ดิงติ้ง OA ช่วยธุรกิจฮ่องกงแก้จุดบกพร่องการดำเนินงาน เพิ่มประสิทธิภาพ 52% ลดข้อผิดพลาด 76%

ทำความรู้จักกับองค์ประกอบหลักของ DingTalk OA

โซลูชันการทำงานร่วมกันของ DingTalk OA เป็นแพลตฟอร์มสำนักงานดิจิทัลที่ผสานรวมการสื่อสารแบบทันที กระบวนการอนุมัติ และการจัดการโครงการ โดยออกแบบมาเพื่อยกระดับความยืดหยุ่นในการดำเนินงานขององค์กร โดยต่างจากระบบ ERP แบบดั้งเดิมที่เน้นการควบคุมด้านการเงินเป็นหลัก DingTalk ได้ฝังขั้นตอนการทำงานไว้โดยตรงในบทสนทนาประจำวัน ทำให้เกิดรูปแบบการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพในรูปแบบ "พูดแล้วดำเนินการได้เลย"

• DingTalk Chat：ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือสื่อสารหลัก รองรับข้อความทันที การประชุมเสียง และการตอบกลับอัตโนมัติผ่านบอท ช่วยลดความล่าช้าในการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ และเร่งกระบวนการตัดสินใจ
• กระบวนการอนุมัติ (Approval Workflow)：สามารถกำหนดขั้นตอนอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การลาหรือขอเบิกค่าใช้จ่ายได้เอง โดยระบบจะแจ้งเตือนไปยังผู้บริหารผ่านมือถือโดยอัตโนมัติ ตามรายงานของกลุ่มอาลีบาบาในปี 2023 พบว่าองค์กรในเขตจีนแผ่นดินใหญ่และฮ่องกงมาเก๊ากว่า 70% ใช้งานฟังก์ชันนี้ ซึ่งช่วยลดระยะเวลาการดำเนินการลงได้เฉลี่ยถึง 60%
• ระบบบันทึกเวลาทำงาน (Smart Attendance)：ใช้เทคโนโลยีตำแหน่ง GPS และการเช็คอินผ่าน Wi-Fi เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมที่มีพนักงานออกนอกสถานที่บ่อย เช่น ค้าปลีกและการขนส่ง แก้ปัญหาการบันทึกข้อมูลแบบกระดาษที่มักเกิดข้อผิดพลาด
• คลาวด์ไดรฟ์ (DingDrive)：จัดเก็บไฟล์สำคัญ เช่น สัญญาหรือข้อเสนอแนะ อย่างเป็นศูนย์กลาง รองรับการติดตามเวอร์ชันและการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงอย่างละเอียด เพื่อลดความเสี่ยงในการรั่วไหลของข้อมูล

ปัจจุบัน มีผู้ใช้งานทั่วโลกมากกว่า 600 ล้านคน โดยในภูมิภาคจีนแผ่นดินใหญ่และฮ่องกงมาเก๊ามีสัดส่วนมากกว่า 45% แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการปรับใช้ให้เหมาะสมกับตลาดท้องถิ่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ แนวคิดการออกแบบที่เน้นการใช้งานบนมือถือเป็นหลักยังสอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงที่ต้องการความคล่องตัวในการปรับตัว

ไขปัญหาการดำเนินงาน 3 ประการของธุรกิจฮ่องกง

ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงโดยทั่วไปมักเผชิญกับปัญหาการสื่อสารขาดตอน กระบวนการทำงานแบบกระดาษที่ยืดยาว และความยากลำบากในการบริหารจัดการระยะไกล DingTalk OA นำเสนอแนวทางแก้ไขอย่างตรงจุดผ่านการผสานรวมระบบดิจิทัล เพื่อช่วยให้ธุรกิก้าวสู่รูปแบบการจัดการที่ไม่ใช้กระดาษและขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

