Hướng dẫn tăng cường nhân sự trên DingTalk: Giúp đội ngũ của bạn mạnh hơn

DingTalk, nghe có vẻ như một công cụ thợ mộc? Sai rồi! Đây chính là "con dao Thụy Sĩ" trong quản lý nhân sự hiện đại, chuyên trị mọi chứng rối loạn nhóm. Hãy tưởng tượng, khi nhân viên mới đến nhận việc, bạn không còn phải cuống cuồng gửi email, tạo nhóm, tìm tài khoản nữa, mà chỉ cần vài cú chạm nhẹ, người mới đã tự động gia nhập đội ngũ — điều này không phải mơ, mà là chuyện thường ngày trên DingTalk.

Trong quản lý nhân sự, DingTalk không đơn thuần chỉ là công cụ chấm công. Cơ cấu tổ chức rõ ràng từng chi tiết, phân quyền chính xác như phẫu thuật, mọi thao tác từ điều chuyển bộ phận đến thay đổi cấp bậc đều được thực hiện trực quan. Tuyệt hơn nữa, cơ sở dữ liệu nhân viên có thể kết nối liền mạch với hệ thống điểm danh, phê duyệt, thậm chí cả hệ thống lương thưởng. Nhân sự giờ đây không còn phải copy-paste qua lại giữa năm bảy hệ thống đến hoài nghi cuộc đời.

Tại sao nên chọn DingTalk? Vì nó coi "rắc rối" là kẻ thù. Quy trình HR truyền thống giống như chiếc máy ảnh cũ – mỗi bước đều phải căn chỉnh tay; còn DingTalk như điện thoại thông minh, nhận diện AI, đồng bộ tự động, thông báo tức thì, ngay cả việc bàn giao khi nghỉ việc cũng có thể thiết lập nhắc nhở tự động. Cộng thêm mã hóa dữ liệu và phân tầng quyền hạn, vừa hiệu quả lại an toàn, sếp yên tâm, nhân sự vui vẻ.

Đừng xem nhẹ những tính năng này, chúng chính là nền tảng vững chắc cho thao tác "thêm người nhanh chóng" mà ta sắp đề cập. Với nền tảng mạnh mẽ này, việc thêm thành viên mới sẽ đơn giản như đặt món ăn外卖 — sang chương tiếp theo, chúng ta sẽ bật mí kỹ năng thần kỳ này.

Hướng dẫn nhanh: Cách thêm thành viên mới trên DingTalk

Khi đội ngũ của bạn phát triển nhanh như măng mùa xuân, bạn không thể để nhân viên mới đứng ngoài cửa gõ cửa hỏi “Xin hỏi, làm sao vào được DingTalk vậy?”. Đừng lo, việc thêm người trên DingTalk cực kỳ đơn giản, chỉ vài bước là đã “đinh” ngay đồng đội mới vào nhóm! Trước tiên, mở trang quản trị DingTalk, chọn “Danh bạ” → “Thêm thành viên”, bạn có thể chọn nhập thủ công tên, số điện thoại, bộ phận… hoặc tải lên file Excel để nhập hàng loạt — phù hợp khi tuyển dụng ồ ạt trong “chiến dịch mở rộng”.

Mẹo nhỏ: Khi gửi lời mời, hãy tích chọn “Tự động tham gia nhóm”, người mới vừa vào đã tự động nhảy vào nhóm bộ phận, tránh tình trạng bạn phải kéo từng người một rồi bị phàn nàn “sao quên tôi?”. Ngoài ra, nhớ kiểm tra kỹ số điện thoại, nếu không tin nhắn mời từ hệ thống sẽ rơi vào trạng thái “không tìm thấy người nhận”, y như việc bạn gửi thư tình lại gửi nhầm sang nhà hàng xóm.

Có vấn đề thường gặp không? Có chứ! Một số người không nhận được mã xác minh, lúc này hãy kiểm tra xem họ có dùng số điện thoại +852 để đăng ký phiên bản quốc tế DingTalk hay không. Cách giải quyết rất đơn giản: chuyển tài khoản hoặc liên hệ quản trị viên để buộc liên kết. Ngoài ra, sau khi nhân viên mới vào, hãy nhanh chóng thiết lập bộ phận và chức vụ, nếu không họ sẽ trở thành “nhân viên ma” trong danh bạ — tìm không thấy, quản lý cũng khó.

Hoàn tất những việc này, đội ngũ của bạn sẽ như được lắp thêm bộ tăng tốc, người mới online tức thì, giao tiếp không độ trễ!

Phân quyền: Đảm bảo ai cũng làm đúng vị trí của mình

Thành viên mới đã xong, tiếp theo đừng buông lỏng, để ai cũng có thể mở tung mọi “ngăn kéo” của công ty bạn! Trên DingTalk, phân quyền giống như việc phát chìa khóa khác nhau cho nhân viên — kế toán cầm chìa khóa phòng tài chính, kỹ sư giữ chìa khóa máy chủ, chứ chẳng lẽ để designer đi sửa bảng lương sao? Thiết lập quyền hợp lý không chỉ ngăn rò rỉ nội bộ mà còn tránh những thao tác nhầm khiến cả nhóm lao đao.

