DingTalk OA giúp doanh nghiệp Hồng Kông giải quyết điểm nghẽn vận hành, hiệu suất tăng 52%, tỷ lệ lỗi giảm 76%

Giới thiệu các thành phần cốt lõi của DingTalk OA

DingTalk OA là một nền tảng văn phòng số tích hợp giao tiếp tức thời, quy trình phê duyệt và quản lý dự án, được thiết kế đặc biệt nhằm nâng cao tính linh hoạt trong vận hành doanh nghiệp. Khác với các hệ thống ERP truyền thống tập trung vào kiểm soát tài chính, DingTalk tích hợp trực tiếp luồng công việc vào các cuộc trò chuyện hàng ngày, từ đó tạo ra mô hình hợp tác hiệu quả “từ nói chuyện đến xử lý công việc”.

• DingTalk Chat: Là nền tảng giao tiếp cốt lõi, hỗ trợ tin nhắn tức thì, hội nghị thoại và trả lời tự động qua robot, giúp giảm đáng kể sự chậm trễ giao tiếp giữa các bộ phận và đẩy nhanh quá trình ra quyết định.
• Luồng phê duyệt (Approval Workflow): Cho phép tùy chỉnh các quy trình điện tử như xin nghỉ phép, thanh toán chi phí,... thông báo tự động đến điện thoại của cấp quản lý. Theo báo cáo năm 2023 của Tập đoàn Alibaba, chức năng này được sử dụng bởi hơn 70% doanh nghiệp khu vực Trung Hoa lớn, trung bình rút ngắn thời gian xử lý đến 60%.
• Hệ thống chấm công (Smart Attendance): Kết hợp công nghệ định vị GPS và điểm danh qua Wi-Fi, phù hợp với các ngành thường xuyên làm việc ngoài văn phòng như bán lẻ, logistics, giải quyết vấn đề sai sót do ghi chép thủ công.
• Ổ đĩa đám mây (DingDrive): Lưu trữ tập trung các tài liệu nhạy cảm như hợp đồng, đề xuất; hỗ trợ theo dõi phiên bản và thiết lập quyền truy cập chi tiết, ngăn ngừa rủi ro rò rỉ dữ liệu.

Hiện tại, số người dùng hoạt động toàn cầu đã vượt quá 600 triệu, trong đó khu vực Trung Hoa chiếm hơn 45%, cho thấy khả năng thích ứng địa phương mạnh mẽ. Triết lý thiết kế ưu tiên thiết bị di động còn phù hợp hơn nữa với nhu cầu vận hành nhanh chóng, linh hoạt của các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông.

Giải quyết ba thách thức vận hành chính của doanh nghiệp Hồng Kông

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông thường đối mặt với những thách thức như gián đoạn giao tiếp, quy trình giấy tờ dài dòng và khó khăn trong quản lý từ xa. DingTalk OA cung cấp các giải pháp có mục tiêu thông qua tích hợp kỹ thuật số, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình quản lý không giấy tờ và lấy dữ liệu làm trọng tâm.

Theo số liệu Cục Thống kê Chính phủ năm 2024, chỉ có 38% doanh nghiệp vừa và nhỏ địa phương hoàn thành chuyển đổi số cơ bản, phần lớn vẫn phụ thuộc vào email và giấy tờ viết tay. Việc truyền tải thông tin chậm trễ khiến mỗi nhân viên trung bình mất 2,3 giờ mỗi tuần, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

Các chức năng của DingTalk OA giải quyết chính xác những điểm yếu này:

• Theo dõi trạng thái đã đọc/chưa đọc tin nhắn: Đảm bảo thông báo quan trọng đến được ngay lập tức với cấp quản lý, tránh trì hoãn ra quyết định do chưa xem.
• Tự động lưu trữ biểu mẫu điện tử: Mọi yêu cầu đều được theo dõi suốt quá trình, giảm thiểu thất lạc giấy tờ và phải điền lại nhiều lần.
• Đồng bộ đa thiết bị: Hỗ trợ chuyển đổi liền mạch giữa điện thoại, máy tính bảng và máy tính để bàn, tăng tính linh hoạt cho mô hình làm việc kết hợp.

