เครื่องมืออัศจรรย์ที่ทำให้การทำงานง่ายขึ้นกับการอัตโนมัติในสำนักงานด้วย DingTalk

ดิงดิง ฟังดูเหมือนเครื่องมือช่างไม้เหรอ? อย่าเพิ่งหยิบค้อนขึ้นมา! สิ่งนี้ไม่ได้ใช้ตอกไม้ แต่เป็นอาวุธลับที่จะ "ตอกย้ำ" ประสิทธิภาพการทำงานให้แน่นหนา ตั้งแต่ปี 2014 เมื่อบริษัทอาลีบาบาทรงเปิดตัวดิงดิง จากแพลตฟอร์มสื่อสารภายในองค์กรแบบง่ายๆ ก็พัฒนาจนกลายเป็น "นักรบหกเหลี่ยมแห่งออโตเมชันสำนักงาน" — พูดคุยได้ เก็บไฟล์ได้ นัดหมายได้ และยังทำงานแทนคุณอัตโนมัติได้อีกด้วย!

คุณคิดว่ามันเป็นแค่แอปแชทเหรอ? คุณประเมินมันต่ำไปแล้ว นอกเหนือจากการสื่อสารแบบเรียลไทม์ที่ทำให้คำว่า "อยู่ไหม?" จากเจ้านายเด้งขึ้นมาตรงหน้าทันที มันยังมีฟีเจอร์แชร์เอกสารในตัว ไม่ต้องเสียเวลาไล่หาในกลุ่มว่า "ไฟล์ Excel ที่พูดถึงเมื่อกี้อยู่ไหนนะ?" นอกจากนี้ยังมีปฏิทินอัจฉริยะและระบบจัดการประชุมที่สามารถหลีกเลี่ยงช่วงวันหยุดของเพื่อนร่วมงานหรือเวลานอนกลางวันของลูกค้าได้อัตโนมัติ พร้อมสร้างลิงก์ประชุมเพียงคลิกเดียว เรียกได้ว่าเป็น "ผู้ช่วยชีวิตคนขี้อาย"

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ฟีเจอร์เหล่านี้ไม่ได้ทำงานแยกจากกัน แต่เชื่อมโยงกันเป็น "กองกำลังนำร่องด้านออโตเมชัน" ยกตัวอย่างเช่น เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์มเสร็จ ระบบจะแจ้งหัวหน้าให้อนุมัติโดยอัตโนมัติ พอได้รับการอนุมัติ งานจะถูกมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบทันที ปฏิทินอัปเดตเองโดยอัตโนมัติ และส่งอีเมลแจ้งเตือนออกไปโดยไม่ต้องมีมนุษย์เข้ามาคลิกเลย เหมือนมีผู้ช่วยมองไม่เห็นคอยทำงานเงียบๆ อยู่เบื้องหลัง

ดังนั้น ดิงดิงจึงไม่ใช่แค่เครื่องมือสื่อสาร แต่ยังเป็นแรงผลักดันที่ทำให้กระบวนการซับซ้อนกลายเป็นอัตโนมัติอย่างเงียบๆ ต่อไปนี้ เราจะเปิดเผยความลับว่าทำไมสิ่งที่คุณต้องทำทุกวันซ้ำๆ ถึงกลายเป็นแค่ "คลิกเดียวจบ"

"กระบวนการอนุมัติสะดุดอีกแล้วเหรอ?" อย่าไปตามหาข้อความยืนยันจากเจ้านายในประวัติแชทเหมือนตามล่าสมบัติอีกเลย! ฟีเจอร์กระบวนการทำงานอัตโนมัติของดิงดิง เปรียบเสมือนการติด "ระบบนำทางอัจฉริยะ" ให้กับงานของคุณ ตั้งแต่การออกแบบฟอร์ม ไปจนถึงการจัดสรรงาน ทุกอย่างตั้งค่าครั้งเดียว ระบบจัดการให้เองหมด ทำให้คุณ告别ชีวิต "มนุษย์สายส่ง"

ลองนึกภาพดู: การลาไม่ต้องไปขอร้องต่อหน้า, การเบิกค่าเดินทางไม่ต้องกองกระดาษเป็นภูเขา เพียงแค่คุณออกแบบฟอร์มอัจฉริยะบนดิงดิง เลือกเงื่อนไขที่จะทำให้ระบบทำงาน และเส้นทางการอนุมัติ ระบบจะส่งคำขอไปยังคนที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ—แม้กระทั่งกำหนดจำนวนชั้นของผู้บริหารที่ต้องเซ็นรับรองตามยอดเงินที่เบิก ที่น่าทึ่งกว่านั้นคือ เมื่ออนุมัติแล้ว ระบบบัญชีจะได้รับการแจ้งเตือนทันที แม้แต่การคำนวณเงินเดือนก็สามารถเชื่อมต่อได้อย่างไร้รอยต่อ เรียกได้ว่า "ผ่านฉลุยในพริบตา!"

