Bahasa Indonesia
English 
اللغة العربية 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
Tiếng Việt 
简体中文 DingTalk, platform kolaborasi tim dan digitalisasi perusahaan yang berada di bawah naungan Alibaba, membawa banyak sekali alat hebat seperti manajemen kehadiran, persetujuan dokumen, kalender, konferensi video, serta asisten AI. Di antara kumpulan fitur ini, email DingTalk sebagai salah satu produk yang penting dirancang untuk membantu organisasi dan individu menjadi lebih fleksibel dan kreatif.
Ada orang yang bertanya: "Sejak sudah ada DingTalk untuk chat, mengapa masih butuh mengirim email lewat email?"
Jawabannya sangat sederhana, industri berbeda memiliki cara kerja uniknya masing-masing. Meskipun alat komunikasi instan kini tersebar hampir ke segala penjuru, komunikasi bisnis formal masih tetap diperlukan.
Selanjutnya, mari kita masuki dunia DingTalk Email!
DingTalk, platform digital kolaborasi efisien tim dan digitalisasi perusahaan yang berada di bawah Alibaba, hadir dengan segudang alat unggulan, termasuk sistem pengecekan kehadiran, administrasi dokumen, kalender, konferensi video, hingga asisten AI. Diantara seluruh fitur tersebut, DingTalk Email hadir sebagai salah satu produk andalan yang bertujuan untuk mendukung organisasi maupun individu dalam bekerja secara lebih lincah dan kreatif.
Ada yang bertanya:"Setelah memiliki DingTalk untuk obrolan, kenapa masih perlu mengirim email melalui kotak surat?"
Jawabannya sederhana saja, setiap sektor memiliki caranya sendiri dalam bekerja. Meskipun alat komunikasi instan telah sangat meluas saat ini, komunikasi bisnis formal tetap tak tergantikan.
Mari kita masuki bersama dunia DingTalk Email!
✦ Keunggulan Email Dibandingkan Pesan Chat
Keunggulan 1: Arsip konten lebih mudah dicari dan ditelusuri
Dalam kerja sama operasional perusahaan, seringkali kita mengirimkan berbagai dokumen penting maupun kontrak. Jika file dikirimkan melalui chat, maka harus diunduh ke komputer lokal dan dikelola secara terpisah. Ini mempersulit pencarian cepat;
namun jika dikirimkan melalui email, dokumen bisa dengan mudah diarsipkan melalui DingTalk Email. Pengguna bisa menyesuaikan folder sesuai konten email yang dikategorikan secara logis. Email tetap dapat dicari bahkan setelah bertahun-tahun dan juga memiliki kekuatan hukum.
Keunggulan 2: Email lebih formal dan profesional
Informasi yang dikirim melalui chat mudah terkubur oleh pesan-pesan yang lain, tidak muda untuk menyampaikan inti informasi penting dari atasan. Di samping itu, editor teks pada chat tidak kaya akan fitur seperti editor email tradisional sehingga tidak memungkinkan penyampaian informasi yang serius dan terstruktur dalam format yang lebih resmi.
Umumnya, pengumuman internal perusahaan mengenai berbagai hal penting atau penegasan kerja sama bisnis lebih memilih menggunakan email sebagai media komunikasinya.
Menggunakan format resmi dan struktur yang terorganisir rapi melalui email membantu penyampaian informasi dari organisasi dan maksud bisnis secara lebih serius, memperlihatkan otoritas resmi perusahaan, dan memiliki kekuatan hukum. Selain itu, email dalam daftar lebih mudah diakses dan dicari sehingga tidak mudah terlewatkan.
Keunggulan 3: Lebih mudah dan lancar dalam komunikasi lintas negara
Alat komunikasi jenis chat terbatas oleh platform: antar pengguna hanya bisa berkomunikasi lancar jika mereka berada dalam platform yang sama. Namun dalam skenario komunikasi lintas negara, tidak menjamin kedua pihak menggunakan alat komunikasi yang sama.
Komunikasi melalui email adalah satu-satunya metode yang lancar selain komunikasi melalui telepon di seluruh dunia. Kapanpun, sepanjang pihak lawan masih memiliki alamat email, maka pengirim dan penerima bisa mengirim dan menerima pesan tanpa batasan apapun.
