ディンディンメール：時代を超えたオフィススタイル

「DingTalk（ディンタク）」はアリババグループ傘下の生産性向上と企業デジタル化プラットフォームで、出勤申請やオンライン文書、カレンダーやビデオ会議、さらにはAIアシスタント機能など、多くの優れたツールを提供しています。その中でもDingTalkメールは、重要な製品の一つとして、組織および個人ユーザーがより柔軟で創造的に業務を進められるよう支援します。

ここで疑問に思う方も多いでしょう。「すでにDingTalkでチャットができるのだから、なぜわざわざメールを使う必要があるのか？」と。

その答えは簡単で、産業ごとに仕事の進め方には違いがあり、リアルタイムメッセージングツールが普及している現代でも正式なビジネスコミュニケーションはなお必要不可欠です。

では、DingTalkメールの魅力を一緒に探ってみましょう。

DingTalk、アリババグループ傘下のチーム協働および企業向けデジタルトランスフォーメーションプラットフォームが提供する出勤申請、文書、カレンダー、ビデオ会議、AIアシスタントなど多くの優れた機能の中でもDingTalkメールは、組織や個人がより俊敏かつ創造的に業務を進めることを目的としています。

「既にDingTalkでチャットが使えるのに、なぜメールが必要なのか？」と思う方もいらっしゃるでしょう。

答えはシンプルです。業種や職種により、それぞれ固有の業務スタイルがあり、即時メッセージツールが浸透している現代においても、正式なビジネスコミュニケーションの必要性は失われていません。

それでは、DingTalkメールの世界を一緒に探ってみましょう。

✦「メール」VS「チャット」メールの強み

強み1：記録の整理・遡及性が高い

ビジネスシーンにおいて、やり取りされた文書や契約書はやり取りされることが日常的ですが、それらをチャット経由でやり取りした場合、一度端末にダウンロードしてローカルで保存する必要があります。これは整理や検索が行いにくく不便です。

メール経由でやり取りすれば、DingTalkメールで簡単にアーカイブが可能です。メール内容ごとにフォルダをカスタマイズし分類することで、何年後でも内容を検索・確認しがたく、法的効力も保持しています。

強み2：よりフォーマルなビジネスコミュニケーション

チャットは膨大な情報の中ですぐに埋もれやすいため、重要情報が上司から部下へ伝えにくいという課題があります。また、チャットのテキスト編集機能はメールの編集機能ほどはるかに劣り、フォーマルかつ厳格な形式での情報伝達が困難です。

多くの企業では、重要な連絡や商務契約確定の際、メールでのコミュニケーションが選ばれることが多いです。

メールはフォーマルで整った書式で組織の意志やビジネスの意図、公式性を、テキストチャットよりも明確に示すことができます。そして、法的効力も持っている点も見逃せません。

また、メールはメール一覧の中でも確認しやすく紛失しにくいため、重要な情報を見逃すリスクが低いです。

強み3：グローバルでのやり取りがスムーズ

チャットツールはプラットフォーム同士の間でのやり取りはスムーズですが、チャットの場合、双方向で同じツールを利用している場合のみ円滑にコミュニケーションが取れるにとどまります。

国境を越えるやり取りの場面では、メールが唯一のコミュニケーション手段であり、双方同じプラットフォーム使っていなくても、相手にメールアドレスがあれば、制限なくリアルタイムで送受信できます。

加えて、メールアドレスという企業を象徴する情報は海外の受信者にも信頼感を与えます。このような観点からも、メールはビジネス連絡に最適な手段といえます。

✦なぜDingTalkメールなのか

リアルタイムツールは同じプラットフォームでのみ機能し効果を発揮しますが、国外との通信の際には、必ずしも同じコンタクトツールを使えるとは限りません。

メールによるコミュニケーションは、電話を除けば世界中どこでも制限なく使えるコミュニケーション手段であり、使っているプラットフォームがどんなものであっても相手のメールアドレスさえ分かっていれはリアルタイムで送受信が可能です。

加えてメールアドレスは、企業が持つ鮮明な特徴やイメージが反映され、海外の受信者への信頼性も高い。これにより、正式交渉・協力関係構築における最適なコミュニケーション手段となっています。DingTalk は、IM（インスタントメッセージング）によるコミュニケーション、協働作業、およびメールの機能を組み合わせ、新たな可能性を生みます。

1. DingTalkと一体化し、より安全で簡単にアクセス

従来、多くの企業メールの利用方法はウェブログイン、ネイティブのメールクライアントやサードパーティのメールクライアントを利用する方法が一般的でした。

1. アカウントの数が多く、どのパスワードがどれか分からなくなる：ウェブやサードパーティのクライアントでは、パスワードを忘れてしまうことがよくある。

2. 通知が間に合わず、効率が下がる：メール受信時、リアルタイムで検知できず、複数クライアントの切り替えが必要になってしまう。

3. データの安全性が担保されない：サードパーティのクライアントではデータが端末に保存され、機密情報の漏洩のリスクが生じます。

釘釘メールはDingTalk内蔵のメールサービスであり、安全性が高く、使いやすく設計されています。

1. ログインが簡単：DingTalkメールは携帯電話番号でログインでき、面倒なパスワードの入力は不要です。DingTalkの強固なセキュリティ基盤の下、ショートメッセージ認証コードやログインパスワード、既存端末でのスキャン認証、生体認証など多様なログイン手段から選択可能です。

