عملية الموافقة في تطبيق دينغ تك: أسرار العمل عن بُعد في هونغ كونغ وتحويل المكاتب إلى الرقمية

اتجاهات جديدة في العمل عن بُعد، تشبه حليب الشاي الهونغ كونغي "تسي جو" — غنية، ناعمة، ومليئة بشعور الحرية الذي يسبب الإدمان. في السنوات الأخيرة، اجتاحت موجة العمل عن بعد العالم، وبدأت هونغ كونغ، هذه المركز المالي الدولي سريع الخطى، بالتحول بهدوء من ثقافة "الحضور اليومي" إلى نمط "التسجيل من المنزل". كانت الجائحة بمثابة مُدرّس غير مدعو، أجبرنا على التعلم كيف نربط اجتماعاتنا عبر واي فاي، وكيف نستبدل الحديث في غرفة استراحة الموظفين بالدردشة المرئية. والنتيجة؟ اكتشفنا أن بإمكاننا إنجاز العروض التقديمية بكفاءة عالية دون الحاجة لل擠地铁!

ما هي مزايا العمل عن بعد؟ لنبدأ بأفضل ما فيها — اختفاء وقت التنقل فورًا! قبلًا، كان يستغرق الانتقال من جيانغ جون باو إلى سنترال ساعتين بالقطار والحافلة، أما الآن، فقط أفتح جهاز الكمبيوتر، وأسجل الدخول إلى دينغ توك خلال خمس ثوانٍ، وأكون قد "وصلت إلى المكتب". توفر الساعات المرنة للموظفين الذين يعملون ليلًا الفرصة لتقديم تقاريرهم عند الساعة الثالثة صباحًا عندما تكون أفكارهم في ذروتها، كما أصبح بإمكان الآباء الجدد الإرضاع سرًا أثناء الاجتماعات دون قلق. هذا ليس حلماً، بل هدية من التحول الرقمي مقدمة للموظفين.

لكن بالطبع، ليس العمل عن بعد احتفالاً يشارك فيه الجميع. فبعض الزملاء ينسون إيقاف الميكروفون خلال الاجتماعات، مما يجعل كل عائلتهم مسموعة من قبل جميع الزملاء، وبعض عمليات الموافقة تتعطل في دائرة لا نهائية من "من يجب أن يوقع؟"، كأنك تسير في متاهة. هنا فقط ندرك أن وجود أدوات للعمل عن بعد لا يكفي، بل نحتاج أيضًا إلى عمليات رقمية سلسة تدعمنا. وهنا تحديدًا يأتي دور نظام موافقات دينغ توك.

ما هو نظام موافقات دينغ توك؟ ببساطة، إنه مثل "المدير الرقمي" لشركتك، لا يأخذ إجازة ولا يرفض طلب إجازتك بسبب حالته النفسية السيئة! نظام موافقات دينغ توك هو نظام تدفق عمل آلي وقابل للتخصيص بدرجة عالية، يشمل جميع المراحل بدءًا من التقديم، والموافقة، والإشعارات، وحتى الأرشفة، مما يحول العمليات الورقية التقليدية فورًا إلى نمط عمل ذكي.

سواء كنت تتقدم بطلب إجازة، أو طلب استرداد مصروفات، أو شراء مستلزمات، أو استخدام الختم الرسمي، كل ما عليك فعله هو النقر بضع مرات على هاتفك أو حاسوبك، وسيتم توجيه الطلب تلقائيًا إلى الشخص المسؤول عن الموافقة. والأجمل من ذلك، أن النظام يرسل إشعارات فورية، لذا لم يعد عليك ملاحقة المدير للحصول على التوقيع، أو أن تتفاجأ بأن المحاسب يقول: "نسيت مرة أخرى فاتورة الشهر الماضي!". يتم حفظ جميع السجلات تلقائيًا، والبحث عن أي مستند سيكون سهلاً كبحثك في سجلات الدردشة.

