Mở khóa DingTalk: Vũ khí bí mật giúp công việc nhẹ nhàng hơn

Bạn có còn đang dùng ghi chú trên điện thoại để ghi lại thời gian họp, rồi đến lúc họp mới phát hiện mình nhớ nhầm ngày không? Đừng lo, không phải lỗi của bạn, chỉ là công cụ chưa đủ thông minh mà thôi! Giờ đây, hãy cùng mở DingTalk – vũ khí bí mật giúp nhân viên văn phòng từ “đội cứu hỏa” biến thành “siêu nhân hiệu suất”.

Trước tiên, hãy mở cửa hàng ứng dụng, tìm kiếm từ khóa “DingTalk”, sau đó tải xuống và cài đặt – đúng vậy, đơn giản chỉ vậy thôi, ngay cả mèo nhà bạn dùng chân cũng có thể bấm hai cái là xong. Khi đăng ký tài khoản, bạn có thể đăng nhập nhanh bằng số điện thoại, hệ thống còn tự động quét danh bạ giúp bạn “bắt gọn” toàn bộ đồng nghiệp. Thêm liên hệ? Không cần nhập tay chút nào, DingTalk sẽ nhẹ nhàng hỏi bạn: “Này, Tiểu Vương hôm qua ăn cơm với bạn, có muốn thêm anh ấy không?”

Tại sao các doanh nghiệp hiện đại đều yêu thích DingTalk? Bởi vì nó không chỉ là công cụ trò chuyện, mà còn là “quản gia văn phòng kỹ thuật số” tích hợp luôn chấm công, phê duyệt, việc cần làm. Trước kia phải chạy ba tầng lầu để tìm sếp ký giấy? Giờ đây chỉ cần chạm nhẹ, quy trình phê duyệt tự động được gửi đi, sếp đang đi vệ sinh vẫn có thể ký duyệt. Tin nhắn đã đọc hay chưa đọc rõ ràng ngay lập tức, không còn phải đuổi theo hỏi “Bạn có thấy tin tôi vừa gửi không?”

Đã sẵn sàng chưa? Tiếp theo, chúng ta sẽ bắt tay xây dựng không gian làm việc hiệu quả cho bạn, để hợp tác nhóm trơn tru như chơi game vậy!

Xây dựng không gian làm việc hiệu quả, không thể chỉ dựa vào thiền định hay uống mười cốc cà phê! Bí kíp thực sự nằm ở việc sử dụng các chức năng quản lý nhóm của DingTalk trơn tru như chơi game. Sau khi hoàn thành đăng ký tài khoản và thêm đồng nghiệp (thành tựu nhỏ ở chương trước), giờ là lúc bước vào phần chính – “tổ đội đánh quái”: tạo ra đội nhóm trong mơ của bạn!

Tạo nhóm trên DingTalk giống như mở một văn phòng ảo, bạn có thể tạo các phòng ban theo cơ cấu công ty, ví dụ như “Phòng Marketing”, “Nhóm nghiên cứu phát triển” hay thậm chí là “Tổ tình báo phòng trà nước”. Vào cấu trúc tổ chức, kéo thả nhẹ nhàng là đã phân loại xong, đồng thời có thể thiết lập quyền riêng cho từng vai trò – để sếp nhìn thấy toàn cảnh, nhân viên mới chỉ thấy phần việc của mình, tránh tình huống “lỡ xem bản ghi họp riêng tư của sếp” gây “chết xã hội”.

Mời thành viên còn đơn giản hơn nữa, một tin nhắn, một đường link, đồng nghiệp lập tức gia nhập, tự nhiên như tham gia nhóm LINE vậy. Tuyệt hơn nữa, kết hợp lịch DingTalk và quản lý nhiệm vụ, bạn có thể xếp lịch họp, tự động nhắc toàn bộ nhóm, đồng thời giao nhiệm vụ cho từng thành viên cụ thể, trước ngày hết hạn sẽ liên tục nhận được nhắc nhở nhẹ nhàng (hoặc đáng sợ). Ai chậm trễ, ai đúng hạn, rõ như ban ngày, không còn phải làm “vua đòi nợ nhiệm vụ” suốt ngày chạy theo người khác.

Như vậy, hoạt động nhóm sẽ như chiếc đồng hồ tinh vi, mỗi người đều làm đúng nhiệm vụ, lịch họp không trùng nhau, nhiệm vụ không bị sót. Bạn đã sẵn sàng để tận hưởng cảm giác hợp tác liền mạch chưa? Tiếp theo, chúng ta sẽ bật camera, bước vào chế độ giao tiếp tối thượng!

Giao tiếp không rào cản mới chính là linh hồn thực sự của một đội nhóm! Khi bạn đã tạo xong phòng ban trên DingTalk và phân chia nhiệm vụ rõ ràng, câu hỏi quan trọng nhất hiện ra: làm sao để “trò chuyện trôi chảy” với đồng nghiệp? Đừng lo, chức năng trò chuyện của DingTalk chính là cứu tinh cho người ngại giao tiếp, thiên đường cho người yêu nói chuyện! Gõ chữ quá cứng nhắc? Thử gửi một biểu tượng cảm xúc, chỉ cần “chó đầu bảo mệnh” hay “chắp tay cảm ơn” là khoảng cách lập tức được rút ngắn. Muốn phản hồi nhanh? Nhấn giữ tin nhắn để trả lời nhanh, còn thuận tiện hơn cả bấm thích.