Sau khi triển khai, một công ty logistics địa phương đã rút ngắn thời gian nộp báo cáo từ 3 ngày xuống còn dưới 6 giờ. Ban quản lý từ đó có thể nắm bắt ngay lập tức tình trạng vận hành đội xe. Điều này không chỉ nâng cao tính minh bạch nội bộ mà còn thúc đẩy xây dựng văn hóa quản lý phản ứng tức thì.

Xây dựng quy trình tùy chỉnh phù hợp với logic kinh doanh

Mấu chốt để ứng dụng thành công DingTalk OA nằm ở việc thiết lập luồng công việc tùy biến phù hợp với thực tế vận hành. Doanh nghiệp Hồng Kông có thể tận dụng chức năng biểu mẫu mô-đun và tích hợp hệ thống để tự động hóa hoàn toàn các thao tác hành chính lặp lại, từ đó giảm đáng kể sai sót do con người và nâng cao hiệu quả hợp tác.

• Bắt đầu bằng việc tạo mẫu biểu mẫu, doanh nghiệp có thể thiết kế các chứng từ điện tử phù hợp nhu cầu trên nền tảng quản trị như đơn xin nghỉ, mua sắm hoặc đề nghị trang thiết bị.
• Thiết lập quy tắc phân nhánh điều kiện, ví dụ: nghỉ dưới 3 ngày do quản lý trực tiếp duyệt, vượt quá sẽ tự động chuyển sang Giám đốc Nhân sự.
• Kích hoạt cơ chế người phê duyệt động, hỗ trợ thiết lập người thay thế và kế thừa cấp bậc, tránh tình trạng tắc nghẽn quy trình do nghỉ việc hoặc nghỉ phép.
• Thông qua API mở kết nối với hệ thống kế toán hoặc nhân sự như Ke Yi hoặc eHR Lite, đạt được đồng bộ hóa liền mạch giữa lương, chấm công và dữ liệu tài chính.

Ví dụ, một chuỗi cửa hàng bán lẻ sau khi kích hoạt tự động hóa quy trình xin nghỉ trên DingTalk, dữ liệu phê duyệt sẽ đồng bộ ngay lập tức sang module lương, tỷ lệ lỗi tính toán giảm đến 90%. Trước đây cần vài ngày để tổng hợp thủ công, nay toàn bộ bảng chấm công nhân viên có thể hoàn tất trong vòng 24 giờ.

Theo nghiên cứu của Viện Xúc tiến Năng suất Hồng Kông, việc chuẩn hóa quy trình số giúp rút ngắn thời gian xử lý hành chính từ 40%-60%. Những lợi ích đo lường được này đang thúc đẩy ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chọn DingTalk làm điểm khởi đầu cho chuyển đổi số.

Sự khác biệt thực chất giữa DingTalk và Microsoft Teams

Trong khi Microsoft Teams tập trung vào họp và cộng tác tài liệu, DingTalk OA tích hợp sâu các chức năng quản lý tổ chức, rất phù hợp với doanh nghiệp châu Á cần kiểm soát nhân sự và xử lý phê duyệt thường xuyên. Ưu thế cốt lõi của DingTalk nằm ở việc các quy trình OA được tích hợp sẵn trong kiến trúc giao tiếp, thay vì phụ thuộc vào các công cụ bổ sung bên ngoài.

Theo xếp hạng nền tảng cộng tác khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2024 của Gartner, DingTalk dẫn đầu về chỉ số "độ trưởng thành tự động hóa quy trình", nhờ sở hữu sẵn động cơ luồng phê duyệt, biểu mẫu thông minh và cơ sở dữ liệu nhân sự chính. Ngược lại, MS Teams cần dùng kèm Power Automate mới đạt được chức năng tương tự, mức độ triển khai và bảo trì phức tạp hơn.

