Lima Dokumen yang Harus Dipersiapkan untuk Pendaftaran Perusahaan di Hong Kong, Hindari Jebakan Penolakan Umum dalam Sekali Baca

Dokumen Dasar Apa Saja yang Diperlukan untuk Pendaftaran Perusahaan

Apa saja dokumen yang perlu diserahkan saat mendaftarkan perusahaan? Yang utama mencakup formulir pendirian badan hukum NNC1, anggaran dasar perusahaan, identitas dan bukti alamat direktur serta sekretaris perusahaan, bukti alamat kantor terdaftar, serta penjelasan struktur saham. Semua dokumen harus memenuhi ketentuan dalam Companies Ordinance (BAB 622), di mana NNC1 dan anggaran dasar harus diajukan setelah diverifikasi oleh pengacara atau akuntan profesional.

• Formulir Pendirian Badan Hukum NNC1: menggantikan formulir AR2 lama, digunakan untuk melaporkan detail pendirian perusahaan, harus diverifikasi oleh profesional
• Anggaran Dasar Perusahaan: dapat menggunakan "ketentuan model" atau pasal khusus, juga harus diverifikasi
• Data Direktur Pertama dan Sekretaris Perusahaan: menyertakan salinan kartu identitas Hong Kong-Makau atau paspor serta alamat tempat tinggal biasa
• Alamat Kantor Terdaftar: harus berupa alamat fisik di Hong Kong, tidak boleh menggunakan kotak pos
• Penjelasan Struktur Saham: mencantumkan nilai nominal per saham, jenis saham, dan alokasi kepemilikan awal

Jika nama perusahaan mengandung karakter Tionghoa, diperlukan surat konfirmasi nama bahasa Tionghoa tambahan untuk memastikan tidak terjadi duplikasi pendaftaran. Untuk sekretaris badan hukum non-lokal, perlu menyertakan bukti pendaftaran usaha mereka. Disarankan untuk melakukan pra-pemeriksaan dokumen melalui Pusat Pencarian Elektronik guna mengurangi risiko penolakan.

Cara Menyusun Anggaran Dasar yang Sesuai Aturan

Anggaran dasar merupakan dokumen hukum inti yang mengatur tata kelola internal perusahaan, secara langsung memengaruhi hak pemegang saham dan wewenang direksi. Berdasarkan statistik dari Kantor Pendaftaran Perusahaan, lebih dari 70% perusahaan baru memilih menggunakan versi standar (Model Articles) pada Lampiran Satu Companies Ordinance, karena prosesnya lebih sederhana dan hemat biaya.

• Versi standar cocok untuk perusahaan kecil dan menengah umum, mencakup prosedur rapat dasar dan mekanisme transfer saham
• Pasal khusus lebih sesuai untuk dana ventura, perusahaan keluarga, atau grup lintas negara, bisa mencakup hak pembelian prioritas pemegang saham, batasan pengangkatan direksi, dan lainnya

Bila melibatkan hak suara bertingkat, skema pembagian dividen khusus, atau pemegang saham lintas negara, disarankan merekrut pengacara berlisensi untuk menyusunnya. Pasal yang ambigu pernah memicu sengketa hukum, misalnya pada tahun 2023 sebuah startup mengalami kebuntuan operasional akibat ambiguitas definisi "ambang persetujuan rapat direksi". Pasal yang jelas membantu menjaga stabilitas kendali dan fleksibilitas dalam perubahan kepemilikan saham di masa depan.

Siapa Saja yang Bisa Secara Sah Menjadi Sekretaris dan Direktur Perusahaan?

Sesuai Pasal 457 Companies Ordinance, setiap perusahaan swasta wajib menunjuk setidaknya satu direktur perseorangan dan satu sekretaris perusahaan, serta sekretaris tidak boleh menjadi satu-satunya direktur. Ketentuan ini berlaku sejak tanggal pendirian badan hukum, jika tidak dipatuhi maka merupakan pelanggaran hukum.

