คู่มือการใช้งาน DingTalk พร้อมเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

DingTalk ฟังดูเหมือนเครื่องมือช่างไม้ใช่ไหม? ผิดแล้ว! มันคือ "มีดสวิส" สำหรับงานทรัพยากรบุคคลในองค์กรยุคใหม่ เอาไว้รักษาอาการปั่นป่วนของทีมงานได้อย่างแม่นยำ ลองนึกภาพว่า เมื่อมีพนักงานใหม่มาเริ่มงาน คุณจะไม่ต้องวุ่นวายส่งอีเมล สร้างกลุ่ม หรือตามหาบัญชีผู้ใช้อีกต่อไป เพียงแค่แตะไม่กี่ครั้ง พนักงานใหม่ก็เข้าระบบและเข้ากลุ่มโดยอัตโนมัติ—นี่ไม่ใช่ความฝัน แต่คือเรื่องปกติของ DingTalk

ในการบริหารทรัพยากรบุคคล DingTalk ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือลงเวลาทำงานเท่านั้น โครงสร้างองค์กรของมันชัดเจนเห็นภาพ ระบบกำหนดสิทธิ์ใช้งานละเอียดแม่นยำราวกับผ่าตัด ไม่ว่าจะเป็นการย้ายแผนก หรือเปลี่ยนตำแหน่งงาน ก็สามารถทำได้แบบมองเห็นทั้งกระบวนการ นอกจากนี้ ฐานข้อมูลพนักงานยังเชื่อมต่อกับระบบลงเวลา ระบบอนุมัติงาน และแม้แต่ระบบเงินเดือนได้อย่างไร้รอยต่อ หมดปัญหา HR ต้องคัดลอก-วางข้อมูลไปมาระหว่าง 5 ระบบจนเริ่มสงสัยชีวิต

ทำไมถึงควรเลือก DingTalk? เพราะมันถือ “ความยุ่งยาก” เป็นศัตรูตัวฉกาจ หากเปรียบกระบวนการ HR แบบเดิมๆ เป็นกล้องฟิล์มรุ่นเก่าที่ต้องโฟกัสเองทุกขั้นตอน DingTalk ก็เหมือนสมาร์ทโฟนที่มี AI ช่วยจำ ซิงค์ข้อมูลอัตโนมัติ และแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ แม้แต่ขั้นตอนส่งมอบงานตอนลาออก ก็ตั้งให้มีการเตือนอัตโนมัติได้ อีกทั้งยังมีการเข้ารหัสข้อมูลและการแบ่งระดับสิทธิ์อย่างปลอดภัย ทั้งมั่นใจสำหรับหัวหน้า และสบายใจสำหรับทีม HR

อย่าได้ดูถูกฟีเจอร์พวกนี้ เพราะมันคือพื้นฐานสำคัญที่จะนำไปสู่ “การเพิ่มพนักงานอย่างรวดเร็ว” ที่เราจะพูดถึงในตอนต่อไป เมื่อมีพื้นฐานที่แข็งแกร่งขนาดนี้ การเพิ่มสมาชิกใหม่ก็จะง่ายดั่งการสั่งอาหารเดลิเวอรี่ — ในบทต่อไป เราจะมาเปิดโหมดพิเศษนี้กัน

เริ่มใช้งานอย่างรวดเร็ว: วิธีเพิ่มสมาชิกใหม่บน DingTalk

เมื่อทีมงานของคุณเติบโตเร็วดั่งยอดไผ่ในฤดูใบไม้ผลิ คุณคงไม่อยากให้พนักงานใหม่ต้องยืนรอหน้าประตูถามว่า “ขอโทษนะครับ ฉันจะเข้า DingTalk ยังไง?” อย่ากังวล การเพิ่มพนักงานใน DingTalk ทำได้ง่ายมาก เพียงไม่กี่ขั้นตอน ก็สามารถ “ตอกหมุด” พนักงานคนใหม่ให้เข้าทีมได้ทันที เริ่มจากเปิดหน้าหลังบ้าน (Admin Console) ของ DingTalk เลือก “รายชื่อ” → “เพิ่มสมาชิก” จากนั้นคุณสามารถป้อนชื่อ เบอร์โทรศัพท์ แผนก ฯลฯ ได้ทีละคน หรืออัปโหลดไฟล์ Excel เพื่ออัปโหลดข้อมูลจำนวนมากได้ในครั้งเดียว—เหมาะมากสำหรับช่วง “ปฏิบัติการขยายทีม” ที่รับพร้อมกันทีเดียวหลายสิบคน

เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ: เมื่อส่งคำเชิญ ให้เลือกช่อง “เข้าร่วมกลุ่มโดยอัตโนมัติ” ด้วย พอพนักงานใหม่เข้ามา ก็จะถูกเพิ่มเข้ากลุ่มแผนกทันที ไม่ต้องมานั่งชักเย่อให้คนบ่นว่า “ลืมฉันอีกแล้ว!” อีกอย่าง อย่าลืมตรวจสอบเบอร์โทรศัพท์ให้ถูกต้อง มิฉะนั้นข้อความเชิญจากระบบอาจกลายเป็น “ไม่พบผู้ใช้งาน” ได้ คล้ายๆ กับส่งจดหมายรักไปผิดบ้านเพื่อนบ้าน

มีปัญหากันบ้างไหม? มี! เช่น บางคนไม่ได้รับรหัสยืนยัน กรณีนี้ให้ตรวจสอบว่าเขาได้ลงทะเบียนใช้ DingTalk เวอร์ชันสากลด้วยเบอร์โทรศัพท์ +852 หรือไม่ วิธีแก้ก็ง่ายมาก: เปลี่ยนบัญชี หรือติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อผูกบัญชีบังคับ อีกอย่าง เมื่อพนักงานใหม่เข้ามาแล้ว อย่าลืมตั้งค่าแผนกและตำแหน่งทันที มิฉะนั้นพวกเขาจะกลายเป็น “พนักงานผี” ในรายชื่อ หาไม่เจอ จัดการก็ยาก

แค่นี้ ทีมของคุณก็จะเร็วเหมือนติดเทอร์โบ พนักงานใหม่เข้าระบบได้ทันที การสื่อสารไม่มีดีเลย์!

การจัดสรรสิทธิ์: ให้ทุกคนทำหน้าที่ของตนเองอย่างเหมาะสม

เมื่อเพิ่มพนักงานใหม่เรียบร้อยแล้ว ต่อไปอย่าปล่อยให้ทุกคนสามารถเข้าถึง “ลิ้นชัก” ของบริษัทได้ทั้งหมด! ใน DingTalk การ จัดการสิทธิ์ เปรียบเสมือนการแจกกุญแจที่ต่างกันให้กับพนักงาน—นักบัญชีได้กุญแจห้องการเงิน วิศวกรได้กุญแจเซิร์ฟเวอร์ คงไม่ให้ดีไซเนอร์มาแก้ไขสลิปเงินเดือนใช่ไหม? การตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสม ไม่เพียงช่วยป้องกันคนภายในที่อาจก่อความเสียหาย แต่ยังป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาดที่อาจทำให้กลุ่มงานทั้งบริษัทระส่ำระสายได้

เข้าสู่ “หน้าหลังบ้าน” → “การจัดการสิทธิ์” คุณสามารถปรับแต่งสิทธิ์ให้กับแต่ละตำแหน่งได้ดั่งเล่นเกมสวมบทบาท ระบบมีระดับผู้ใช้เริ่มต้นไว้แล้ว เช่น ผู้ก่อตั้ง, ผู้ดูแลระบบ, ผู้ดูแลระบบย่อย, สมาชิกทั่วไป แต่ที่เจ๋งจริงๆ คือการสร้างบทบาทเองได้! ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการสามารถดูตารางงานทั้งหมดได้ แต่ห้ามลบแผนก ส่วน HR สามารถส่งออกข้อมูลการลงเวลาได้ แต่ไม่สามารถดูโฟลเดอร์เอกสารเทคนิคได้ ทุกฟีเจอร์สามารถเลือกตั้งค่าได้ละเอียด แม้แต่รายละเอียดเล็กๆ อย่าง “สามารถเริ่มการประชุมผ่านไลฟ์สดได้หรือไม่” ก็ไม่ปล่อยผ่าน

อย่าลืมตรวจสอบสิทธิ์เป็นประจำ มิฉะนั้นพนักงานที่ลาออกไปแล้ว อาจยังแอบเข้ามาดูการประชุมลับรายสัปดาห์ของคุณอยู่ก็ได้ การตั้งค่าสิทธิ์ไม่ใช่ทำครั้งเดียวจบ แต่ต้องปรับเปลี่ยนตามการเติบโตของทีม—เพราะใครจะอยากให้พนักงานฝึกงานเผลอซิงค์กำหนดการส่วนตัวของเจ้านายไปไว้ในปฏิทินสาธารณะของบริษัทล่ะ?

