Cách mạng tự động hóa không tốn chi phí cho doanh nghiệp nhỏ và vừa Hồng Kông, giải pháp DingTalk tăng 30% hiệu suất mà không cần hỗ trợ IT

Giải pháp tự động hóa chi phí thấp DingTalk là gì và các chức năng chính

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông có thể tận dụng giải pháp tự động hóa chi phí thấp của DingTalk để số hóa quy trình gần như với chi phí bằng không. Giải pháp này dựa trên nền tảng DingTalk thuộc Alibaba, cung cấp bộ công cụ từ miễn phí đến mức phí nhẹ, tích hợp năm chức năng: biểu mẫu thông minh, phê duyệt văn phòng (OA), quản lý chấm công, thông báo qua robot và bảng cộng tác nhiệm vụ, được thiết kế riêng cho đội ngũ 10–50 người, hỗ trợ triển khai không cần mã nguồn và cộng tác liên phòng ban.

Các chức năng chính bao gồm:

• Biểu mẫu thông minh: Tạo các biểu mẫu nghiệp vụ như mua hàng, hoàn trả chi phí mà không cần chuyên môn kỹ thuật, tự động tạo cơ sở dữ liệu có cấu trúc
• Tự động hóa phê duyệt OA: Tùy chỉnh luồng phê duyệt nhiều cấp, kết nối với hệ thống tài chính và nhân sự, thay thế việc ký duyệt bản giấy
• Quản lý chấm công: Hỗ trợ điểm danh định vị GPS, thống kê ca làm việc và tự động tính số ngày nghỉ phép còn lại, giảm gánh nặng hành chính
• Thông báo qua robot: Sử dụng chatbot gửi nhắc nhở công việc cần làm và tóm tắt báo cáo vào nhóm, giảm thiểu giao tiếp lặp lại
• Bảng cộng tác nhiệm vụ: Theo dõi trực quan tiến độ dự án, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả thực thi của nhóm

Theo số liệu khu vực DingTalk năm 2024, tỷ lệ tăng trưởng người dùng Hồng Kông đạt 67%, trong đó gần bảy phần mười tài khoản đăng ký mới đến từ doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho thấy mức độ thâm nhập tại địa phương đang gia tăng nhanh chóng. Phiên bản miễn phí đã bao gồm các chức năng cơ bản nêu trên, phiên bản chuyên nghiệp (phí khoảng 30 HKD/người/tháng) mở rộng khả năng kết nối API, phân tích dữ liệu nâng cao và luồng công việc tùy chỉnh, hỗ trợ các tình huống phức tạp hơn.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông đang đối mặt với những khó khăn vận hành nào mà DingTalk có thể giải quyết?

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông thường gặp phải năm vấn đề vận hành phổ biến: thao tác thủ công lặp đi lặp lại, giao tiếp chậm trễ giữa các phòng ban, quy trình giấy tờ dễ sai sót, thiếu dữ liệu phân tích thời gian thực và khó quản lý nhân viên làm việc ngoài văn phòng. DingTalk giải quyết chính xác những thách thức này thông qua các công cụ tự động hóa, giúp doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh chóng mà không cần hỗ trợ IT.

Ví dụ, trước đây một công ty trang trí nội thất có tỷ lệ lỗi lên tới 15% do nhập báo giá thủ công; sau khi chuyển sang dùng biểu mẫu thông minh + tự động tạo tài liệu của DingTalk, tỷ lệ lỗi giảm xuống dưới 2%, tiết kiệm 3 giờ lao động lặp lại mỗi ngày. Một doanh nghiệp logistics chuyển từ phê duyệt giấy sang đơn xin điện tử + luồng xét duyệt nhiều cấp, rút ngắn thời gian xử lý từ 3 ngày xuống còn 4 giờ, toàn bộ quá trình có thể theo dõi được.

