Perusahaan Hong Kong Wajib Pelajari Pendaftaran Email Versi Internasional DingTalk, Lima Persiapan Tingkatkan Keamanan Kolaborasi Lintas Negara

Apa itu DingTalk International dan Nilainya bagi Perusahaan Hong Kong

DingTalk International adalah platform kolaborasi perusahaan lintas batas yang diluncurkan oleh Alibaba Group, dirancang khusus untuk pasar di luar Tiongkok Daratan. Server berlokasi di Singapura, mendukung antarmuka bahasa Inggris dan kepatuhan terhadap GDPR, sangat cocok bagi perusahaan Hong Kong yang menjalankan bisnis dengan Asia Tenggara serta Eropa dan Amerika, terutama yang mengutamakan privasi data.

• Pusat data berlokasi di Singapura, memenuhi standar internasional untuk transfer data, menghindari konflik dengan regulasi daratan, serta melindungi keamanan komunikasi perusahaan.
• Platform ini menggunakan antarmuka bahasa Inggris sebagai utama, namun mendukung beralih ke berbagai bahasa lain seperti Cina Tradisional, Melayu, dan Thailand, sehingga mempermudah penggunaan oleh tim lintas negara.
• Berdasarkan statistik Statista 2024, lebih dari 15 juta pengguna perusahaan aktif global telah mengadopsi platform ini, menunjukkan tingkat penerimaan yang tinggi di pasar internasional.

Platform ini sepenuhnya mematuhi regulasi manajemen keamanan informasi GDPR dan ISO 27001, semua konten komunikasi, penyimpanan dokumen, dan proses persetujuan dienkripsi dari ujung ke ujung (end-to-end), sangat sesuai untuk industri sensitif tinggi seperti keuangan, perdagangan, dan jasa teknologi.

Selain itu, DingTalk International memiliki fungsi bawaan seperti rapat video, manajemen tugas, dan integrasi bot, dapat terhubung mulus dengan alat umum seperti Slack dan Google Workspace, membentuk satu pintu masuk kerja yang terpadu. Saat kantor pusat Hong Kong perlu berkolaborasi dengan cabang di Malaysia atau klien di Jerman, sistem secara otomatis mengenali perbedaan zona waktu dan menyediakan terjemahan instan, secara signifikan mengurangi hambatan komunikasi.

Lima Data Perusahaan yang Harus Disiapkan Sebelum Pendaftaran

Sebelum berhasil menyelesaikan pendaftaran email DingTalk International, perusahaan Hong Kong harus menyiapkan lima data kunci untuk melewati verifikasi identitas dan audit kepatuhan. Informasi ini secara langsung memengaruhi kecepatan aktivasi akun dan konfigurasi izin selanjutnya.

• Fotokopi Nomor Pendaftaran Bisnis (BR Number): Harus menyediakan dokumen pendaftaran bisnis resmi dari otoritas pajak, yang jelas menampilkan nama perusahaan, nomor, dan masa berlaku, sesuai panduan resmi DingTalk yang diperbarui Maret 2025.
• Alamat kantor Hong Kong yang valid: Tidak boleh menggunakan kantor virtual atau kotak pos, sistem akan mencocokkan dengan catatan publik pemerintah untuk memastikan keaslian perusahaan.
• Email dan nomor telepon pribadi administrator: Disarankan menggunakan email domain perusahaan (misalnya This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) untuk meningkatkan citra profesional dan mencegah email verifikasi diklasifikasikan sebagai spam.
• Kartu identitas setidaknya satu direktur: Dapat berupa salinan HKID atau paspor, digunakan untuk mengikat pemilik manfaat akhir (UBO), sesuai dengan persyaratan regulasi anti pencucian uang.
• Perkiraan jumlah pengguna: Menentukan tingkat paket rekomendasi (Standard/Pro/Enterprise), serta memicu mekanisme audit keamanan yang sesuai.

Berdasarkan proses verifikasi terbaru, data yang dikirim harus dikonfirmasi melalui email dalam waktu 72 jam, jika tidak maka permohonan akan kedaluwarsa secara otomatis. Mekanisme ini mencegah penyalahgunaan akun dan menjaga keamanan ekosistem platform.

Langkah demi Langkah Menyelesaikan Pendaftaran Online dan Pengaturan Email

Proses pendaftaran terdiri dari enam langkah, selesai dalam waktu sekitar 15 menit. Perusahaan Hong Kong hanya perlu menyiapkan surat pendaftaran bisnis dan data administrator, kemudian bisa memulai prosedur pendaftaran email DingTalk International di situs resmi DingTalk International, dengan antarmuka yang mendukung Cina Tradisional dan beralih ke berbagai bahasa.

