DingTalk bagaimana menjadi penyelesaian ajaib transformasi digital perusahaan di Hong Kong

"Eh, kau dah terima kontrak tu belum?" "Ah? Kontrak apa? Siapa hantar?" —— Perbualan sebegini pernah menjadi komedi harian yang berlaku setiap hari di pejabat Hong Kong. Tetapi sejak kedatangan DingTalk ke Hong Kong, semua bencana komunikasi ini tiba-tiba menjadi bahan lawak. Sebenarnya, DingTalk bukan sekadar alat perbualan, ia lebih seperti seorang setiausaha serba boleh yang mengurus segalanya, dari hantar mesej hingga urus jadual.

Bayangkan: Ah May dari jabatan pemasaran membuka komputer pagi-pagi, terus nampak DingTalk mengingatkannya bahawa laporan promosi Q3 perlu diserahkan hari ini, dan dokumen tersebut sudah dimuat naik oleh rakan sekerja dari jabatan kewangan ke ruang awan berkongsi, hanya perlu klik dua kali untuk buka dan edit. Sebelum makan tengahari, dia sempat guna kalendar dalaman untuk atur mesyuarat video dengan pelanggan minggu depan, sistem terus mencadangkan masa terbaik berdasarkan jadual semua pihak, serta menjana pautan mesyuarat dan notifikasi secara automatik.

Yang paling menakjubkan ialah, walaupun bos berada di Shenzhen untuk urusan kerja atau pasukan reka bentuk bekerja dari rumah, mereka masih boleh berkomunikasi secara langsung melalui suara atau video dalam platform yang sama, lengkap dengan fungsi kongsi dokumen — ubah warna logo pun tak perlu lagi bertukar e-mel puluhan kali. Fungsi yang kelihatan ringkas ini sebenarnya tepat mengetepikan masalah kronik syarikat tempatan seperti maklumat berselerak dan proses yang lambat. DingTalk bukan revolusi, tetapi ia membuat operasi harian menjadi begitu lancar sehingga kita terfikir — kenapa dulu semua benda jadi susah sangat?

"Boss, saya dah terima e-mel tu, tapi kena tunggu sampai pejabat baru boleh baca!" — Jika ayat ini muncul di pejabat Hong Kong pada tahun 2024, pasti rakan sekerja akan ketawa sampai jadi topik panas dalam kumpulan DingTalk. Di zaman di mana kakitangan kedai makan pun dah guna telefon untuk ambil pesanan, adakah komunikasi korporat masih terperangkap dalam "tunggu balik pejabat", "tunggu e-mel", "tunggu panggilan telefon"? Bangunlah! DingTalk sudah lama menyingkirkan semua alasan untuk lewat ini sekaligus.

Maklum balas segera adalah "pemecut komunikasi" paling kuat DingTalk. Dulu hantar mesej macam lepas merpati kertas, tak tahu mesej tu pergi mana, sekarang status "dibaca" atau "belum dibaca" jelas kelihatan, perkara penting boleh guna fungsi "Ding" untuk terus dihantar ke telefon, memastikan penerima tak boleh lari. Tak perlu lagi kejar rakan sekerja tanya, "Kau ada baca mesej aku tak?"

Sokongan multimedia pula membuat komunikasi lebih hidup. Pasukan reka bentuk boleh muat naik gambar versi terkini terus untuk perbandingan, pasukan jurutera rakam video situasi tapak binaan dan kongsi serta-merta, malah bos pun boleh tinggalkan mesej suara sebagai ganti teks panjang. Maklumat jadi konkrit, salah faham pun semakin berkurang.

Ditambah dengan kumpulan pintar yang dicipta mengikut jabatan atau projek, maklumat dikategorikan dengan baik, tak perlu risau mesej penting tenggelam dalam lautan notifikasi. Sinkronisasi pelbagai platform pula hebat — balas mesej guna telefon di dalam MRT, sambung kerja guna komputer bila sampai pejabat, lancar sehingga rasa macam roh pun boleh bekerja.

"Boss, projek kita delay lagi..." Ayat ini mungkin muncul lebih kerap daripada "Ada minum teh belum?" di pejabat Hong Kong. Tapi sejak tentera besar DingTalk tiba, bukan sahaja komunikasi laju macam kilat, malah pengurusan projek pun jadi macam main game — ada tugasan, bar kemajuan, dan papan pendahulu masa nyata!

Dulu agih tugas dengan tembak e-mel beramai-ramai, akhirnya deadline jadi "dead" + "lines", tak siapa tahu siapa buat apa. Sekarang dengan fungsi agihan tugas DingTalk, penyelia boleh tugaskan kerja sekali klik, setiap rakan sekerja ada senarai to-do dan pengezon waktu sendiri, jelas macam sistem misi dalam permainan telefon, pemalas pun tak boleh pura-pura tak nampak.

Lebih hebat lagi ialah pemantauan kemajuan, projek dari "masih fikir", "dalam proses" hingga "siap", semua dipaparkan secara visual. Bos tak perlu tanya satu persatu, "Sampai mana dah?", cukup buka antaramuka, terus nampak semua, kalau jumpa halangan boleh terus arahkan sumber, projek tak jadi macam orang buta sentuh gajah lagi.

