ดิงติงไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์แชท บริษัทฮ่องกงใช้มันลดเวลาการจัดการงานธุรการลง 60%

ดิงทอล์กคือแพลตฟอร์มอะไร

ดิงทอล์ก (DingTalk) เป็นแพลตฟอร์มการทำงานบนมือถือและระบบการร่วมมือทางธุรกิจแบบครบวงจรที่พัฒนาโดยกลุ่มบริษัทอาลีบาบา ซึ่งมีบทบาทเกินกว่าเครื่องมือสื่อสารทั่วไป ในช่วงแรกที่เปิดตัวในปี 2014 ดิงทอล์กมีเป้าหมายเพื่อแก้ไขปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพ แต่เมื่อการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัลเร่งตัวขึ้น โดยเฉพาะหลังปี 2023 ที่มีการผสานเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) อย่างลึกซึ้ง ทำให้มันกลายเป็นแพลตฟอร์มระดับ "ระบบปฏิบัติการ" ที่ครอบคลุมการจัดการกระบวนการทำงาน การจัดองค์กร และการตัดสินใจจากข้อมูล แตกต่างจาก WhatsApp Business ที่เน้นแค่การสื่อสารทันที หรือ Microsoft Teams ที่เน้นการประชุมและการทำงานร่วมกันกับเอกสาร ดิงทอล์กมุ่งเน้นที่จะเป็น "เดสก์ท็อปดิจิทัลที่เน้นองค์กรเป็นศูนย์กลาง" รองรับการขยายโมดูล และเชื่อมโยงการสื่อสารกับการจัดการได้อย่างสมบูรณ์

• การอนุมัติงานสำนักงาน (OA): สร้างแบบฟอร์มและกระบวนการอนุมัติเองได้ เชื่อมต่อกับระบบการเงิน บุคลากร และธุรการ เพื่อแปลงกระบวนการทำงานแบบกระดาษให้เป็นระบบดิจิทัล
• งานที่ต้องทำ: มอบหมายและติดตามความคืบหน้าของงานข้ามแผนก พร้อมระบบเตือนเพื่อรับประกันการดำเนินการ
• การจัดการกำหนดการ: ซิงค์อัตโนมัติกับอีเมลดิงทอล์กและการประชุมวิดีโอ รองรับการประสานเวลาในระดับทีม
• การลงเวลาทำงาน: ใช้เทคโนโลยี GPS Wi-Fi และการจำแนกลายหน้า ใช้งานได้ดีกับสถานที่ทำงานแบบกระจาย
• คลังความรู้ (ดิงพาเนล): พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ระดับองค์กร รองรับการควบคุมสิทธิ์แบบชั้นและควบคุมเวอร์ชัน เพื่อเสริมความปลอดภัยของข้อมูล

จากการสังเกตอุตสาหกรรม พบว่าอัตราการใช้งานดิงทอล์กในฮ่องกงเพิ่มขึ้นอย่างมากในปี 2024 โดยเฉพาะในกลุ่มวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) และธุรกิจอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดน เนื่องจากสามารถเชื่อมต่อกับบริการในระบบนิเวศอื่นๆ เช่น AlipayHK และ Alibaba Cloud ได้ทันทีโดยไม่ต้องพัฒนาเพิ่มเติม ความสามารถในการผสานรวม “แบบในตัว” นี้คือความแตกต่างสำคัญจากแพลตฟอร์มอย่าง Teams ที่ต้องอาศัยปลั๊กอินจากบุคคลที่สามเพื่อให้ได้ฟังก์ชันคล้ายกัน ขณะที่ดิงทอล์กได้ฝังกระบวนการไว้ในโครงสร้างพื้นฐานแล้ว แนวคิดแพลตฟอร์มนี้ทำให้องค์กรไม่จำเป็นต้องนำเครื่องมือ SaaS หลายตัวมารวมกัน แต่สามารถจัดการทั้งวงจรการดำเนินงานผ่านช่องทางเดียว

