Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 DingTalk, nền tảng làm việc nhóm hiệu quả và chuyển đổi số doanh nghiệp thuộc sở hữu của Alibaba, mang đến cho người dùng nhiều công cụ xuất sắc như chấm công, phê duyệt, tài liệu, lịch làm việc, cuộc họp video và trợ lý AI. Trong số các tính năng này, hộp thư DingTalk đóng vai trò như một sản phẩm quan trọng, nhằm hỗ trợ tổ chức và cá nhân làm việc linh hoạt và sáng tạo hơn.
Có người sẽ đặt câu hỏi: "Đã có DingTalk để trò chuyện rồi, vì sao vẫn cần dùng hộp thư để gửi email?"
Câu trả lời rất đơn giản, các ngành nghề đều có phương thức làm việc đặc trưng riêng. Dù các công cụ nhắn tin tức thời ngày nay đã được sử dụng rất phổ biến, nhưng giao tiếp kinh doanh chính thức vẫn là yếu tố không thể thiếu.
Hãy cùng bước vào thế giới hộp thư DingTalk!
DingTalk, nền tảng làm việc nhóm hiệu quả và chuyển đổi số doanh nghiệp trực thuộc Alibaba, mang đến nhiều công cụ xuất sắc như chấm công, tài liệu, lịch làm việc, cuộc họp video và trợ lý AI. Trong số các tính năng đó, hộp thư DingTalk là một sản phẩm quan trọng, với mục tiêu hỗ trợ tổ chức và cá nhân làm việc linh hoạt và sáng tạo hơn.
Có người sẽ không khỏi thắc mắc: "Đã có DingTalk để trò chuyện rồi, tại sao vẫn cần dùng email?"
Câu trả lời rất đơn giản, mỗi ngành nghề đều có những phương thức làm việc đặc trưng của riêng mình. Dù ngày nay các công cụ nhắn tin tức thời đã được sử dụng rộng rãi, giao tiếp kinh doanh chính thức vẫn là điều không thể thiếu.
Tiếp theo, hãy cùng bước vào thế giới của hộp thư DingTalk!
✦ Ưu điểm khi dùng «email» thay vì «trò chuyện trực tuyến»
Ưu điểm 1: Dễ lưu trữ nội dung và tìm kiếm lại
Trong quá trình hợp tác kinh doanh, thường xuyên phải gửi các loại tài liệu và hợp đồng. Nếu sử dụng chức năng trò chuyện thì phải tải về để quản lý lưu trữ, và sẽ khó tìm kiếm nhanh chóng.
Ngược lại nếu sử dụng email, bạn có thể dễ dàng lưu trữ trong hộp thư DingTalk, phân loại hợp lý theo nội dung thư bằng cách tùy chỉnh thư mục, sau nhiều năm vẫn có thể tra cứu được, và có giá trị pháp lý.
Ưu điểm 2: Email chuyên nghiệp và trang trọng hơn
Nội dung nhắn tin trực tuyến dễ bị các thông báo khác lấn át, gây bất tiện cho việc传达 thông tin quan trọng từ cấp trên, đồng thời trình soạn thảo trên tin nhắn không đầy đủ như trình soạn thảo email truyền thống, khiến việc truyền đạt thông tin theo định dạng nghiêm túc gặp khó khăn.
Thông thường, những thông báo quan trọng trong doanh nghiệp hay các thoả thuận hợp tác kinh doanh đều được truyền đạt bằng email.
Các tài liệu chính thức, mẫu thư chuẩn trong email sẽ giúp truyền đạt nội dung một cách nghiêm túc hơn qua đó thể hiện uy tín của tổ chức, ý định thương mại và có giá trị pháp lý. Ngoài ra, email cũng dễ xem và tìm kiếm, ít bị lẫn hay bỏ sót.
Ưu điểm 3: Trao đổi quốc tế tiện lợi và trơn tru hơn
Công cụ trò chuyện bị giới hạn ở nền tảng nhất định, chỉ tiện lợi trong nhóm người dùng chung một nền tảng, nhưng trong bối cảnh giao tiếp quốc tế, hai bên thường không dùng cùng nền tảng.
Email chính là phương án duy nhất thuận lợi trên toàn thế giới (trừ gọi điện thoại), không quan trọng nền tảng sử dụng, chỉ cần đối phương có địa chỉ email là có thể trao đổi thư tín tức thì, hoàn toàn không bị giới hạn.
Đồng thời địa chỉ email mang đặc trưng rõ ràng của doanh nghiệp và thông tin nội dung; tạo niềm tin cho người nhận bên ngoài, vì vậy là công cụ giao tiếp thích hợp nhất cho hợp tác và trao đổi chính thức.
