Bagaimana Cara Mengadakan Rapat Berkualitas Menggunakan DingTalk?

Rapat adalah kegiatan bisnis paling mahal di perusahaan. Rapat merupakan alat penting dalam manajemen dan pengambilan keputusan bisnis. Dalam proses bisnis, baik tingkat manajemen atas hingga staf lapangan, mereka harus menyelenggarakan atau mengikuti banyak rapat. Tapi rapat juga merupakan kegiatan bisnis yang paling mahal. Sebuah perusahaan Jepang telah mengusulkan rumus (biaya rapat = 2S x Q x T) untuk membantu mengukur biaya rapat, di mana S adalah tiga kali upah jam kerja rata-rata karyawan, Q adalah jumlah peserta rapat, T adalah durasi rapat. Dengan cara kasar diperkirakan, biaya satu jam rapat yang diikuti oleh enam orang adalah sekitar 1711 RMB. Biaya rapat meningkat berkali-kali lipat seiring bertambahnya jumlah peserta dan durasi rapat. (*S dihitung berdasarkan upah tahunan rata-rata tenaga kerja di perusahaan berskala besar di Tiongkok tahun 2023 yang sebesar 98.096 RMB). Namun, data penelitian menunjukkan lebih dari 50% waktu rapat sebenarnya terbuang: rapat tidak berirama, rapat satu jam berubah menjadi maraton tanpa akhir; rapat dipenuhi dengan ucapan berbagai peserta namun jarang mencapai konsensus; Kesimpulan akhirnya selesai dirangkum, tetapi tidak ada rencana aksi yang dibuat... rapat seperti ini tidak hanya membuang waktu berharga, tetapi juga membuat anggota tim merasa sangat lelah dalam pekerjaan sehari-hari.

✦ Rapat adalah kegiatan bisnis paling mahal

Rapat adalah alat penting dalam manajemen dan pengambilan keputusan di perusahaan. Dalam proses bisnis, baik tingkat manajemen atas hingga staf lapangan, mereka harus menyelenggarakan atau mengikuti banyak rapat.

Tapi rapat juga merupakan kegiatan bisnis paling mahal di perusahaan. Sebuah perusahaan Jepang telah mengusulkan rumus (biaya rapat = 2S x Q x T) untuk membantu mengukur biaya rapat, di mana S adalah tiga kali upah jam kerja rata-rata karyawan, Q adalah jumlah peserta rapat, T adalah durasi rapat. Dengan cara kasar diperkirakan, biaya satu jam rapat yang diikuti oleh enam orang adalah sekitar 1711 RMB. Biaya rapat meningkat berkali-kali lipat seiring bertambahnya jumlah peserta dan durasi rapat. (*S dihitung berdasarkan upah tahunan rata-rata tenaga kerja di perusahaan berskala besar di Tiongkok tahun 2023 yang sebesar 98.096 RMB).

Namun, data penelitian menunjukkan lebih dari 50% waktu rapat sebenarnya terbuang: rapat tidak berirama, rapat satu jam berubah menjadi maraton tanpa akhir; rapat dipenuhi dengan ucapan berbagai peserta namun jarang mencapai konsensus; Kesimpulan akhirnya selesai dirangkum, tetapi tidak ada rencana aksi yang dibuat... rapat seperti ini tidak hanya membuang waktu berharga, tetapi juga membuat anggota tim merasa sangat lelah dalam pekerjaan sehari-hari.

✦ Apa itu rapat berkualitas tinggi

A meeting is when two or more people come together to discuss one or more topics, often in a formal or business setting, but meetings also occur in a variety of other environments. Meetings can be used as form of group decision making.

——Wikipedia

Merujuk penjelasan dari Wikipedia, baik rapat internal kecil yang hanya diikuti 2-3 orang hingga rapat besar dengan ratusan atau ribuan orang, apakah itu seminarkah yang hanya dari satu pihak atau sesi brainstorming dengan diskusi terbuka, inti dari rapat adalah pada "Discussion" (diskusi) dan "Decision" (keputusan).

