Peti Mael D&D, gaya bekerja yang sentiasa baru

DingTalk, sebuah platform kerjasama digital yang berada di bawah Alibaba, membawa banyak sekali alat luar biasa bagi para pengguna, termasuk absensi, proses pengesahan, dokumen, kalendar, rapat video, dan asisten AI untuk memudahkan pekerjaan tim. Diantara fitur yang dimilikinya ini, DingTalk Email merupakan salah satu produk penting yang dirancang untuk menjadikan organisasi dan individu lebih fleksibel, serta lebih kreatif.

Beberapa orang mungkin akan bertanya: "Sudah ada DingTalk untuk berkomunikasi, kenapa harus menggunakan email?"

Jawabannya sangat sederhana, yakni tiap industri memiliki cara kerjanya masing-masing. Meskipun alat pesan instan sudah sangat populer pada saat ini, komunikasi bisnis yang formal tetap tak tergantikan.

Kini, marilah kita memasuki dunia DingTalk Email!

DingTalk, platform digital kolaboratif tim dan perusahaan yang terafiliasi dengan Alibaba, telah menyediakan banyak alat hebat, termasuk absensi dan persetujuan, dokumen, kalender, konferensi video, dan asisten AI. Di antara sekian banyak fitur ini, DingTalk Email adalah salah satu produk penting yang dirancang untuk menjadikan organisasi dan individu lebih cepat dan lebih kreatif.

DingTalk, platform digital kolaboratif tim serta perusahaan yang terafiliasi dengan Alibaba, telah menghadirkan banyak sekali alat luar biasa, yakni fitur absensi dan pengesahan, dokumen, kalender, rapat video, dan asisten AI. Di antara sekian banyak fitur ini, DingTalk Email merupakan salah satu produk penting yang dirancang untuk menjadikan organisasi dan individu lebih lincah dan kreatif.

Beberapa orang mungkin akan bertanya, "Kenapa harus menggunakan email untuk mengirim pesan jika sudah ada DingTalk yang bisa digunakan untuk berbincang-bincang?"

Jawabannya sangat sederhana. Tiap industri memiliki caranya sendiri-sendiri. Walaupun alat pengiriman pesan instan telah sangat meluas saat ini, komunikasi bisnis yang lebih formal tetaplah menjadi sesuatu yang tidak dapat dipisahkan.

Mari kita bersama-sama memasuki dunia DingTalk Email!

✦ Kelebihan "Email" Dibandingkan dengan "Pesan Chat"

Kelebihan 1: Kemas Kini Lebih Mudah Disimpan dan Dilacak

Kerjasama operasional antar perusahaan kerap kali harus mengirimkan berbagai dokumen dan kontrak. Jika file dikirim melalui chat, maka pengguna perlu mengunduhnya ke komputer lokal lalu dikelola dan diarsipkan secara manual, sehingga sulit untuk dengan cepat menemukan file yang diinginkan.

Jika dikirimkan melalui email, file akan mudah diarsipkan dalam DingTalk Email, klasifikasi dapat dilakukan secara kustom sesuai isi email, bahkan tetap dapat dicari tahun-tahun kemudian, dan memiliki kekuatan hukum.

Kelebihan 2: Email Lebih Formal dan Lebih Bisnis

Pesan yang dikirim melalui chat sangat mudah ditimpa oleh pesan-pesan lain sehingga kurang efektif dalam menyampaikan informasi penting kepada atasan. Selain itu, editor teks chat tidak memiliki kelengkapan sebagaimana editor email tradisional, sehingga tidak memungkinkan penyampaian informasi dalam format tertentu yang lebih serius dan terstruktur.

Umumnya perusahaan akan menggunakan email untuk mengirimkan pemberitahuan tentang berbagai hal penting atau untuk menetapkan kerja sama bisnis.

Dengan dokumen resmi dan format surat yang rapi yang dikirim melalui email, daripada melalui percakapan teks, suara organisasi dan niat bisnis dapat disampaikan secara lebih sungguh-sungguh dan otoritatif, serta dilengkapi pula kekuatan hukum.

Pesan yang diberikan melalui daftar email juga lebih mudah dilihat dan dicari, serta tidak mudah hilang atau terlewat.

Kelebihan 3: Komunikasi Antar Bangsa Lebih Mudah dan Lancar

Tools komunikasi chat terbatasi oleh platform; yakni antar pengguna dalam satu platform yang sama yang dapat berkomunikasi dengan lancar. Namun jika dalam konteks komunikasi internasional, seringkali kedua belah pihak tidak menggunakan alat komunikasi yang sama.

Komunikasi via email adalah satu-satunya metode (selain komunikasi telepon) yang bisa digunakan tanpa hambatan di seluruh dunia. Selama pihak lawan memiliki alamat email, maka kiriman email bisa diterima dan dikirim secara real-time tanpa adanya batasan apa pun.