• Sekretaris perseorangan harus berusia minimal 18 tahun dan merupakan penduduk Hong Kong, atau memiliki kualifikasi profesional seperti akuntan atau pengacara, tanpa batasan kewarganegaraan
• Sekretaris institusi dapat dijabat oleh perusahaan fidusia berlisensi seperti Tricor atau Maples Group, yang harus memiliki lisensi dari Menteri Keuangan dan terdaftar dalam daftar publik

Kesalahpahaman umum adalah bahwa penunjukan sekretaris bisa dibebaskan pada tahun pertama, padahal kenyataannya kelalaian menunjuk segera akan berisiko dituntut. Berdasarkan data penegakan hukum 2024, sekitar 12% perusahaan startup pernah menerima pemberitahuan peringatan karena hal ini. Pengusaha asing boleh menjadi direktur, tetapi jika tidak memiliki kualifikasi profesional maka tidak boleh merangkap sebagai sekretaris, sehingga harus menunjuk pihak yang memenuhi syarat.

Persyaratan Nyata untuk Alamat Kantor Terdaftar

Alamat kantor terdaftar harus berupa alamat fisik di wilayah Hong Kong, digunakan untuk menerima komunikasi resmi dari Kantor Pendaftaran Perusahaan, Departemen Pajak, dan pengadilan, serta akan muncul dalam catatan pencarian publik. Oleh karena itu, alamat tersebut harus benar-benar valid dan memiliki hak penggunaan nyata.

• Unit gedung komersial: seperti kantor atau gedung industri, paling umum dan diterima luas
• Alamat rumah tinggal: dapat digunakan untuk pendaftaran, namun harus sesuai dengan perjanjian perumahan, beberapa kompleks melarang penggunaan komersial
• Layanan kantor virtual berlisensi: hanya tersedia dari penyedia yang diakui oleh Jabatan Penilaian dan Penaksiran Properti, alamatnya harus terdaftar dalam "Database Alamat Pendaftaran Usaha"

Berdasarkan data verifikasi, sekitar 12% pengajuan alamat pada tahun 2024 dipertanyakan, terutama karena menggunakan ruang bersama yang tidak berizin atau tidak dapat menyertakan bukti hak penggunaan. Kondisi semacam ini dapat membuat perusahaan dicap sebagai "berisiko tinggi". Perubahan alamat harus disampaikan melalui formulir ND2B dalam waktu 15 hari, keterlambatan dapat memengaruhi kepercayaan dalam pembukaan rekening bank dan permohonan izin usaha.

Cara Terbaik Mengajukan Dokumen dan Melacak Proses Persetujuan

Dokumen pendaftaran perusahaan dapat diajukan secara elektronik melalui "Pusat Pencarian Elektronik" atau secara fisik ke Kantor Pendaftaran Perusahaan. Pengajuan elektronik rata-rata selesai dalam 1 jam, sedangkan metode fisik membutuhkan 3 hingga 5 hari kerja, dengan biaya sekitar 10% lebih tinggi. Saat ini lebih dari 87% aplikasi berhasil diajukan melalui jalur elektronik, menunjukkan bahwa digitalisasi telah menjadi tren utama.

• Pengajuan elektronik: unggah melalui platform CR eFiling ("EZFile"), sistem secara otomatis memverifikasi format dan langsung mengonfirmasi penerimaan
• Pengajuan fisik: harus dikirim langsung atau melalui pos ke loket gedung Imigrasi di Wan Chai, waktu pemrosesan tergantung beban kerja manual

Menggunakan akun "EZFile" memungkinkan pemantauan status aplikasi secara real-time, termasuk "Diterima", "Dalam Tinjauan", "Disetujui", atau "Ditolak". Jika ditolak, sistem akan memberikan kode alasan, misalnya D07 berarti bukti alamat tidak valid, C12 menunjukkan kegagalan verifikasi identitas. Memahami kode-kode ini membantu mempercepat perbaikan. Menjelang 2026, Kantor Pendaftaran Perusahaan berencana memperkenalkan mekanisme pra-tinjauan berbasis AI, sehingga memahami logika saat ini akan membantu menyesuaikan diri dengan tren persetujuan cerdas.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!