Dengan melayani banyak pelanggan, DingTalk menemukan bahwa banyak perusahaan menghasilkan banyak keputusan/hasil rapat, tetapi tidak bisa direalisasikan secara baik, ini adalah penyebab utama rendahnya kualitas rapat perusahaan. Menurut pendapat kami, inti dari rapat berkualitas tinggi adalah efisiensi diskusi dan efektivitas keputusan. Rapat berkualitas tinggi tidak hanya harus meningkatkan efisiensi diskusi saat rapat, tetapi lebih penting lagi harus melaksanakan dan merealisasikan hasil diskusi setelah rapat, dan barulah disebut berhasil melaksanakan rapat.

✦ Mengadakan rapat berkualitas tinggi dengan DingTalk

Demi mendukung berbagai perusahaan dari berbagai skala, bidang usaha dan budaya yang berbeda agar dapat mempraktikkan rapat berkualitas tinggi dari teori hingga praktik, DingTalk telah mengintegrasikan layanan IM, Kalender, Audio/Video, DingTalk Dokumen Kolaboratif (DingShanHui), dan Proyek DingTalk (Teambition), membangun solusi rapat berkualitas tinggi yang mencakup seluruh rantai acara dari persiapan rapat, selama rapat hingga tindak lanjut setelah rapat.

Agar rapat di perusahaan memiliki topik, persiapan, disiplin, catatan, kesimpulan, tindak lanjut, dan hasil.

MEMPERSIAPKAN RAPAT | Berisi topik dan persiapan

1. Undangan rapat cerdas, memilih waktu rapat terbaik

Penyelenggara rapat mengirim undangan rapat melalui Kalender DingTalk dan sistem akan memberikan rekomendasi waktu dan ruang rapat kosong terbaik berdasarkan jadwal kehadiran para peserta.

2. Template rapat, persiapan agenda terstruktur dan jelas

Perusahaan dapat mengkonfigurasi jenis rapat sesuai situasi aktual, mendukung keterkaitan jenis rapat dengan template rapat. Template ini membantu memstandarkan proses rapat perusahaan. Penyelenggara menetapkan penanggung jawab dan durasi diskusi terencana untuk setiap agenda, penanggung jawab menulis materi rapat di DingTalk Dokumen Kolaboratif, mengumpulkan semua informasi di satu tempat agar memudahkan untuk menyimpan dan meninjau arsip rapat.

3. Komentar dengan sorotan kata, tinjauan sebelum rapat fokus pada poin penting

Semua peserta rapat membaca materi rapat terlebih dahulu, dengan fitur komentar berbasis penyorotan kata, mereka dapat cepat mengidentifikasi masalah penting, sehingga menghemat waktu diskusi selama rapat.

SEMASA RAPAT | Disiplin, pencatatan dan kesimpulan

1. Hitung waktu presentasi, fokus pada diskusi intensif dan manajemen waktu

Dengan mengaktifkan mode presentasi, peserta rapat secara otomatis akan mengikuti tampilan layar penuh pemberi presentasi, menciptakan kesan presentasi layar lebar. Fasilitas peringatan hitungan mundur membantu penyelenggara mengontrol waktu secara ketat, menghindari rapat melampaui durasi yang direncanakan.

2. Rapat online, terjemahan teks untuk efisiensi kolaborasi lintas lokasi

Video conference DingTalk memastikan pengalaman konsisten secara online maupun offline. Peserta online bisa melihat agenda yang sedang dibahas secara real time dan terlibat dalam diskusi secara langsung. Fasilitas subtitle otomatis dan terjemahan real-time multi bahasa memungkinkan peserta dari berbagai negara untuk terlibat diskusi dengan lancar, memastikan komunikasi informasi akurat dan efektif, serta meningkatkan efisiensi komunikasi untuk rapat lintas negara secara signifikan.

