داوينغ أو إيه يساعد الشركات الهونغ كونغية في حل مشكلات التشغيل، ويرفع الكفاءة بنسبة 52% ويقلل معدل الأخطاء بنسبة 76%

التعرف على المكونات الأساسية لمنصة دينج توك OA

تُعد منصة دينج توك OA للتعاون حلاً رقميًا متكاملًا يجمع بين المراسلة الفورية وعمليات الموافقة وإدارة المشاريع، وقد صُممت خصيصًا لتعزيز المرونة التشغيلية في الشركات. وعلى عكس أنظمة ERP التقليدية التي تركز على الرقابة المالية، فإن دينج توك تدمج سير العمل مباشرة داخل المحادثات اليومية، ما يتيح نموذج تعاون فعّال يتمحور حول "الانتقال من الحديث إلى الإنجاز".

• دردشة دينج توك (DingTalk Chat): كمحرك اتصال أساسي، تدعم المراسلات الفورية ومؤتمرات الصوت والردود الآلية عبر الروبوتات، مما يقلل بشكل فعّال من التأخير في التواصل بين الأقسام المختلفة ويسرع من عمليات اتخاذ القرار.
• سير العمل للموافقة (Approval Workflow): يمكن تخصيص العمليات الإلكترونية مثل طلبات الإجازة والاسترداد، مع إرسال إشعارات تلقائية إلى الهواتف الذكية للمديرين. وفقًا لتقرير مجموعة علي بابا لعام 2023، بلغت نسبة استخدام هذه الميزة أكثر من 70% لدى الشركات في منطقة جنوب شرق آسيا، حيث قلّ متوسط وقت المعالجة بنسبة 60%.
• نظام الحضور والانصراف (Smart Attendance): يعتمد على تقنيات تحديد الموقع عبر GPS وتسجيل الدخول عبر شبكة Wi-Fi، وهو مناسب للقطاعات ذات العمالة المتنقلة مثل البيع بالتجزئة والخدمات اللوجستية، ويحل مشكلة الأخطاء الشائعة في السجلات الورقية.
• محرك التخزين السحابي (DingDrive): لتخزين مركّز للوثائق الحساسة مثل العقود والمقترحات، مع دعم تتبع النسخ والإعدادات الدقيقة للصلاحيات، ما يقلل من خطر تسريب البيانات.

تجاوز عدد المستخدمين النشطين عالميًا 600 مليون مستخدم، وتبلغ حصة منطقة جنوب شرق آسيا أكثر من 45%، مما يدل على قدرتها العالية على التكيّف المحلي. كما أن تصميمها القائم على الأولوية للهواتف المحمولة يجعلها مناسبة بشكل خاص لاحتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة في هونغ كونغ التي تتطلب استجابة تشغيلية سريعة.

حل المشكلات التشغيلية الثلاث الكبرى للشركات في هونغ كونغ

تواجه الشركات الصغيرة والمتوسطة في هونغ كونغ تحديات شائعة مثل انقطاعات التواصل، والإجراءات الورقية الطويلة، وصعوبات إدارة الفرق عن بُعد. توفر منصة دينج توك OA حلولًا رقمية متكاملة تعالج هذه القضايا بشكل مباشر، وتساعد الشركات على الانتقال نحو النماذج الخالية من الورق والمبنية على البيانات.

وفقًا لإحصائيات عام 2024 الصادرة عن مكتب الإحصاءات الحكومي، لم تُكمل سوى 38% من الشركات المحلية الصغيرة والمتوسطة عملية التحول الرقمي البسيطة، وما زالت غالبيتها تعتمد على البريد الإلكتروني والمستندات المكتوبة يدويًا. يؤدي تأخر نقل المعلومات إلى فقدان كل موظف ما معدله 2.3 ساعة أسبوعيًا من وقت العمل، مما يؤثر سلبًا على كفاءة الخدمة وتجربة العملاء.

تقدم دينج توك OA ميزات تستهدف هذه المشاكل بدقة:

• تتبع حالة القراءة (مقروء/غير مقروء): يضمن وصول الإشعارات المهمة فورًا إلى المديرين، ويمنع تأخير اتخاذ القرارات بسبب عدم الاطلاع عليها.
• أرشفة النماذج الإلكترونية تلقائيًا: يمكن تتبع جميع الطلبات من بدايتها حتى نهايتها، ما يقلل من فقدان المستندات الورقية والحشو المتكرر.
• المزامنة عبر الأجهزة: تدعم التبديل السلس بين الهاتف واللوحة والكمبيوتر، ما يعزز المرونة في نماذج العمل الهجينة.

