การปฏิวัติดิจิทัลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและกลางฮ่องกง ด้วยโซลูชัน DingTalk ไม่ต้องพึ่งทีมไอที ก็เพิ่มประสิทธิภาพได้ถึง 30%

ดิจิทัลอัตโนมัติต้นทุนต่ำของ DingTalk คืออะไร และฟังก์ชันหลักคืออะไร

ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกง สามารถใช้โซลูชันอัตโนมัติด้วยต้นทุนต่ำจาก DingTalk เพื่อเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นดิจิทัลเกือบจะโดยไม่มีค่าใช้จ่าย โซลูชันนี้พัฒนาบนแพลตฟอร์ม DingTalk ภายใต้ Alibaba ซึ่งเสนอชุดเครื่องมือที่ใช้งานได้ฟรีหรือมีค่าบริการเล็กน้อย โดยรวมฟังก์ชันสำคัญ 5 ประการเข้าไว้ด้วยกัน ได้แก่ แบบฟอร์มอัจฉริยะ การอนุมัติงานสำนักงาน (OA) การจัดการลงเวลาทำงาน การแจ้งเตือนผ่านบอท และกระดานติดตามงาน ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับทีมขนาด 10–50 คน รองรับการติดตั้งโดยไม่ต้องเขียนโค้ด และการทำงานร่วมกันข้ามแผนก

ฟังก์ชันหลักประกอบด้วย:

• แบบฟอร์มอัจฉริยะ: สร้างแบบฟอร์มงานต่างๆ เช่น การสั่งซื้อและการเบิกเงิน ได้โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านเทคนิค และระบบจะสร้างฐานข้อมูลเชิงโครงสร้างโดยอัตโนมัติ
• การอนุมัติงานอัตโนมัติ: กำหนดลำดับขั้นตอนการอนุมัติหลายระดับ เชื่อมต่อกับระบบการเงินและทรัพยากรบุคคล แทนการเซ็นเอกสารแบบกระดาษ
• การจัดการลงเวลาทำงาน: รองรับการลงเวลาผ่านตำแหน่ง GPS การจัดตารางกะ และคำนวณยอดวันลาคงเหลือโดยอัตโนมัติ ลดภาระงานฝ่ายธุรการ
• การแจ้งเตือนผ่านบอท: ส่งเตือนงานที่ต้องทำและสรุปรายงานผ่านแชทบอทในกลุ่ม เพื่อลดการสื่อสารซ้ำซ้อน
• กระดานติดตามงานร่วมกัน: ติดตามความคืบหน้าโครงการอย่างเห็นภาพ ช่วยเพิ่มความโปร่งใสและความสามารถในการดำเนินงานของทีม

จากข้อมูลภูมิภาคปี 2024 ของ DingTalk จำนวนผู้ใช้ในฮ่องกงเพิ่มขึ้น 67% ต่อปี โดยประมาณเจ็ดในสิบของบัญชีใหม่มาจากธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม แสดงให้เห็นถึงการขยายตัวอย่างรวดเร็วในพื้นที่นี้ รุ่นฟรีมีฟังก์ชันพื้นฐานตามที่กล่าวข้างต้นครบถ้วน ในขณะที่รุ่นอนาคต (ราคาประมาณ HK$30/คน/เดือน) จะเปิดใช้งาน API การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง และการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เฉพาะทาง รองรับสถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น

ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกงเผชิญปัญหาการดำเนินงานใดบ้าง ที่ DingTalk สามารถแก้ไขได้

ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกง มักประสบปัญหาการดำเนินงาน 5 ประการหลัก ได้แก่ งานซ้ำซากที่ทำด้วยมือ, การสื่อสารระหว่างแผนกล่าช้า, กระบวนการทำงานแบบกระดาษที่เสี่ยงผิดพลาด, ขาดข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ และ การจัดการพนักงานนอกสถานที่ยาก DingTalk ใช้เครื่องมืออัตโนมัติแก้ปัญหาเหล่านี้อย่างตรงจุด ช่วยให้ธุรกิจสามารถเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องอาศัยทีม IT