3. Catat tugas, menetapkan tanggung jawab individu dan tugas jelas

Keputusan dan tindakan lanjutan yang dihasilkan selama rapat dapat ditugaskan ke anggota pelaksana tertentu serta ditetapkan target waktunya, memastikan tanggung jawab tugas jelas dan tidak saling menyalahkan.

4. Dokumen final, konklusi rapat segera disinkronkan

Kesepakatan dan konklusi yang dicapai dalam rapat dapat didokumentasikan dalam notulensi rapat, serta mendukung pengajuan persetujuan terhadap versi final notulensi yang sudah tidak bisa diedit lagi. Dokumen notulensi bisa dibagikan dengan satu klik melalui obrolan personal atau grup ke semua peserta, menghindari risiko hilangnya informasi selama proses verbal truyền turun.

SETELAH RAPAT | Tindak lanjut dan hasil

1. Supervisi rapat, tugas terkumpul untuk kemudahan tindak lanjuti

Semua item tindak lanjuti yang dihasilkan selama rapat secara otomatis terkumpul dalam satu papan visual, tidak tersebar kemana-mana, menghindari pengabaian. Status tugas mudah dilihat dalam satu tabel tunggal, semua proses mulai dari penciptaan—sub-tugas—pendistribusian—pelaksanaan—hingga penyelesaian bisa diatur hanya dalam satu tabel ini.

2. Pengingat tugas, berbagai saluran notifikasi untuk eksekutor

Setelah rapat selesai, informasi tugas yang harus diselesaikan oleh pelaksana akan muncul di agenda peserta, mengingatkan eksekutor untuk selesai tepat waktu. Update tugas penting bisa disinkronkan ke obrolan grup atau sistem perusahaan, sehingga semua orang bisa mengetahui perkembangannya segera. Daily report proyek bisa otomatis merangkum kemajuan pelaksanaan, risiko keterlambatan dan informasi penting lainnya.

3. Catatan kemajuan tugas, manajer selalu dapat memantau perkembangan

Kebijakan rapat akan diatur dalam bentuk manajemen tugas terpadu, dengan mesin tugas yang kuat, berbagai kolom tugas bisa dikonfigurasi fleksibel (tambahkan catatan, pecah jadi sub-tugas, upload dokumen hasil, interaksi komentar, dll.), semua informasi tugas bisa terlihat dalam satu kartu, dan manajer bisa memantau perkembangan tugas real-time lewat ponsel.

4. Naikkan menjadi proyek, kelola keputusan rapat secara sistematis

Keputusan penting rapat dengan ruang lingkup besar juga dapat dieksekusi melalui Proyek DingTalk (Teambition). Laporan data proyek yang detail, pilihan berbagai tampilan kemajuan yang kaya hingga API eksternal yang lengkap akan mendukung perusahaan mengelola secara sistematis analisis, pelacakan dan implementasi keputusan rapat.

✦ Kesimpulan

Menurut kami, rapat berkualitas tinggi dapat meningkatkan efisiensi komunikasi informasi, mengintegrasikan berbagai pendapat dan mendukung pengambilan keputusan secara ilmiah, yang pada akhirnya mendorong pertumbuhan perusahaan. Meningkatkan kualitas rapat adalah topik penting yang dihadapi oleh setiap perusahaan, inti dari rapat berkualitas tinggi adalah pada efisiensi diskusi (Discuss) dan validitas pengambilan keputusan (Decision).

Solusi rapat berkualitas tinggi yang ditawarkan oleh DingTalk, melalui persiapan berisi topik dan persiapan sebelum rapat, disiplin, pencatatan dan kesimpulan saat rapat, membantu perusahaan dalam melaksanakan diskusi secara efektif. Tindak lanjut dan kejelasan hasil setelah rapat akan membantu perusahaan merealisasikan pengambilan keputusan yang efektif.