ขั้นตอนการอนุมัติด้วย DingTalk: เคล็ดลับการทำงานจากระยะไกลและการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในสำนักงานฮ่องกง

แนวโน้มใหม่ของการทำงานทางไกล ก็เหมือนชาไข่มุกสไตล์ฮ่องกงที่ไม่ใส่นม—เข้มข้น ลื่นไหล และให้ความรู้สึกอิสระจนติดใจ ในช่วงไม่กี่ปีมานี้ กระแสการทำงานทางไกลได้พัดไปทั่วโลก และฮ่องกง เมืองศูนย์กลางการเงินสากลที่เต็มไปด้วยจังหวะชีวิตเร่งรีบ ก็ค่อยๆ เปลี่ยนจากการ "เช็คอิน" แบบเดิม มาเป็นรูปแบบ "เช็คอินจากบ้าน" แล้ว โควิด-19 เหมือนครูที่มาโดยไม่ได้รับเชิญ บังคับให้เราเรียนรู้การเชื่อมต่อห้องประชุมผ่านไวไฟ และแทนที่บทพูดเล็กๆ ในห้องพักน้ำด้วยกล้องวิดีโอ สุดท้ายเราก็พบว่า แท้จริงแล้วเราไม่จำเป็นต้องเบียดรถไฟฟ้า ก็สามารถสร้างงานพรีเซนเทชันได้อย่างยอดเยี่ยม!

ข้อดีของการทำงานทางไกล? ขอเริ่มจากสิ่งที่ดีที่สุดก่อนเลย — เวลาเดินทางไปทำงานหายไปเป็นศูนย์! แต่ก่อนต้องใช้เวลาสองชั่วโมงจากเกงเจี้ยหยาถึงเกาะฮองกง นั่งรถไฟใต้ดินสลับรถเมล์ ตอนนี้แค่เปิดแล็ปท็อป กดเข้าระบบติงติงเพียงห้าวินาที ก็ถือว่า "ถึงออฟฟิศ" แล้ว ช่วงเวลาทำงานที่ยืดหยุ่นทำให้พนักงานที่ชอบทำงานตอนดึกสามารถส่งรายงานได้แม้จะตีสาม ขณะที่คุณพ่อคุณแม่มือใหม่ก็ไม่ต้องแอบให้นมลูกในระหว่างประชุมอีกต่อไป นี่ไม่ใช่ความฝัน แต่เป็นของขวัญจากยุคเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลที่มอบให้แก่คนทำงาน

แน่นอนว่า การทำงานทางไกลก็ไม่ใช่งานปาร์ตี้ที่ทุกคนต่างดีใจกันไปหมด มีเพื่อนร่วมงานบางคนลืมปิดไมโครโฟนตอนประชุม เสียงครอบครัวและฉากหลังก็เลยลอยไปทั้งบริษัท หรือบางครั้งกระบวนการอนุมัติก็ติดอยู่ในวงจรคำถามว่า "ใครควรจะเซ็น?" เหมือนเดินเข้าเขาวงกต จนกระทั่งเราตระหนักได้ว่า การมีเครื่องมือสำหรับทำงานทางไกลเพียงอย่างเดียวนั้นยังไม่พอ เราต้องมี กระบวนการทำงานดิจิทัลที่ราบรื่น คอยสนับสนุน และนี่เองคือจุดที่กระบวนการอนุมัติของติงติงกำลังจะเข้ามา

กระบวนการอนุมัติของติงติงคืออะไร? พูดง่ายๆ ก็คือ "บอสดิจิทัล" ของบริษัทคุณ ซึ่งไม่เคยเลิกงาน 24 ชั่วโมง และไม่เคยอารมณ์เสียจนเลื่อนการอนุมัติใบลา! กระบวนการอนุมัติของติงติงเป็นระบบที่ปรับแต่งได้สูง รองรับการทำงานอัตโนมัติครบทุกขั้นตอน ตั้งแต่การขออนุญาต การอนุมัติ การแจ้งเตือน ไปจนถึงการจัดเก็บข้อมูล ทำให้การทำงานแบบกระดาษแบบเดิมพัฒนาขึ้นเป็นโหมดสำนักงานอัจฉริยะทันที

ไม่ว่าจะเป็นการขอลา การเบิกค่าใช้จ่าย การสั่งซื้อ หรือการขอใช้ตราประทับ เพียงแค่แตะไม่กี่ครั้งบนมือถือหรือคอมพิวเตอร์ คำขอของคุณจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติ ที่ยอดกว่านั้น ระบบจะแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องวิ่งตามผู้บริหารเพื่อขอเซ็นอีกต่อไป หรือไม่ต้องเจอสถานการณ์ที่แผนกบัญชีบอกว่า "ใบเสร็จเดือนที่แล้วคุณลืมส่งอีกแล้วนะ" ทุกประวัติจะถูกจัดเก็บอัตโนมัติ การค้นหาข้อมูลก็ง่ายเหมือนค้นหาแชท