1. Mengunjungi situs internasional resmi https://www.dingtalk.com/intl, pastikan halaman menampilkan "Global Version" agar tidak salah masuk ke versi server Tiongkok Daratan.
2. Klik tombol "Sign Up for Free", pilih jenis "Company Account", karena akun pribadi tidak dapat mengaktifkan fitur email perusahaan.
<3>Masukkan nama resmi perusahaan (harus sesuai dengan surat pendaftaran bisnis), bidang usaha, dan skala karyawan; informasi ini memengaruhi desain struktur direktori kontak.<4>Tunjuk satu administrator dan masukkan email perusahaannya, disarankan menghindari penggunaan Gmail atau email gratis untuk mencegah keterlambatan verifikasi.<5>Setelah menerima kode verifikasi, unggah salinan scan surat pendaftaran bisnis yang jelas, pastikan mencakup tanggal penerbitan dan status berlaku, sistem akan melakukan OCR otomatis untuk pencocokan.<6>Tentukan format subdomain perusahaan seperti @yourcompany.hk.dingtalk.com, ini menjadi dasar akun email ke depannya, sekali dikonfirmasi tidak dapat diubah, disarankan menyediakan ruang untuk pengembangan merek.

Direkomendasikan untuk mengambil tangkapan layar pada halaman "unggah dokumen" di langkah kelima, karena antarmuka ini baru saja menambahkan petunjuk pra-review AI yang dapat memberikan umpan balik langsung atas kekurangan dokumen. Menurut Laporan Penyebaran TI Perusahaan Asia Tenggara 2023, perusahaan yang merencanakan subdomain sejak awal memiliki efisiensi pembukaan email 40% lebih tinggi.

Cara Mengaktifkan Email Perusahaan dan Domain Kustom

Mengaktifkan email DingTalk International memerlukan konfigurasi rekaman DNS untuk memverifikasi kepemilikan domain sendiri, ini merupakan langkah teknis inti untuk mencapai komunikasi seragam berbasis merek.

Setelah menyelesaikan pendaftaran dasar, masuk ke panel administrasi DingTalk International, buka halaman pengaturan "Mail Settings", pilih "Add Custom Domain" untuk memulai proses pengikatan. Sistem akan secara otomatis menghasilkan nilai CNAME dan MX khusus.

• Tambahkan rekaman CNAME yang disediakan sistem untuk memverifikasi kepemilikan domain
• Konfigurasikan rekaman MX yang ditentukan untuk mengarahkan ke server email DingTalk
• Simpan pengaturan dan tunggu propagasi selesai, biasanya membutuhkan 12 hingga 48 jam

Berdasarkan data dari Whitepaper Teknis DingTalk International (Kuartal 1, 2025), saat ini sekitar 68% perusahaan terdaftar di Hong Kong telah menggunakan email domain kustom, terutama karena alasan penguatan konsistensi merek dan pemenuhan persyaratan audit ISO 27001.

Setelah berhasil diaktifkan, disarankan segera melakukan pengujian pengiriman email dan optimasi rekaman SPF (diatur sebagai v=spf1 include:_spf.dingtalk.com ~all) untuk mengurangi risiko dikategorikan sebagai spam, sehingga menjamin stabilitas kerja sama lintas batas.

Pertanyaan Umum dan Catatan Penggunaan Lintas Batas

Saat menggunakan email DingTalk International lintas batas, perusahaan Hong Kong paling sering menghadapi tiga masalah: keterlambatan email, kegagalan verifikasi dua faktor, serta ketidakmampuan berinteraksi dengan akun DingTalk daratan, yang harus diselesaikan melalui pengaturan yang benar.

Untuk keterlambatan email, langkah pertama adalah memeriksa gangguan dari filter pihak ketiga, periksa apakah rekaman SPF sudah dikonfigurasi dengan benar sebagai v=spf1 include:_spf.dingtalk.com ~all. Menurut Laporan Komunikasi Perusahaan Q3, lebih dari 70% keterlambatan berasal dari kesalahan pengaturan DNS.

Untuk kegagalan verifikasi dua faktor, penyebab utamanya adalah transmisi SMS internasional yang tidak stabil. Disarankan beralih ke aplikasi autentikasi protokol TOTP (seperti Google Authenticator), yang tetap dapat menghasilkan kode meskipun tanpa koneksi internet, meningkatkan keandalan.

Sementara itu, untuk batasan interoperabilitas dengan akun DingTalk daratan, penting dipahami bahwa versi internasional dan versi Tiongkok sepenuhnya terpisah, dengan server berlokasi di Singapura dan Jerman, file dan riwayat obrolan tidak dapat disinkronkan. Desain ini sesuai dengan GDPR dan Personal Data (Privacy) Ordinance Hong Kong.

Berdasarkan panduan Kantor Komisaris Privasi Data Pribadi Hong Kong, jika menyimpan catatan komunikasi karyawan, harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan tertulis dan membuat kebijakan retensi data, jika tidak maka dapat melanggar prinsip "pembatasan tujuan penggunaan data" Pasal 1(3), menimbulkan risiko ketidakpatuhan.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!