Tạo nhóm cũng không còn là hiện trường bi kịch “tạo nhóm xong rồi giải tán”. Bạn có thể tạo nhóm theo dự án, theo phòng ban hay thậm chí là “đội ăn trưa ghép bữa”, đồng thời thiết lập quản trị viên nhóm và quy tắc tắt tiếng, giúp tin quan trọng không bị tràn ngập bởi những dòng “nhận được”. Chia sẻ file thì đỉnh cao – chỉ cần kéo thả để tải lên, hỗ trợ xem trước, không còn phải hỏi “File bạn gửi là định dạng gì?”

Họp video? Mở DingTalk dễ như mở cửa nhà vậy. Muốn trao đổi tiến độ một-một, chỉ cần nhấn biểu tượng video là gọi ngay lập tức; họp nhiều người chỉ cần tạo link, một cú nhấn là mời toàn bộ thành viên. Đặc biệt nhất là chức năng chia sẻ màn hình, vừa trình bày slide vừa đánh dấu điểm quan trọng, đồng thời cho phép đồng nghiệp cùng chỉnh sửa trực tiếp, ngay cả câu hỏi “Bạn đang ở trang mấy?” cũng không cần nữa. Trong lúc họp, lén lút nhắn tin hỏi đồng nghiệp “Sếp vừa nói gì nhỉ?” – chức năng tin nhắn riêng giúp bạn giao tiếp tế nhị mà không ngại ngùng. Giao tiếp chưa bao giờ nhẹ nhàng đến thế.

Vẫn đang xử lý thủ công các công việc lặp đi lặp lại? Đừng ngốc nữa, hãy để các chức năng văn phòng thông minh của DingTalk trở thành “thư ký số” cho bạn! Hãy tưởng tượng, mỗi sáng thức dậy bạn tự động nhận được báo cáo tiến độ dự án, đơn xin nghỉ phép được duyệt trong tích tắc, nhân viên mới vừa vào đã tự động nhận được tin chào mừng và thiết lập tài khoản – đây không phải phim khoa học viễn tưởng, mà là điều bình thường khi dùng robot và luồng công việc tự động hóa trên DingTalk.

Thông qua robot DingTalk, bạn có thể nhờ bot gửi thông báo, thu thập biểu mẫu, thậm chí kích hoạt hành động cụ thể theo từ khóa. Ví dụ, chỉ cần ai đó nhắc đến từ “khẩn cấp” trong nhóm, robot sẽ tự động đánh dấu và thông báo cho quản lý. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể dùng giao diện kéo thả đơn giản để thiết kế quy trình phê duyệt, dù là hoàn trả, đi công tác hay ký hợp đồng, đều có thể khởi tạo một cú nhấn, tự động chuyển tiếp và theo dõi tức thì, không còn phải chạy theo sếp để xin dấu.

Hơn nữa, DingTalk không hề cô lập! Nó có thể tích hợp liền mạch với Google Workspace, Microsoft 365 và các công cụ khác. Thư Gmail của bạn có thể được đồng bộ đẩy vào cửa sổ trò chuyện DingTalk, file trên OneDrive cũng có thể nhúng trực tiếp vào tài liệu DingTalk. Khi dữ liệu lưu thông, hiệu suất tự nhiên tăng vọt. Đừng làm “người máy tự động hóa” nữa, hãy để hệ thống làm việc thay bạn, còn bạn thì tập trung vào những việc thực sự quan trọng!

Kỹ năng nâng cao: Trở thành cao thủ DingTalk, không chỉ đơn giản là biết gửi tin nhắn hay mở họp video! Muốn nổi bật trong nhóm, trở thành người mà ai cũng thắc mắc “Sao cái gì cũng biết vậy?”, bạn cần nắm vững một vài tuyệt chiêu thực sự.

Đầu tiên, đừng còn dựa vào trí nhớ để tìm lại tin nhắn cũ nữa! Chức năng tìm kiếm nâng cao của DingTalk thực sự là báu vật khảo cổ – bạn có thể tìm theo thành viên, thời gian, loại file thậm chí cả từ khóa. Muốn tìm file PDF hợp đồng sếp ký tháng trước? Chỉ cần nhập “hợp đồng site:dingtalk.com loại:pdf thời gian:tháng trước”, một giây sau đã tìm thấy, xuất hiện đầy phong cách.

Tiếp theo, thiết lập thông báo tùy chỉnh mới là chìa khóa giữ sự tập trung. Đặt các nhóm không quan trọng thành “không làm phiền”, chỉ báo khi được nhắc đến; các nhóm dự án quan trọng thì bật “nhắc mạnh” để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ tin tức nào. Biết quản lý thông minh, bạn mới sống sót được giữa “bão tin nhắn”.

Và DingPan thực sự là kho báu ẩn giấu – kho kiến thức nhóm. Đừng còn dùng LINE gửi file qua lại, hãy tập hợp toàn bộ tài liệu dự án vào thư mục DingPan, thiết lập quyền truy cập, kiểm soát phiên bản, chỉnh sửa cộng tác trực tuyến – tất cả trong một quy trình liền mạch. Kết hợp chức năng quản lý tài liệu, bạn còn có thể xây dựng thư viện mẫu, giúp nhân viên mới cũng có thể hiểu ngay quy trình, hiệu suất lập tức đạt tối đa.

Những kỹ năng này mới thực sự là chìa khóa giúp bạn tiến hóa từ “biết dùng” thành “thành thạo”.