Năm điểm khác biệt chính như sau:

• Tính linh hoạt của quy trình phê duyệt: DingTalk hỗ trợ nhiều cấp độ phân nhánh, duyệt đồng thời và bổ sung người duyệt, phù hợp với các quy trình mua sắm, thanh toán phổ biến ở doanh nghiệp Hồng Kông; MS Teams cần bổ sung phần mềm bên thứ ba.
• Hỗ trợ tuân thủ địa phương: DingTalk đáp ứng quy định PDPO Hồng Kông và các điều khoản tương đương Trung Quốc, trung tâm dữ liệu đặt tại Singapore và Thâm Quyến, thuận lợi cho tuân thủ xuyên biên giới; MS Teams dù hỗ trợ GDPR nhưng cấu hình chi tiết PDPO vẫn còn hạn chế.
• Độ đầy đủ chức năng trên thiết bị di động: Ứng dụng DingTalk tích hợp điểm danh, thông báo, phê duyệt và lịch làm việc trong một nền tảng tập trung; MS Teams trên điện thoại chức năng rời rạc, trải nghiệm phân mảnh.
• Khả năng kết nối hệ thống bên thứ ba: DingTalk cung cấp API chuẩn để kết nối các hệ thống địa phương như Ke Yi, eHR Lite, hỗ trợ đồng bộ tức thì qua Webhook; MS Teams phụ thuộc vào hệ sinh thái Azure, chi phí tích hợp cao hơn.
• Mức độ hỗ trợ đa ngôn ngữ: Giao diện DingTalk hỗ trợ đầy đủ tiếng Trung phồn thể, giản thể và tiếng Anh, phù hợp môi trường song ngữ của doanh nghiệp Hồng Kông; MS Teams một số chức năng vẫn hiển thị thuật ngữ tiếng Anh.

Sự khác biệt mang tính cấu trúc này khiến DingTalk phù hợp hơn với nhu cầu tuân thủ và kiểm soát cũng như triển khai nhanh của doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông, tạo nền tảng vững chắc cho bước nhảy hiệu suất tiếp theo.

Các case study thực tế tiết lộ kết quả cải thiện hiệu suất

Một công ty thương mại Hồng Kông với 80 nhân viên sau khi triển khai DingTalk OA trong sáu tháng, hiệu suất quy trình tổng thể tăng 52%, tỷ lệ lỗi giảm 76%. Doanh nghiệp này có hoạt động trải rộng từ văn phòng Cửu Long đến đội ngũ kho bãi Thâm Quyến, trước đây lâu nay gặp khó khăn với quy trình thanh toán trung bình mất 9 ngày và giao tiếp xuyên khu vực chậm trễ.

Chiến lược triển khai gồm ba giai đoạn:

• Giai đoạn một thực hiện lập bản đồ quy trình, xác định ba khâu thường xuyên nhưng kém hiệu quả: thanh toán, xin nghỉ và mua sắm.
• Giai đoạn hai thiết kế luồng công việc tự động hóa, kết hợp đào tạo thực hành hàng tuần để đảm bảo cả hai đội ngũ thích nghi đồng bộ với hệ thống mới.
• Giai đoạn ba kích hoạt bảng điều khiển dữ liệu, giám sát liên tục các điểm nghẽn và tốc độ xử lý quy trình.

Hiệu quả được phản ánh rõ ràng qua các chỉ số then chốt: thời gian phê duyệt trung bình giảm từ 72 giờ xuống còn 18 giờ, mỗi tháng tiết kiệm khoảng 15 ngày công lao động. Theo CIO của công ty chia sẻ: "Lần đầu tiên ban quản lý có thể nắm bắt ngay lập tức trạng thái quy trình của từng bộ phận, việc ra quyết định chuyển từ thụ động sang chủ động tối ưu hóa", khẳng định sự cải thiện thực chất về tính minh bạch trong quản lý.

Case study này làm nổi bật DingTalk OA tập trung mạnh vào tự động hóa tích hợp trong quy trình kinh doanh, chứ không chỉ dừng lại ở chức năng giao tiếp như các công cụ phổ thông như MS Teams. Dự kiến trong tương lai, ngày càng nhiều doanh nghiệp Hồng Kông sẽ tận dụng DingTalk làm nền tảng chính để thúc đẩy chuyển đổi số sâu rộng, đặc biệt khi kết hợp với chiến lược phát triển xuyên biên giới.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!