✦ Tại sao nên chọn «Hộp thư DingTalk»
Công cụ trò chuyện thường bị giới hạn bởi nền tảng nhất định, chỉ tiện lợi trong nhóm người dùng chung nền tảng. Tuy nhiên, khi giao tiếp ở cấp độ quốc tế, hai bên thường không sử dụng chung một nền tảng.
Email là phương thức giao tiếp duy nhất (trừ cuộc gọi điện thoại) không bị ngăn cản trên toàn thế giới; không quan trọng nền tảng nào, chỉ cần đối phương có địa chỉ email là bạn có thể gửi và nhận tức thời mà không bị hạn chế.
Đồng thời địa chỉ email có đặc điểm nhận diện doanh nghiệp rõ ràng và mang lại niềm tin cho người nhận quốc tế. Đây là công cụ giao tiếp trao đổi chính thức, lý tưởng nhất. DingTalk đã tích hợp chức năng nhắn tin tức thời (IM), văn phòng làm việc nhóm và chức năng hộp thư, tạo ra những sáng tạo mới mẻ.
Nhất, tích hợp với DingTalk, an toàn và tiện lợi
Trước đây, khi sử dụng email doanh nghiệp, các cách phổ biến thường là đăng nhập qua trình duyệt web, email tích hợp sẵn trên điện thoại hoặc đăng nhập thông qua phần mềm client thứ ba, mỗi cách đều có ưu điểm và hạn chế:
1. Nhiều tài khoản khiến bạn khó nhớ: Khi đăng nhập qua trình duyệt hoặc client thứ ba, hay quên mật khẩu;
2. Thông báo chậm khiến hiệu suất thấp: Có thư mới nhưng không thể theo dõi ngay, phải chuyển đổi giữa nhiều client khác nhau, giảm hiệu suất;
3. Dữ liệu không an toàn: Ứng dụng client thứ ba thường lưu trữ dữ liệu trên thiết bị địa phương, gây nguy cơ rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp;
Hộp thư DingTalk là chức năng email gốc được tích hợp sẵn trong phần mềm DingTalk, an toàn và mạnh mẽ.
1. Đăng nhập thuận tiện: Bạn có thể đăng nhập DingTalk và xem email thông qua số điện thoại di động, không cần nhớ mật khẩu; dưới sự bảo vệ của nền tảng DingTalk, bạn có thể chọn cách đăng nhập như mã xác nhận SMS, mật khẩu đăng nhập, quét mã trên thiết bị cũ, nhận diện sinh trắc học;
2. Thông báo kịp thời: DingTalk có khả năng thông báo toàn diện, thư mới có thể được thông báo thông qua trợ lý nhắn tin, chỉ báo dấu chấm đỏ, thông báo nhắc toàn hệ thống (bạn cũng có thể chọn tắt thông báo);
3. Dữ liệu an toàn: Với DingTalk, mọi dữ liệu thông tin được quản lý tập trung theo doanh nghiệp, không lo rò rỉ thông tin, an toàn cao hơn.
Hai, khả năng hỗ trợ sáng tạo nội dung tuyệt vời bằng trí tuệ nhân tạo (AI)
Đôi khi việc soạn thảo hoặc phản hồi một bức thư khiến bạn phải suy nghĩ nhiều, hộp thư DingTalk đã tích hợp đầy đủ chức năng trợ lý AI giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Khi bạn mở soạn thư mới hoặc trả lời thư cũ trong DingTalk, bạn có thể dùng phím "/” để kích hoạt chức năng trợ lý AI, chỉ cần nhập từ khóa và mô tả nhu cầu là đã có thể nhờ AI viết thư cho bạn, bạn chỉ cần điều chỉnh theo nghiệp vụ cụ thể của mình. Hoặc khi bạn đã tự viết xong một bức thư, trợ lý AI cũng có thể giúp bạn chỉnh sửa hoàn thiện hơn.
Trợ lý AI hỗ trợ đa ngôn ngữ, rất hữu ích với ngành thương mại quốc tế. Bạn có thể dùng AI để soạn email bằng ngoại ngữ với nhiều phong cách: hài hước, dí dỏm, nghiêm túc, trang trọng... còn có vô số tính năng AI khác để bạn khám phá.
Ba, tích hợp chặt chẽ với các sản phẩm làm việc nhóm của DingTalk
Cốt lõi của việc hợp tác chính là giúp thông tin lưu chuyển mượt mà giữa những người dùng và nhiệm vụ khác nhau, đây chính là điều mà hộp thư DingTalk đặc biệt ưu việt.
