Năm tài liệu cần thiết để đăng ký công ty tại Hồng Kông, tránh các lỗi bị từ chối phổ biến – đọc là hiểu ngay

Các tài liệu cơ bản cần nộp khi đăng ký doanh nghiệp

Cần nộp những tài liệu gì để đăng ký doanh nghiệp? Trước hết bao gồm biểu mẫu thành lập pháp nhân NNC1, điều lệ công ty, giấy tờ chứng minh danh tính và địa chỉ của giám đốc và thư ký công ty, giấy chứng nhận địa chỉ trụ sở đăng ký, cùng với mô tả cấu trúc cổ phần. Tất cả các tài liệu này phải tuân thủ theo quy định tại Điều lệ Công ty (Chương 622), trong đó NNC1 và điều lệ công ty phải được luật sư hoặc kế toán viên hành nghề xác nhận trước khi nộp.

• Mẫu đơn NNC1 thành lập pháp nhân: Thay thế cho mẫu AR2 cũ, dùng để khai báo chi tiết việc thành lập công ty, cần được chuyên gia xác nhận
• Điều lệ công ty: Có thể sử dụng "điều khoản mẫu" hoặc soạn thảo điều khoản riêng, cũng cần được xác nhận
• Thông tin giám đốc đầu tiên và thư ký công ty: Cung cấp bản sao giấy thông hành Hồng Kông - Ma Cao hoặc hộ chiếu cùng địa chỉ thường trú
• Địa chỉ trụ sở đăng ký: Phải là địa chỉ thực tế tại Hồng Kông, không được dùng hộp thư bưu điện
• Mô tả cấu trúc cổ phần: Liệt kê rõ mệnh giá mỗi cổ phiếu, loại cổ phần và phân bổ ban đầu

Nếu tên công ty có chữ Trung Quốc, cần nộp thêm Giấy xác nhận tên tiếng Trung để đảm bảo tên không trùng lặp. Đối với thư ký pháp nhân không phải địa phương, cần cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Khuyên nên sử dụng Trung tâm tra cứu điện tử để kiểm tra sơ bộ hồ sơ, giảm rủi ro bị từ chối.

Cách chuẩn bị điều lệ công ty hợp lệ

Điều lệ công ty là văn bản pháp lý trọng tâm điều chỉnh quản trị nội bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền cổ đông và quyền hạn giám đốc. Theo thống kê từ Cơ quan Đăng ký Công ty, hơn 70% công ty mới thành lập chọn sử dụng phiên bản tiêu chuẩn (Model Articles) trong Phụ lục 1 của Điều lệ Công ty vì giúp đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm chi phí.

• Bản tiêu chuẩn phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ thông thường, bao gồm quy trình họp cơ bản và cơ chế chuyển nhượng cổ phần
• Điều khoản tự soạn phù hợp với quỹ đầu tư mạo hiểm, doanh nghiệp gia đình hoặc tập đoàn xuyên quốc gia, có thể bổ sung quyền ưu đãi mua cổ phần của cổ đông, giới hạn bổ nhiệm giám đốc, v.v.

Khi liên quan đến quyền biểu quyết nhiều cấp, cơ chế chia lợi nhuận đặc biệt hay cổ đông xuyên biên giới, nên thuê luật sư có giấy phép soạn thảo. Các điều khoản mơ hồ từng gây tranh chấp pháp lý, ví dụ như một startup năm 2023 rơi vào bế tắc quản lý do không làm rõ "ngưỡng biểu quyết của hội đồng quản trị". Điều khoản rõ ràng giúp bảo vệ sự ổn định quyền kiểm soát và linh hoạt trong thay đổi cổ phần tương lai.

Ai có thể hợp pháp làm thư ký và giám đốc công ty

Theo Điều 457 Điều lệ Công ty, mỗi công ty tư nhân phải bổ nhiệm ít nhất một giám đốc cá nhân và một thư ký công ty, và thư ký không được là người duy nhất giữ chức giám đốc. Yêu cầu này có hiệu lực ngay từ ngày thành lập pháp nhân, nếu không sẽ vi phạm pháp luật.