ธุรกิจในฮ่องกงใช้ดิงทอล์กเพื่อการทำงานระยะไกลอย่างไร

ดิงทอล์กไม่ใช่แค่เครื่องมือแชทเท่านั้น แต่เป็นแพลตฟอร์มการทำงานแบบบูรณาการที่สนับสนุนการทำงานระยะไกลผ่านสามฟังก์ชันหลัก ได้แก่ "พื้นที่โครงการ" "การประชุมออนไลน์" และ "การแก้ไขเอกสารร่วมกัน" สำหรับธุรกิจในฮ่องกง เทคโนโลยีเหล่านี้ไม่เพียงช่วยแก้ปัญหาความล่าช้าในการสื่อสารข้ามสถานที่ แต่ยังทำให้การทำงานร่วมกันราบรื่นผ่านการผสานกระบวนการแบบเป็นระบบ พื้นที่โครงการเป็นพื้นที่ทำงานที่จัดตามโครงการ รองรับการมอบหมายงาน การติดตามความคืบหน้า และการจัดการไฟล์แบบรวมศูนย์ เหมาะสำหรับสำนักงานบัญชีที่ต้องประสานงานทีมจากหลายพื้นที่ในช่วงฤดูตรวจสอบบัญชี; การประชุมออนไลน์มาพร้อมเสียงคุณภาพสูง คำบรรยายภาษาจีนตัวเต็มแปลแบบเรียลไทม์ และการจัดเก็บบันทึกการประชุมอัตโนมัติ สามารถประสานสมาชิกข้ามโซนเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น แบรนด์ค้าปลีกข้ามชาติที่จัดประชุมตรวจสต็อกตอนเที่ยงคืน ก็ยังคงรักษาความเข้าใจตรงกันของข้อมูล; การแก้ไขเอกสารร่วมกันถูกผสานไว้ในดิงพาเนล ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถแก้ไขไฟล์ Word, Excel ฯลฯ ได้พร้อมกัน มีประวัติเวอร์ชัน และรองรับการผูกบัญชีกับ Google Workspace เพื่อซิงค์ปฏิทินระหว่าง Gmail และอีเมลดิงทอล์กสองทาง

• การทำงานร่วมกันด้านการตรวจสอบบัญชีของสำนักงานบัญชี: ใช้พื้นที่โครงการสร้างห้องงานเฉพาะลูกค้า อัปโหลดเอกสารตรวจสอบบัญชีขึ้นดิงพาเนล ให้ทีมฮ่องกงและจีนแผ่นดินใหญ่ช่วยกันตรวจสอบรายการที่ผิดปกติ และแจ้งหุ้นส่วนที่รับผิดชอบผ่าน @ เพื่อขอตรวจสอบทบทวน ช่วยลดระยะเวลาการตรวจสอบลงได้ถึง 40%
• การจัดตารางทำงานของร้านค้าปลีก: ฝังตารางชั่วโมงทำงานรายเดือนไว้ในเอกสารร่วม ผู้จัดการสาขาสามารถปรับเปลี่ยนกะงานได้แบบเห็นภาพ แรงงานได้รับแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงผ่านมือถือ พร้อมใช้ระบบลงเวลาด้วยตำแหน่ง GPS ของดิงทอล์ก ลดข้อขัดแย้งด้านตารางงาน
• ความร่วมมือด้านหลักสูตรของสถาบันการศึกษา: ทีมสอนของสถาบันกวดวิชาใช้การประชุมออนไลน์อบรมครู หลังจบการประชุมระบบจะสรุปประเด็นสำคัญอัตโนมัติและส่งต่อให้กลุ่ม พร้อมใช้รายการงานติดตามความคืบหน้าการปรับปรุงตำรา

เมื่อรูปแบบการทำงานผสมผสานกลายเป็นเรื่องปกติ ดิงทอล์กก็กำลังขยายบทบาทจากเครื่องมือสื่อสารไปสู่การปรับโครงสร้างกระบวนการองค์กร ในอนาคตจะมีการผสานผู้ช่วย AI เข้ากับพื้นที่โครงการมากขึ้น เพื่อคาดการณ์ความเสี่ยงที่งานอาจล่าช้า และแนะนำการจัดสรรทรัพยากรใหม่โดยอัตโนมัติ มอบกรอบการทำงานร่วมกันที่ก้าวหน้ามากขึ้นให้กับธุรกิจในฮ่องกง

ระบบการอนุมัติงานสำนักงานของดิงทอล์กช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารอย่างไร

ระบบการอนุมัติงานสำนักงาน (OA Approval) ของดิงทอล์กไม่ใช่แค่แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ธรรมดา แต่เป็นเครื่องมืออัตโนมัติการไหลของงานที่ฝังอยู่ในแพลตฟอร์ม ออกแบบมาเพื่อดิจิทัลไลซ์กระบวนการบริหารองค์กร โดยเฉพาะในฮ่องกง ซึ่งสามารถสร้างกระบวนการอนุมัติเองได้ เช่น การลา การเบิกค่าใช้จ่าย และการขอซื้อ โดยใช้เงื่อนไขสาขา การเพิ่มผู้อนุมัติ และระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในตัว เพื่อให้การทำงานแบบไม่ใช้กระดาษครบวงจร เมื่อเทียบกับวิธีการอนุมัติแบบเดิมที่ใช้อีเมลหรือเอกสารกระดาษ รายงานประสิทธิภาพ SaaS ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปี 2024 ระบุว่า องค์กรที่ใช้ระบบ OA ของดิงทอล์กสามารถลดเวลาดำเนินการลงได้ 60% โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องทำงานร่วมกันข้ามแผนก จะเห็นผลชัดเจนยิ่งขึ้น