1. Hộp thư + Danh bạ:
Trong hộp thư truyền thống, quản trị viên phải truy cập giao diện quản trị tên miền riêng để chỉnh sửa cấu trúc tổ chức, liên hệ và danh sách nhóm email, đồng thời khi nhân sự vào/ra doanh nghiệp cũng phải cập nhật thủ công danh bạ và hộp thư tương ứng, tốn nhiều công sức. Khi người dùng dùng phần mềm client thứ ba để đăng nhập email, cần đồng bộ danh bạ qua giao thức CardDav về thiết bị địa phương, làm tăng nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Hộp thư DingTalk không chỉ thừa hưởng phương thức kỹ thuật truyền thống mà còn tích hợp thêm danh bạ DingTalk, chức năng độc đáo như email theo phòng ban và email theo nhóm giúp cập nhật thành viên động, dễ tìm kiếm con người hơn. Nhân viên mới vào có thể tự động tạo email công việc theo tên (ví dụ như
2. Hộp thư + Quyển lịch:
Một chức năng lớn của hộp thư là quản lý lịch trình. Bạn có thể dùng DingTalk Calendar hoặc ứng dụng cuộc họp video để tạo lịch làm việc hoặc cuộc họp trực tuyến, chọn liên hệ email làm thành viên tham dự, lời mời sẽ được gửi ra thông qua hộp thư DingTalk. Tương tự, khách hàng bên ngoài cũng có thể gửi lời mời sự kiện đến hộp thư DingTalk của bạn, đồng thời được cập nhật vào lời nhắc trong lịch DingTalk, giúp bạn không bỏ lỡ lịch làm việc quan trọng.
3. Hộp thư + Tài liệu:
Một email quan trọng thường cần qua nhiều lần chỉnh sửa và định dạng, lúc này tài liệu DingTalk sẽ là công cụ hỗ trợ lý tưởng. Tài liệu DingTalk hỗ trợ định dạng Markdown và nhiều người cùng chỉnh sửa đồng thời, sau khi hoàn thành bạn có thể trực tiếp gửi cho người nhận email, đồng thời đồng bộ vào tin nhắn trò chuyện. Ngoài tài liệu trực tuyến, hộp thư DingTalk còn cho phép gửi file từ DingDisk dưới dạng tệp đính kèm trực tuyến, đáp ứng nhu cầu chia sẻ tập tin lớn.
Tư, chính xác nhận biết thư rác
Việc sử dụng hộp thư doanh nghiệp đại diện cho tình trạng hoạt động lành mạnh của một công ty, nhưng cũng bị các nhóm đen và xám để ý, dùng các hình thức quảng cáo, email lừa đảo, v.v. để trục lợi bất chính.
Hộp thư DingTalk có khả năng chống thư rác mạnh mẽ thông qua việc truy tìm các thông tin như tên miền và máy chủ gửi thư rác dựa vào dữ liệu lớn, và phân tích đặc điểm nội dung thư rác để chặn chính xác.
Quản trị viên cũng có thể tùy chỉnh chức năng như danh sách đen thư, danh sách trắng đường liên kết, khu vực隔 ly email, v.v. để giảm thiểu tác động của việc email bị chặn sai.
Năm, bảo mật dữ liệu
An toàn là giới hạn cuối cùng của nghiệp vụ, hộp thư DingTalk xây dựng "tường lửa cho nghiệp vụ" từ ba khía cạnh: an toàn truy cập, an toàn dữ liệu, và tuân thủ chuẩn mực.
1. Phân quyền phong phú, kiểm soát chặt chẽ
Quản trị viên có thể dựa trên nguyên tắc "giới hạn thấp nhất có thể cấp phép", cấp phép cho người dùng sử dụng các phần mềm độc lập, thiết lập phạm vi nhận email đối với các phần mềm thứ ba, tránh để dữ liệu email bị rò rỉ.
2. Khả năng thu hồi trong khẩn cấp
Trường hợp khẩn cấp xảy ra, quản trị viên cũng có thể thu hồi email trong phạm vi tổ chức.
3. Quản lý an toàn, yên tâm
Với hành vi vận hành hàng ngày trên email, chúng ta có thể sử dụng chức năng nhật ký và kiểm tra để tìm kiếm các hoạt động đáng ngờ. Ngoài ra, chức năng lưu trữ email cũng mang lại giải pháp lưu trữ dữ liệu và tìm kiếm theo quy chuẩn cho quản trị viên.
✦ Kết luận
Sản phẩm hộp thư DingTalk vẫn không ngừng được cập nhật, phát triển thêm nhiều chức năng và ngữ cảnh sử dụng hơn nữa. Để giảm bớt quy trình phức tạp gồm mua tên miền, đăng ký, thiết lập CNAME và thiết lập MX khi kích hoạt email doanh nghiệp, hộp thư DingTalk đã hợp tác với AliCloud thực hiện chương trình khuyến mãi, mua hộp thư DingTalk sẽ được tặng miễn phí một tên miền email tùy chọn, làm nổi bật hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp. Để biết thêm chi tiết, vui lòng nhấn để tra cứu nội dung gốc và tham vấn thông tin cụ thể.