• Thư ký cá nhân phải là cư dân Hồng Kông đủ 18 tuổi trở lên, hoặc người có bằng cấp chuyên môn như kế toán, luật sư, không giới hạn quốc tịch
• Thư ký tổ chức có thể do các công ty tín thác có giấy phép như Chia Tai Fung or Farringtons đảm nhiệm, tổ chức này phải được cấp phép bởi Cục trưởng Tài chính và có tên trong sổ đăng ký công khai

Sai lầm phổ biến là nghĩ rằng năm đầu tiên được miễn bổ nhiệm thư ký, nhưng thực tế nếu không bổ nhiệm kịp thời sẽ đối mặt nguy cơ bị truy tố. Theo số liệu thi hành pháp luật năm 2024, khoảng 12% startup từng nhận thông báo cảnh báo vì lý do này. Người nước ngoài có thể làm giám đốc, nhưng nếu không có bằng cấp chuyên môn thì không được kiêm nhiệm thư ký, cần bổ nhiệm người đủ điều kiện khác.

Yêu cầu thực tế đối với địa chỉ trụ sở đăng ký

Địa chỉ trụ sở đăng ký phải là địa chỉ thực tế tại Hồng Kông, dùng để nhận thông báo chính thức từ Cơ quan Đăng ký Công ty, Cục Thuế vụ và tòa án, đồng thời sẽ hiển thị trong hồ sơ tra cứu công khai, do đó phải là địa chỉ thật, hợp lệ và có quyền sử dụng thực tế.

• Đơn vị trong cao ốc thương mại: Như văn phòng hoặc nhà xưởng, phổ biến và được chấp nhận rộng rãi
• Địa chỉ nhà ở: Có thể dùng để đăng ký, nhưng phải tuân thủ điều khoản hiệp ước khu dân cư, một số nơi cấm dùng cho mục đích thương mại
• Dịch vụ văn phòng ảo có giấy phép: Chỉ chấp nhận nhà cung cấp được Sở Đánh giá Bất động sản và Thuế đất công nhận, địa chỉ của họ phải đã đăng ký trong "Cơ sở dữ liệu địa chỉ đăng ký kinh doanh"

Theo số liệu xét duyệt, năm 2024 khoảng 12% đơn khai báo địa chỉ bị nghi ngờ, nguyên nhân chủ yếu là dùng không gian chia sẻ chưa được ủy quyền hoặc không cung cấp được giấy tờ chứng minh quyền sử dụng. Những trường hợp này có thể khiến công ty bị gán nhãn "rủi ro cao". Việc thay đổi địa chỉ phải nộp biểu mẫu ND2B trong vòng 15 ngày, chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến độ tin cậy khi mở tài khoản ngân hàng và xin giấy phép.

Cách tốt nhất để nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ phê duyệt

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể nộp qua "Trung tâm tra cứu điện tử" hoặc nộp bản giấy tại Cơ quan Đăng ký Công ty. Nộp điện tử trung bình hoàn tất xét duyệt trong 1 giờ, trong khi bản giấy mất từ 3 đến 5 ngày làm việc, phí cũng cao hơn khoảng 10%. Hiện nay hơn 87% hồ sơ thành công được nộp qua kênh điện tử, cho thấy xu hướng số hóa đã trở thành chủ lưu.

• Nộp điện tử: Tải lên qua nền tảng "e-Registry" (CR eFiling), hệ thống tự động kiểm tra định dạng và xác nhận nhận ngay lập tức
• Nộp bản giấy: Phải trực tiếp hoặc gửi bưu điện đến quầy tại Tòa nhà Nhập cư Wan Chai, thời gian xử lý phụ thuộc vào khối lượng công việc thủ công

Sử dụng tài khoản "e-Registry" có thể theo dõi trạng thái đơn đăng ký theo thời gian thực, bao gồm "Đã nhận", "Đang xét duyệt", "Phê duyệt" hoặc "Từ chối". Nếu bị từ chối, hệ thống sẽ cung cấp mã lý do, ví dụ D07 nghĩa là giấy chứng nhận địa chỉ không hợp lệ, C12 là xác minh danh tính thất bại. Hiểu rõ các mã này giúp sửa lỗi nhanh chóng. Dự kiến đến năm 2026, Cơ quan Đăng ký Công ty sẽ triển khai cơ chế xét duyệt sơ bộ bằng trí tuệ nhân tạo (AI), do đó nắm vững quy trình hiện tại sẽ giúp thích ứng thuận lợi với xu hướng xét duyệt thông minh.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!