DingTalk không chỉ là phần mềm trò chuyện, doanh nghiệp Hồng Kông sử dụng để giảm 60% thời gian xử lý hành chính

Đinh Đinh là nền tảng gì

Đinh Đinh (DingTalk) là một nền tảng làm việc di động thông minh tích hợp do Tập đoàn Alibaba phát triển, về bản chất đã vượt xa các công cụ liên lạc truyền thống. Ban đầu ra mắt năm 2014 nhằm giải quyết vấn đề hiệu suất giao tiếp nội bộ doanh nghiệp thấp, nhưng cùng với quá trình chuyển đổi số được đẩy nhanh, đặc biệt từ năm 2023 trở đi khi tích hợp AI ngày càng sâu rộng, nền tảng này đã phát triển thành một hệ thống cấp độ "hệ điều hành" bao gồm tự động hóa quy trình, quản lý tổ chức và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Khác với WhatsApp Business chỉ cung cấp chức năng nhắn tin tức thì hay Microsoft Teams tập trung vào họp trực tuyến và cộng tác tài liệu, trọng tâm chính của Đinh Đinh là một bàn làm việc kỹ thuật số "theo định hướng tổ chức", hỗ trợ mở rộng theo mô-đun để tạo thành vòng khép kín từ giao tiếp đến quản lý.

• Duyệt phê OA: Tạo biểu mẫu và quy trình duyệt phê tùy chỉnh, kết nối hệ thống tài chính, nhân sự và hành chính, hiện thực hóa việc số hóa các quy trình giấy tờ
• Công việc cần làm: Phân công và theo dõi tiến độ nhiệm vụ xuyên phòng ban, kết hợp cơ chế nhắc nhở để đảm bảo khả năng thực thi
• Quản lý lịch trình: Đồng bộ tự động với email Đinh Đinh và cuộc họp video, hỗ trợ phối hợp thời gian ở cấp độ nhóm
• Chấm công: Kết hợp công nghệ GPS, Wi-Fi và nhận diện khuôn mặt, phù hợp với mô hình làm việc phân tán
• Cơ sở tri thức (Đinh Bàn): Lưu trữ đám mây cấp doanh nghiệp, hỗ trợ phân tầng quyền hạn và kiểm soát phiên bản, tăng cường an ninh thông tin

Theo quan sát ngành, tỷ lệ sử dụng Đinh Đinh tại Hồng Kông tăng đáng kể trong năm 2024, đặc biệt phổ biến trong lĩnh vực doanh nghiệp vừa nhỏ và thương mại điện tử xuyên biên giới nhờ khả năng kết nối không cần phát triển thêm với các dịch vụ sinh thái như AlipayHK, Alibaba Cloud... Chính "sức mạnh tích hợp sẵn" này là điểm khác biệt then chốt giữa Đinh Đinh và các nền tảng như Teams – những nền tảng sau phải phụ thuộc vào plugin bên thứ ba để đạt được chức năng tương tự, trong khi Đinh Đinh đã mặc định các quy trình này ngay trong kiến trúc nền tảng. Tư duy nền tảng này giúp doanh nghiệp không còn phải lắp ghép nhiều công cụ SaaS riêng lẻ mà có thể quản lý toàn bộ chu kỳ vận hành chỉ qua một cổng duy nhất.