على سبيل المثال: في السابق، كان متوسط وقت استرداد المصروفات بعد رحلة عمل يتطلب زيارة قسم المالية ثلاث مرات والانتظار خمسة أيام؛ أما الآن، باستخدام دينغ توك، يمكنك فقط تصوير الفاتورة وتحميلها، يقوم النظام تلقائيًا بحساب المبلغ، وبعد انتهاء عملية الموافقة، يتم ربط العملية مباشرة مع برنامج محاسبة الشركة، ويتم تحويل المبلغ خلال ثلاثة أيام. انخفضت نسبة الأخطاء بنسبة 70%، وأخيرًا يمكن لموظفي المالية تناول العشاء بعد الدوام بدلًا من البقاء لساعات إضافية للمراجعة.

الأمر لا يتعلق فقط بتوفير الوقت والجهد، بل يشكل أساسًا متينًا لتحول الشركات في هونغ كونغ نحو الرقمنة — حيث يتم تكليف الآلات بالمهمات المتكررة، ويُترك للموظفين التركيز على الإبداع وتوليد القيمة، وهذا هو السر الحقيقي لتقدم بيئة العمل.

"يا سيدي، لقد أرسلت طلبي بالفعل!" — هل يبدو لك هذا العبارة مألوفة جدًا في يوميات العمل عن بعد؟ لكن المشكلة تكمن في التالي: كيف يمكن للموافقة أن تتم بينما أنت جالس في بيتك؟ لا تقلق، فنظام موافقات دينغ توك هو "فريق الإنقاذ الرقمي" للعمل عن بعد. فهو لا ينقل العمليات الورقية إلى الهاتف فحسب، بل يجعل التعاون عبر المناطق الزمنية المختلفة وبين الأقسام المختلفة سلسًا كالدردشة عبر لاين.

تخيلوا: يقوم وانغ الصغير من قسم التسويق في كولون تونغ بإرسال طلب شراء مباشرة بعد الانتهاء من تقريره في ساعة متأخرة من الليل؛ وفي الوقت نفسه، يقوم المدير الموجود في جيانغ جون باو بالموافقة بنقرة واحدة أثناء تناول وجبة الإفطار. خلال العملية، يقوم النظام تلقائيًا بتتبع التقدم وإرسال تذكيرات بالمهام المعلقة، وبالتالي لم يعد هناك حاجة لإرسال رسائل جماعية متكررة بعنوان "قرأت ولكن لم ترد". والأروع من ذلك، أن جميع سجلات الموافقة يمكن الوصول إليها بنقرة واحدة، مما ينهي مسرحيات "من قال إن ذلك مسموح؟" أثناء عمليات التدقيق.

قمنا بمقابلة شركة لوجستية كانت تعمل عن بعد بالكامل خلال فترة الجائحة، واستخدمت قوالب دينغ توك القابلة للتخصيص لإدارة موافقات السائقين في الحقول الخارجية بشكل فوري، مما خفض نسبة الأخطاء بنسبة 70%. بل وقد حولوا نقاط المراقبة الرئيسية للمشاريع المشتركة بين الأقسام إلى خطوات موافقة، لضمان التكامل السلس بين جميع المراحل. هذا ليس مجرد عرض للتكنولوجيا، بل هو تحويل للتواصل الفوضوي عن بعد إلى خطوط إنتاج رقمية واضحة.

لذلك بدلًا من قضاء يومك في ملاحقة الناس، لماذا لا تدع العمليات تتحرك تلقائيًا؟ نظام موافقات دينغ توك يجعل العمل عن بعد ليس بعيدًا ولا منقطعًا.

التحول الرقمي في المكاتب قد يبدو مصطلحًا تقنيًا عالي المستوى، كأنك بحاجة لشراء روبوتات لتحضير القهوة وتنظيف الأرضيات، لكن في الحقيقة، الأمر يشبه أكثر عملية "استبدال الدماغ" لمكتب قديم — تحويل العمليات المملوءة بالأوراق، والمعتمدة على النقل الشفهي، والمنتظرة لتوقيع المدير حتى تذبل الزهور، إلى أنظمة رقمية ذكية وفعالة.

