Doanh nghiệp Hồng Kông cần học cách đăng ký email phiên bản quốc tế của DingTalk, năm bước chuẩn bị nâng cao an toàn hợp tác xuyên biên giới

Danh mục: Hướng dẫn sản phẩm

Được xuất bản: 2025-12-06

Phiên bản quốc tế DingTalk là gì và giá trị dành cho doanh nghiệp Hồng Kông

Phiên bản quốc tế DingTalk (DingTalk International) là nền tảng cộng tác doanh nghiệp xuyên biên giới do Tập đoàn Alibaba ra mắt, được thiết kế riêng cho thị trường ngoài Trung Quốc đại lục, với máy chủ đặt tại Singapore, hỗ trợ giao diện tiếng Anh và tuân thủ quy định GDPR, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp Hồng Kông coi trọng quyền riêng tư dữ liệu khi giao dịch kinh doanh với Đông Nam Á và châu Âu – Bắc Mỹ.

Trung tâm dữ liệu đặt tại Singapore, đáp ứng tiêu chuẩn truyền tải dữ liệu quốc tế, tránh xung đột với quy định trong nước, bảo đảm an toàn thông tin liên lạc cho doanh nghiệp.
Nền tảng chủ yếu sử dụng giao diện tiếng Anh, hỗ trợ chuyển đổi đa ngôn ngữ như tiếng Trung phồn thể, tiếng Malay, tiếng Thái, giảm rào cản sử dụng cho đội ngũ nhân viên đa quốc gia.
Theo thống kê của Statista năm 2024, đã có hơn 15 triệu doanh nghiệp hoạt động trên toàn cầu sử dụng nền tảng này, cho thấy mức độ chấp nhận cao trên thị trường quốc tế.

Nền tảng tuân thủ đầy đủ các quy phạm về quản lý an ninh thông tin GDPR và ISO 27001, mọi nội dung tin nhắn, lưu trữ tài liệu và quy trình phê duyệt đều được mã hóa đầu cuối, rất phù hợp với các ngành nhạy cảm cao như tài chính, thương mại và dịch vụ công nghệ.

Bên cạnh đó, phiên bản quốc tế DingTalk tích hợp sẵn chức năng họp video, quản lý nhiệm vụ và kết nối robot, có thể tích hợp liền mạch với các công cụ phổ biến như Slack, Google Workspace, tạo thành cổng làm việc thống nhất. Khi trụ sở chính tại Hồng Kông cần phối hợp với chi nhánh tại Malaysia hoặc khách hàng tại Đức, hệ thống tự động nhận diện múi giờ khác nhau và cung cấp dịch thuật tức thì, giảm thiểu đáng kể ma sát giao tiếp.

Năm loại dữ liệu doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị trước khi đăng ký

Trước khi hoàn tất quá trình đăng ký email phiên bản quốc tế DingTalk, doanh nghiệp Hồng Kông cần chuẩn bị đầy đủ năm loại thông tin then chốt để vượt qua xác minh danh tính và kiểm toán tuân thủ. Những thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ kích hoạt tài khoản và cấu hình quyền hạn sau này.

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (số BR): Cần cung cấp hồ sơ đăng ký kinh doanh còn hiệu lực do cơ quan thuế cấp, tài liệu phải hiển thị rõ tên công ty, số hiệu và thời hạn hiệu lực, phù hợp với hướng dẫn cập nhật chính thức của DingTalk vào tháng 3 năm 2025.
Địa chỉ văn phòng thật tại Hồng Kông: Không được sử dụng văn phòng ảo hay hộp thư bưu điện, hệ thống sẽ đối chiếu với hồ sơ công khai của chính phủ để đảm bảo tính xác thực của doanh nghiệp.
Email cá nhân và số điện thoại của quản trị viên: Nên dùng email theo tên miền công ty (ví dụ: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.), nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và tránh email xác minh bị xếp vào mục spam.
Chứng minh nhân thân của ít nhất một giám đốc: Chấp nhận bản quét thẻ HKID hoặc hộ chiếu, dùng để liên kết với người thụ hưởng cuối cùng (UBO), đáp ứng yêu cầu giám sát chống rửa tiền.
Quy mô dự kiến số lượng người dùng: Quyết định cấp độ gói dịch vụ đề xuất (Standard/Pro/Enterprise), đồng thời kích hoạt cơ chế kiểm toán an ninh tương ứng.

Theo quy trình xác minh mới nhất, sau khi nộp hồ sơ phải hoàn tất xác nhận qua email trong vòng 72 giờ, nếu không đơn đăng ký sẽ tự động vô hiệu, cơ chế này nhằm ngăn chặn việc lạm dụng tài khoản và bảo vệ an toàn hệ sinh thái nền tảng.

Hướng dẫn từng bước hoàn tất đăng ký trực tuyến và thiết lập email

Quy trình đăng ký gồm sáu bước, thời gian hoàn thành khoảng 15 phút. Doanh nghiệp Hồng Kông chỉ cần chuẩn bị giấy phép đăng ký kinh doanh và thông tin quản trị viên, có thể khởi động quy trình đăng ký email phiên bản quốc tế DingTalk trên trang web chính thức của DingTalk International, giao diện hỗ trợ tiếng Trung phồn thể và chuyển đổi đa ngôn ngữ.