การมอบหมายงานก็ไม่ต้องตะโกนอีกต่อไป เมื่อโปรเจกต์เริ่มต้น ดิงดิงสามารถแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนตามกฎที่ตั้งไว้ มอบหมายให้ผู้รับผิดชอบ ตั้งวันครบกำหนด และติดตามความคืบหน้า รวมถึงเตือนเพื่อนร่วมงานที่ล่าช้า (แน่นอนว่าด้วยวิธีที่สุภาพแต่แฝงความอึดอัดเล็กน้อย) มีบริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งใช้วิธีนี้ ทำให้กระบวนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ลดลงจากสามสัปดาห์เหลือเพียงสิบวัน เจ้านายหัวเราะบอกว่า "ไม่ใช่พนักงานขยันขึ้น แต่ดิงดิงช่วยทำให้เวลา 'รอ' หายไป!"

จากซับซ้อนสู่เรียบง่าย ไม่ใช่แค่ความฝัน แต่คือเรื่องจริงที่เกิดขึ้นทุกวันด้วยระบบอัตโนมัติของดิงดิง

ในบทก่อน เราพูดถึงการเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่ยุ่งยากให้กลายเป็นง่ายเหมือนสั่งอาหาร ตอนนี้ขอแนะนำ "เพื่อนร่วมงานน่ารักประจำออฟฟิศ"—ผู้ช่วยอัจฉริยะของดิงดิง! มันไม่เหมือนเลขาหวังที่ลืมจองห้องประชุมทุกครั้ง หรือลาพักร้อนกลางเดือนเพื่อตามไอดอล มันทำงานตลอด 365 วัน แถมยังเพิ่มพลังทั้งด้านประสิทธิภาพและความน่ารักไปพร้อมกัน

ลองนึกภาพตอนเช้า คุณเพิ่งเปิดคอมฯ แล้วบอทดิงดิงก็เด้งขึ้นมาพูดว่า "เรียนคุณบอส จดหมายที่คุณบอกว่าจะตอบเมื่อวาน ยังไม่ได้ตอบแม้แต่อีเมลเดียวนะคะ~" ฟังดูเหมือนการเตือน แต่จริงๆ แล้วคือการเปิดโปงอย่างสุภาพ แต่ก็เพราะฟีเจอร์ตอบกลับอัตโนมัติและการเตือนอัจฉริยะนี่แหละ ที่ทำให้คุณไม่ต้องกังวลว่าจะลืมการอนุมัติสำคัญหรือพลาดกำหนดส่งงาน อีกทั้งยังสามารถส่งรายงานความคืบหน้าอัตโนมัติ เตือนส่งรายงานตามเวลา หรือตอบสนองตามคำสำคัญที่ระบุได้อย่างแม่นยำ เหมือนระบบนำทางที่แม่นยำ และอบอุ่นเหมือนแผ่นความร้อน

ที่เจ๋งกว่านั้น คุณสามารถตั้งบอทเฉพาะทางให้แต่ละแผนกได้ บอทแผนการเงินจะเคร่งครัดเหมือนนักบัญชี คอยตามเรื่องใบเสร็จทุกวัน ส่วนแผนการตลาดจะร่าเริงเหมือนนักการตลาดออนไลน์ โพสต์โปรโมทกิจกรรมพร้อมส่งสติกเกอร์ตลกๆ รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ แบบนี้ เมื่อรวมกันแล้วอาจช่วยประหยัดเวลาได้ถึงสองชั่วโมงต่อวัน—เวลาที่คุณใช้ "ขี้เกียจอย่างมีความสุข" เทคโนโลยีจะเย็นชาไปได้อย่างไร ในโลกของดิงดิง ผู้ช่วยอัจฉริยะไม่ใช่แค่เครื่องมือ แต่คือเพื่อนร่วมงานที่เข้าใจคุณโดยไม่ต้องแซว

"รายงานอยู่ไหน? ข้อมูลเมื่อวานล่ะ? กราฟที่บอสต้องการล่ะ?" ทุกสิ้นเดือน สำนักงานมักจะได้ยินบทสนทนาชวนขนลุกแบบนี้ แต่ตั้งแต่ดิงดิงเปิดใช้งานฟีเจอร์วิเคราะห์ข้อมูล ปรากฏการณ์ชวนขนลุกก็กลายเป็น "ปาฏิหาริย์ทางวิทยาศาสตร์" อย่าใช้ Excel นั่งรวมข้อมูลจน懷сอีกต่อไป ดิงดิงได้จัดระเบียบข้อมูลให้คุณเรียบร้อยแล้ว พร้อมแปลงเป็นรายงานที่ "เดินได้"

ตั้งแต่สถิติการลงเวลาทำงาน ความคืบหน้าโครงการ ผลงานการขาย ไปจนถึง KPI ของแผนก ระบบรายงานอัตโนมัติของดิงดิงสามารถสร้างรายงานวิเคราะห์หลายมิติได้ในหนึ่งวินาที ที่น่าทึ่งกว่านั้นคือ มันยังเปลี่ยนตัวเลข枯燥ให้กลายเป็นแผนภูมิสีสันสดใส—แผนภูมิแท่ง แผนภูมิเส้น แผนภูมิวงกลม หรือแม้แต่แผนภูมิเรดาร์ก็มีครบ ทำให้เจ้านายชี้จอแล้วพูดว่า "นี่แหละ คือสิ่งที่ผมต้องการ!"

