钉钉 ليس مجرد تطبيق دردشة، فشركات هونغ كونغ تستخدمه لتقليل وقت المعالجة الإدارية بنسبة 60٪

ما هو منصة دينغ تاك بالضبط

دينغ تاك (DingTalk) هي منصة ذكية متكاملة للعمل المتنقل والتعاون المؤسسي طوّرتها مجموعة علي بابا، وتتجاوز جوهرها مجرد أدوات الاتصال التقليدية. أُطلقت في الأصل عام 2014 بهدف معالجة مشكلة انخفاض كفاءة التواصل الداخلي داخل الشركات، ولكن مع تسارع التحوّل الرقمي، خاصة بعد عام 2023 مع التكامل المتعمق للذكاء الاصطناعي، تحولت إلى منصة على مستوى "نظام تشغيل" تشمل أتمتة العمليات، وإدارة الهيكل التنظيمي، واتخاذ القرارات القائمة على البيانات. وعلى عكس واتساب للأعمال الذي يركّز فقط على المراسلة الفورية، أو مايكروسوفت تيمز الذي يركّز على الاجتماعات والتعاون في المستندات، فإن التركيز الأساسي لدينغ تاك هو توفير "منضدة عمل رقمية" مركزها المؤسسة، تدعم التوسعة الوحداتية لتحقيق حلقة مغلقة من التواصل إلى الإدارة.

• موافقات المكاتب الإدارية (OA): نماذج قابلة للتخصيص وتدفقات موافقة متصلة بأنظمة المالية والموارد البشرية والإدارة، لتحويل العمليات الورقية إلى إلكترونية
• مهام الانتظار: تعيين ومتابعة تقدم المهام عبر الأقسام، مع آلية تذكير لضمان التنفيذ
• إدارة الجدول الزمني: مزامنة تلقائية مع البريد الإلكتروني (DingMail) واجتماعات الفيديو، وتدعم تنسيق الوقت على مستوى الفريق
• التسجيل اليومي للحضور: يدمج تقنيات GPS وWi-Fi والتعرف على الوجه، ومناسب لمواقع العمل الموزعة
• مخزن المعرفة (قرص دينغ): تخزين سحابي للمؤسسات، يدعم التدرج في الصلاحيات والتحكم بالإصدارات، ويقوّي أمن المعلومات

وفقًا لمراقبة القطاع، ارتفعت نسبة استخدام دينغ تاك في هونغ كونغ بشكل ملحوظ في عام 2024، خاصة بين الشركات الصغيرة والمتوسطة وقطاع التجارة الإلكترونية العابرة للحدود، وذلك لأنها لا تتطلب أي تطوير إضافي للربط مع خدمات مثل AlipayHK وعلي بابا كلاود. هذه "القدرة المدمجة على التكامل" هي الفرق الجوهري بين دينغ تاك ومنصات مثل تيمز — ففي حين تتطلب المنصات الأخرى الاعتماد على إضافات خارجية لتحقيق وظائف مماثلة، فإن دينغ تاك تدمج هذه العمليات في هيكلها الأساسي. هذا النهج القائم على المنصة يجعل من غير الضروري تجميع أدوات SaaS متعددة، إذ يمكن للشركات إدارة دورة التشغيل بأكملها من خلال نقطة دخول واحدة.

