ディンテック（DingTalk）で人工知能を活用する戦略：チームの力を高める方法

ドキュの基本機能を理解する

ドキュ（DingTalk）と聞いて、単なる「出勤確認のアラーム」や「上司が社員を監視する小さな目」と思っていませんか？それは大間違いです！実はドキュは、隠れた才能を持つ「デジタルオフィスマネージャー」。メッセージの送信やスケジュール管理、ファイル管理はもちろん、チームの「目に見えないコーチ」として、静かに全員のパフォーマンスを向上させることもできるのです。単なるコミュニケーションツールだと思っていませんか？違います！これはチャットの外衣をまとったマネジメントの達人です。

たとえば、リアルタイムメッセージング機能は、「了解しました」や「OK」を送るだけのものではありません。プロジェクト専用のグループを作成し、@全員宛ての通知やDINGメッセージによる強制リマインダーを使えば、重要な情報が宅配便のように正確に届けられます。誰かが「見てなかった」と装う心配もありません。また、スケジュール管理も非常に優れています。会議の招待を送れば、自動的に全員のカレンダーに同期され、15分前にリマインダーが表示されるので、最も忘れっぽいワングさんでさえ「忘れてた」という言い訳は通用しなくなります。

そしてファイル共有機能は、「自分のPCに保存してある」という逃げ口上の文化を打破します。すべてのファイルをドキュドライブにアップロードすれば、アクセス権限が明確になり、バージョンも一目瞭然。誰がどの行を編集したかまで追跡可能で、「最新版_final_v3_本当に最新.doc」といった、見るだけで崩壊しそうなファイル名を10個も受け取る必要がなくなります。

これらの機能を活用すれば、チームにターボエンジンを搭載したようなもの。単にコミュニケーションが早くなるだけでなく、全体の運営ロジックがレベルアップするのです。次に、これらの強力なツールを新メンバーにどう渡すか――つまり、ドキュで新しいメンバーを追加する方法を見ていきましょう。

ドキュで新メンバーを追加する方法

では、ドキュでどのように新メンバーを追加するのか見ていきましょう。この手順は非常に簡単で、わずか数ステップで完了します。まるでレゴブロックのように、一つひとつ確実にチームを組み立てていくことができます。誰が言ったでしょう、オフィスソフトで楽しくできないなんて？

手順：

1. ドキュアプリケーションを開く――毎日出勤打刻や会議、同僚がオンラインかどうかをこっそりチェックしているあの青いアイコンの神器です。
2. 「組織構造」ページに入ります。ここはまるであなたのチームの「家系図」。誰が上司で誰が新人か、一目でわかります。
3. 「メンバーを追加」ボタンをクリックします。このボタンは隠れていないものの、クリックした瞬間、あなたはチーム拡大の総合デザイナーになります。
4. 新メンバーの情報を入力します。氏名、役職、連絡先など――適当に入力しないでください。そうすると翌日、人事部からコーヒーを飲みに誘われますよ。
5. 招待リンクを送信するか、新しく入った同僚にQRコードをスキャンして参加してもらいます。これはまさに、効率的な世界へ通じるチケット。スキャンするだけで、即座にチームに参加できます！

さらにすごいことに、ドキュは一括インポートもサポートしています。一度に10人追加したい場合、一つずつ手入力する必要はなく、ExcelファイルをアップロードするだけでOK。まさに人事担当者の救世主です。しかもシステムが自動で通知を送るので、新メンバーは加入と同時にグループやタスク、ファイルが見えるようになり、スムーズに業務に接続できます。「誰に聞けばいいの？」「ファイルはどこにあるの？」といった魂の問いかけも不要です。

ドキュを使った効率的なチーム連携

新メンバーが入れば、チームは新鮮なイースト菌が加わったパン生地のように、どんどん膨らみ始めます！ しかし、油断は禁物です――メンバーが増えても、すぐに軌道に乗らず、迷子になり、「一体何をすればいいの？」と尋ねるようでは、真の試練です。このとき、ドキュこそがチームのナビゲーションシステムです。使いこなせば全員がそろって前進できますが、使い方を間違えば、グループ内で「誰かわかる人いますか？」というクイズ大会が始まるかもしれません。

まず、全員を「仕事グループ」という万能鍋に放り込むのはやめましょう。すぐに「Q3大作戦」や「忘年会で失敗しないチーム」のようなプロジェクト専用グループを作成し、的確なコミュニケーションを実現しましょう。次に、ファイルをドキュドライブにアップロードすれば、まるで地図を壁に掲示するように、誰もが確認でき、迷子になる心配がなくなります。アクセス権限の設定も忘れずに。そうでないと、「インターンが上司のプレゼン資料を削除してしまった」という年間悲劇が起きかねません。