จากข้อมูลสำนักงานสถิติแห่งรัฐบาลฮ่องกงในปี 2024 พบว่า มีเพียง 38% ของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในท้องถิ่นที่ดำเนินการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในระดับพื้นฐาน โดยส่วนใหญ่ยังคงพึ่งพาอีเมลและเอกสารที่กรอกด้วยลายมือ ทำให้การส่งต่อข้อมูลล่าช้า ส่งผลให้พนักงานแต่ละคนเสียเวลาทำงานเฉลี่ย 2.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ซึ่งกระทบต่อประสิทธิภาพการให้บริการและความพึงพอใจของลูกค้าอย่างรุนแรง

ฟังก์ชันของ DingTalk OA ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้โดยเฉพาะ:

• การติดตามสถานะข้อความ “อ่านแล้ว/ยังไม่อ่าน”：รับประกันว่าการแจ้งเตือนสำคัญจะถึงมือผู้บริหารทันที ป้องกันการล่าช้าในการตัดสินใจเพราะไม่ได้ตรวจสอบข้อความ
• การจัดเก็บแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ：สามารถติดตามคำขอทุกครั้งตลอดกระบวนการ ลดปัญหาเอกสารสูญหายและการกรอกซ้ำ
• การซิงค์ข้อมูลข้ามอุปกรณ์：รองรับการสลับใช้งานระหว่างสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต และคอมพิวเตอร์อย่างไร้รอยต่อ เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานแบบผสมผสาน

บริษัทโลจิสติกส์ในท้องถิ่นแห่งหนึ่งหลังนำระบบไปใช้ ระยะเวลาการส่งรายงานลดลงจาก 3 วัน เหลือเพียง ภายใน 6 ชั่วโมง ทำให้ผู้บริหารสามารถติดตามสถานะการปฏิบัติงานของกองรถได้แบบเรียลไทม์ ไม่เพียงแต่เพิ่มความโปร่งใสภายในองค์กร แต่ยังส่งเสริมวัฒนธรรมการบริหารที่สามารถตอบสนองได้ทันที

สร้างกระบวนการทำงานที่ปรับแต่งตามตรรกะทางธุรกิจ

กุญแจสำคัญของการใช้งาน DingTalk OA อย่างประสบความสำเร็จ คือการสร้างขั้นตอนการทำงานที่สอดคล้องกับการดำเนินงานจริง ธุรกิจในฮ่องกงสามารถใช้ประโยชน์จากเทมเพลตแบบโมดูลและการผสานรวมระบบ เพื่อทำให้งานด้านธุรการที่ต้องทำซ้ำๆ กลายเป็นระบบอัตโนมัติอย่างเต็มรูปแบบ ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และยกระดับประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน

• เริ่มจากการสร้างเทมเพลตแบบฟอร์ม ซึ่งองค์กรสามารถออกแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรงกับความต้องการ เช่น ใบลา ใบขอซื้อ หรือการขอใช้อุปกรณ์ ผ่านระบบหลังบ้าน
• ตั้งค่ากฎเงื่อนไขแยกเส้นทาง เช่น การลาไม่เกิน 3 วัน อนุมัติโดยผู้จัดการสายงานโดยตรง หากเกินจำนวนดังกล่าว ระบบจะส่งต่ออัตโนมัติไปยังผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• เปิดใช้กลไกผู้อนุมัติแบบไดนามิก รองรับการตั้งค่าตัวแทนและการสืบทอดตามลำดับชั้น เพื่อป้องกันการติดขัดของกระบวนการเมื่อมีการลาออกหรือลาพักร้อน
• ใช้ API แบบเปิดเพื่อเชื่อมต่อกับระบบบัญชีหรือ HR เช่น Accounting Easy หรือ eHR Lite ทำให้ข้อมูลด้านเงินเดือน บันทึกเวลาทำงาน และการเงินสามารถซิงค์กันได้อย่างครบวงจร

ตัวอย่างเช่น ร้านค้าปลีกเครือข่ายแห่งหนึ่ง เมื่อกระบวนการขอลาถูกเริ่มต้นโดยอัตโนมัติผ่าน DingTalk ข้อมูลการอนุมัติจะถูกส่งต่อไปยังโมดูลเงินเดือนทันที ทำให้อัตราความผิดพลาดในการคำนวณลดลงถึง 90% ก่อนหน้านี้ต้องใช้เวลาหลายวันในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง ขณะนี้สามารถสรุปข้อมูลการเข้างานของพนักงานทั้งหมดได้ภายใน 24 ชั่วโมง