كيف تستخدم الشركات في هونغ كونغ دينغ تاك لتحقيق التعاون عن بُعد

دينغ تاك ليست مجرد أداة دردشة، بل منصة مكتبية شاملة تعتمد على ثلاث وظائف أساسية: "مساحات المشاريع"، و"الاجتماعات عبر الإنترنت"، و"تحرير المستندات بشكل تعاوني". بالنسبة للشركات في هونغ كونغ، لا تعالج هذه التقنيات فقط مشكلة التأخير في التواصل عبر المواقع المختلفة، بل تحقق أيضًا تعاونًا سلسًا من خلال دمج عمليات منهجية. توفر مساحات المشاريع بيئات عمل مرتبطة بالمشاريع، وتدعم توزيع المهام ومتابعة التقدم وإدارة الملفات بشكل مركزي، وهي مناسبة جدًا لمكاتب المحاسبة التي تحتاج إلى تنسيق أعمال فرقها المنتشرة خلال موسم التدقيق. تتميز الاجتماعات عبر الإنترنت بنقاء صوت HD، وترجمة فورية للنصوص الصينية التقليدية، وأرشفة تلقائية لتسجيلات الاجتماعات، مما يساعد على تنسيق مشاركة الأعضاء عبر المناطق الزمنية المختلفة، مثل عقد اجتماعات منتصف الليل لمناقشة المخزون لعلامات تجارية تجزئة عابرة للحدود مع ضمان مواصلة تبادل المعلومات. أما تحرير المستندات بشكل تعاوني فهو مدمج ضمن قرص دينغ السحابي، حيث يتيح لعدة مستخدمين التعديل في وقت واحد على ملفات بصيغ Word وExcel، مع الحفاظ على سجلات الإصدارات، كما يدعم الربط مع حساب Google Workspace، لتحقيق مزامنة ثنائية الاتجاه بين تقويم Gmail وtackmail.

• تعاون مكاتب المحاسبة في التدقيق: استخدام مساحة المشروع لإنشاء غرف مشاريع للعملاء، ورفع وثائق التدقيق إلى قرص دينغ السحابي، حيث يقوم الفريق في هونغ كونغ والبر الرئيسي بمراجعة المعاملات المشبوهة بشكل متزامن، واستخدام وظيفة الإشارة (@) لإعلام الشريك المسؤول فورًا لمراجعة النتائج، مما يختصر دورة المراجعة بنسبة 40%.
• إدارة جداول العمل في متاجر البيع بالتجزئة: دمج جدول الساعات الشهرية في مستند تعاوني، حيث يمكن لمديري الفروع تعديل الفترات البصرية، بينما يتلقى الموظفون إشعارات بالتغييرات عبر الهاتف المحمول، مع دمج نظام الحضور باستخدام تحديد الموقع الجغرافي GPS، مما يقلل من النزاعات حول جداول العمل.
• التعاون في مؤسسات التعليم: يستخدم فريق التدريس في مراكز الدروس الخصوصية الاجتماعات عبر الإنترنت لتدريب المعلمين، ثم يتم إنشاء ملخص تلقائي بعد كل جلسة وإرساله إلى المجموعة، مع استخدام قوائم المهام لمتابعة تقدم تحديث المواد التعليمية.

مع ترسيخ نموذج العمل الهجين كوضع اعتيادي، تتطور دينغ تاك من مجرد أداة تواصل إلى أداة لإعادة هيكلة العمليات التنظيمية. وفي المستقبل، ستُدمج مساعدات الذكاء الاصطناعي بشكل أعمق داخل مساحات المشاريع لتوقع مخاطر تأخر المهام واقتراح إعادة توزيع الموارد تلقائيًا، مما يمنح الشركات في هونغ كونغ إطار عمل تعاوني أكثر تطلعًا.

كيف يحسّن نظام الموافقة الإدارية (OA) في دينغ تاك الكفاءة الإدارية

نظام الموافقة الإدارية (OA) في دينغ تاك ليس مجرد استمارات إلكترونية، بل هو محرك لأتمتة تدفق العمل مدمج في المنصة، صُمم خصيصًا لرقمنة العمليات الإدارية في المؤسسات. بالمقارنة مع النماذج التقليدية التي تعتمد على البريد أو الأوراق المطبوعة لتمرير طلبات الموافقة، يتيح نظام دينغ تاك للشركات في هونغ كونغ تخصيص عمليات رئيسية مثل طلبات الإجازة، وسداد المصروفات، وطلبات الشراء، باستخدام فروع شروطية، وتوقيع إضافي، وآليات توقيع إلكتروني مدمجة، لتحقيق عمليات خالية تمامًا من الورق. وتشير تقارير كفاءة SaaS في آسيا والمحيط الهادئ لعام 2024 إلى أن الشركات التي اعتمدت نظام الموافقة الإدارية في دينغ تاك اختصرت وقت المعالجة بنسبة 60% في المتوسط، مع تحقيق فوائد أكبر بشكل واضح في سيناريوهات التعاون بين الأقسام.