Doanh nghiệp Hồng Kông tận dụng Đinh Đinh để cộng tác từ xa như thế nào

Đinh Đinh không chỉ đơn thuần là công cụ trò chuyện mà là một nền tảng văn phòng tổng hợp hỗ trợ cộng tác từ xa thông qua ba chức năng cốt lõi: "không gian dự án", "họp trực tuyến" và "cộng tác soạn thảo tài liệu". Với doanh nghiệp Hồng Kông, các công nghệ này không chỉ giải quyết tình trạng chậm trễ giao tiếp giữa các khu vực địa lý mà còn tạo nên sự phối hợp liền mạch thông qua tích hợp quy trình hệ thống. Không gian dự án cung cấp khu vực làm việc theo định hướng dự án, hỗ trợ phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và quản lý tập trung tài liệu, phù hợp với các công ty kế toán khi cần thống nhất công việc của các đội ngũ tại nhiều địa điểm trong mùa cao điểm kiểm toán; Họp trực tuyến có chất lượng âm thanh HD, tự động chuyển ngữ phụ đề tiếng Trung phồn thể và lưu trữ bản ghi cuộc họp tự động, giúp điều phối hiệu quả thành viên ở múi giờ khác nhau, ví dụ như thương hiệu bán lẻ xuyên biên giới tổ chức họp rà soát tồn kho lúc nửa đêm nhưng vẫn đảm bảo đồng bộ thông tin; Cộng tác soạn thảo tài liệu được tích hợp ngay trong Đinh Bàn, cho phép nhiều người dùng đồng thời chỉnh sửa định dạng Word, Excel..., lưu lại lịch sử phiên bản, hỗ trợ liên kết với tài khoản Google Workspace để đồng bộ hai chiều lịch từ Gmail và email Đinh Đinh.

• Cộng tác kiểm toán tại công ty kế toán: Sử dụng không gian dự án để tạo phòng dự án khách hàng, tải hồ sơ kiểm toán lên Đinh Bàn, đội ngũ Hồng Kông và đại lục đồng thời đánh dấu giao dịch bất thường và thông báo ngay lập tức tới đối tác phụ trách thông qua chức năng @, rút ngắn chu kỳ kiểm tra tới 40%.
• Quản lý lịch làm việc chuỗi cửa hàng bán lẻ: Nhúng bảng giờ làm việc hàng tháng vào tài liệu cộng tác, quản lý cửa hàng có thể trực quan điều chỉnh ca làm việc, nhân viên nhận thông báo thay đổi qua ứng dụng điện thoại, kết hợp chấm công bằng định vị GPS của Đinh Đinh để giảm tranh cãi về lịch làm việc.
• Cộng tác khóa học tại cơ sở giáo dục: Nhóm giảng dạy trung tâm luyện thi sử dụng họp trực tuyến để đào tạo giáo viên, sau buổi học hệ thống tự động tạo bản tóm tắt trọng tâm gửi vào nhóm, kèm theo danh sách nhiệm vụ để theo dõi tiến độ cập nhật tài liệu giảng dạy.

Cùng với mô hình làm việc kết hợp trở thành bình thường mới, Đinh Đinh đang từng bước chuyển từ lớp giao tiếp sang tái cấu trúc quy trình tổ chức. Trong tương lai sẽ tiếp tục tích hợp trợ lý AI vào không gian dự án, dự đoán rủi ro chậm trễ nhiệm vụ và tự động đề xuất phân bổ lại nguồn lực, mang lại khung cộng tác tiên tiến hơn cho doanh nghiệp Hồng Kông.

Hệ thống duyệt phê OA của Đinh Đinh nâng cao hiệu suất hành chính như thế nào

Hệ thống duyệt phê OA của Đinh Đinh không đơn thuần là biểu mẫu điện tử, mà là một công cụ tự động hóa luồng công việc được tích hợp sẵn trong nền tảng, được thiết kế chuyên biệt cho việc số hóa các quy trình hành chính doanh nghiệp. So với phương thức duyệt phê truyền thống qua email hoặc giấy tờ, Đinh Đinh OA cho phép doanh nghiệp Hồng Kông tự tùy chỉnh các quy trình cốt lõi như đơn xin nghỉ, hoàn trả chi phí, đề nghị mua sắm… và thông qua các chức năng như phân nhánh điều kiện, duyệt thay/ủy quyền và chữ ký điện tử tích hợp để hiện thực hóa hoạt động không giấy tờ từ đầu đến cuối. Theo Báo cáo hiệu suất SaaS khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2024, các doanh nghiệp áp dụng hệ thống duyệt phê OA của Đinh Đinh đã giảm trung bình 60% thời gian xử lý, đặc biệt hiệu quả rõ rệt trong các tình huống cộng tác đa phòng ban.