ตัวอย่างเช่น บริษัทรับเหมาก่อสร้างเคยมีอัตราความผิดพลาดจากการกรอกใบเสนอราคาด้วยตนเองสูงถึง 15% หลังเปลี่ยนมาใช้ฟังก์ชัน แบบฟอร์มกรอกอัจฉริยะ + การสร้างเอกสารอัตโนมัติ ของ DingTalk อัตราความผิดพลาดลดลงเหลือต่ำกว่า 2% และประหยัดเวลาทำงานซ้ำได้ 3 ชั่วโมงต่อวัน นอกจากนี้ บริษัทขนส่งรายหนึ่งเปลี่ยนกระบวนการอนุมัติจากกระดาษเป็น แบบฟอร์มออนไลน์ + เวิร์กโฟลว์อนุมัติหลายขั้น ทำให้ระยะเวลาการดำเนินการลดจาก 3 วัน เหลือเพียง 4 ชั่วโมง และสามารถติดตามทุกขั้นตอนได้ตลอดเวลา

จาก รายงานปี 2023 ของ Hong Kong Productivity Council กว่า 68% ของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมระบุว่า อุปสรรคสำคัญต่อการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลคือ "ต้นทุนสูง" และ "มีอุปสรรคด้านเทคนิค" รุ่นฟรีของ DingTalk ที่มีฟังก์ชันแบบแยกส่วน ช่วยลดความเสี่ยงในการลงทุนครั้งแรกได้โดยตรง พนักงานนอกสถานที่สามารถรายงานงานได้ทันทีด้วย การลงเวลาผ่านตำแหน่ง + อัปโหลดรูปภาพจากสถานที่จริง ทำให้ผู้บริหารสามารถติดตามสถานะการให้บริการได้ ผลักดันให้ความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มขึ้น 27% (อ้างอิงจากกรณีศึกษาธุรกิจค้าปลีกในท้องถิ่นช่วงต้นปี 2024)

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติบน DingTalk ได้อย่างไร โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านไอที

แม้ไม่มีความรู้ด้านไอที เจ้าของกิจการหรือพนักงานธุรการก็สามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติพื้นฐานได้ภายใน 30 นาที อินเทอร์เฟซ "เวิร์กโฟลว์อัจฉริยะ" ของ DingTalk ใช้งานง่าย มีเทมเพลตสำเร็จรูปและการออกแบบแบบลากวาง ทำให้ผู้ใช้ที่ไม่มีพื้นฐานเทคนิคสามารถสร้างกระบวนการทำงานข้ามแผนกได้อย่างรวดเร็ว จากการทดสอบจริงโดย Hong Kong Tech Forum พบว่า เวลาเฉลี่ยในการตั้งคือ 27 นาที และมีอัตราความสำเร็จสูงถึง 89%