ทีมอีคอมเมิร์ซทีมหนึ่งเคยใช้โมดูลประเมินผลของดิงดิง พบว่าช่วงบ่ายสามของวันพุธคือ "ช่วงเวลาดำมืด" ที่พนักงานบริการลูกค้าตอบช้าที่สุด หลังปรับตารางงาน ความพึงพอใจของลูกค้าก็พุ่งสูงขึ้นทันที เห็นไหม ข้อมูลไม่ใช่แค่ตัวเลข แต่คือ "นักสืบสำนักงาน" ที่ซ่อนอยู่เบื้องหลังกิจวัตรประจำวัน ด้วยดิงดิง พนักงานทุกคนสามารถกลายเป็นเชอร์ล็อกโฮล์มส์แห่งข้อมูล ใช้หลักฐานพูดแทนการคาดเดาตามอารมณ์

เมื่อผู้ช่วยอัจฉริยะช่วยจำสิ่งที่คุณควรทำ ข้อมูลวิเคราะห์จะบอกคุณว่า "สิ่งใดควรทำมากที่สุด" ต่อไปนี้ มาดูกันว่า เมื่อข้อมูลเหล่านี้พบกับเทคโนโลยีอนาคต จะสามารถ "เติบโตเป็นสมอง" ได้หรือไม่…

คุณคิดว่าระบบอัตโนมัติของดิงดิงฉลาดพอแล้วเหรอ? อย่าเพิ่งนิ่งนอนใจ มันกำลังลับเล็บเรียนต่อปริญญาเอกอยู่! ดิงดิงในอนาคต ไม่เพียงแค่ช่วยคุณลงเวลาทำงานหรือนัดประชุม แต่อาจสร้าง "แผนภูมิแท่งหลากสี" ที่เจ้านายชอบที่สุดให้เสร็จเรียบร้อยก่อนที่คุณจะพูดอะไรออกมา พร้อมประโยคเสริมว่า "ดูเหมือนคุณจะเหนื่อย แนะนำให้ดื่มกาแฟก่อนอ่านรายงานฉบับนี้" นี่ไม่ใช่หนังไซไฟ แต่คือวันธรรมดาที่ AI จะเข้ามา

ผ่านปัญญาประดิษฐ์ ดิงดิงสามารถเรียนรู้จังหวะการทำงานของคุณ กรองอีเมลขยะ จัดลำดับงานที่ต้องทำ และแม้แต่ตรวจจับอารมณ์ของทีม เช่น หากใครส่งงานล่าช้าติดต่อกันสามวัน ระบบจะเตือนอย่างอ่อนโยนว่า "ระวัง บุคคลนี้อาจกำลังตกหลุมรักเตียงอยู่" และด้วยการผสานการวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ กับระบบคลาวด์ ดิงดิงสามารถคาดการณ์ความเสี่ยงของโครงการได้ ราวกับหมอดูที่บอกคุณว่า "เดือนหน้าคนงานจะขาดมือ ควรเรียกแรงงานเสริมมาแต่เนิ่นๆ"

ที่น่าทึ่งกว่านั้น ดิงดิงในอนาคตอาจผสานระบบจดจำเสียงและภาษาธรรมชาติ ทำให้คุณสามารถพูดขณะเดินไปมาได้ว่า "ช่วยสรุปประเด็นสำคัญจากการประชุมเมื่อวานเป็นพรีเซนเทชัน ใช้ธีมสีชมพู" แล้วมันก็จะทำให้เสร็จเรียบร้อย พร้อมเอฟเฟกต์เคลื่อนไหวให้ด้วย ออฟฟิศจะไม่ต้องพึ่งพาคำสั่งลัดวิเศษอีกต่อไป เพียงแค่พูดคำเดียว ออโตเมชันจะยกระดับจาก "เครื่องมือ" กลายเป็น "เพื่อนร่วมงาน" เมื่อถึงวันนั้น สิ่งที่เราต้องกังวลอาจไม่ใช่เรื่องประสิทธิภาพอีกต่อไป แต่คือ...เพื่อนร่วมงานดิจิทัลคนนี้จะ受欢迎เกินไปหรือเปล่า?