• การออกแบบแบบฟอร์ม: ใช้เครื่องมือสร้างแบบฟอร์มของดิงทอล์ก ลากวางช่องกรอก เช่น เลือกวันที่ กรอกจำนวนเงิน อัปโหลดไฟล์แนบ และตั้งกฎให้ต้องกรอก
• การตั้งค่ากระบวนการ: กำหนดขั้นตอนการอนุมัติ รองรับการอนุมัติหลายชั้น เช่น ผู้จัดการสายงาน แผนกการเงิน หน้าต่างบริการธุรการ และสามารถตั้งเงื่อนไขตามยอด เช่น ถ้าเบิกเกิน 5,000 ดอลลาร์ฮ่องกง ต้องมีการตรวจสอบจากฝ่ายการเงิน
• การเริ่มต้นและติดตาม: พนักงานส่งคำขอผ่านมือถือหรือเดสก์ท็อป ระบบจะแจ้งเตือนทันที ประวัติการอนุมัติและเวลาทุกขั้นตอนสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

ฟังก์ชันสำคัญอย่างการเพิ่มผู้อนุมัติ/โอนอนุมัติ ช่วยให้ผู้จัดการชั่วคราวสามารถเข้ามาแทรกแซงได้ทันที ป้องกันกระบวนการติดขัด; ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สอดคล้องกับข้อกำหนดทางเทคนิคของกฎหมายการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ของฮ่องกง เหมาะสำหรับการอนุมัติสัญญาและเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนสูง เมื่อเทียบกับการส่งอีเมลกลับไปมาซึ่งโดยเฉลี่ยใช้เวลา 3.2 วัน ดิงทอล์กใช้เวลาเพียง 1.2 วันในการอนุมัติในสถานการณ์เดียวกัน ลดต้นทุนแฝงด้านการบริหารอย่างมาก นอกจากนี้โครงสร้างอัตโนมัตินี้ยังเป็นพื้นฐานของข้อมูลเชิงโครงสร้างสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการตัดสินใจในอนาคต

การวิเคราะห์กลไกการจัดการข้อมูลและความปลอดภัยของดิงพาเนล

ดิงพาเนล (DingDrive) ไม่ใช่แค่ฟังก์ชันแบ่งปันไฟล์ทั่วไป แต่เป็นศูนย์กลางการจัดเก็บไฟล์ระดับองค์กรที่ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงอย่างละเอียด มีการติดตามเวอร์ชัน การเข้ารหัสลิงก์ภายนอก และการควบคุมการเข้าถึงแบบละเอียด สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของข้อมูลและความต้องการความร่วมมือที่ปลอดภัยขององค์กรในฮ่องกง ต่างจากโปรแกรมแชททั่วไปที่ทำได้แค่ "ส่งไฟล์" DingDrive ทำได้ถึงขั้น "จัดการไฟล์" — ตั้งแต่การสร้าง การแบ่งปัน ไปจนถึงการกู้คืน สามารถตรวจสอบและย้อนรอยได้ ช่วยเติมเต็มช่องว่างด้านการจัดเก็บเอกสารหลังกระบวนการอนุมัติงานสำนักงาน

• โครงสร้างสิทธิ์แบบชั้น: รองรับการตั้งค่าการมองเห็น 3 ระดับ — เปิดเผย (ทั้งองค์กร) จำกัดเฉพาะแผนก และเฉพาะสมาชิกที่ระบุ เพื่อให้มั่นใจว่ารายงานการเงินหรือสัญญาบุคลากรที่ละเอียดอ่อนสามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่จำเป็น
• การควบคุมการดาวน์โหลดแบบไดนามิก: ผู้ดูแลระบบสามารถปิดสิทธิ์การดาวน์โหลดได้ อนุญาตให้ดูตัวอย่างออนไลน์เท่านั้น แม้ไฟล์จะรั่วไหลออกไป ก็ไม่สามารถได้รับสำเนาต้นฉบับ
• การเข้ารหัสการแบ่งปันภายนอก: ลิงก์ที่สร้างขึ้นสามารถตั้งรหัสผ่านและอายุการใช้งานได้ พร้อมบันทึก IP และเวลาที่ผู้เยี่ยมชมเปิดดู ซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐานการจัดการความปลอดภัยข้อมูล ISO 27001