Vào “Trang quản trị” → “Quản lý quyền hạn”, bạn có thể như đang chơi game nhập vai, “cấp kỹ năng” cho từng vị trí khác nhau. Hệ thống mặc định có các cấp như Người sáng lập, Quản trị viên, Quản trị viên phụ, Thành viên bình thường, nhưng điểm mạnh thật sự nằm ở tùy chỉnh vai trò! Ví dụ, Trưởng dự án có thể xem toàn bộ tiến độ, nhưng không được xóa bộ phận; Nhân sự có thể xuất dữ liệu chấm công, nhưng không xem được thư mục tài liệu kỹ thuật. Mỗi chức năng đều có thể chọn lọc tỉ mỉ, kể cả chi tiết nhỏ như “có được phép khởi tạo hội nghị livestream hay không” cũng không bỏ sót.

Nhớ định kỳ kiểm tra lại quyền hạn, nếu không nhân viên đã nghỉ việc vẫn có thể âm thầm theo dõi các cuộc họp mật hàng tuần của bạn. Phân quyền không phải “đặt một lần cho mãi mãi”, mà cần điều chỉnh linh hoạt theo sự phát triển của đội ngũ — dù sao thì, chẳng ai muốn thực tập sinh vô tình đồng bộ lịch riêng tư của sếp lên toàn bộ lịch công ty cả, đúng không?

Sau khi phân quyền xong, đến lúc giúp đội nhóm “trông đẹp mắt” rồi! Đừng hiểu lầm, chúng tôi không nói về nhan sắc hay vóc dáng, mà là cơ cấu tổ chức — bộ khung rõ ràng, ngăn nắp cho đội ngũ. Hãy tưởng tượng, nếu công ty bạn lộn xộn như nồi lẩu thập cẩm, chẳng ai biết ai là ai, thì dù DingTalk có mạnh đến đâu cũng không cứu nổi.

Thiết lập cơ cấu tổ chức trên DingTalk cực kỳ đơn giản, như xếp lego vậy, từng khối từng khối ráp lại với nhau. Vào “Quản lý danh bạ”, nhấn “Thêm bộ phận”, nhập tên, chọn bộ phận cấp trên là xong! Bạn có thể linh hoạt chia theo chức năng, khu vực hoặc dự án, ví dụ như “Bộ phận Marketing”, “Văn phòng Đài Bắc” hay “Nhóm Dự án Ngày Độc thân”. Muốn sửa đổi? Chỉ cần chỉnh sửa trực tiếp; phát hiện tạo thừa? Dứt khoát xóa ngay không do dự.

Một cơ cấu tổ chức tốt không chỉ đẹp về mặt hình thức, mà còn tự động đồng bộ quyền hạn, quy tắc chấm công và quy trình phê duyệt. Khi đồng nghiệp mới gia nhập, chỉ cần đưa vào bộ phận tương ứng, họ sẽ lập tức được cấp đủ nguồn lực và vai trò cần thiết, không cần thiết lập thủ công từng thứ một. Điều này giống như phát cho mỗi nhân viên một bản đồ tàu điện ngầm, ai ở trạm nào, cần đi hướng nào, nhìn một cái là rõ. Đừng để đội nhóm bạn như mê cung, hãy dùng DingTalk sắp xếp lại cấu trúc, để nguồn nhân lực thực sự “chạy” hiệu quả!

Kỹ thuật nâng cao: Tăng hiệu suất quản lý nhân sự

Sau khi hoàn tất cơ cấu tổ chức, đến lúc biến việc “thêm người” thành hành động dễ dàng như đặt món外卖! Đừng thêm nhân viên từng người một nữa, chức năng thao tác hàng loạt của DingTalk thực sự là cứu tinh cho bộ phận nhân sự. Bạn chỉ cần tải mẫu về, điền đầy đủ thông tin nhân viên (tên, bộ phận, chức vụ, số điện thoại…), tải lên là xong trong một nốt nhạc — chưa kịp uống xong ly cà phê, đội ngũ đã được mở rộng xong xuôi.

Còn tuyệt hơn nữa là tự động hóa thiết lập — hãy tưởng tượng, ngay khi nhân viên mới gia nhập, hệ thống tự động gửi tin nhắn chào mừng, phân bổ vào nhóm, đẩy nhiệm vụ đào tạo, thậm chí giúp họ chấm công ngày đầu đi làm. Thông qua “Nhân sự thông minh” và “Tự động hóa quy trình robot (RPA)”, bạn có thể thiết lập điều kiện kích hoạt, ví dụ như “khi thành viên mới gia nhập Bộ phận Marketing”, hệ thống sẽ tự động thực hiện loạt hành động tiếp theo, tiết kiệm thời gian thao tác lặp lại, để bạn tập trung vào việc lên kế hoạch tiệc tất niên thay vì suốt ngày gõ bàn phím.

Còn vài mẹo nhỏ ẩn sâu chờ bạn khám phá: Bật chức năng “Đồng bộ hòm thư doanh nghiệp” để tránh sai lệch dữ liệu, thiết lập “Nhắc nhở công việc chờ xử lý” để tự động theo dõi các thay đổi nhân sự chưa hoàn tất, hoặc dùng “Nhãn nhóm” để lọc nhanh các đối tượng cụ thể (ví dụ như “thực tập sinh” hay “nhân viên từ xa”). Những tính năng tưởng chừng nhỏ bé này, khi cộng lại, có thể đưa hiệu suất quản lý của bạn lên tận mây xanh, khiến đồng nghiệp nghi ngờ bạn đã bí mật thuê một trợ lý AI rồi đấy!