Buka DingTalk: Senjata rahsia untuk kerja yang lebih mudah

Adakah anda masih menggunakan nota telefon bimbit untuk mencatat masa mesyuarat, hanya untuk mendapati pada hari mesyuarat bahawa tarikh yang dicatat itu salah? Jangan risau, ini bukan salah anda — alat yang digunakan sahaja tidak cukup pintar! Sekarang, mari kita buka DingTalk, senjata rahsia yang boleh mengubah pekerja pejabat daripada "pasukan pemadam kebakaran" kepada "wira produktiviti".

Pertama, buka kedai aplikasi anda, cari “DingTalk”, kemudian muat turun dan pasang — ya, semudah itu, sekali pun kucing anda boleh melakukannya dengan mencakar skrin dua kali. Semasa mendaftar akaun, anda boleh log masuk dengan nombor telefon, dan sistem akan secara automatik mengimbas buku alamat anda untuk membantu anda "menangkap" semua rakan sekerja dalam satu jaringan. Tambah kenalan? Tidak perlu taip manual — DingTalk akan memberitahu anda secara senyap: "Hei, Xiao Wang makan malam dengan anda semalam, nak tambah dia ke?"

Mengapa syarikat moden suka DingTalk? Kerana ia bukan sekadar alat perbualan, tetapi merupakan "pengurus pejabat digital" yang menggabungkan segala-galanya seperti pendaftaran kehadiran, kelulusan permohonan, dan senarai tugasan. Dulu, anda perlu berlari naik turun tiga tingkat untuk mendapatkan tandatangan pengurus atas borang kertas? Kini, cukup dengan satu ketikan jari, proses kelulusan akan dihantar secara automatik — pengurus pun boleh meluluskannya walaupun sedang di tandas. Status mesej "dibaca" atau "belum dibaca" jelas kelihatan, tiada lagi keperluan untuk terus mengejar dan bertanya, "Awak dah baca mesej saya tadi belum?"

Sudah bersedia? Seterusnya, kita akan mula membina ruang kerja produktif anda, supaya kerjasama pasukan menjadi lancar seperti bermain permainan video!

Bina Ruang Kerja yang Efisien bukan boleh dicapai dengan hanya bermeditasi atau minum sepuluh cawan kopi! Rahsia sebenar ialah menggunakan fungsi pengurusan pasukan DingTalk seolah-olah anda sedang bermain permainan video. Selepas mendaftar akaun dan menambah rakan sekerja (pencapaian kecil dari bab sebelumnya), tibalah masa untuk babak utama — "membentuk pasukan untuk lawan bos" — iaitu membina pasukan impian anda!

Mencipta pasukan dalam DingTalk ibarat membuka pejabat maya. Anda boleh membentuk jabatan mengikut struktur syarikat, seperti “Jabatan Pemasaran”, “Pasukan R&D”, atau malah “Pasukan Maklumat Bilik Teh”. Masuk ke struktur organisasi, anda boleh menyeret dan meletakkan untuk mengkategorikan dengan mudah, serta menetapkan keizinan berbeza mengikut peranan — bos boleh lihat gambaran keseluruhan, manakala pekerja baru hanya nampak tugas mereka sendiri, mengelakkan kejadian memalukan seperti terserempak dengan "catatan mesyuarat peribadi bos".

Menjemput ahli juga sangat mudah — hanya perlu hantar satu mesej ringkas atau satu pautan, rakan sekerja terus menyertai, seolah-olah menyertai kumpulan LINE. Lebih hebat lagi, dengan kalendar DingTalk dan pengurusan tugasan, anda boleh menjadualkan mesyuarat, sistem akan mengingatkan semua ahli secara automatik, serta menetapkan tugasan kepada ahli tertentu dan menghantar notifikasi (sama ada mesra atau mengejutkan) sebelum tarikh akhir. Siapa yang lewat hantar kerja, siapa yang tepat masa — semuanya jelas kelihatan, tiada lagi perlu menjadi "peminta tugasan yang terus mengejar orang".

Dengan cara ini, operasi pasukan berjalan seperti jam yang tepat, setiap orang fokus pada tugas masing-masing, tiada lagi tarikh mesyuarat bertindih, tiada lagi tugasan terlepas. Sudah bersedia untuk merasai kelancaran kerjasama tanpa sebarang halangan? Seterusnya, kita akan buka kamera dan masuk ke mod komunikasi utama!

Komunikasi tanpa halangan itulah nyawa sebenar pasukan! Apabila anda telah membina jabatan dan membahagikan tugasan di DingTalk, soalan utama muncul: bagaimana untuk "berkomunikasi dengan baik" bersama rakan sekerja? Jangan risau, fungsi perbualan DingTalk ibarat penyelamat untuk yang pemalu dan syurga untuk yang suka bersosial! Taip mesej terasa kaku? Tambah saja emoji seperti “anjing kecil jaga nyawa” atau “tangan disilang sebagai tanda terima kasih” — hubungan terus rapat. Nak balas cepat? Tekan dan tahan mesej untuk balasan pantas, lebih lancar daripada tekan "suka".