1. สมัครบัญชีองค์กร: เข้าไปที่ dingtalk.com เลือก "สมัครองค์กร" แนะนำให้ใช้อีเมลโดเมนบริษัท (เช่น @abc-hk.com) เพื่อเปิดใช้งานการตรวจสอบสมาชิกโดยอัตโนมัติ
2. เชิญสมาชิกและสร้างโครงสร้าง: อัปโหลดรายชื่อพนักงานใน "สมุดที่อยู่" และสร้างโครงสร้างแผนกใน "โครงสร้างองค์กร" เพื่อให้มั่นใจว่าผู้บริหารแต่ละคนอยู่ในแผนกที่ถูกต้อง
3. เปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อัจฉริยะ: เข้าไปที่ "แผงงาน" → "เวิร์กโฟลว์อัจฉริยะ" → "สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่" เลือกเทมเพลต "ขออนุญาตลากิจ" ปรับแก้ช่องข้อมูล และตั้งค่าให้ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการโดยตรงทันทีหลังส่งแบบฟอร์ม
4. ตั้งค่าการอนุมัติและตรรกะการซิงค์: ตั้งขั้นตอนที่สองเป็น "การอนุมัติของผู้จัดการ" โดยจำกัดสิทธิ์เฉพาะหัวหน้าแผนก; เมื่ออนุมัติแล้ว ให้เพิ่มการกระทำ "ซิงค์ข้อมูล" เชื่อมต่อกับ API ของระบบเงินเดือน (เช่น TimelyPay) และอย่าลืมให้สิทธิ์การเขียนข้อมูล
5. ทดสอบและเผยแพร่: ส่งคำขอผ่านบัญชีทดสอบ และสังเกตว่าการแจ้งเตือนปรากฏในหน้าต่างแชทหรือไม่ หากล้มเหลว ปัญหาที่พบบ่อยคือการตั้งค่า "บทบาทผู้อนุมัติ" ผิด ควรใช้ "บทบาทแบบไดนามิก" แทนการระบุชื่อเฉพาะ

กระบวนการนี้ไม่เพียงแต่แทนที่การเซ็นเอกสารแบบกระดาษ แต่ยังลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลของ HR โดยเทียบกับ Google Workspace ที่ต้องเชื่อมต่อ Apps Script เพิ่มเติม เครื่องมือในตัวของ DingTalk ช่วยลดต้นทุนการบำรุงรักษาอย่างมีนัยสำคัญ

เปรียบเทียบความสามารถด้านอัตโนมัติของ DingTalk กับ Google Workspace และ Microsoft Teams

ในแง่ของการสนับสนุนอัตโนมัติที่ปรับให้เหมาะกับตลาดท้องถิ่น โซลูชันอัตโนมัติต้นทุนต่ำของ DingTalk ให้ประสิทธิภาพเหนือกว่าชุดมาตรฐานของ Google Workspace และ Microsoft Teams โดยเฉพาะในตลาดที่ใช้ภาษาจีน ด้วยเทมเพลตการอนุมัติที่ออกแบบมาเพื่อกระบวนการทำงานขององค์กรจีน ความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบนิเวศ WeChat อย่างไร้รอยต่อ และความสามารถในการขยาย RPA โดยไม่ต้องเขียนโค้ด ทำให้ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกง สามารถเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลได้แทบไม่มีต้นทุน

ด้านราคา DingTalk ให้รุ่นฟรีที่มีฟังก์ชันอัตโนมัติพื้นฐาน ในขณะที่ Google Workspace เริ่มต้นที่ $20/ผู้ใช้/เดือน และ Microsoft Teams ต้องใช้ร่วมกับ Microsoft 365 ($12.5/ผู้ใช้) โดยฟังก์ชันอัตโนมัติจะต้องซื้อ Power Automate เพิ่มเติม จากรายงาน Gartner 2024 ด้านเครื่องมือความร่วมมือในภูมิภาคแปซิฟิกเอเชีย DingTalk ได้คะแนน 4.8/5 ในหมวด "การรองรับหลายภาษา" และ "ประสบการณ์การใช้งานที่ปรับให้เหมาะสมกับท้องถิ่น" สูงกว่า Google (4.1) และ Microsoft (4.3)

DingTalk มีเทมเพลตเวิร์กโฟลว์มากกว่า 60 แบบ ครอบคลุมตั้งแต่การขอลา การเบิกเงิน ไปจนถึงการขอซื้อ ในขณะที่ Google และ Microsoft มีเพียงประมาณ 20 แบบเท่านั้น ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดคือการรวมระบบนิเวศ: DingTalk สามารถเชื่อมต่อโดยตรงกับ WeChat, Alipay และ WeCom ได้ บอทสามารถส่งคำขอการอนุมัติไปยัง WeChat ส่วนตัวได้—คุณสมบัตินี้มีเฉพาะบน DingTalk เท่านั้น นอกจากนี้ DingTalk ยังมี แพลตฟอร์ม Yida สำหรับการพัฒนาแบบโค้ดน้อย ที่รองรับการเชื่อมต่อระบบภายนอกด้วยการลากวาง ในขณะที่ Google ต้องสมัคร AppSheet แบบพรีเมียม และ Microsoft ถูกจำกัดด้วยข้อกำหนดการ授權 Power Automate ทำให้การติดตั้งซับซ้อนกว่า

