Aliran kerja kelulusan DingTalk: Rahsia pejabat jauh dan transformasi digital pejabat di Hong Kong

Trend baharu bekerja dari jarak jauh, ibarat teh Hong Kong jenis "cha siu" – pekat, licin, dan ada sedikit rasa kebebasan yang membuatkan seseorang ketagih. Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, fenomena bekerja dari rumah melanda seluruh dunia, dan Hong Kong, pusat kewangan antarabangsa yang sentiasa sibuk, turut secara senyap berubah daripada budaya “daftar masuk secara fizikal” kepada model “daftar masuk dari rumah”. Pandemik datang tanpa diundang seperti seorang guru yang memaksa kita belajar menyertai mesyuarat menerusi Wi-Fi dan menggantikan gosip di bilik rehat dengan sidang video. Hasilnya? Rupanya, kita tetap boleh menyiapkan slaid PowerPoint dengan cemerlang tanpa perlu berhimpit dalam MTR!

Apa kelebihan bekerja dari jarak jauh? Mari mulakan dengan yang paling best — masa perjalanan ke tempat kerja terus menjadi sifar! Dulu, dari Tseung Kwan O ke Central, dua jam naik MTR dan bas, kini cukup buka laptop, lima saat log masuk DingTalk, anda sudah “tiba di pejabat”. Waktu kerja fleksibel membolehkan pekerja jenis malam berkarya sepenuhnya pada pukul tiga pagi bila idea mencurah-curah, manakala ibu bapa baru akhirnya tidak perlu lagi menyusu anak secara senyap semasa mesyuarat. Ini bukan mimpi — ini hadiah transformasi digital untuk para pekerja.

Tapi tentu saja, bekerja dari jarak jauh bukanlah parti yang disambut semua orang. Ada rakan sekerja yang lupa matikan mikrofon semasa mesyuarat, sehingga suara keluarga mereka kedengaran oleh seluruh pejabat; ada juga proses kelulusan yang tersekat dalam kitaran tiada hujung: “Siapa yang perlu tandatangan?” seolah-olah sesat dalam labirin. Di sinilah kita sedar: alat bekerja dari jarak jauh sahaja tidak cukup, kita juga perlukan aliran kerja digital yang lancar. Dan inilah masa yang tepat untuk aliran kelulusan DingTalk muncul.

Apa itu aliran kelulusan DingTalk? Ringkasnya, ia seperti “bos digital” syarikat anda — tidak pernah bercuti 24 jam sehari, dan tidak akan menolak permohonan cuti anda hanya kerana mood tidak baik! Aliran kelulusan DingTalk adalah sistem aliran kerja automatik yang sangat boleh disuaikan, merangkumi keseluruhan proses seperti permohonan, kelulusan, notifikasi, dan penyimpanan rekod, mengangkat operasi berasaskan kertas tradisional ke mod pejabat pintar.

Sama ada untuk permohonan cuti, penuntutan kos, pembelian, atau penggunaan cop rasmi, cukup klik beberapa kali sahaja di telefon atau komputer, permohonan akan dihantar secara automatik kepada pihak yang bertanggungjawab untuk meluluskan. Lebih hebat lagi, sistem akan menghantar notifikasi serta-merta, jadi anda tidak perlu lagi mengejar bos untuk tandatangan, atau terkejut apabila akauntan berkata, “Invois bulan lepas anda tertinggal lagi.” Semua rekod disimpan secara automatik, mencari data sekarang sama mudah seperti mencari catatan perbualan.

Sebagai contoh: dulu, pekerja yang balik dari lawatan kerja perlu ke jabatan kewangan tiga kali dan menunggu lima hari untuk menerima wang; kini dengan DingTalk, cukup ambil gambar dan muat naik invois, sistem secara automatik mengira jumlah, setelah diluluskan, ia akan disambungkan terus ke perisian akaun syarikat, dan bayaran akan dikreditkan dalam masa tiga hari. Kadar kesilapan menurun sebanyak 70%, dan staf kewangan akhirnya boleh pulang makan malam, bukan duduk lewat menyelesaikan baki akaun.

Ini bukan sekadar menjimatkan masa dan tenaga, tetapi juga membina asas kukuh bagi perniagaan Hong Kong untuk melangkah ke era transformasi digital — serahkan kerja berulang kepada mesin, biarkan manusia fokus pada penciptaan nilai. Inilah rahsia sebenar evolusi pejabat moden.

“Boss, saya dah hantar permohonan!”— ayat ini kedengaran biasa dalam rutin kerja dari jarak jauh, betul? Tapi timbul persoalan: bagaimana proses kelulusan boleh berjalan lancar jika semua orang bekerja dari rumah? Jangan risau, aliran kelulusan DingTalk adalah “unit penyelamat digital” untuk kerja dari jarak jauh. Ia bukan sekadar memindahkan borang kertas ke telefon, tetapi menjadikan kerjasama silang zon waktu dan silang jabatan sehalus menghantar mesej LINE.