2. メール通知が即時：DingTalkの強力なメッセージ通知機能により、新たなメール通知は「メッセージ」や赤丸通知、全体の通知機能を通じて届きます（通知不要な場合は通知オプションをオフにすることも可能です）。

3. 高いセキュリティ：DingTalkメールでは企業の情報はすべてDingTalk内で管理されているため、情報漏洩の心配がなく、より安全性が高いと言えます。

2. AIによる優れた文書作成機能

一通のメールの作成・返信で頭を悩ませる瞬間は誰にでもあります。DingTalkメールはAIアシスタントとの連携により、この問題を解消します。

新規メールの作成画面や返信画面で「/（スラッシュ）」を入力すればAIアシスタントが起動します。キーワードや要件をインプットすることで文面作成をサポートします。必要に応じて自分の仕事に合わせて編集も可能です。すでに記入し終えたメールをAIに渡して校閲を依頼することも可能。

AIアシスタントはサポートする言語も多角的に展開されており、特に貿易業における活躍が期待され、文面作成を風趣豊かに、あるいはフォーマルなトーンに調整することができます。多くのAI機能をぜひ体験してください。

3. DingTalk協働オフィス製品との深い統合

情報が人とタスクの間をスムーズに流れる。これはDingTalkメールの得意とする分野です。

1. メール＋アドレス帳：

過去の企業メールでは、管理者が個別にアカウントの管理画面に入り、部署の構成や連絡先およびメーリングリストの更新を行う必要があり、従業員の入社・退社のたびにアドレス帳やメールアカウントの更新を行うなど、手間と時間がかかりました。さらに、サードパーティのメールクライアントを用いてログインする際、連絡先をCardDavなどのプロトコル経由で同期していました。これにより情報紛失・漏洩のリスクも生まれていました。一方DingTalkメールでは、従来の技術に加えてDingTalkの連絡帳との同期機能を組み込み、“部署メール”や“グループメール”という機能で構成メンバー情報が自動的に更新され、検索も非常に簡単になります。従業員が入社すると、自動的にメールアカウント（例：このメールアドレスはスパムボットから保護されています。閲覧するにはJavaScriptを有効にする必要があります。）が作成され、退職時にはそのメールアカウントの受け渡しがワンクリックで可能です。

2. メール＋カレンダー：

メールには予定管理という重要な役割もあります。DingTalkカレンダーまたはビデオ会議機能でイベントやオンラインミーティングを設定し、参加者リストにメールアドレスを指定することで、自動的にDingTalkメールで招待メールを送信できます。逆に外部のクライアントも自分のDingTalkメールアカウント宛てにイベント招待を送信でき、そのイベントはDingTalkカレンダーに自動的に追加され、重要なイベントの見落としを防ぎます。

3. メール＋文書：

重要なメールには度重なる訂正や編集、フォーマットの変更が求められます。その際DingTalkドキュメントが非常に有用ツールです。DingTalkドキュメントはMarkdownフォーマットや多人数同時編集をサポートしており、編集完了後にそのメールアカウント宛てに即時送信ができ、さらに他のユーザーとも連携が可能になります。オンライン文書に加えて、DingTalkメールでは釘盤のドキュメントをオンライン添付ファイルとして送信することも可能で、大きなサイズのファイルも共有が可能です。

4. ゴミメールの高精度の識別技術

企業用メールアカウントは、その企業が好調にビジネスを行う証でもありますが、ブラック・グレージュ市場（違法または準違法ビジネス）からのスパムやフィッシング攻撃が常に狙われています。

DingTalkメールでは、大量のデータからスパムメールの発信ドメインやサーバー情報を追跡分析し、スパムメールの特徴を的確に判断し、スパムメールを正確に遮断します。

管理者は、メールブラックリストやリンクホワイトリスト、疑問なメールを別途分離するクォラントーン領域などがカスタマイズ可能です。これにより、誤検知による業務への影響を抑えることができます。

5. データセキュリティ

ビジネスにおいて安全性は基盤であり、DingTalkメールはアクセス時のセキュリティ・データのセキュリティ・コンプライアンスの3つのポイントで安全性を守っています。

1. 細かい権限の設定が可能

管理者は「最小必要機能」を基準に、サードパーティのソフトウェア利用許可や、受信するメールの範囲を設定することで、企業メールからの情報漏洩を防ぎます。

2. 緊急撤回機能

何らかの緊急事態が発生した際、管理者は組織内のメールを緊急で回収できます。

3. 安心して運営

日常のメール利用履歴を記ログ機能や監査機能により確認することが可能で、異常な動作も検知可能です。また、メールアーカイブ機能も備えており、管理者がメールデータを適正に保管・検索が可能で、管理者の運用をサポートします。

✦総括

DingTalkメールは、今後も継続的にアップデートを続け、新機能や適用範囲の拡充が進むでしょう。企業メールを開設する際に企業ドメイン取得・登録・CNAME設定・MXレコード設定など、煩雑な手続きを簡略化するため、DingTalkメールは阿里雲と協働し、DingTalkメールを購入すると無料でカスタムメールドメインが取得でき、企業イメージも一段と高めることができます。詳細情報については原文を確認してください。