في البيئة التجارية اليوم، إذا كانت الشركة لا تزال تستخدم إكسل لتتبع الإجازات، أو تستخدم طلبات مكتوبة بخط اليد لشراء المستلزمات، فهي كمن يستخدم العداد للدخول في حرب تجارة إلكترونية. التحول الرقمي ليس مجرد اتجاه، بل أصبح قاعدة للبقاء. ويمكنه تقليل التكلفة بشكل كبير — فكّر قليلًا: الورق الذي توفره، وصيانة الطابعات، وتكلفة خزائن الملفات، قد تكون كافية لشراء حليب الشاي باللؤلؤ لجميع الموظفين لمدة شهر كامل! والأهم من ذلك، أنه يحسن الكفاءة ويسرع من اتخاذ القرارات، بحيث لا يعود المدير مجرد "آلة توقيع"، بل يصبح عقلًا استراتيجيًا حقيقيًا.

بالطبع، لن يكون طريق التحول خاليًا من العقبات: بعض الموظفين يعانون من "رهاب التكنولوجيا"، وهناك جزر معزولة من البيانات بين الأقسام، بالإضافة إلى الألم المؤقت لإعادة هيكلة العمليات. ما الحل؟ لا تحاول أن تبتلع كل شيء دفعة واحدة. ابدأ من خلال أدوات صغيرة وفعالة مثل نظام موافقات دينغ توك، ودع الموظفين يتعلمون أثناء الاستخدام، ليتبنوا الثقافة الرقمية تدريجيًا. في النهاية، حتى ماكينة مياه الشرب في غرفة الاستراحة أصبحت ذكية، فكيف يمكن لعمليات الموافقة الخاصة بك أن تظل عالقة في القرن الماضي؟

"الموافقة الورقية؟ تلك كانت رومانسية القرن الماضي." بينما لا تزال بعض المكاتب في هونغ كونغ تلاحق المديرين في غرف الاستراحة من أجل توقيع ورقة استرداد مصروفات، فإن الشركات الذكية قد نقلت بالفعل كل هذه العمليات إلى السحابة باستخدام نظام موافقات دينغ توك. هذا ليس مجرد مسح ضوئي للأوراق ورفعها، بل هو ثورة رقمية تعيد تشكيل العمليات التقليدية تمامًا — من طلبات الإجازة، وشراء المستلزمات، إلى مراجعة العقود، كلها تدار تلقائيًا بطريقة بديهية كطلب وجبة من تطبيق توصيل الطعام.

ما يميز نظام دينغ توك هو تحويله من "الإنسان يبحث عن العملية" إلى "العملية تبحث عن الإنسان". بمجرد إرسال الطلب، يقوم النظام تلقائيًا بتوجيهه إلى الشخص المسؤول عن الموافقة، وبالتالي لن تعود هناك لغز "أنا قدمت الطلب، لكن المدير يقول إنه لم يحصل عليه". والأفضل من ذلك، أن جميع سجلات العمليات تُحفظ تلقائيًا ويمكن استرجاعها في أي وقت، فلا حاجة بعد الآن للبحث في الصناديق عن تلك الورقة التي "ربما وضعت في الملف الأخضر".

بعد تبني إحدى شركات التصميم في هونغ كونغ لنظام دينغ توك، انخفض متوسط وقت الموافقة على طلبات الإجازة من يومين إلى 4 ساعات، وانخفضت نسبة الأخطاء في عمليات الشراء بنسبة 70%. بل وقد استخدمت الشركة بيانات الموافقات لتحليل اتجاهات الإنفاق في الأقسام المختلفة، وتعديل الميزانية مسبقًا. هذا هو التحول الرقمي الحقيقي — ليس تغيير جهاز حاسوب، بل جعل البيانات تتحدث، وجعل العمليات تمشي بنفسها.