بعد تبني إحدى شركات الخدمات اللوجستية المحلية للمنصة، تقلصت دورة تقديم التقارير من 3 أيام إلى أقل من 6 ساعات، مما مكّن الإدارة من متابعة حالة أسطول المركبات في الوقت الفعلي. لم يقتصر الأمر على تحسين الشفافية الداخلية فحسب، بل ساهم أيضًا في بناء ثقافة إدارية قائمة على الاستجابة الفورية.

بناء عمليات مخصصة تتماشى مع المنطق التشغيلي

تكمن مفتاح النجاح في استخدام منصة دينج توك OA في إنشاء سير عمل مخصصة ومتناسقة مع العمليات الفعلية. يمكن للشركات في هونغ كونغ الاستفادة من النماذج القابلة للتخصيص والوظائف المدمجة للأنظمة الأخرى لأتمتة المهام الإدارية المتكررة بالكامل، ما يقلل من الأخطاء البشرية ويعزز الكفاءة التعاونية بشكل كبير.

• ابدأ من خلال إنشاء قوالب النماذج: يمكن للشركات تصميم مستندات إلكترونية مخصصة عبر لوحة التحكم، مثل طلبات الإجازة أو الشراء أو طلب المعدات.
• حدد قواعد التفرع الشرطية: على سبيل المثال، الموافقة على إجازة تقل مدتها عن 3 أيام تكون من قبل المدير المباشر، بينما تُحوَّل الطلبات الأطول تلقائيًا إلى مدير الموارد البشرية.
• فعّل آلية الموافق الديناميكي: تدعم تعيين وكلاء ووراثة الصلاحيات حسب المستوى الوظيفي، ما يمنع توقف العمليات عند ترك الموظفين لوظائفهم أو أخذهم إجازة.
• استخدم واجهة برمجة التطبيقات المفتوحة (API) لـربط النظام ببرامج المحاسبة أو الموارد البشرية مثل AccountingEasy أو eHR Lite، لتحقيق مزامنة موحدة للرواتب والحضور والبيانات المالية.

على سبيل المثال، بعد تنفيذ عملية طلب الإجازة تلقائيًا عبر دينج توك في سلسلة متاجر تجزئة محلية، تم مزامنة بيانات الموافقة فورًا مع وحدة الرواتب، ما خفض معدل الأخطاء بنسبة 90%. أما عملية تجميع بيانات الحضور يدويًا التي كانت تستغرق عدة أيام سابقًا، أصبح بالإمكان إنجازها الآن خلال 24 ساعة فقط لجميع الموظفين في السلسلة.

تشير دراسة أجرتها وكالة هونغ كونغ للإنتاجية إلى أن توحيد العمليات الرقمية يمكن أن يقلل من وقت المعالجة الإدارية بنسبة 40%-60%. هذه الفوائد القابلة للقياس تدفع المزيد من الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى اختيار دينج توك كنقطة انطلاق لتحولها الرقمي.

الاختلاف الجوهري بين دينج توك وMicrosoft Teams

مقارنةً بـ Microsoft Teams الذي يركّز على الاجتماعات والتعاون في المستندات، فإن منصة دينج توك OA تدمج بشكل أعمق وظائف إدارة المؤسسات، وهي بالتالي مناسبة بشكل خاص للشركات الآسيوية التي تتطلب عمليات موافقة متكررة ورقابة على الموارد البشرية. يتمثل تميزها الأساسي في دمج عمليات المكاتب (OA) بشكل أصيل داخل هيكل الاتصالات، بدلًا من الاعتماد على أدوات خارجية.

وفقًا لتقييم Gartner لعام 2024 لأنظمة التعاون في منطقة آسيا والمحيط الهادئ، تصدرت دينج توك في مؤشر "نضج أتمتة العمليات"، وذلك بفضل محرك الموافقة المدمج فيها، والنماذج الذكية، ونظام البيانات الرئيسية للموظفين. على النقيض، يتطلب MS Teams استخدام أداة Power Automate لتحقيق وظائف مماثلة، مما يرفع من متطلبات النشر والصيانة.

