افتح تطبيق دينغ توك: السر وراء جعل العمل أسهل

هل ما زلت تستخدم مذكّرة هاتفك لتسجيل مواعيد الاجتماعات، ثم تكتشف أثناء الاجتماع أنك كتبت التاريخ الخطأ؟ لا تقلق،这不是 lỗiك، بل لأن الأدوات التي تستخدمها ليست ذكية بما يكفي! الآن، دعنا نفتح تطبيق "دينغ توك" (DingTalk)، السلاح السري الذي يحوّل الموظفين من "فرق الإطفاء" إلى "أبطال الكفاءة".

أولاً، افتح متجر التطبيقات على جهازك، وابحث عن "دينغ توك"، ثم قم بتنزيله وتثبيته — نعم، بهذه البساطة، حتى قطك يستطيع النقر مرتين وإتمام العملية. عند تسجيل الحساب، يمكنك تسجيل الدخول بسرعة باستخدام رقم هاتفك، وسيقوم النظام تلقائيًا بمسح دفتر جهات الاتصال الخاص بك، ليجمع زملاءك "جميعًا في شبكة واحدة". إضافة جهات اتصال؟ ليست هناك حاجة للإدخال اليدوي، فـ"دينغ توك" سيهمس لك: "مهلاً، شاركت مع وانغ في العشاء بالأمس، هل ترغب بإضافته؟"

لماذا تعشق الشركات الحديثة تطبيق "دينغ توك"؟ لأنه ليس مجرد أداة دردشة، بل هو "مساعد المكتب الرقمي" الذي يجمع打卡، والموافقات، وقائمة المهام في مكان واحد. هل كنت في السابق تجوب ثلاث طوابق للعثور على المدير وتوقيع الورق؟ الآن، بنقرة واحدة، يتم إرسال طلب الموافقة تلقائيًا، ويمكن للمدير التوقيع حتى وهو في الحمام. كما أن ميزة "تمت القراءة/لم تُقرأ" تمنحك وضوحًا كاملاً، ولا داعي بعد اليوم لسؤال: "هل رأيت الرسالة التي أرسلتها للتو؟"

هل أنت مستعد؟ في الخطوة التالية، سنبدأ في بناء مساحة عمل فعّالة، لتصبح التعاون الجماعي سلسًا كتشغيل لعبة فيديو!

بناء مساحة عمل فعّالة، لا يمكن تحقيقه بالتأمل أو شرب عشرة أكواب من القهوة! السر الحقيقي هو إتقان ميزات إدارة الفريق في "دينغ توك" بسلاسة تشبه لعب ألعاب الفيديو. بعد الانتهاء من تسجيل الحساب وإضافة الزملاء (إنجازنا الصغير من الفصل السابق)، حان الوقت للجزء الأهم — "تكوين الفريق والانطلاق في المعركة"! لنبدأ ببناء فريق أحلامك.

إنشاء فريق على "دينغ توك" يشبه فتح مكتب افتراضي، حيث يمكنك إنشاء أقسام وفق هيكل شركتك، مثل "قسم التسويق"، و"فريق البحث والتطوير"، أو حتى "فريق استخبارات غرفة الشاي". ادخل إلى هيكل التنظيم، وبواسطة سحب وإفلات بسيط، يمكنك تصنيف الجميع، كما يمكنك تعيين صلاحيات مختلفة لكل دور — ليتمكن المدير من رؤية الصورة الكاملة، بينما يرى الموظف الجديد فقط مهمته الخاصة، تجنبًا لوقوعه في "موقف محرج" مثل دخوله عن طريق الخطأ إلى "محضر الاجتماعات السري للمدير".