จากการศึกษาของ Hong Kong Productivity Council ระบุว่า การปรับใช้กระบวนการดิจิทัลแบบมาตรฐานสามารถลดระยะเวลาการจัดการธุรการลงได้ 40%-60% ประโยชน์ที่วัดผลได้เช่นนี้กำลังผลักดันให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมจำนวนมากเลือกใช้ DingTalk เป็นจุดเริ่มต้นในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

ความแตกต่างที่แท้จริงระหว่าง DingTalk กับ Microsoft Teams

เมื่อเปรียบเทียบกับ Microsoft Teams ที่เน้นการประชุมและการทำงานร่วมกันบนเอกสาร DingTalk OA มีการผสานรวมฟังก์ชันการจัดการองค์กรอย่างลึกซึ้ง จึงเหมาะกับองค์กรในเอเชียที่ต้องการการอนุมัติบ่อยครั้งและการควบคุมด้านบุคลากรอย่างเข้มงวด จุดแข็งหลักของ DingTalk คือการที่กระบวนการ OA ถูกออกแบบมาในโครงสร้างการสื่อสารตั้งแต่ต้น ไม่ใช่การพึ่งพาเครื่องมือเสริมจากภายนอก

จากผลการประเมินแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปี 2024 โดย Gartner DingTalk ได้คะแนนนำในด้าน "ความพร้อมในการทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติ" เพราะมีเครื่องมือกระบวนการอนุมัติ แบบฟอร์มอัจฉริยะ และระบบข้อมูลหลักด้านบุคลากร ในตัว ในขณะที่ MS Teams จำเป็นต้องใช้ Power Automate เพื่อให้ได้ฟังก์ชันใกล้เคียงกัน ซึ่งมีอุปสรรคในการติดตั้งและการดูแลรักษาระดับสูงกว่า

ความแตกต่างหลัก 5 ประการ ได้แก่:

• ความยืดหยุ่นของกระบวนการอนุมัติ：DingTalk รองรับการอนุมัติหลายขั้นตอน การอนุมัติร่วม (co-sign) และการเพิ่มผู้อนุมัติ (add-sign) เหมาะกับกระบวนการจัดซื้อและขอเบิกค่าใช้จ่ายที่พบบ่อยในธุรกิจฮ่องกง ในขณะที่ MS Teams ต้องอาศัยโปรแกรมเสริมจากบุคคลที่สาม
• การสนับสนุนด้านกฎหมายท้องถิ่น：DingTalk สอดคล้องกับกฎหมาย PDPO ของฮ่องกงและข้อกำหนดเทียบเท่าในจีน โดยมีศูนย์ข้อมูลตั้งอยู่ที่สิงคโปร์และเซินเจิ้น ช่วยให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบข้ามพรมแดนเป็นไปได้ง่าย ในขณะที่ MS Teams แม้จะรองรับ GDPR แต่ยังขาดรายละเอียดเฉพาะเจาะจงสำหรับ PDPO
• ความสมบูรณ์ของฟังก์ชันบนมือถือ：แอปพลิเคชัน DingTalk ผสานรวมการเช็คอิน ประกาศ อนุมัติ และตารางนัดหมายไว้ในที่เดียว ทำให้การใช้งานสะดวกและรวมศูนย์ ในขณะที่ MS Teams เวอร์ชันมือถือมีฟังก์ชันกระจายตัวและประสบการณ์การใช้งานที่ไม่ต่อเนื่อง
• ความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบภายนอก：DingTalk มี API มาตรฐานที่รองรับการเชื่อมต่อกับระบบในท้องถิ่น เช่น Accounting Easy และ eHR Lite พร้อม Webhook สำหรับการซิงค์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ ในขณะที่ MS Teams พึ่งพา Azure Ecosystem ทำให้ค่าใช้จ่ายในการผสานรวมสูงกว่า
• การรองรับหลายภาษา：อินเทอร์เฟซของ DingTalk รองรับการสลับภาษาจีนตัวเต็ม จีนตัวย่อ และภาษาอังกฤษอย่างสมบูรณ์ เหมาะกับสภาพแวดล้อมสองภาษาของธุรกิจฮ่องกง ในขณะที่บางฟังก์ชันของ MS Teams ยังคงแสดงคำศัพท์ภาษาอังกฤษ

