أداة سحرية لأتمتة المكتب في تينتين: جعل العمل أسهل

داو داو، هل يبدو لك كأداة نجارة؟ لا تستعجل بالحصول على المطرقة! هذا ليس لأغراض دق الألواح الخشبية، بل هو سلاح خارق مخصص لـ"تثبيت" الكفاءة في العمل. منذ إطلاقه من قبل شركة علي بابا عام 2014، تطور داو داو من منصة اتصالات مؤسسية بسيطة إلى "محارب سداسي" في أتمتة المكاتب - يمكنه الدردشة، التخزين، الترتيب، بل وحتى تنفيذ المهام تلقائياً!

هل تظن أنه مجرد برنامج دردشة؟ إذاً فأنت تقلله كثيراً. فبالإضافة إلى التواصل الفوري الذي يجعل رسالة المدير "هل أنت هناك؟" تقفز أمام عينيك في لحظة، فإنه يحتوي أيضاً على وظيفة مشاركة الملفات، فلا داعي بعد الآن للبحث الجنوني في المجموعة عن "أين كان ذلك الملف Excel؟". كما يمتلك تقويمًا ذكياً ونظام جدولة اجتماعات يتجنب تلقائياً إجازات الزملاء وأوقات قيلولة العملاء، ويمكنه حتى إنشاء رابط الاجتماع بنقرة واحدة، ويُعد بمثابة "منقذ للمتورمين اجتماعياً".

والأكثر إثارة هو أن هذه الوظائف لا تعمل بشكل منفصل، بل تمثل "قوة طليعية" من الأتمتة المترابطة. على سبيل المثال: بمجرد تعبئتك لنموذج معين، يقوم النظام تلقائياً بإعلام المشرف للموافقة؛ وبمجرد الموافقة، يتم توزيع المهمة فوراً على المنفذ، ويتم تحديث التقويم تلقائياً، وتُرسل البريد الإلكتروني آلياً – ولا يتطلب الأمر أي تدخل بشري للنقر. وكأن هناك مساعدًا غير مرئي يعمل بصمت في الخلفية.

لذلك، فإن داو داو ليس مجرد أداة تواصل، بل هو المحرك الخفي الذي يجعل العمليات المعقدة تتحول تلقائياً إلى عمليات بسيطة. والآن، سنكشف كيف يحوّل داو داو "المهام المتكررة يومياً" إلى سحر يُنجز بنقرة واحدة.

"تعطلت عملية الموافقة مرة أخرى؟" توقف عن البحث كأنك تبحث عن كنز في سجلات الدردشة عن موافقة المدير! إن وظيفة العمليات المؤتمتة في داو داو تشبه تركيب نظام "توجيه ذكي" لعملك، حيث يتم إعداد كل شيء من تصميم النماذج إلى توزيع المهام بنقرة واحدة، وكل الخطوات تُنفَذ تلقائياً، مما يسمح لك بال告别 حياة "آلة نقل الرسائل البشرية" المزدحمة والمتوترة.

تخيل معي: لا حاجة لطلب الإجازة وجهًا لوجه، ولا مزيد من تراكم المستندات الورقية عند طلب استرداد مصروفات السفر. ما عليك سوى إنشاء نموذج ذكي في داو داو، واختيار شروط التشغيل ومسار الموافقة، وسيقوم النظام تلقائيًا بإرسال الطلب إلى الشخص المناسب – ويمكنه حتى تحديد عدد مستويات المديرين المطلوبين للموافقة حسب مبلغ النفقات. والأكثر إثارة، أنه بمجرد الموافقة، تتلقى أنظمة المحاسبة إشعاراً فورياً، ويمكن دمجها تلقائياً مع حساب الرواتب، بلغة "الموافقة الفورية"!

توزيع المهام لم يعد يحتاج إلى الصراخ. بعد بدء المشروع، يمكن لداو داو تجزئة الخطوات تلقائياً وفقاً لقواعد محددة مسبقاً، وتخصيص المسؤولين، وتحديد المواعيد النهائية، كما يتابع التقدم ويرسل تذكيرات للموظفين المتأخرين (بطريقة لطيفة لكنها قد تكون محرجة بعض الشيء). إحدى شركات التكنولوجيا استخدمت هذه الطريقة لتقليل دورة إطلاق منتج جديد من ثلاثة أسابيع إلى عشرة أيام فقط. وقال المدير: "لم يصبح الموظفون أكثر نشاطاً، بل داو داو ساعدنا على تبخر وقت الانتظار!"

من التعقيد إلى البساطة، لم يعد حلماً، بل أصبح واقعاً يومياً مع عمليات داو داو المؤتمتة.

في الفصل السابق، تحدثنا عن كيفية جعل العمليات المعقدة بسيطة كالطلب من تطبيق توصيل الطعام، والآن حان الوقت لنستقبل "الرجل الدافئ في المكتب" الحقيقي — المساعد الذكي في داو داو! فهو لا ينسى مثل السكرتيرة وانغ المجاورة حجز غرفة الاجتماعات، ولا يأخذ إجازة مفاجئة في نهاية الشهر لمتابعة نجمه المفضل. هذا السكرتير يعمل على مدار السنة دون توقف، ويأتي مدعوماً بخاصيتين: الكفاءة والروح المرحة.

تخيل أنك انتهيت من تصفح الإنترنت بلا هدف صباحاً، ويظهر فجأة روبوت داو داو قائلاً: "عزيزي المدير، رسائل البريد التي وعدت بالرد عليها بالأمس... لم تُردّ منها أي رسالة!" قد يكون هذا التذكير نوعاً من كشف الحقائق بلطف، لكنه بالضبط هذا النوع من التذكيرات الذكية والإجابات الآلية التي تمنعك من تفويت موافقة مهمة أو تجاوز موعد نهائي. سواء كان ذلك عبر دفع تقارير تقدم المشاريع تلقائياً، أو مطالبة تقديم التقارير في مواعيدها، أو الاستجابة عند اكتشاف كلمات مفتاحية، فإنه يعمل بدقة كنظام توجيه، وبدفء كجهاز تسخين صغير.