Fungsi jana laporan automatik secara berkala, tak perlu lagi pekerja kantoran begadang buat PPT; papan kerjasama (whiteboard) pula luar biasa, pasukan pemasaran dan reka bentuk boleh lukis idea bersama secara maya walaupun jarak jauh, padam dan ubah sepuluh kali pun tak bazir kertas — selamatkan alam sekitar, kreativiti pun lebih laju daripada angin di Victoria Harbour.

Begitulah caranya, pengurusan projek berubah daripada huru-hara kepada teratur, daripada padam api kepada cegah api, syarikat Hong Kong akhirnya berubah daripada "kerja hingga lewat malam" kepada "kerja efisyen, balik awal".

"Boss, bulan ni kau dah datang lewat banyak kali dah!" Dulu HR kena selongkar fail sana-sini untuk rekod kehadiran, kini cukup log masuk DingTalk, masa masuk dan keluar pejabat, rekod cuti, baki cuti tahunan semua disimpan automatik, sampai kakitangan pantry pun tahu guna. DingTalk bukan sahaja membantu syarikat melompat dari era pena dan kertas ke pengurusan awan, malah menyusun semula empat bidang utama — sumber manusia, kewangan, pelanggan dan data — secara digital, ibarat memberi bos seorang pengurus AI percuma.

Dalam pengurusan sumber manusia, sistem kehadiran pintar DingTalk menyokong GPS, daftar masuk melalui Wi-Fi dan pengenalan muka, tak perlu risau tentang "pekerja bayang" atau "daftar masuk macam kad bas". Permohonan cuti, kerja lebih masa dan pertukaran jadual semua dilakukan atas talian, penyelia cukup klik di telefon untuk kelulusan, boleh juga tetapkan peraturan kelulusan automatik, jimat masa dua jam sehari untuk pasukan HR daripada kerja kertas yang membosankan.

Dari segi kewangan, permohonan bayaran balik tak perlu lagi susun resit sampai stress. Pekerja ambil gambar dan muat naik resit, sistem automatik kenal pasti jumlah dan kadar cukai, serta ingatkan jika melebihi bajet. Juruaudit tak perlu jadi "mesin penyelaras manusia" lagi, kawalan bajet dan analisis perbelanjaan jelas kelihatan, kesihatan kewangan boleh dilihat serta-merta.

Manakala fungsi CRM, pasukan jualan boleh kemas kini rekod interaksi pelanggan secara langsung, digabungkan dengan perbualan, tugasan dan jadual, tiada lagi pesanan terlepas. Ditambah dengan papan pemuka data dalaman, trend prestasi, kadar penukaran pelanggan dan pencapaian jabatan semua dipaparkan dalam bentuk grafik, bos tak perlu lagi tanya dalam mesyuarat, "Siapa sebenarnya yang selesaikan pesanan ni?"

"Boss, stok di cawangan Tsim Sha Tsui dah habis lagi!" Ayat ini pernah membuat pengurusan sebuah jenama runcit terkemuka Hong Kong tak boleh tidur lena. Cawangan tersebar seluruh Hong Kong, tetapi maklumat bergerak secepat burung merpati pos. Sehingga mereka jumpa DingTalk — kini, pengurus cawangan cukup tekan telefon, amaran stok rendah, permohonan penghantaran semula, perubahan jadual kerja semua disegerakkan serta-merta. Melalui fungsi perbualan langsung dan penugasan tugas DingTalk, ibu pejabat boleh respons keperluan kecemasan dalam masa 30 minit, kecekapan pengurusan cawangan meningkat hampir 70%. Lebih menarik, semua rekod komunikasi disimpan automatik, tak perlu lagi adakan mesyuarat ketiga hanya untuk pastikan "siapa cakap apa".

Sebuah syarikat pembuatan tradisional pula lebih dramatik — juruteknik berpengalaman di lini pengeluaran awalnya enggan sentuh komputer, kerana percaya "mesin ikut manusia, manusia tak perlu ikut mesin". Tapi bila papan kerjasama dan papan pemuka data DingTalk dilancarkan, isyarat gangguan pengeluaran dihantar segera, tugas pembaikan diagihkan secara automatik, sehingga juruteknik senior pun ketawa cakap: "‘Ketua elektronik’ ni lebih bijak daripada penyelia kami dulu!" Kitaran pengeluaran dipendekkan sebanyak 25%, kadar produk rosak turun 18% — data tak pernah menipu.

Manakala sebuah institusi kewangan tempatan, selepas mengintegrasikan sistem sumber manusia dan CRM dengan DingTalk, tahap kepuasan pekerja melonjak 30%. Pengurus pelanggan boleh kemas kini data sewaktu dalam perjalanan, penyelia boleh berikan ulasan serta-merta, malah penilaian tahunan pun jadi macam "markah langsung secara siaran". Transformasi bukan sekadar slogan, tapi pengalaman nyata — kurang dua mesyuarat sehari, tambah satu transaksi berjaya.