วิเคราะห์กรณีความสำเร็จ: ธุรกิจอาหารและค้าปลีกในท้องถิ่นประหยัดต้นทุนแรงงานได้ 20%

กลุ่มร้านชาไข่มุกในชามชุยโป๋ นำระบบอัตโนมัติด้านตารางกะและการจัดการสต๊อกของ DingTalk มาใช้ ภายใน 6 เดือน ลดจำนวนพนักงานประจำ 1.5 คน ต้นทุนแรงงานลดลง 20% และความเร็วในการตัดสินใจของผู้บริหารเพิ่มขึ้น 3 เท่า รูปแบบนี้กลายเป็นต้นแบบการอัตโนมัติแบบไม่มีค่าใช้จ่ายที่ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกง สามารถนำไปใช้ซ้ำได้ (แหล่งข้อมูล: ข้อมูลจากองค์กรที่ให้สัมภาษณ์)

ก่อนนำระบบมาใช้ แต่ละสาขาบันทึกการใช้วัตถุดิบด้วยกระดาษ ทำให้สำนักงานใหญ่ต้องใช้เวลา 2 ชั่วโมงในการรวบรวมคำสั่งซื้อด้วยตนเอง และมีอัตราความผิดพลาดสูงถึง 15%; หลังจากนำระบบมาใช้ ผู้จัดการร้านกรอกข้อมูลสต๊อกผ่านแบบฟอร์ม DingTalk ระบบจะแจ้งเตือนสำนักงานใหญ่โดยอัตโนมัติเมื่อต้องสั่งซื้อใหม่ อัตราความผิดพลาดลดลงเหลือต่ำกว่า 3% กระบวนการจัดตารางกะเปลี่ยนจากที่เคยตกลงกันทางวาจา เป็นใช้แอปพลิเคชัน "การจัดตารางกะอัจฉริยะ" ของ DingTalk ทำให้การแจ้งเตือนเมื่อพนักงานขาดงานส่งถึงผู้เกี่ยวข้องได้ทันที เวลาตอบสนองลดจาก 4 ชั่วโมง เหลือไม่ถึง 15 นาที ประสิทธิภาพในการจัดการเพิ่มขึ้นเกือบ 16 เท่า

รูปแบบเดียวกันนี้ยังขยายไปยังธุรกิจบริการมืออาชีพ: สำนักงานบัญชีขนาดเล็กในหว่านจาไซ ตั้งเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติให้ส่งเตือนและลิงก์สัญญาอิเล็กทรอนิกส์ไปยังลูกค้าอัตโนมัติ 7 วัน ก่อนถึงช่วงยื่นภาษี ทำให้อัตราการลงนามเพิ่มขึ้นเป็น 92% และปริมาณงานเพิ่มขึ้น 30% เมื่อเทียบกับปีก่อนหน้า จาก White Paper 2024 ว่าด้วยการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในฮ่องกง DingTalk ผสานรวมแบบฟอร์ม การอนุมัติ และบอทไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ช่วยลดอุปสรรคด้านเทคนิคได้อย่างมีนัยสำคัญ IDC คาดการณ์ว่าภายในปี 2026 ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดย่อมมากกว่าครึ่งหนึ่งในฮ่องกงจะใช้เครื่องมือแบบโค้ดน้อยในการดำเนินงานหลัก ส่งเสริมให้เกิดแนวโน้ม "ธุรกิจหนึ่งคน"

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!