ยกตัวอย่าง เช่น พนักงานเดินทางไปต่างจังหวัดเพื่อเบิกค่าใช้จ่าย แต่ก่อนอาจต้องวิ่งไปแผนกการเงินสามรอบ กว่าจะได้เงินต้องรอห้าวัน แต่ตอนนี้ใช้ติงติง ถ่ายรูปใบเสร็จอัปโหลด ระบบคำนวณจำนวนเงินให้อัตโนมัติ หลังอนุมัติเสร็จ ระบบเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชีของบริษัทโดยตรง ภายในสามวันเงินก็เข้าบัญชี ข้อผิดพลาดลดลงถึงเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ พนักงานฝ่ายการเงินก็สามารถเลิกงานไปทานมื้อเย็นแทนที่จะต้องนั่งตรวจสอบยอดค้างจนดึก

นี่ไม่ใช่แค่การประหยัดเวลาและแรงงาน แต่ยังเป็นการวางรากฐานที่มั่นคงให้ธุรกิจในฮ่องกงก้าวสู่การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล — การมอบงานซ้ำๆ ให้เครื่องจักร และให้มนุษย์มุ่งเน้นไปที่การสร้างสรรค์คุณค่า 这才是สำนักงานยุคใหม่ที่แท้จริง

"หัวหน้าครับ ผมส่งคำขอเรียบร้อยแล้ว!" — ประโยคนี้ฟังดูคุ้นหูไหมในชีวิตประจำวันของการทำงานทางไกล? แต่ประเด็นคือ เมื่อคุณนั่งอยู่ที่บ้าน กระบวนการอนุมัติจะตามทันได้อย่างไร? อย่ากังวล กระบวนการอนุมัติของติงติงคือ "ทีมดับเพลิงดิจิทัล" สำหรับการทำงานทางไกล มันไม่ใช่แค่การย้ายเอกสารกระดาษมาไว้บนมือถือ แต่เป็นการทำให้การทำงานร่วมกันข้ามเขตเวลาและข้ามแผนกกลายเป็นเรื่องลื่นไหลเหมือนส่งข้อความไลน์

ลองจินตนาการดู หวังเล็กจากแผนกการตลาดทำงานจนดึกที่เกาลูนถอน พอเสร็จรายงานก็ยื่นขอซื้อทันที ผู้จัดการที่อยู่เกงเจี้ยหยากำลังจิบชาเช้า ก็แค่เลื่อนมือถือเพียงวินาทีเดียวก็อนุมัติเรียบร้อย ระหว่างกระบวนการ ระบบจะติดตามความคืบหน้าและแจ้งเตือนงานที่ต้องทำโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องพึ่งการส่งข้อความในกลุ่มแบบ "อ่านแล้วไม่ตอบ" อีกต่อไป ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ประวัติการอนุมัติทั้งหมดสามารถค้นหาได้ด้วยคลิกเดียว ตอนตรวจสอบบัญชีก็ไม่ต้องมาทะเลาะกันว่า "ใครพูดว่าทำได้?" อีก

เราเคยสัมภาษณ์บริษัทโลจิสติกส์แห่งหนึ่งที่ดำเนินงานระยะไกลเต็มรูปแบบช่วงโควิด โดยใช้แม่แบบการอนุมัติของติงติงที่ปรับแต่งเองได้ แม้แต่การรายงานตัวของคนขับรถนอกสถานที่ก็สามารถตรวจสอบได้ทันที ข้อผิดพลาดลดลงเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ พวกเขาถึงขั้นตั้งจุดตรวจสอบโครงการข้ามแผนกเป็นโหนดการอนุมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกขั้นตอนเชื่อมต่อกันอย่างไร้รอยต่อ นี่ไม่ใช่การโชว์เทคโนโลยี แต่เป็นการเปลี่ยนการสื่อสารทางไกลที่ยุ่งเหยิง ให้กลายเป็นสายการผลิตดิจิทัลที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ

ดังนั้น แทนที่จะวิ่งไล่ตามคนทุกวัน ทำไมไม่ปล่อยให้กระบวนการทำงานเองล่ะ — ติงติง กระบวนการอนุมัติ ทำให้การทำงานทางไกลไม่ "ไกล" เกินไป และไม่ "ขาด" การเชื่อมต่อ

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในสำนักงาน ฟังดูเหมือนเทคโนโลยีขั้นสูง ราวกับต้องซื้อหุ่นยนต์มาชงกาแฟและทำความสะอาดพื้น แต่จริงๆ แล้วมันเหมือนการ "เปลี่ยนสมอง" ให้กับสำนักงานเก่า ๆ ที่เต็มไปด้วยเอกสารกระดาษ การสื่อสารด้วยวาจา และการรอลายเซ็นเจ้านายจนดอกไม้ร่วงโรย ทั้งหมดนี้จะถูกอัปเกรดเป็นระบบดิจิทัลที่ฉลาดและมีประสิทธิภาพ