Alamat email juga memiliki ciri khas perusahaan yang menonjol, sehingga dapat memberikan rasa kepercayaan yang lebih tinggi bagi penerima dari luar negeri. Oleh sebab itu, email merupakan alat komunikasi yang paling cocok untuk komunikasi resmi dalam kerja sama bisnis.
✦ Mengapa Memilih DingTalk Email
Alat komunikasi chat ada keterbatasannya pada platform tertentu saja. Dalam kondisi komunikasi lintas negara, sering sekali kedua pihak tidak menggunakan alat komunikasi yang sama.
Email menjadi satu-satunya sarana komunikasi yang efektif selain telepon, karena selalu bisa dikirim tanpa batasan apapun, selama pihak penerima memiliki alamat email terlepas dari platform yang digunakan.
Alamat email pun mengandung informasi khas perusahaan yang membuat penerima luar negeri merasa lebih percaya, jadi merupakan alat komunikasi yang paling pas untuk kebutuhan resmi dalam kerja sama. Dengan menggabungkan fungsi komunikasi IM, kantor virtual, dan email, DingTalk menciptakan inovasi baru.
1. Terintegrasi secara sempurna dengan DingTalk, aman dan praktis
Sebelumnya, sebagian besar pengguna email perusahaan melakukan aksesnya melalui login web, email bawaan hp, atau client dari pihak ketiga. Tiap cara memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing:
1. Terlalu banyak akun, lupa kata sandi: saat menggunakan login melalui web atau client pihak ketiga, pengguna sering lupa kata sandi;
2. Pemberitahuan kurang cepat yang mengurangi efisiensi: saat ada email baru, pengguna tidak bisa mengetahuinya secara langsung, perlu bolak balik membuka berbagai client, mengurangi kecepatan kerja;
3. Keamanan data tidak terjaga: penggunaan client pihak ketiga menyimpandata di perangkat lokal sehingga menimbulkan risiko kebocoran data perusahaan;
DingTalk Email adalah fungsi email bawaan software DingTalk itu sendiri, aman dan kuat.
1. Login mudah: cukup menggunakan nomor telepon untuk login DingTalk sehingga dapat melihat kotak email tanpa harus mengingat kata sandi; di bawah perlindungan keamanan terbaik DingTalk, Anda juga bisa memilih berbagai cara login seperti kode verifikasi SMS, kata sandi login, pemindaian QR code dari perangkat lama, atau autentikasi biometrik.
2. Notifikasi yang cepat dan tepat: DingTalk punya sistem notifikasi menyeluruh, email baru bisa diketahui lewat asisten pesan, notifikasi dot merah (red dot), maupun global notifikasi (Anda juga bisa memilih menonaktifkan notifikasi jika diinginkan).
3. Keamanan data: DingTalk mengelola semua data informasi berdasarkan manajemen perusahaan, sehingga tidak perlu khawatir akan risiko kebocoran data dengan keamanan yang lebih baik.
2. Kemampuan penulisan dengan AI luar biasa
Terkadang penulisan email memerlukan banyak pertimbangan dan usaha, DingTalk Email sudah sepenuhnya terhubung dengan asisten AI yang bisa menyelesaikan permasalahan ini.
Saat Anda membuka DingTalk untuk menulis email baru atau membalas salah satu email, Anda bisa mengetikkan simbol “/” untuk cepat mengaktifkan asisten AI, kemudian masukkan kata kunci dan permintaan Anda untuk membuat email, lalu sesuaikan sesuai dengan kondisi bisnis Anda. Atau bisa juga mengedit email yang telah dibuat dengan bantuan AI.
Asisten AI mendukung versi dalam berbagai bahasa, sangat berguna dalam bisnis ekspor-impor. AI bisa membantu Anda menulis email dalam bahasa asing, bisa dalam versi humoris, elegan, atau resmi serta serius... Dan masih banyak kemampuan AI lainnya yang bisa Anda eksplorasi.
3. Terintegrasi dengan seluruh alat kerja DingTalk
Inti dari kerja sama adalah aliran informasi yang lancar antar individu dan tugas berbeda, dan itulah bidang yang dikuasai oleh DingTalk Email.