เพื่อตอบสนองความเสี่ยงด้านการเคลื่อนย้ายข้อมูลข้ามพรมแดนภายใต้กรอบกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของฮ่องกง (PDPO) ดิงทอล์กให้ตัวเลือกตำแหน่งเซิร์ฟเวอร์ — องค์กรสามารถเลือกเก็บไฟล์ที่มีข้อมูลพนักงานไว้ที่โหนดระหว่างประเทศ เช่น สิงคโปร์ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อกำหนดการเก็บข้อมูลในประเทศตามกฎหมายความปลอดภัยข้อมูลของจีน จากรายงานการประเมินความสอดคล้องของบุคคลที่สาม การออกแบบนี้ช่วยให้อุตสาหกรรมที่มีการควบคุมสูง เช่น การเงินและสาธารณสุข สามารถใช้งาน DingDrive ได้อย่างถูกกฎหมาย บันทึกการตรวจสอบ (audit log) บันทึกเส้นทางการใช้งานอย่างสมบูรณ์ว่า "ใคร เมื่อไหร่ ทำอะไร" ซึ่งเป็นหลักฐานสำคัญสำหรับการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบจากภายนอก โครงสร้าง "ปลอดภัยตั้งแต่ต้นแบบ" (Security by Design) นี้ คือความแตกต่างหลักที่ทำให้ดิงทอล์กก้าวข้ามจากเครื่องมือสื่อสารธรรมดา กลายเป็นแพลตฟอร์มการทำงานที่น่าเชื่อถือ

การใช้งานจริงของระบบลงเวลาอัจฉริยะและการจัดการบุคลากรในฮ่องกง

ระบบลงเวลาอัจฉริยะเป็นระบบบันทึกการมาทำงานโดยอัตโนมัติที่ใช้เทคโนโลยี GPS Wi-Fi และการจำแนกลายหน้า ซึ่งผสานเข้ากับโมดูลทรัพยากรบุคคลของดิงทอล์ก ทำให้องค์กรในฮ่องกงเปลี่ยนผ่านจากการพึ่งพาระบบลงเวลาแบบดั้งเดิม โดยใช้เทคโนโลยีตำแหน่งและชีวมาตรในการยืนยันตัวตนร่วมกัน ดิงทอล์กทำให้การลงเวลาที่หลายสถานที่เป็นไปได้ โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมที่ต้องดำเนินงานข้ามพื้นที่ เช่น โลจิสติกส์ ค้าปลีก และการจัดการอสังหาริมทรัพย์ พนักงานสามารถลงเวลาผ่านแอปพลิเคชันมือถือได้ทันทีเมื่ออยู่ในรัศมีที่กำหนด ระบบจะติดเวลาและตำแหน่งโดยอัตโนมัติ และซิงค์ข้อมูลไปยังระบบหลังเอนด์กลางทันที

• การลงเวลาหลายสถานที่: รองรับการตั้งค่า Geo-fencing หลายแห่ง เช่น ศูนย์โลจิสติกส์九龙仓 และร้านค้าในคอสมานซ์ แรงงานสามารถลงเวลาได้เฉพาะในพื้นที่ที่กำหนดไว้ ป้องกันการบันทึกเวลาที่ไม่ถูกต้อง
• การคำนวณชั่วโมงทำงานแบบยืดหยุ่น: เข้ากันได้กับระบบกะงานและการจัดชั่วโมงแบบไม่ตายตัวที่พบบ่อยในฮ่องกง ดิงทอล์กรวบรวมชั่วโมงทำงานรายวันโดยอัตโนมัติ และประเมินตามกฎที่ตั้งไว้ล่วงหน้า เช่น ทำงานเกินเวลาหรือต้องจ่ายค่าล่วงเวลาหรือไม่
• การอัปเดตยอดวันลาโดยอัตโนมัติ: สิทธิประโยชน์เช่น วันลาพักร้อน วันลาป่วย และวันชดเชย ถูกผูกกับฐานข้อมูลบุคลากรโดยตรง เมื่อมีการอนุมัติคำขอ ยอดวันที่เหลือจะปรับโดยอัตโนมัติ ป้องกันข้อผิดพลาดจากมนุษย์

จากกรณีศึกษาของสมาคมเทคโนโลยีสารสนเทศฮ่องกงปี 2024 บริษัทโลจิสติกส์ท้องถิ่นแห่งหนึ่งหลังนำระบบลงเวลาอัจฉริยะของดิงทอล์กมาใช้ ความผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือลดลง25% และประสิทธิภาพการประมวลผลเงินเดือนเพิ่มขึ้นกว่า 40% ที่สำคัญกว่านั้น ระบบมีการฝังตรรกะความสอดคล้องตามกฎหมายการจ้างงานล่าสุดที่เผยแพร่โดยกรมแรงงาน เช่น แจ้งเตือนเมื่อมีการจัดกะที่ขัดแย้ง เช่น ทำงานต่อเนื่องเกิน8 ชั่วโมงโดยไม่พัก หรือรวมชั่วโมงล่วงเวลาเกิน48 ชั่วโมงใน 7 วัน ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถปรับการจัดสรรแรงงานได้ทันที

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!