Theo báo cáo năm 2023 của Cơ quan Thúc đẩy Năng suất Hồng Kông, hơn 68% doanh nghiệp vừa và nhỏ cho rằng rào cản số hóa là "chi phí cao" và "ngưỡng kỹ thuật cao". Phiên bản miễn phí của DingTalk kết hợp các chức năng mô-đun hóa, trực tiếp giảm thiểu rủi ro đầu tư ban đầu. Nhân viên kỹ thuật làm việc ngoài trời hiện có thể báo cáo tức thì qua điểm danh định vị + chụp ảnh tại chỗ tải lên, giúp cấp quản lý nắm bắt trạng thái dịch vụ, nâng cao độ hài lòng khách hàng thêm 27% (theo một ví dụ điển hình ngành bán lẻ tại địa phương đầu năm 2024).

Hướng dẫn từng bước thiết lập quy trình tự động hóa DingTalk mà không cần kiến thức IT

Kể cả không có kiến thức IT, chủ doanh nghiệp hay nhân viên hành chính cũng có thể hoàn tất thiết lập quy trình tự động hóa cơ bản trong vòng 30 phút. Giao diện "Luồng công việc thông minh" của DingTalk rất trực quan, kết hợp mẫu sẵn có và thao tác kéo thả, giúp người dùng không chuyên nhanh chóng xây dựng quy trình liên phòng ban. Theo thử nghiệm thực tế từ Hong Kong Tech Forum, thời gian thiết lập trung bình chỉ mất 27 phút, tỷ lệ thành công đạt 89%.

1. Đăng ký tài khoản doanh nghiệp: Truy cập dingtalk.com, chọn "Đăng ký doanh nghiệp", nên dùng tên miền email công ty (ví dụ @abc-hk.com) để kích hoạt xác minh thành viên tự động
2. Mời thành viên và xây dựng cấu trúc: Tải danh sách nhân viên lên mục "Danh bạ", và tạo phân cấp phòng ban trong mục "Cơ cấu tổ chức", đảm bảo cấp quản lý được phân bổ đúng
3. Kích hoạt luồng công việc thông minh: Vào "Bảng công việc" → "Luồng công việc thông minh" → "Tạo luồng mới", chọn mẫu "Đơn xin nghỉ phép", chỉnh sửa các trường và thiết lập tự động thông báo cho quản lý trực tiếp sau khi nộp đơn
4. Thiết lập phê duyệt và đồng bộ logic: Thiết lập nút thứ hai là "Phê duyệt của quản lý", quyền hạn giới hạn ở quản lý phòng ban; sau khi được duyệt, thêm hành động "Đồng bộ dữ liệu" kết nối API hệ thống lương thưởng (ví dụ TimelyPay), lưu ý cấp quyền ghi
5. Kiểm tra và phát hành: Dùng tài khoản thử nghiệm để gửi đơn, kiểm tra xem thông báo có được đẩy vào cửa sổ trò chuyện hay không. Nếu thất bại, lỗi phổ biến nhất là thiết lập "vai trò người phê duyệt" sai, cần dùng "vai trò động" thay vì tên cố định

Quy trình này không chỉ thay thế việc ký duyệt giấy tờ mà còn giảm thiểu sai sót nhập liệu thủ công của nhân sự, so với Google Workspace cần kết nối thêm Apps Script, động cơ tích hợp sẵn của DingTalk rõ ràng làm giảm đáng kể chi phí bảo trì.

So sánh thực tế giữa DingTalk, Google Workspace và Microsoft Teams về khả năng tự động hóa

Về hỗ trợ tự động hóa mang tính địa phương, giải pháp tự động hóa chi phí thấp DingTalk vượt trội hơn các gói tiêu chuẩn của Google Workspace và Microsoft Teams, đặc biệt phù hợp với thị trường sử dụng tiếng Trung. Các mẫu phê duyệt được thiết kế riêng cho quy trình doanh nghiệp Trung Quốc, khả năng kết nối liền mạch với hệ sinh thái WeChat, cùng khả năng mở rộng RPA không cần mã nguồn khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông có thể chuyển đổi số gần như với chi phí bằng không.