• Thiết kế biểu mẫu: Sử dụng trình soạn thảo biểu mẫu Đinh Đinh kéo thả các trường như chọn ngày, nhập số tiền, tải tệp đính kèm và thiết lập quy tắc bắt buộc điền
• Thiết lập quy trình: Chỉ định các nút duyệt, hỗ trợ duyệt nhiều cấp như quản lý trực tiếp, bộ phận tài chính, cửa sổ hành chính... và có thể kích hoạt phân nhánh điều kiện theo giá trị (ví dụ: hoàn trả trên 5.000 đô la Hồng Kông cần kiểm tra lại của tài chính)
• Khởi tạo và theo dõi: Nhân viên gửi yêu cầu từ điện thoại hoặc máy tính để bàn, hệ thống ngay lập tức gửi thông báo, mọi bản ghi duyệt và dấu thời gian đều có thể truy xuất

Các chức năng then chốt như duyệt thay/ủy quyền cho phép quản lý tạm thời can thiệp kịp thời, tránh tình trạng tắc quy trình; chữ ký điện tử đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo Điều lệ Giao dịch Điện tử Hồng Kông, áp dụng được cho phê duyệt hợp đồng và các tài liệu độ nhạy cao. So với phương thức trao đổi email truyền thống trung bình mất 3,2 ngày, Đinh Đinh chỉ mất 1,2 ngày để hoàn tất trong cùng tình huống, giảm mạnh chi phí gián tiếp hành chính. Kiến trúc tự động hóa này cũng cung cấp nền tảng dữ liệu có cấu trúc phục vụ cho phân tích dữ liệu và ra quyết định quản lý sau này.

Phân tích cơ chế quản lý dữ liệu và an ninh của Đinh Đinh Vân Bàn

Đinh Đỉnh Vân Bàn (DingDrive) không phải là chức năng chia sẻ tệp đính kèm thông thường mà là một trung tâm lưu trữ tài liệu cấp doanh nghiệp với cơ chế kiểm soát quyền hạn, có khả năng theo dõi phiên bản, mã hóa liên kết chia sẻ bên ngoài và kiểm soát truy cập chi tiết, trực tiếp đáp ứng yêu cầu kép về tuân thủ dữ liệu và an toàn cộng tác của doanh nghiệp Hồng Kông. Khác với phần mềm trò chuyện truyền thống chỉ có thể "gửi tệp", DingDrive thực hiện được "quản lý tệp" – từ tạo lập, chia sẻ đến thu hồi tài liệu đều có thể kiểm toán và truy vết, lấp đầy khoảng trống quản lý lưu trữ tài liệu sau khi hoàn tất quy trình OA.

• Kiến trúc phân quyền cấp bậc: Hỗ trợ ba mức hiển thị – công khai (toàn tổ chức), giới hạn theo phòng ban, chỉ định thành viên cụ thể, đảm bảo các báo cáo tài chính nhạy cảm hay hợp đồng nhân sự chỉ được truy cập bởi nhân sự liên quan.
• Kiểm soát tải xuống động: Quản trị viên có thể tắt quyền tải xuống, chỉ cho phép xem trước trực tuyến; ngay cả khi tệp bị rò rỉ, người ngoài cũng không thể lấy được bản gốc.
• Mã hóa chia sẻ bên ngoài: Liên kết chia sẻ được tạo có thể thiết lập mật khẩu và thời hạn hiệu lực, đồng thời ghi lại IP và thời gian truy cập của khách, đáp ứng tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO 27001.