Pada saat yang sama, alamat email menunjukkan karakteristik serta informasi perusahaan yang jelas, yang dapat menimbulkan rasa percaya bagi penerima email di luar negeri. Maka, alat ini adalah alat komunikasi yang paling cocok dalam melakukan komunikasi dan pertukaran informasi bisnis secara resmi.

✦ Mengapa Harus Memilih "DingTalk Email"

Tools komunikasi yang berbentuk aplikasi memiliki keterbatasan platform; yakni komunikasi hanya bisa dilakukan antar pengguna dalam satu platform yang sama, tetapi dalam konteks komunikasi internasional, kedua belah pihak seringkali tidak menggunakan alat komunikasi yang sama.

Komunikasi via email adalah satu-satunya metode selain komunikasi telepon yang bisa digunakan tanpa hambatan di seluruh dunia. Selama pihak lawan memiliki alamat email, maka kiriman email bisa diterima dan dikirim secara real-time tanpa adanya batasan apa pun.

Pada saat yang sama, alamat email menunjukkan karakteristik serta informasi perusahaan yang jelas, yang dapat menimbulkan rasa percaya kepada penerima email di luar negeri. Maka, alat ini adalah alat komunikasi yang paling cocok dalam melakukan komunikasi dan pertukaran informasi bisnis secara resmi. DingTalk mengintegrasikan fungsi IM (Instant Messaging), produktivitas kantor, dan email untuk menawarkan pengalaman baru serta kreativitas.

1. Terintegrasi Penuh dengan DingTalk—Keamanan dan Kemudahan

Dahulu, pengguna menggunakan email perusahaan dengan cara utama yaitu login via website, login via email native di ponsel, atau login via aplikasi klien pihak ketiga, masing-masing cara memiliki kelebihan dan kekurangannya:

1. Terlalu banyak akun dan sulit mengingatnya: Ketika masuk menggunakan login via website atau klien pihak ketiga, pengguna sering lupa kata sandi.

2. Pemberitahuan terlambat mengurangi efisiensi: Ketika ada email baru, pengguna tidak bisa langsung memperhatikannya karena perlu bergantian antar berbagai klien untuk memastikannya, dan ini mengurangi efisiensi.

3. Keamanan data terancam: Klien pihak ketiga menyimpan data di perangkat lokal, yang akan meningkatkan risiko kebocoran data perusahaan.

DingTalk Email adalah alat email asli bawaan dalam perangkat lunak DingTalk, yang memberikan kenyamanan dan keamanan.

1. Cara masuk praktis: Anda hanya perlu menggunakan nomor ponsel untuk login ke DingTalk dan membuka email, tidak perlu mengingat kata sandi lagi; dalam perlindungan keamanan DingTalk, Anda juga dapat menggunakan cara seperti kode verifikasi SMS, kata sandi login, pemindaian dari perangkat lama, pengenalan biometrik, dan lainnya untuk mengakses email.

2. Pemberitahuan tepat waktu: DingTalk memiliki kemampuan penuh dalam memberikan pemberitahuan informasi, seperti pesan baru dapat diberitahu melalui asisten pesan, tanda notifikasi berwarna merah, dan pemberitahuan berupa push notifikasi secara menyeluruh (Anda juga diberi opsi untuk mematikan pemberitahuan tersebut).

3. Keamanan data: DingTalk mengelola seluruh informasi dan data berdasarkan manajemen perusahaan, sehingga tidak perlu khawatir terhadap risiko kebocoran data, dan keamanan sistem lebih kuat.

2. Kemampuan AI Canggih dalam Penyusunan

Terkadang menulis atau membalas sebuah email menguras otak. DingTalk Email telah terhubung penuh dengan asisten AI untuk membantu menyelesaikan masalah tersebut.

Saat Anda membuka DingTalk untuk menulis email baru atau membalas email, Anda dapat menggunakan karakter "/' untuk segera membuka asisten AI. Inputkan kata kunci dan permintaan Anda untuk membantu menulis sebuah email, lalu bisa Anda sesuaikan sesuai kondisi bisnis Anda. Atau jika Anda sudah menulis email tersebut, Asisten AI juga dapat membantu Anda menyempurnakannya (proofreading).

Asisten AI mendukung berbagai bahasa, yang sangat berguna bagi mereka yang berkecimpung di bidang perdagangan internasional (ekspor-impor). Anda dapat memakai AI untuk menyusun email berbahasa asing, baik itu humor, lucu, atau formal-serius... masih banyak kemampuan AI lain yang dapat Anda eksplorasi sendiri.