Về giá cả, DingTalk cung cấp phiên bản miễn phí bao gồm tự động hóa cơ bản; Google Workspace bắt đầu từ 20 USD/người/tháng; Microsoft Teams cần kết hợp Microsoft 365 (12,5 USD/người), và chức năng tự động hóa phải mua thêm Power Automate. Theo báo cáo công cụ cộng tác châu Á - Thái Bình Dương 2024 của Gartner, DingTalk đạt 4,8/5 điểm về "hỗ trợ đa ngôn ngữ" và "trải nghiệm bản địa hóa", dẫn đầu Google (4,1) và Microsoft (4,3).

DingTalk cung cấp hơn 60 mẫu quy trình mặc định, bao gồm xin nghỉ, hoàn phí đến yêu cầu mua sắm; Google và Microsoft mỗi bên chỉ có khoảng 20 mẫu. Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở tích hợp hệ sinh thái: DingTalk có thể kết nối trực tiếp với WeChat, Alipay và Doanh nghiệp WeChat, robot có thể đẩy yêu cầu phê duyệt đến WeChat cá nhân – chức năng này hiện tại chỉ có riêng DingTalk. Ngoài ra, DingTalk tích hợp sẵn nền tảng low-code YiDa, hỗ trợ kéo thả để kết nối với hệ thống bên ngoài; Google cần đăng ký nâng cao AppSheet, Microsoft bị giới hạn bởi ngưỡng cấp phép Power Automate, việc triển khai phức tạp hơn.

Phân tích case study: Ngành F&B và bán lẻ tại địa phương tiết kiệm 20% chi phí nhân lực như thế nào

Một chuỗi nhà hàng trà sữa tại Sham Shui Po áp dụng tự động hóa lịch làm việc và tồn kho qua DingTalk, trong vòng 6 tháng giảm 1,5 nhân viên toàn thời gian, chi phí nhân lực giảm 20%, tốc độ ra quyết định quản lý tăng gấp 3 lần. Mô hình này trở thành mẫu hình tự động hóa chi phí thấp, có thể sao chép cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông (nguồn: dữ liệu do doanh nghiệp phỏng vấn cung cấp).

Trước khi triển khai, các chi nhánh ghi chép tiêu thụ nguyên liệu bằng giấy, trụ sở mất 2 giờ để tổng hợp đơn mua hàng, tỷ lệ lỗi lên tới 15%; sau khi triển khai, quản lý cửa hàng dùng biểu mẫu DingTalk báo cáo tồn kho, hệ thống tự động kích hoạt nhắc nhở mua hàng tại trụ sở, tỷ lệ lỗi giảm xuống dưới 3%. Quy trình sắp xếp ca làm việc chuyển từ trao đổi miệng sang ứng dụng "Sắp ca thông minh" của DingTalk, thông báo vắng mặt được đẩy tức thì, thời gian phản hồi rút ngắn từ 4 giờ xuống dưới 15 phút, hiệu suất điều phối tăng gần 16 lần.

Mô hình tương tự được mở rộng sang lĩnh vực dịch vụ chuyên nghiệp: Một văn phòng kế toán nhỏ tại Mong Kok thiết lập luồng công việc tự động, trước mùa khai thuế 7 ngày tự động gửi nhắc nhở và liên kết hợp đồng điện tử cho khách hàng, tỷ lệ ký thành công tăng lên 92%, khối lượng đơn hàng tăng 30% so với cùng kỳ. Theo Sách trắng chuyển đổi số Hồng Kông 2024, DingTalk tích hợp biểu mẫu, phê duyệt và robot trong một nền tảng duy nhất, rõ ràng làm giảm ngưỡng kỹ thuật. IDC dự báo đến năm 2026, hơn một nửa doanh nghiệp siêu nhỏ tại Hồng Kông sẽ dùng công cụ low-code để duy trì hoạt động cốt lõi, thúc đẩy xu hướng "doanh nghiệp một người".

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!