Bayangkan: Xiao Wang dari jabatan pemasaran di Kowloon Tong habis menyediakan laporan pada waktu malam, terus hantar permohonan pembelian; manakala pengurus di Tseung Kwan O sambil minum teh pagi, buka telefon dan keluluskan dalam satu sentuhan. Sepanjang proses, sistem secara automatik menjejaki kemajuan dan memberi peringatan tugas yang belum selesai, tiada lagi perlu mengepam grup WhatsApp dengan mesej “sudah baca tapi tak jawab”. Lebih hebat lagi, semua rekod kelulusan boleh diperiksa dengan satu klik, jadi ketika audit tidak akan berlaku drama “Siapa kata boleh?” seperti filem Rojak.

Kami pernah temubual sebuah syarikat logistik yang beroperasi sepenuhnya secara jarak jauh semasa pandemik. Dengan templat aliran kelulusan DingTalk yang disuai padan, laporan lapangan oleh pemandu pun boleh diluluskan secara segera, kadar kesilapan menurun sebanyak 70%. Malah, mereka menjadikan batu loncatan projek silang jabatan sebagai nod kelulusan, memastikan setiap peringkat berjalan lancar tanpa cela. Ini bukan sekadar pamer teknologi, tetapi menukar komunikasi jarak jauh yang huru-hara menjadi satu aliran kerja digital yang tersusun.

Jadi, daripada mengejar orang setiap hari, lebih baik biarkan aliran kerja bergerak sendiri — dengan aliran kelulusan DingTalk, kerja dari jarak jauh tidak lagi “jauh” dan tidak mudah “terputus”.

Transformasi digital di pejabat kedengaran sangat futuristik, seolah-olah perlu beli robot untuk menyediakan kopi dan menyapu lantai. Sebenarnya, ia lebih mirip kepada “pembedahan otak” untuk pejabat lama — menggantikan prosedur yang penuh dengan kertas, bergantung pada arahan lisan, dan menunggu tandatangan bos sehingga bunga pun layu, kepada sistem digital yang bijak dan efisien.

Dalam persekitaran perniagaan hari ini, syarikat yang masih menggunakan Excel untuk pantau cuti atau borang tulisan tangan untuk pembelian, ibarat guna abakus berperang dalam dunia e-dagang. Transformasi digital bukan sekadar trend, tetapi hukum survival. Ia boleh mengurangkan kos secara besar — fikirkan: kertas yang dijimatkan, kos pencetak, sewa rak fail, cukup untuk belanja teh susu mutiara sebulan untuk seluruh syarikat! Yang lebih penting, ia meningkatkan kecekapan dan kelajuan pengambilan keputusan, supaya pengurus tidak lagi menjadi “mesin tandatangan”, tetapi otak strategik yang sebenar.

Tentu saja, dalam perjalanan transformasi ini, pasti ada pekerja yang takut teknologi, “pulau data” antara jabatan, atau kesakitan ketika membina semula proses. Apa penyelesaiannya? Jangan cuba telan segalanya sekaligus. Mulakan dengan alat kecil tapi berkesan seperti aliran kelulusan DingTalk, biarkan pekerja guna dan belajar secara praktikal, lalu secara semula jadi mereka akan terbiasa dengan budaya digital. Lagipun, mesin air di bilik rehat pun sudah pintar, kenapa proses kelulusan anda masih terperangkap di zaman lampau?

“Kelulusan berasaskan kertas? Itu romantik zaman dulu.” Ketika pejabat di Hong Kong masih berlari-lari di bilik rehat untuk mendapatkan tandatangan bos atas borang penuntutan kos, syarikat-syarikat bijak telah lama memindahkan keseluruhan proses ini ke awan menerusi aliran kelulusan DingTalk. Ini bukan sekadar imbas dan muat naik kertas, tetapi revolusi digital yang benar-benar menggugat prosedur tradisional — dari cuti, pembelian hingga kelulusan kontrak, semua berjalan secara automatik, semudah memesan makanan dalam talian.

Kehebatan aliran kelulusan DingTalk terletak pada cara ia menukar “manusia mencari proses” kepada “proses mencari manusia”. Selepas permohonan dihantar, sistem secara automatik menghantarnya kepada pihak yang perlu meluluskan, tiada lagi misteri “Saya dah hantar borang, tapi bos kata tak terima”. Lebih hebat lagi, semua rekod proses disimpan secara automatik dan boleh diperiksa bila-bila masa, jadi ketika audit tidak perlu lagi membongkar almari mencari dokumen yang “rasanya dalam folder hijau tu”.

Sebuah syarikat reka bentuk di Hong Kong selepas menggunakan DingTalk, masa kelulusan cuti berkurangan daripada purata 2 hari kepada hanya 4 jam, dan kadar kesilapan dalam proses pembelian menurun sebanyak 70%. Mereka malah menggunakan data kelulusan untuk menganalisis corak perbelanjaan setiap jabatan dan menyesuaikan bajet lebih awal. Inilah transformasi digital yang sebenar — bukan sekadar menukar komputer, tetapi membiarkan data bercakap dan proses berjalan sendiri.