Truy cập trang quốc tế chính thức https://www.dingtalk.com/intl, xác nhận trên trang hiển thị chữ "Global Version" để tránh nhầm sang phiên bản máy chủ Trung Quốc đại lục.
Nhấn nút «Sign Up for Free», chọn loại «Company Account», tài khoản cá nhân không thể kích hoạt chức năng email doanh nghiệp.
Điền tên chính thức của công ty (phải trùng khớp với giấy phép đăng ký), ngành nghề và quy mô nhân sự, thông tin này ảnh hưởng đến thiết kế cấu trúc danh bạ.

Gmail hoặc email miễn phí

@yourcompany.hk.dingtalk.com

Nên chụp màn hình tại bước thứ năm «trang tải lên tài liệu», vì giao diện này mới thêm nhắc nhở xét duyệt sơ bộ bằng AI, có thể phản hồi ngay lập tức nếu có sai sót. Theo Báo cáo triển khai CNTT doanh nghiệp Đông Nam Á năm 2023, những doanh nghiệp lên kế hoạch tên miền phụ trước, hiệu suất kích hoạt email tăng 40%.

Cách kích hoạt email doanh nghiệp và tùy chỉnh tên miền

Kích hoạt email phiên bản quốc tế DingTalk cần hoàn tất cấu hình bản ghi DNS để xác minh tên miền riêng, đây là bước kỹ thuật then chốt nhằm đạt được giao tiếp thương hiệu thống nhất.

Sau khi hoàn tất đăng ký cơ bản, đăng nhập vào bảng điều khiển quản trị DingTalk International, vào trang cài đặt «Mail Settings», chọn «Add Custom Domain» để bắt đầu quy trình liên kết. Hệ thống sẽ tự động tạo ra giá trị bản ghi CNAME và MX riêng biệt.

Thêm bản ghi CNAME do hệ thống cung cấp, dùng để xác minh quyền sở hữu tên miền
Cấu hình bản ghi MX được chỉ định, trỏ đến máy chủ email DingTalk
Lưu thiết lập và chờ lan truyền có hiệu lực, thường mất từ 12 đến 48 giờ

Theo dữ liệu trong «Sách trắng kỹ thuật phiên bản quốc tế DingTalk (Q1/2025)», hiện nay khoảng 68% doanh nghiệp đăng ký tại Hồng Kông đã sử dụng email tên miền tùy chỉnh, nguyên nhân chính bao gồm tăng tính nhất quán thương hiệu và đáp ứng yêu cầu kiểm toán ISO 27001.

Sau khi kích hoạt thành công, nên ngay lập tức thử gửi email kiểm tra và tối ưu bản ghi SPF (thiết lập thành v=spf1 include:_spf.dingtalk.com ~all) để giảm nguy cơ bị gắn nhãn spam, tạo nền tảng ổn định cho hợp tác xuyên biên giới.

Các câu hỏi thường gặp và lưu ý khi sử dụng xuyên biên giới

Khi sử dụng email phiên bản quốc tế DingTalk xuyên biên giới, doanh nghiệp Hồng Kông thường gặp ba vấn đề chính: email chậm, xác thực hai lớp thất bại, và không thể liên thông với tài khoản DingTalk trong nước Trung Quốc, cần giải quyết bằng thiết lập đúng cách.

Với vấn đề email chậm, cần kiểm tra đầu tiên là sự can thiệp của bộ lọc bên thứ ba, kiểm tra xem bản ghi SPF đã được cấu hình đúng thành v=spf1 include:_spf.dingtalk.com ~all chưa. Theo báo cáo giao tiếp doanh nghiệp Q3, hơn 70% trường hợp chậm trễ bắt nguồn từ thiết lập DNS sai.

Trường hợp xác thực hai lớp thất bại, nguyên nhân chính là tin nhắn SMS quốc tế truyền tải không ổn định. Khuyên dùng ứng dụng xác thực theo giao thức TOTP (như Google Authenticator), có thể tạo mã ngay cả khi không có mạng, tăng độ tin cậy.

Về hạn chế liên thông với tài khoản DingTalk trong nước Trung Quốc, cần hiểu rõ: phiên bản quốc tế và phiên bản Trung Quốc hoàn toàn tách biệt, máy chủ đặt tại Singapore và Đức, tập tin và lịch sử trò chuyện không thể đồng bộ, thiết kế này nhằm tuân thủ GDPR và Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Hồng Kông Personal Data (Privacy) Ordinance.

Theo hướng dẫn của Văn phòng Ủy viên Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân Hồng Kông, nếu lưu trữ dữ liệu liên lạc của nhân viên, phải lấy được sự đồng ý bằng văn bản trước và xây dựng chính sách lưu giữ dữ liệu, nếu không có thể vi phạm nguyên tắc «giới hạn mục đích sử dụng dữ liệu» theo điều 1(3), dẫn đến rủi ro tuân thủ pháp lý.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!