3. Integrasi yang Mendalam dengan Produktivitas Kantor DingTalk

Intisari kerjasama (kolaborasi) adalah aliran informasi dapat berjalan mulus antar individu maupun tugas yang berbeda, dan ini merupakan bidang kekuatan yang dimiliki oleh DingTalk Email.

1. Email + Buku Alamat:

Dalam pengelolaan email tradisional, pengguna administrator perlu mengakses backend domain sendiri untuk mengedit struktur organisasi, daftar kontak, dan kelompok email. Proses perekrutan atau pengunduran diri staff membutuhkan pengeditan manual pada daftar kontak dan account email terkait, sebuah proses sangat membosankan dan menghabiskan waktu. Pengguna yang login melalui klien pihak ketiga, harus mensinkronkan daftar kontak menggunakan protokol CardDav, suatu tindakan yang menimbulkan risiko kebocoran data tambahan. DingTalk Email menambahkan sinkronisasi dengan buku alamat DingTalk berdasarkan solusi teknologi tradisional, dan fitur grup email dan grup departemen yang unik dapat memperbarui anggota secara dinamis, serta mencari kontak menjadi lebih mudah. Ketika pegawai baru bergabung, email kerja akan dibuat secara otomatis sesuai nama pinyin (contoh: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.), dan ketika pegawai keluar (resign), semua data email dapat diserahkan satu tombol saja.

2. Email + Kalendar:

Fitur lain dari email adalah dapat mengatur jadwal. Anda dapat menggunakan DingTalk Calendar atau jadwal rapat online melalui video meeting, pilih kontak email untuk diundang, dan undangan jadwal akan dikirim melalui DingTalk Email. Begitu juga, klien luar negeri atau pihak luar dapat mengirim undangan jadwal kepada alamat DingTalk Email Anda, dan akan terupdate otomatis dalam pengingat kalendar DingTalk Anda, sehingga jadwal penting tidak akan terlewat lagi.

3. Email + Dokumen:

Email penting sering memerlukan proses penyuntingan, pengeditan, dan pengaturan berulang kali. DingTalk Docs akan menjadi alat pendukung terbaik dalam hal ini. DingTalk Docs mendukung Markdown dan pengeditan kolaboratif oleh banyak orang sekaligus, kemudian dapat segera dikirim ke kontak email selesai diedit, juga segera diperbarui dalam obrolan. Selain dokumen online, DingTalk Email juga mendukung pengiriman file dokumen dalam format lampiran online, memenuhi kebutuhan berbagi file besar.

4. Deteksi Email Sampah yang Presisi

Email perusahaan mencerminkan kondisi operasional perusahaan yang baik. Namun, kelompok kejahatan pun memperhatikan pengguna-pengguna berkualitas ini dan berusaha mencapai keuntungan ilegal melalui spam atau email phishing.

Kemampuan anti-spam DingTalk Email mengandalkan big data untuk melacak informasi pelaku, termasuk domain dan server pengirim spam, dan menganalisis karakteristik konten, sehingga spam email dapat dihentikan secara akurat.

Administrator juga dapat menetapkan daftar hitam email, daftar putih tautan, serta area isolasi email, mengurangi pengaruh kesalahan deteksi terhadap operasi bisnis.

5. Keamanan Data

Keamanan merupakan dasar operasi bisnis. DingTalk Email membangun tembok api operasi melalui tiga aspek: keamanan akses, keamanan data, serta keamanan kepatuhan.

1. Hak akses komplit dan mudah dikendalikan

Administrator dapat mengikuti prinsip "hak terkecil yang tersedia," memberikan otorisasi software pihak ketiga sesuai individu, mengatur batasan pengambilan email software pihak ketiga, agar menghindari kebocoran data email.

2. Kemampuan Penarikan Darurat

Dalam keadaan darurat, administrator dapat menarik kembali email internal perusahaan.

3. Manajemen dan Pengawasan Lebih Tenang dan Aman

Untuk aktivitas operasi email sehari-hari, tersedia pula fungsi log dan audit untuk mendeteksi operasi mencurigakan. Fungsi arsip email juga memberikan solusi penyimpanan dan pencarian email yang komprehensif kepada administrator.

✦ Penutup

Produk DingTalk Email terus melangsungkan inovasi, mengembangkan lebih banyak fitur dan skenario penggunaan. Untuk mengurangi proses pendaftaran domain, pembelian domain, pendaftaran, serta pengaturan CNAME, pengaturan MX yang rumit ketika mengaktifkan email perusahaan, DingTalk Email bekerja sama dengan Alibaba Cloud menawarkan program khusus: pembelian DingTalk Email bisa mendapatkan domain email pilihan gratis, sehingga citra merek perusahaan lebih menonjol. Informasi lebih lanjut dapat dilihat pada artikel asli dengan klik untuk berkonsultasi.