1. Email + Buku Alamat:
Di masa lalu, untuk mengelola struktur departemen, kontak, dan grup email, admin perlu mengakses backend domain untuk melakukan pengeditan secara manual. Selain itu, proses pemasukan/penghapusan personel juga harus dilakukan perubahan secara manual di buku alamat dan email, proses ini memakan waktu dan tenaga. Saat pengguna login ke email melalui client pihak ketiga, mereka harus menyinkronkan informasi buku alamat dengan protokol CardDav ke perangkat lokal, yang meningkatkan risiko kebocoran data. DingTalk Email tidak hanya mendukung pendekatan teknis konvensional, tetapi juga menghubungkannya dengan buku alamat DingTalk, fitur unik seperti email departemen dan email grup memungkinkan pembaruan anggota secara dinamis, serta pencarian kontak menjadi jauh lebih mudah. Saat karyawan baru bergabung, mereka bisa diberikan email kerja secara otomatis berdasarkan ejaan nama (misalnya
2. Email + Kalender:
Fungsi lain dari email adalah mengelola jadwal. Anda bisa menggunakan DingTalk Kalender atau rapat video untuk membuat agenda atau rapat online, kemudian mengundang kontak email sebagai peserta rapat. Undangan rapat akan dikirim melalui DingTalk Email secara otomatis. Sama halnya, klien dari luar juga bisa mengirimkan undangan jadwal ke DingTalk Email Anda dan akan otomatis terupdate dalam peringatan DingTalk Kalender, sehingga jadwal penting tidak akan terlewatkan.
3. Email + Dokumen:
Sebuah email penting seringkali memerlukan beberapa kali pengeditan dan pengaturan struktur ulang yang rumit. Nah, Dokumen DingTalk memberikan dukungan luar biasa untuk ini. Dokumen DingTalk mendukung format Markdown dan pengeditan oleh tim secara bersamaan, sesudah selesai diedit maka bisa langsung dikirimkan ke kontak email serta disinkronkan secara langsung ke percakapan. Selain dokumen online, DingTalk Email juga bisa mengirim dokumen dari DingPan sebagai lampiran online untuk memenuhi kebutuhan berbagi file berukuran besar.
4. Deteksi Akurat Terhadap Email Spam
Penggunaan email perusahaan mencerminkan kondisi operasional perusahaan yang baik, tetapi pada saat yang sama, kelompok kejahatan cyber (black-gray industry) juga menargetkan pengguna berkualitas tinggi ini untuk mendapatkan keuntungan ilegal melalui email iklan, penipuan phishing, dan lainnya.
DingTalk Email memiliki sistem anti spam kuat yang bisa melacak asal-usul pengirim spam seperti domain dan server pengirim melalui big data, kemudian menganalisis ciri-ciri konten spam guna menghalangi kiriman pesan spam tersebut secara cermat.
Admin juga bisa menyesuaikan daftar hitam email, daftar putih tautan web, dan area isolasi email, untuk mengurangi kesalahan deteksi email yang mengganggu aktivitas bisnis.
5. Keamanan Data
Keamanan adalah landasan utama jalannya bisnis. DingTalk Email membangun benteng perlindungan bisnis yang kuat dari tiga aspek yaitu keamanan akses, keamanan data, dan keamanan sesuai regulasi.
1. Kontrol akses yang berlapis dan fleksibel
Admin bisa menerapkan prinsip "minimalis akses berbasis fungsi yang dibutuhkan" (prinsip least privilege), memberikan izin penggunaan perangkat lunak pihak ketiga sekaligus mengatur jangkauan pengambilan email melalui aplikasi tersebut agar menghindari terjadinya kebocoran data.
2. Kemampuan menarik kembali email di keadaan darurat
Jika terjadi situasi kritis, admin bisa menarik ulang email yang telah dikirim di dalam organisasi.
3. Pengelolaan yang aman dan dapat diandalkan
Dengan fungsi log dan audit, pengelola bisa meninjau riwayat aktivitas operasi email harian guna mendeteksi aktivitas mencurigakan. Selain itu, fitur pengarsipan (archiving) email juga membantu admin memiliki solusi penyimpanan dan pencarian data email yang mudah serta sesuai regulasi.
✦ Penutup
Produk DingTalk Email terus berkembang dengan penambahan fitur dan berbagai skenario penggunaan. Untuk memudahkan proses aktivasi email perusahaan terutama dalam pembelian domain, pendaftaran domain, konfigurasi CNAME, pengaturan MX, dan lainnya, DingTalk Email juga bekerja sama dengan Alibaba Cloud mengadakan promosi khusus: pembelian DingTalk Email memperoleh gratis satu domain email pilihan untuk memperkuat citra merek perusahaan. Untuk informasi lebih lanjut silahkan mengklik dan membuka halaman sumber.