Đối với rủi ro chuyển dữ liệu xuyên biên giới trong khuôn khổ Điều lệ Quyền riêng tư Dữ liệu Cá nhân Hồng Kông (PDPO), Đinh Đinh cung cấp lựa chọn vị trí máy chủ – doanh nghiệp có thể lưu trữ các tài liệu chứa thông tin cá nhân nhân viên tại các nút quốc tế (ví dụ Singapore), tránh yêu cầu lưu trữ nội địa theo Luật An toàn Dữ liệu Trung Quốc. Theo báo cáo đánh giá tuân thủ độc lập, thiết kế này cho phép các ngành chịu kiểm soát cao như tài chính, y tế triển khai DingDrive trong khuôn khổ pháp lý. Nhật ký kiểm toán ghi chép đầy đủ hành vi "ai, khi nào, đã làm gì", trở thành bằng chứng then chốt cho kiểm toán nội bộ và thẩm tra bên ngoài. Chính kiến trúc "an ninh theo thiết kế" (Security by Design) này là điểm khác biệt cốt lõi giúp Đinh Đinh vươn lên từ công cụ liên lạc thành nền tảng làm việc đáng tin cậy.

Thực trạng ứng dụng chấm công thông minh và quản lý nhân sự tại Hồng Kông

Chấm công thông minh là hệ thống ghi nhận tự động thời gian làm việc dựa trên công nghệ GPS, Wi-Fi và nhận diện khuôn mặt, được tích hợp vào module nhân sự của Đinh Đinh, thay đổi hoàn toàn sự phụ thuộc của doanh nghiệp Hồng Kông vào phương thức chấm công truyền thống. Thông qua xác thực kép bằng định vị và sinh trắc học, Đinh Đinh cho phép chấm công tại nhiều địa điểm, đặc biệt phù hợp với các ngành vận hành xuyên khu vực như logistics, bán lẻ và quản lý bất động sản. Nhân viên có thể điểm danh một chạm qua ứng dụng điện thoại trong phạm vi quy định, hệ thống tự động ghi nhãn thời gian và vị trí rồi đồng bộ tức thì lên nền tảng trung tâm.

• Chấm công đa địa điểm: Hỗ trợ thiết lập nhiều hàng rào địa lý (Geo-fencing), ví dụ như trung tâm logistics Cửu Long Thương và cửa hàng ở Đồng La Loan, nhân viên chỉ có thể chấm công khi ở trong khu vực đã định, ngăn chặn ghi nhận xuất hiện giả mạo.
• Tính toán giờ làm linh hoạt: Phù hợp với chế độ ca làm việc và giờ làm không cố định phổ biến tại Hồng Kông, Đinh Đinh tự động tổng hợp số giờ làm việc hàng ngày và xác định theo quy tắc định sẵn liệu có làm quá giờ hay cần chi trả lương làm thêm.
• Tự động cập nhật số dư nghỉ phép: Các quyền lợi như nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ bù được liên kết trực tiếp với cơ sở dữ liệu nhân sự, sau khi đơn được duyệt sẽ tự động điều chỉnh số ngày còn lại, tránh sai sót do con người.

Theo nghiên cứu điển hình năm 2024 của Hiệp hội Công nghệ Thông tin Hồng Kông, một doanh nghiệp logistics địa phương sau khi áp dụng chấm công thông minh Đinh Đinh đã giảm 25% lỗi thống kê thủ công, hiệu suất xử lý bảng lương tăng hơn 40%. Quan trọng hơn, hệ thống tích hợp sẵn logic tuân thủ "Điều lệ Lao động" mới nhất do Cục Lao động Hồng Kông công bố, có thể cảnh báo tự động các xung đột sắp xếp ca, ví dụ như làm liên tục hơn 8 giờ mà không nghỉ hoặc vượt quá 48 giờ trong bảy ngày, hỗ trợ HR điều chỉnh bố trí nhân lực kịp thời.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!