• تصميم النماذج: استخدام محرر نماذج دينغ تاك لسحب الحقول وإفلاتها، مثل اختيار التاريخ، وإدخال المبالغ، وتحميل الملفات، مع تحديد قواعد الحقول الإلزامية
• إعداد التدفق: تحديد مراحل المراجعة، مع دعم المراجعات متعددة المستويات من قبل المدير المباشر، ووحدة المالية، والنافذة الإدارية، ويمكن تفعيل فروع شرطية حسب المبلغ (مثلًا: المطالبات التي تزيد عن 5,000 دولار هونغ كونغي تتطلب مراجعة مالية)
• إطلاق المتابعة: يمكن للموظف تقديم الطلب من الهاتف أو الحاسوب، ويتم إرسال إشعار فوري، وجميع سجلات المراجعة وطوابع الوقت تكون قابلة للتتبع

من بين الميزات الرئيسية، تتيح ميزة "التوقيع الإضافي أو تحويل المراجعة" لمدير مؤقت التدخل الفوري لتجنب تعطيل العملية؛ كما أن "التوقيع الإلكتروني" يتوافق مع المتطلبات التقنية لقانون المعاملات الإلكترونية في هونغ كونغ، ويمكن استخدامه للعقود والمستندات عالية الحساسية. بالمقارنة مع الطريقة التقليدية التي تستغرق في المتوسط 3.2 يوم بسبب المراسلات المتكررة، يستغرق نظام دينغ تاك في نفس الظروف 1.2 يوم فقط، مما يقلل بشكل كبير من التكاليف الإدارية الضائعة. كما يوفر هذا الهيكل الآلي قاعدة بيانات منظمة تدعم التحليل اللاحق واتخاذ القرارات الإدارية.

تحليل قرص دينغ السحابي وآليات إدارة البيانات والأمان

قرص دينغ السحابي (DingDrive) ليس مجرد وظيفة مشاركة المرفقات، بل هو مركز لتخزين الملفات وتحكم الصلاحيات على مستوى المؤسسة، ويتميز بتتبع الإصدارات، وتشفير الروابط الخارجية، وآليات تحكم دقيقة في الوصول، وهو ما يلبي مباشرةً مطلب الشركات في هونغ كونغ بشأن الامتثال والتعاون الآمن. بالمقارنة مع برامج الدردشة التقليدية التي تقتصر على "إرسال الملفات"، يحقق DingDrive وظيفة "إدارة الملفات" — حيث يمكن تتبع جميع العمليات بدءًا من إنشاء الملف، ومشاركته، وحتى استرجاعه، مما يسد الثغرة الإدارية بعد أتمتة موافقات OA.

• هيكل الصلاحيات المتدرجة: يدعم ثلاثة مستويات للرؤية — عام (لجميع المؤسسة)، محدود بالقسم، أو محدد لأعضاء معينين، لضمان أن التقارير المالية الحساسة أو عقود الموارد البشرية تكون متاحة فقط للأشخاص الضروريين.
• التحكم الديناميكي في التنزيل: يمكن للمديرين تعطيل خيار التنزيل والسماح فقط بالمعاينة عبر الإنترنت؛ حتى إذا تم تسريب الملف، فلا يمكن الحصول على النسخة الأصلية.
• تشفير المشاركة الخارجية: يمكن تعيين كلمة مرور وفترة صلاحية للروابط المشتركة، كما يتم تسجيل IP الزائر وزمن فتح الرابط، بما يتماشى مع معايير إدارة أمن المعلومات ISO 27001.