تتلخص الخمسة فروقات الرئيسية فيما يلي:

• مرونة عمليات الموافقة: تدعم دينج توك مستويات متعددة من التفرع، والموافقة الجماعية، والتوقيع الإضافي، وهي مناسبة لعمليات الشراء والاسترداد الشائعة في شركات هونغ كونغ؛ بينما يحتاج MS Teams إلى حلول طرف ثالث لتحقيق ذلك.
• الدعم المحلي للامتثال: تلتزم دينج توك بقانون PDPO في هونغ كونغ وبأحكام مكافئة في الصين، وتُخزن بياناتها في مراكز موجودة في سنغافورة وشنتشن، ما يسهل الامتثال العابر للحدود؛ في حين أن MS Teams يدعم GDPR لكنه لا يزال يفتقر إلى ضبط دقيق لتفاصيل PDPO.
• اكتمال وظائف التطبيق المحمول: يدمج تطبيق دينج توك تسجيل الحضور، والإعلانات، والموافقات، والتقويم في مكان واحد، ما يوفر تجربة مركزية؛ أما تطبيق MS Teams المحمول فيوزع وظائفه، ما يخلق تجربة متقطعة.
• قدرة الربط مع الأنظمة الخارجية: توفر دينج توك واجهات برمجة تطبيقات قياسية للاتصال بأنظمة محلية مثل AccountingEasy وeHR Lite، مع دعم Webhook للمزامنة الفورية؛ بينما يعتمد MS Teams على بيئة Azure، ما يجعل التكامل أكثر تكلفة.
• درجة دعم اللغات المتعددة: يدعم واجهة دينج توك التبديل الكامل بين اللغة الصينية التقليدية والمبسطة والإنجليزية، بما يتماشى مع البيئة ثنائية اللغة في شركات هونغ كونغ؛ في حين أن بعض وظائف MS Teams ما زالت تعرض مصطلحات إنجليزية.

هذه الفروقات البنيوية تجعل دينج توك أكثر توافقًا مع احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة في هونغ كونغ فيما يتعلق بـالامتثال والتحكم والتنفيذ السريع، وتوفر أساسًا متينًا للارتقاء بكفاءة التشغيل مستقبلًا.

عرض حالات واقعية تكشف نتائج تحسن الكفاءة

حققت شركة تجارية في هونغ كونغ توظف 80 موظفًا، بعد ستة أشهر من استخدام دينج توك OA، تحسنًا بنسبة 52% في كفاءة العمليات العامة، وانخفاضًا في معدل الأخطاء بنسبة 76%. تعمل هذه الشركة بين مكتب في كولون وفريق مستودع في شنتشن، وكانت تعاني منذ فترة طويلة من تأخر عمليات الاسترداد التي تستغرق في المتوسط 9 أيام، بالإضافة إلى تأخيرات التواصل عبر الحدود.

نفذت الشركة استراتيجيتها على ثلاث مراحل:

• المرحلة الأولى: رسم خرائط العمليات، بهدف تحديد ثلاثة مجالات رئيسية ذات تكرار عالٍ وانخفاض في الكفاءة: الاسترداد، والإجازات، والمشتريات.
• المرحلة الثانية: تصميم سير عمل تلقائية، مع توفير تدريب عملي أسبوعي لضمان تكيف الفريقين في两地 مع النظام الجديد.
• المرحلة الثالثة: تفعيل لوحة تحليلات البيانات، لمراقبة الاختناقات في العمليات وسرعة المعالجة في الوقت الفعلي.

انعكست النتائج بشكل واضح على المؤشرات الرئيسية: تقلص متوسط وقت الموافقة من 72 ساعة إلى 18 ساعة، ووفرت الشركة شهريًا حوالي 15 يوم عمل بشري. وصرّح CIO للشركة قائلاً: "لأول مرة، تمكّنت الإدارة من متابعة حالة العمليات في جميع الأقسام فور حدوثها، وتحول اتخاذ القرار من رد فعل سلبي إلى تحسين استباقي"، ما يؤكد التحسن الملموس في شفافية الإدارة.

تُظهر هذه الحالة كيف أن منصة دينج توك OA تركز بشكل أكبر مقارنة بالأدوات العامة مثل MS Teams على الأتمتة المدمجة في العمليات التجارية، وليس فقط على وظائف التواصل. ومن المتوقع أن تشهد الفترة القادمة زيادة في عدد الشركات في هونغ كونغ التي تستخدم دينج توك كأساس لدفع التحول الرقمي العميق، خاصةً مع اتساع نطاق عملياتها العابرة للحدود.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!