والأجمل من ذلك أن بإمكانك إنشاء روبوتات متخصصة لكل قسم. روبوت قسم المالية سيكون دقيقاً كمحاسب، يلاحقك باستمرار لتقديم إيصالات المصروفات، بينما يكون روبوت قسم التسويق نشيطاً كمحرر وسائط اجتماعية، ينشر تلقائياً إعلانات الفعاليات مع إرسال رموز تعبيرية مرفقة. هذه التفاصيل الصغيرة في الأتمتة، عندما تتراكم، تعني توفير ساعتين يومياً من "حرية التسكع". من قال إن التكنولوجيا لا يمكن أن تكون ذات مشاعر؟ في عالم داو داو، المساعد الذكي ليس مجرد أداة، بل زميل عمل فهمك جيداً دون أن يسخر منك.

"أين التقرير؟ أين بيانات الأمس؟ أين الرسم البياني الذي طلبه المدير؟" في نهاية كل شهر، تُسمع في المكتب حوارات تشبه مشاهد الأحداث الخارقة. ولكن منذ ظهور وظيفة تحليل البيانات في داو داو، تحولت هذه الظواهر الخارقة إلى "معجزات علمية"! توقف عن استخدام إكسل لجمع الأرقام يدوياً حتى تشك في معنى الحياة، فقد قام داو داو بهدوء بتنظيم بياناتك إلى تقارير قادرة على المشي!

من إحصائيات الحضور والانصراف إلى تقدم المشاريع، ومن الأداء البيعي إلى مؤشرات أداء الأقسام، يستطيع نظام التقارير المؤتمتة في داو داو توليد تقارير تحليلية متعددة الأبعاد في ثانية واحدة. والأكثر إثارة هو أنه قادر على تحويل الأرقام الجافة إلى رسوم بيانية ملونة جذابة – مخططات عمودية، خطوط، دائرية، وحتى مخططات رادارية، ليتمكن المدير من الإشارة إلى الشاشة خلال الاجتماع قائلاً: "هذا بالضبط ما أقصده!"

اكتشف فريق تجارة إلكترونية باستخدام وحدة تقييم الأداء في داو داو أن الساعة 3 بعد الظهر يوم الأربعاء هي "الفترة السوداء" التي يكون فيها رد خدمة العملاء بطيئاً جداً، وبعد تعديل جدول المناوبة، ارتفعت رضا العملاء فوراً. أترى؟ البيانات ليست مجرد أرقام، بل هي "مُحقّق مكتب" مختبئ في التفاصيل اليومية. مع داو داو، يمكن لكل موظف أن يتحول إلى شرلوك هولمز البيانات، ويتحدث بالدليل وليس بالحدس.

بينما يساعدك المساعد الذكي على تذكّر ما يجب فعله، فإن تحليل البيانات يخبرك "ما الذي يستحق القيام به". والآن، دعونا نرى ماذا يحدث عندما تلتقي هذه البيانات بالتكنولوجيا المستقبلية… هل ستنمو منها عقول مباشرة؟

هل تظن أن أتمتة داو داو ذكية بما يكفي حالياً؟ لا تستعجل، فهي حالياً تدرس في برنامج دكتوراه سراً! داو داو في المستقبل لن يقتصر فقط على تسجيل حضورك وجدولة الاجتماعات، بل قد يقوم بتوليد "المخططات الملونة" التي يحبها المدير تلقائياً قبل أن تفتح فمك، مع إضافة جملة: "يبدو أن حالتك المزاجية ليست جيدة اليوم، ننصحك بشرب قهوة قبل رؤية هذا التقرير." هذا ليس مشهداً من فيلم خيال علمي، بل هو الواقع القادم مع الذكاء الاصطناعي.

من خلال الذكاء الاصطناعي، يمكن لداو داو تعلم إيقاع عملك، وتصفية رسائل البريد العشوائي تلقائياً، وترتيب أولويات المهام، بل وحتى اكتشاف الحالة النفسية للفريق – فإذا تأخر أحد الزملاء في تسليم تقاريره لمدة ثلاثة أيام متتالية، سيعرض النظام تذكيراً لطيفاً يقول: "انتبه، هذا الزميل ربما يكون في علاقة حب مع سريره." ومع دمج تحليل البيانات الضخمة والحوسبة السحابية، يمكن لداو داو التنبؤ بمخاطر المشاريع، ويقول لك كعراف: "سيكون هناك نقص في القوى العاملة الشهر المقبل، ننصحك باستدعاء دعم إضافي مبكراً."

والأكثر إثارة، أن داو داو في المستقبل قد يدمج تقنيات التعرف على الصوت ومعالجة اللغة الطبيعية، بحيث يمكنك وأنت تمشي أن تقول: "أعدّ ملخصاً لنقاط اجتماع الأمس على شكل عرض تقديمي، وباستخدام ألوان وردية." ثم يقوم فعلاً بإعداده بدقة وإضافة تأثيرات متحركة. لم يعد المكتب بحاجة إلى اختصارات معقدة كتعاويذ سحرية، بل كل ما تحتاجه هو جملة واحدة، وستنتقل الأتمتة من كونها "أداة" إلى أن تصبح "زميل عمل". وعندها، ربما لن نقلق بشأن الكفاءة، بل نتساءل: هل سيكون لهذا الزميل الرقمي شعبية أكبر منا؟