دعوة الأعضاء أسهل من أي وقت مضى: رسالة نصية واحدة أو رابط واحد، ويصبح الزميل جزءًا من الفريق في لمح البصر، تمامًا كما يحدث عند الانضمام إلى مجموعة على "لاين". والأكثر إثارة، عند دمج تقويم "دينغ توك" وإدارة المهام، يمكنك جدولة الاجتماعات في التقويم، وإرسال تذكير تلقائي للجميع، وتعيين مهام محددة لأعضاء معينين، مع إرسال تذكيرات ودّية (أو مخيفة!) قبل الموعد النهائي. من يتأخر، ومن يلتزم بالمواعيد، يصبح واضحًا للجميع، ولا داعي بعد اليوم لتكون "الدائن الذي يلاحق الجميع لمطالبتهم بإنجاز المهام".

بهذه الطريقة، يعمل الفريق كآلة دقيقة، حيث يؤدي كل فرد دوره، ولا تتداخل المواعيد، ولا تُنسَ المهام. هل أنت مستعد لتجربة متعة التعاون السلس؟ في الخطوة القادمة، سنفتح الكاميرا وندخل إلى وضع الاتصال المتقدم!

الاتصال دون عوائق هو حقًا روح الفريق الناجح! بعد أن أنشأت أقسامك ووزعت المهام، يحين السؤال الجوهري: كيف تتواصل مع زملائك بسلاسة؟ لا تقلق، ميزة الدردشة في "دينغ توك" هي نعمة لمن يعاني من الخجل الاجتماعي، وجنة لمن يحب التفاعل! هل تجد الكتابة جامدة بعض الشيء؟ أضف رمز تعبيري، مثل "رأس الكلب للنجاة" أو "التحية بالطريقة الصينية"، وستشعر فورًا بقرب المسافات. هل تريد الرد بسرعة؟ اضغط مطولًا على الرسالة للرد السريع، أسهل من الضغط على "إعجاب".

إنشاء المجموعات لم يعد مسرحًا لمأساة "تم إنشاء المجموعة ثم تم حلها فورًا". يمكنك إنشاء مجموعات حسب المشروع، أو القسم، أو حتى "فريق الغداء الجماعي"، ويمكنك تعيين مديرين للمجموعة وتفعيل قواعد الكتم، لمنع رسائل "تم الاستلام" من تشويش الرسائل المهمة. كما أن مشاركة الملفات ممتازة — ما عليك سوى سحب الملف وإفلاته للتحميل، مع دعم المعاينة، فلا داعي بعد اليوم لسؤال: "ما نوع التنسيق الذي أرسلته؟"

أما بالنسبة لمؤتمرات الفيديو، فإن فتح "دينغ توك" أسهل من فتح باب منزلك. للدردشة الثنائية حول التقدم في العمل، انقر على أيقونة الفيديو وستتصل فورًا؛ أما الاجتماعات الجماعية، فما عليك سوى إنشاء رابط ودعوة جميع الأعضاء بنقرة واحدة. والأكثر إثارة هي ميزة مشاركة الشاشة، حيث يمكنك شرح العرض التقديمي مع توضيح النقاط المهمة، وتمكين الزملاء من التعاون في التحرير فورًا، مما يلغي الحاجة لسؤال "إلى أي صفحة وصلت؟". ويمكنك أيضًا مراسلة زميلك بهدوء خلال الاجتماع: "ماذا قال المدير للتو؟" — ميزة "الرسالة السرية" تسمح لك بالتواصل بهدوء دون إحراج. لم يكن الاتصال بهذا السهولة من قبل.

هل ما زلت تقوم يدويًا بمهام متكررة؟ توقف عن هذا، واجعل ميزات المكتب الذكي في "دينغ توك" تكون "مساعدك الرقمي"! تخيل أنك كل صباح تتلقى تقرير حالة المشروع تلقائيًا، وتتم الموافقة على طلبات الإجازة في ثوانٍ، ويتم تلقائيًا إرسال رسالة ترحيب وبيانات الدخول إلى الموظف الجديد بمجرد التحاقه — هذه ليست مشهدًا من فيلم خيال علمي، بل هي واقع استخدام روبوتات "دينغ توك" وسير العمل الآلي.