ความแตกต่างเชิงโครงสร้างนี้ทำให้ DingTalk เหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงที่ต้องการการควบคุมตามกฎหมาย และการใช้งานได้รวดเร็ว จึงเป็นพื้นฐานสำคัญที่เอื้อต่อการยกระดับประสิทธิภาพในอนาคต

เปิดเผยผลลัพธ์จริงจากกรณีศึกษา

บริษัทการค้าแห่งหนึ่งในฮ่องกงที่มีพนักงาน 80 คน หลังจากนำระบบ DingTalk OA มาใช้เป็นระยะเวลา 6 เดือน พบว่าประสิทธิภาพโดยรวมของกระบวนการทำงานเพิ่มขึ้น 52% และอัตราความผิดพลาดลดลง 76% บริษัทนี้มีทีมงานทั้งในสำนักงานกวางตุ้งและทีมคลังสินค้าในเซินเจิ้น ซึ่งก่อนหน้านี้ประสบปัญหาเรื่องกระบวนการขอเบิกค่าใช้จ่ายที่ใช้เวลานานเฉลี่ย 9 วัน และการสื่อสารข้ามพื้นที่ที่ล่าช้า

กลยุทธ์การดำเนินการแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน:

• ขั้นตอนแรก ดำเนินการ การทำแผนที่กระบวนการ เพื่อระบุ 3 กระบวนการหลักที่เกิดบ่อยแต่มีประสิทธิภาพต่ำ ได้แก่ การขอเบิก การลา และการจัดซื้อ
• ขั้นตอนที่สอง ออกแบบขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ และจัดอบรมปฏิบัติจริงทุกสัปดาห์ เพื่อให้ทีมงานทั้งสองพื้นที่ปรับตัวเข้ากับระบบใหม่พร้อมกัน
• ขั้นตอนที่สาม เปิดใช้แดชบอร์ดข้อมูล เพื่อเฝ้าติดตามข้อจำกัดของกระบวนการและความเร็วในการดำเนินการแบบเรียลไทม์

ผลลัพธ์สะท้อนออกมาในตัวชี้วัดสำคัญ: เวลาเฉลี่ยในการอนุมัติลดลงจาก 72 ชั่วโมง เหลือ 18 ชั่วโมง ช่วยประหยัดเวลาประมาณ 15 วันแรงงานต่อเดือน CIO ของบริษัทกล่าวว่า “ผู้บริหารสามารถติดตามสถานะกระบวนการของทุกแผนกได้แบบเรียลไทม์เป็นครั้งแรก ทำให้การตัดสินใจเปลี่ยนจากแบบตอบสนอง被动 เป็นแบบรุกเชิงรุก” ซึ่งยืนยันถึงการยกระดับอย่างเป็นรูปธรรมในด้านความโปร่งใสในการบริหาร

กรณีนี้ชี้ให้เห็นว่า เมื่อเทียบกับเครื่องมือทั่วไปเช่น MS Teams DingTalk OA ให้ความสำคัญกับการฝังระบบอัตโนมัติไว้ในกระบวนการทำงานทางธุรกิจ มากกว่าการเน้นเพียงแค่การสื่อสารเท่านั้น คาดว่าในอนาคตจะมีธุรกิจฮ่องกงจำนวนมากขึ้นที่จะใช้ DingTalk เป็นศูนย์กลางในการผลักดันการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลอย่างลึกซึ้ง โดยเฉพาะเมื่อต้องพิจารณาความต้องการในการขยายธุรกิจข้ามพรมแดน

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!