في الموارد البشرية، واستخدم "التسميات التصنيفية" لتصفية المجموعات بسرعة (مثل "المتدربين" أو "الموظفين عن بُعد"). هذه الوظائف الصغيرة قد تبدو بسيطة، لكن تراكمها يجعل كفاءة إدارتك تحلق في السماء، وتجعل زملاءك يتساءلون إن كنت قد استأجرت سكرتيرًا ذكيًا يعمل بالذكاء الاصطناعي!