会議の時間になっても誰も現れない？スケジュールリマインダーを設定すれば、ドキュがうるさい執事のように全員に注意を促してくれます。緊急時、例えば「顧客に5分後にプレゼン」という状況なら、すぐにDINGメッセージを送信しましょう。強制ポップアップと電話リマインダーで、全員が即座に反応します。サボっていた人ですら飛び起きて対応せざるを得ないでしょう。これらのテクニックは単なるトリックではなく、「各自がバラバラに動く」チームを「完璧な連携チーム」に変えるための実戦的な戦略です。

ドキュを活用したパフォーマンス管理

チーム管理について言えば、熱意や口頭での励ましだけでは長続きしません。いずれ「実質的な関心」――つまりパフォーマンス管理が必要になります。心配しないでください。あなたが厳しい監督になる必要はありません。ドキュを使えば、「優しくて正確な」パフォーマンスコーチに変身できます。パフォーマンス管理といえば、月末に評価点をつけるだけ？それはもう古い！ドキュの目標設定機能を使えば、社員と一緒にSMART目標を立てることができ、四半期や月ごとの小さなタスクに分解できます。まるでゲームのように、一つずつクリアしていく感覚です。さらに素晴らしいのは、システムが自動で進捗を追跡してくれる点。誰がつまずいているか、誰が先に進んでいるかが、一目瞭然です。

勤怠管理も、もう紙にサインする時代ではありません。GPS位置情報＋顔認証による出勤打刻で、「今日は犬が病気だったから遅れました」などという言い訳は通用しません。ドキュは微笑みながらこう伝えます。「あなたの打刻地点はオフィスから2.3kmずれていますよ。」評価も、上司一人の意見で決まるわけではありません。360度評価をサポートしており、同僚からの評価や部下からのフィードバックも反映できるため、より立体的な評価が可能です。最後に、報酬制度も忘れずに――成果が良い？電子表彰状＋赤い封筒のDING通知を全グループに送信しましょう。全員が目撃する中で達成感が一気に高まり、社内カフェでミルクティー treatするよりも効果的です！

よくある問題と解決策

ログインできない？焦らず、まずは「デジタル脈拍」をチェック！ パスワードを忘れたのではなく、ネットワークがいたずらをしているかもしれません。Wi-Fiやモバイルデータが正常か確認し、アカウントとパスワードを丁寧に確認してください――「DingTalk」を「DingTack」とタイプしてしまうと、システムはそれを「不正アクセス」と見なしてしまうかもしれません！

ファイルが開けない？単に「気絶」しているだけかもしれません！ PDFが真っ白、Excelが謎の模様に見える場合、すぐにテクノロジーを呪わないでください。まずは拡張子が勝手に変更されていないか、誤ったアプリで開いていないかを確認しましょう。それでもダメなら、再度ダウンロードしてみましょう――まるでファイルに「デジタル復活儀式」を行うつもりで。

メッセージが届かない？まるで石が池に沈んだよう？ 同僚が無視していると疑う前に、スマホの通知設定でドキュが「辺境に追放」されていないか確認してください。特にiOSユーザーは要注意。うっかり「音声通知」をオフにしてしまうと、重要なメッセージが静かに流れていき、気づいた時には上司がグループで怒っているかもしれません。

動作が遅くてスライドショーのよう？ そのときはキャッシュのクリーニングが必要です！まるで部屋を掃除するように、古いファイルを片付け、最新版にアップデートしましょう。ドキュの動作が、上司の進捗確認スピードよりも速くなります。

奇妙な問題に遭遇しても、一人で抱え込まないでください。ドキュの公式ヘルプセンターには無数の「技術の宝地図」が隠されています。どうしても解決しない場合は、カスタマーサポートのスタッフもいつでも待機しています――私たちが目指すのは効率化であり、自己犠牲ではないのです！

ドムテック（DomTech）は、ドキュ（DingTalk）の香港における公式指定サービスプロバイダーであり、幅広いお客様にドキュサービスを提供しています。ドキュプラットフォームの応用についてさらに詳しく知りたい場合は、直接オンラインカスタマーサポートにご相談いただくか、電話(852)4443-3144またはメールこのメールアドレスはスパムボットから保護されています。閲覧するにはJavaScriptを有効にする必要があります。にてお問い合わせください。優れた開発・運用チームと豊富な市場サービス経験を活かし、専門的なドキュソリューションとサービスを提供いたします！