เมื่อจัดการสิทธิ์เสร็จแล้ว ต่อไปก็ถึงเวลา “จัดทีมให้สวยเป๊ะ” แล้ว! อย่าเข้าใจผิดนะ ที่พูดถึงนี่ไม่ใช่รูปร่างหน้าตา แต่คือโครงสร้างองค์กร—โครงกระดูกของทีมงานที่ชัดเจนและเป็นระบบ ลองนึกภาพว่า ถ้าบริษัทของคุณยุ่งเหยิงเหมือนหม้อต้มรวม แยกไม่ออกว่าใครเป็นใคร แม้ DingTalk จะทรงพลังแค่ไหน ก็ช่วยอะไรไม่ได้

การตั้งค่าโครงสร้างองค์กรบน DingTalk ง่ายดั่งเล่นเลโก้ วางชิ้นส่วนทีละชิ้นลงไป แค่เข้า “การจัดการรายชื่อ” กด “เพิ่มแผนก” ใส่ชื่อ และเลือกแผนกเหนือขึ้นไป ก็เรียบร้อย! คุณสามารถแบ่งตามหน้าที่ ภูมิภาค หรือโครงการได้อย่างยืดหยุ่น เช่น “แผนกการตลาด” “สำนักงานไทเป” หรือ “ทีมโครงการ 11.11” ต้องการแก้ไข? แก้ได้ทันที ถ้าเผลอสร้างซ้ำ? ลบทิ้งได้ทันควัน

โครงสร้างองค์กรที่ดีไม่ได้แค่ดูดี แต่ยังซิงค์ข้อมูลสิทธิ์ การลงเวลา และขั้นตอนการอนุมัติโดยอัตโนมัติ เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามา เพียงแค่ระบุแผนกที่เกี่ยวข้อง เขาก็จะได้รับทรัพยากรและบทบาทที่จำเป็นทันที โดยไม่ต้องตั้งค่าทีละอย่าง ราวกับแจกแผนที่รถไฟฟ้าให้ทุกคน รู้ว่าตัวเองอยู่สถานีไหน และควรไปทางไหนอย่างชัดเจน อย่าปล่อยให้ทีมงานของคุณเป็นเหมือนเขาวงกต ใช้ DingTalk จัดโครงสร้างให้ชัดเจน เพื่อให้ทรัพยากรบุคคล “เคลื่อนไหว” ได้อย่างแท้จริง!

เทคนิคขั้นสูง: เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการทรัพยากรบุคคล

เมื่อจัดโครงสร้างเรียบร้อยแล้ว ต่อไปก็ถึงเวลาทำให้ “การเพิ่มพนักงาน” ง่ายดั่งสั่งอาหารเดลิเวอรี่! หยุดการเพิ่มพนักงานทีละคนได้แล้ว ฟีเจอร์ ดำเนินการจำนวนมากพร้อมกัน (Batch Operation) ของ DingTalk คือพระเอกของเหล่า HR เพียงดาวน์โหลดเทมเพลต กรอกข้อมูลพนักงาน (ชื่อ แผนก ตำแหน่ง เบอร์โทรศัพท์ ฯลฯ) แล้วอัปโหลด แค่ไม่กี่วินาที ก็สามารถเพิ่มพนักงานร้อยคนได้สำเร็จ ยังไม่ทันจิบกาแฟให้หมด ทีมงานก็ขยายตัวเสร็จเรียบร้อย

ยิ่งกว่านั้นคือ การตั้งค่าอัตโนมัติ—ลองนึกภาพว่า พนักงานใหม่เพิ่งเข้ามา ระบบก็ส่งข้อความต้อนรับอัตโนมัติ จัดเข้ากลุ่ม และส่งงานอบรมให้ทันที หรือแม้แต่ช่วยลงเวลาทำงานวันแรกให้ด้วย ผ่านฟีเจอร์ “บุคลากรอัจฉริยะ (Smart HR)” และ “ระบบอัตโนมัติผ่านหุ่นยนต์ (RPA)” คุณสามารถตั้งเงื่อนไขได้ เช่น “เมื่อมีสมาชิกใหม่เข้าร่วมแผนกการตลาด” ระบบก็จะดำเนินการหลายขั้นตอนโดยอัตโนมัติ ประหยัดเวลาจากการทำงานซ้ำๆ ให้คุณมีเวลาไปวางแผนงานปาร์ตี้สิ้นปีแทนที่จะมานั่งกดคีย์บอร์ดทุกวัน

ยังมีเทคนิคลับๆ อีกหลายอย่างที่ซ่อนอยู่รอให้คุณค้นพบ: เปิดใช้งาน “ซิงค์อีเมลองค์กร” เพื่อป้องกันข้อมูลสับสน ตั้ง “เตือนงานที่ค้าง” เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงงานบุคคลที่ยังไม่เสร็จ หรือใช้ “การจัดกลุ่มด้วยป้ายกำกับ” เพื่อกรองกลุ่มเฉพาะได้เร็วขึ้น (เช่น “พนักงานฝึกงาน” หรือ “พนักงานทางไกล”) ฟีเจอร์เล็กๆ เหล่านี้ พอรวมกันแล้ว สามารถยกระดับประสิทธิภาพการจัดการของคุณให้พุ่งทะยานจนเพื่อนร่วมงานอาจสงสัยว่าคุณแอบ