Membuat kumpulan juga bukan lagi tragedi "buat kumpulan lalu bubar". Anda boleh mencipta kumpulan mengikut projek, jabatan, atau malah “kumpulan makan tengah hari”. Anda juga boleh menetapkan pentadbir kumpulan dan peraturan larangan bercakap untuk memastikan mesej penting tidak ditenggelami oleh laungan “diterima”. Perkongsian fail pula luar biasa — cukup seret dan lepas, sokongan pratonton, tiada lagi soalan “Fail format apa yang awak hantar tadi?”

Mesyuarat video? Membuka DingTalk sama mudah seperti membuka pintu rumah. Untuk perbualan satu lawan satu, cukup tekan ikon video dan sambungan terus terbentuk; untuk mesyuarat berbilang peserta, hanya perlu jana pautan dan jemput semua ahli dengan satu klik. Yang paling hebat ialah fungsi kongsi skrin — anda boleh tunjukkan slaid PPT sambil menandakan perkara penting, dan rakan sekerja boleh terus mengedit secara bersama. Malah soalan seperti “Awak tengok muka surat mana sekarang?” pun tak perlu ditanya lagi. Ada soalan nak tanya rakan sekerja secara senyap semasa mesyuarat? Fungsi “mesej peribadi” membolehkan anda berkomunikasi secara senyap tanpa rasa canggung. Komunikasi tidak pernah semudah ini.

Adakah anda masih melakukan kerja berulang secara manual? Jangan bodoh, biar fungsi pejabat pintar DingTalk menjadi "setiausaha digital" anda! Bayangkan, setiap pagi anda menerima laporan kemajuan projek secara automatik, permohonan cuti diluluskan dalam sekelip mata, pekerja baharu terus menerima mesej alu-aluan dan tetapan akaun apabila mula bekerja — ini bukan filem sains fiksyen, ini ialah rutin harian bot dan aliran kerja automatik DingTalk.

Melalui bot DingTalk, anda boleh meminta bot menghantar notifikasi, mengumpul borang, atau bahkan mencetuskan tindakan tertentu berdasarkan kata kunci. Contohnya, jika ada orang menyebut “kecemasan” dalam kumpulan, bot akan secara automatik menandakannya dan memberitahu pengurus. Lebih hebat lagi, anda boleh mereka bentuk aliran kelulusan menggunakan antara muka seret dan lepas yang mudah. Sama ada untuk permohonan bayaran balik, perjalanan perniagaan, atau tandatangan kontrak, semua boleh dimulakan dengan satu klik, dihantar secara automatik, dan dilacak secara langsung — tiada lagi perlu mengejar pengurus untuk cop tandatangan.

Dan ingat, DingTalk bukan pulau terpencil! Ia boleh berintegrasi lancar dengan Google Workspace, Microsoft 365 dan alat lain. E-mel Gmail anda boleh disegerakkan dan ditunjukkan langsung dalam tetingkap perbualan DingTalk, manakala fail OneDrive boleh dimasukkan terus ke dokumen DingTalk. Apabila data mengalir lancar, produktiviti pasti melonjak naik. Jangan jadi “automasi manusia” lagi — biarkan sistem bekerja untuk anda, supaya anda boleh fokus pada perkara yang benar-benar penting!

Teknik Lanjutan: Menjadi Pakar DingTalk bukan sekadar tahu hantar mesej atau buka mesyuarat video sahaja! Jika anda mahu menonjol dalam pasukan dan menjadi orang yang “nampak tahu semua benda”, maka anda perlu kuasai beberapa teknik hebat sebenar.

Pertama, jangan lagi bergantung pada ingatan untuk mencari mesej lama! Fungsi cari lanjutan DingTalk ibarat alat arkeologi — anda boleh cari mesej mengikut ahli, masa, jenis fail, atau malah kata kunci. Nak cari PDF kontrak yang diluluskan bos bulan lepas? Taip “kontrak site:dingtalk.com jenis:pdf masa:bulan lepas”, satu saat sahaja, hasil terus muncul — kelihatan sangat kacak.

Seterusnya, tetapan notifikasi tersuai adalah kunci utama untuk kekal fokus. Tetapkan kumpulan yang kurang penting sebagai “jangan ganggu”, hanya beri notifikasi apabila anda di-tag; untuk kumpulan projek penting pula, aktifkan “peringatan kuat” supaya tiada apa yang terlepas. Urus notifikasi dengan bijak, barulah anda boleh selamat