بالنسبة لمخاطر نقل البيانات العابرة للحدود ضمن إطار قانون خصوصية المعلومات الشخصية في هونغ كونغ (PDPO)، توفر دينغ تاك خيار اختيار موقع الخادم — حيث يمكن للشركات تخزين الملفات التي تحتوي على بيانات موظفين في عقد دولية (مثل سنغافورة)، لتفادي متطلبات القانون الصيني للبيانات المحلية. وفقًا لتقارير التقييم الخارجي للامتثال، تمكن هذه البنية الشركات في القطاعات شديدة التنظيم مثل المالية والرعاية الصحية من استخدام DingDrive بشكل قانوني. كما تسجل سجلات التدقيق الكاملة "من، ومتى، وماذا فعل" بشكل دقيق، وتُعد وثيقة أساسية للمراجعة الداخلية والتحقق الخارجي. إن هذا الهيكل القائم على "الأمان المدمج افتراضيًا" (Security by Design) هو الفرق الجوهري الذي رفع بدينغ تاك من مجرد أداة اتصال إلى منصة عمل موثوقة.

التطبيق العملي لنظام الحضور الذكي وإدارة الموارد البشرية في هونغ كونغ

الحضور الذكي هو نظام تلقائي لتسجيل الحضور يعتمد على تقنيات GPS وWi-Fi والتعرف على الوجه، ومدمج ضمن وحدة الموارد البشرية في دينغ تاك، وهو ما غيّر تمامًا اعتماد الشركات في هونغ كونغ على طرق الحضور التقليدية. من خلال التحقق المزدوج باستخدام تحديد الموقع والتمييز البيولوجي، يتيح دينغ تاك تسجيل الحضور من مواقع متعددة، وهو أمر مناسب بشكل خاص لقطاعات مثل الخدمات اللوجستية، والبيع بالتجزئة، وإدارة العقارات التي تعمل عبر مناطق مختلفة. يمكن للموظفين تسجيل دخولهم بنقرة واحدة عبر تطبيق الهاتف من داخل النطاق المحدد، حيث يُسجّل النظام تلقائيًا الوقت والموقع، ويتم مزامنته فورًا مع النظام المركزي.

• تسجيل الحضور من مواقع متعددة: يدعم إعداد أسوار جغرافية متعددة (Geo-fencing)، مثل مركز九龙仓 للخدمات اللوجستية ومتجر Causeway Bay، بحيث لا يستطيع الموظفون تسجيل الحضور إلا داخل المنطقة المحددة مسبقًا، مما يمنع تسجيلات الحضور المزيفة.
• حساب الساعات المرنة: يتوافق مع أنظمة المناوبة الشائعة في هونغ كونغ وساعات العمل غير الثابتة، حيث يجمع دينغ تاك تلقائيًا عدد ساعات العمل اليومية، ويحدد بناءً على القواعد المحددة مسبقًا ما إذا كانت هناك ساعات زائدة أو الحاجة لدفع بدلات عمل إضافية.
• تحديث رصيد الإجازات تلقائيًا: الحقوق المتعلقة بالإجازات السنوية، والمرضية، والإضافية مرتبطة مباشرةً بقاعدة بيانات الموارد البشرية، حيث يتم تعديل عدد الأيام المتبقية ديناميكيًا فور الموافقة على الطلب، مما يمنع الأخطاء البشرية.

وفقًا لدراسة حالة نشرتها جمعية تكنولوجيا المعلومات في هونغ كونغ عام 2024، حققت إحدى شركات الخدمات اللوجستية المحلية بعد تبني نظام الحضور الذكي في دينغ تاك تقليلًا في الأخطاء الحسابية بنسبة 25%، وارتفعت كفاءة معالجة الرواتب بأكثر من 40%. والأهم من ذلك، أن النظام يحتوي على منطق تلقائي مدمج للامتثال مع أحدث إصدار من "قانون العمل" الصادر عن إدارة العمل في هونغ كونغ، ويمكنه إرسال تنبيهات تلقائية عند حدوث تعارض في الجداول، مثل العمل المستمر لأكثر من 8 ساعات دون راحة، أو تجاوز 48 ساعة من العمل الزائد خلال 7 أيام، مما يساعد مسؤولي الموارد البشرية على تعديل توزيع القوى العاملة فورًا.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!