من خلال روبوتات "دينغ توك"، يمكنك جعل البوت (Bot) يرسل الإشعارات، ويجمع النماذج، بل ويُفعّل إجراءات معينة عند اكتشاف كلمات مفتاحية. على سبيل المثال، متى ما كتب أحد في المجموعة كلمة "عاجل"، يقوم البوت تلقائيًا بوضع علامة على الرسالة وإرسال تنبيه للمدير. والأكثر تطورًا، يمكنك تصميم سير موافقة باستخدام واجهة سحب وإفلات بسيطة، سواء كان الأمر يتعلق بصرف المصاريف، أو السفر، أو توقيع العقود، حيث يمكنك بدء الطلب بنقرة واحدة، ويتم تحويله تلقائيًا، وتتبع حالته فورًا، ولا داعي بعد اليوم لمطاردة المدير للحصول على ختمه.

والأهم أن "دينغ توك" ليس جزيرة منعزلة! فهو يتكامل بسلاسة مع أدوات مثل Google Workspace وMicrosoft 365. يمكنك مزامنة بريدك من Gmail ليظهر مباشرة في نافذة دردشة "دينغ توك"، كما يمكن تضمين ملفات من OneDrive مباشرة في مستندات "دينغ توك". عندما تتدفق البيانات بسلاسة، ترتفع الكفاءة تلقائيًا. توقف عن أن تكون "أتمتة بشرية"، واجعل النظام يعمل نيابة عنك، بينما تركّز أنت على الأمور المهمة حقًا!

تقنيات متقدمة: كن خبيرًا في "دينغ توك"، لا يعني فقط إرسال الرسائل وفتح اجتماعات الفيديو! إذا أردت أن تميز نفسك في الفريق، وأن تصبح ذلك الشخص الذي "يعرف كل شيء"، فعليك إتقان بعض الحيل المتقدمة الحقيقية.

أولًا، توقف عن الاعتماد على ذاكرتك للبحث في سجلات الدردشة! ميزة البحث المتقدم في "دينغ توك" تشبه أداة أثرية سحرية — يمكنك البحث حسب العضو، أو الوقت، أو نوع الملف، أو حتى كلمات مفتاحية. هل تبحث عن ملف PDF لعقد وقّعه المدير الشهر الماضي؟ اكتب: "عقد site:dingtalk.com النوع:pdf الوقت:الشهر الماضي"، وستحصل على النتيجة في ثانية واحدة، وتظهر وكأنك بطل خارق.

بعد ذلك، فإن إعدادات الإشعارات المخصصة هي المفتاح للحفاظ على التركيز. عيّن المجموعات غير المهمة على وضع "عدم الإزعاج"، بحيث لا يتم تنبيهك إلا عند ذكر اسمك؛ أما المجموعات المهمة، ففعّل "التنبيه القوي" لضمان عدم تفويت أي تحديث. إدارة الإشعارات بذكاء هي ما يسمح لك بالنجاة من "القصف المستمر بالرسائل".

أما قرص دينغ (DingPan) فهو كنز خفي لمكتبة معرفة الفريق. توقف عن إرسال الملفات عبر "لاين" ذهابًا وإيابًا، واحفظ ملفات المشروع في مجلدات "قرص دينغ"، مع تعيين الصلاحيات، والتحكم بالإصدارات، والتحرير التعاوني عبر الإنترنت، كل ذلك في خطوة واحدة. مع ميزة إدارة المستندات، يمكنك أيضًا إنشاء مكتبة قوالب، ليتمكن الموظفون الجدد من فهم الإجراءات القياسية (SOP) فورًا، وترتفع الكفاءة إلى أقصى حد.

هذه التقنيات هي التي تحوّلك حقًا من "المستخدم العادي" إلى "الخبير المتمكّن".