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจวันนี้ หากบริษัทยังใช้ Excel ติดตามการลา หรือใช้ใบขอซื้อแบบเขียนมือ ก็เหมือนเอาลูกคิดมาแข่งกับอีคอมเมิร์ซ การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ใช่แค่แฟชั่น แต่เป็นกฎของการอยู่รอด มันสามารถลดต้นทุน ได้อย่างมาก ลองคิดดูว่า กระดาษที่ประหยัดได้ ค่าซ่อมเครื่องพิมพ์ ค่าเช่าตู้เก็บเอกสาร รวมกันแล้วอาจพอให้บริษัทดื่มชาไข่มุกได้ทั้งเดือน! ที่สำคัญกว่านั้นคือ การเพิ่มประสิทธิภาพและความเร็วในการตัดสินใจ ทำให้ผู้บริหารไม่ต้องกลายเป็น "เครื่องเซ็นชื่อ" อีกต่อไป แต่สามารถกลายเป็น "สมองกลยุทธ์" ที่แท้จริง

แน่นอน ระหว่างทางของการเปลี่ยนแปลง ก็อาจเจอพนักงานที่กลัวเทคโนโลยี ข้อมูลที่แยกเป็นเกาะๆ ระหว่างแผนก หรือความเจ็บปวดช่วงปรับโครงสร้างกระบวนการ ทางแก้? อย่าพยายามทำทุกอย่างในครั้งเดียว ให้เริ่มจากเครื่องมือขนาดเล็กแต่ทรงพลังอย่าง กระบวนการอนุมัติของติงติง แล้วให้ทุกคนเรียนรู้ไปพร้อมกับการใช้งาน จนค่อยๆ ปรับตัวเข้าสู่วัฒนธรรมดิจิทัล เพราะแม้แต่เครื่องกรองน้ำในมุมพักกาแฟก็ยังกลายเป็นสมาร์ทแล้ว กระบวนการอนุมัติของคุณจะยังคงอยู่ในยุคก่อนๆ ได้อย่างไร?

"การอนุมัติแบบกระดาษ? นั่นคือความโรแมนติกของยุคก่อน" ในขณะที่สำนักงานในฮ่องกงยังคงวิ่งไล่ตามผู้บริหารในมุมพักกาแฟเพื่อขอเซ็นใบเบิกเงิน บริษัทที่ฉลาดกว่าได้ย้ายกระบวนการทั้งหมดขึ้นคลาวด์ด้วยกระบวนการอนุมัติของติงติง แล้ว ไม่ใช่แค่สแกนเอกสารแล้วอัปโหลด แต่เป็นการปฏิวัติดิจิทัลที่พลิกโฉมกระบวนการทำงานแบบเดิมอย่างสิ้นเชิง — จากการขอลา การสั่งซื้อ ไปจนถึงการตรวจสอบสัญญา ทุกอย่างดำเนินการอัตโนมัติ ง่ายและเป็นธรรมชาติเหมือนการสั่งอาหารเดลิเวอรี่

จุดเด่นของติงติงคือการเปลี่ยนจาก "คนตามหากระบวนการ" เป็น "กระบวนการตามหาคน" ทันทีที่ส่งคำขอ ระบบจะส่งต่อให้ผู้อนุมัติโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องมีคำถามว่า "ผมส่งแล้วนะ ทำไมหัวหน้าถึงบอกว่าไม่เห็น?" อีกต่อไป ที่ยอดกว่านั้น ประวัติทุกขั้นตอนจะถูกจัดเก็บอัตโนมัติ สามารถค้นหาได้ตลอดเวลา ตอนตรวจสอบบัญชีก็ไม่ต้องพลิกตู้ค้นหาเอกสารที่ "น่าจะอยู่ในแฟ้มสีเขียว" อีก

บริษัทออกแบบแห่งหนึ่งในฮ่องกงหลังนำติงติงมาใช้ เวลาการอนุมัติการลาลดจากเฉลี่ย 2 วัน เหลือเพียง 4 ชั่วโมง และข้อผิดพลาดในกระบวนการซื้อลดลง 70% พวกเขายังใช้ข้อมูลการอนุมัติวิเคราะห์แนวโน้มการใช้จ่ายของแต่ละแผนก เพื่อปรับงบประมาณล่วงหน้า นี่แหละคือการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลที่แท้จริง — ไม่ใช่แค่เปลี่ยนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ แต่คือการทำให้ข้อมูล "พูดได้" และให้กระบวนการ "เดินได้เอง"