DingTalk trở thành báu vật thần kỳ giúp doanh nghiệp Hồng Kông chuyển đổi số như thế nào

“Này, bạn nhận được hợp đồng chưa?” “Á? Hợp đồng nào vậy? Ai gửi thế?” — Những cuộc đối thoại kiểu này từng là cảnh tượng thường thấy mỗi ngày tại các văn phòng Hồng Kông. Nhưng kể từ khi DingTalk đổ bộ vào Hương Cảng, những sự cố giao tiếp này lập tức trở thành chuyện cười. Thực ra, DingTalk không chỉ đơn thuần là một công cụ trò chuyện, mà nó giống như một trợ lý đa năng, lo trọn vẹn mọi việc từ gửi nhận tin nhắn đến quản lý lịch làm việc.

Hãy tưởng tượng: Buổi sáng vừa mở máy tính, nhân viên phòng Marketing tên May đã thấy DingTalk tự động nhắc nhở hôm nay phải nộp báo cáo quảng bá quý 3, và tài liệu đó đã được đồng nghiệp phòng Tài chính tải lên không gian đám mây chia sẻ, chỉ cần nhấn hai cái là có thể mở ra chỉnh sửa. Trước giờ ăn trưa, cô thuận tay dùng lịch tích hợp để sắp xếp cuộc họp video với khách hàng tuần tới, hệ thống ngay lập tức đề xuất thời gian tối ưu dựa theo lịch trình của từng người, đồng thời tự động tạo liên kết họp và gửi thông báo nhắc nhở.

Điều kỳ diệu nhất là dù sếp đang đi công tác ở Thâm Quyến hay đội thiết kế làm việc tại nhà, tất cả đều có thể giao tiếp tức thì qua giọng nói hoặc video trên cùng một nền tảng, kèm chức năng xem tài liệu chung, đến việc thay đổi màu logo cũng không cần trao đổi qua lại bằng email hơn chục lần nữa. Những chức năng tưởng chừng đơn giản này thực chất đã chạm đúng vào điểm yếu kinh niên của doanh nghiệp địa phương: thông tin phân tán, quy trình chậm chạp. DingTalk không phải cách mạng, nhưng nó khiến vận hành hằng ngày trở nên trơn tru đến mức khiến người ta nghi ngờ — trước đây tại sao lại phiền phức đến thế?

“Sếp ơi, em nhận được email rồi, nhưng phải về công ty mới xem được!” — Nếu câu nói này xuất hiện trong văn phòng Hồng Kông năm 2024, chắc chắn sẽ bị đồng nghiệp chế giễu đến nổi tiếng trong nhóm DingTalk. Trong thời đại连 đến chủ quán trà sữa cũng đặt đơn bằng điện thoại, mà giao tiếp doanh nghiệp vẫn còn dậm chân ở “phải về công ty”, “phải đợi email”, “phải chờ điện thoại”? Tỉnh táo đi! DingTalk đã sớm quét sạch toàn bộ những cái cớ trì hoãn kiểu này.

Phản hồi tức thì chính là “bộ tăng tốc giao tiếp” mạnh nhất của DingTalk. Trước đây gửi tin nhắn giống như thả chim giấy, chẳng biết bay đi đâu, còn bây giờ trạng thái đã đọc hay chưa đọc đều rõ ràng minh bạch; những việc quan trọng còn có thể dùng chức năng “Ding một cái” đẩy trực tiếp đến điện thoại, đảm bảo người nhận không thể trốn tránh. Giờ đây không cần phải chạy theo hỏi đồng nghiệp “Bạn có thấy tin nhắn của tôi không?” nữa.

Hỗ trợ đa phương tiện càng khiến giao tiếp trở nên sinh động. Đội thiết kế có thể tải trực tiếp ảnh so sánh bản chỉnh sửa, đội kỹ thuật chụp hình thực tế công trường và chia sẻ ngay lập tức, thậm chí sếp cũng có thể để lại lời nhắn thoại thay vì viết văn bản dài dòng. Thông tin không còn trừu tượng, hiểu lầm tự nhiên giảm thiểu.

Cộng thêm các nhóm thông minh được tạo theo bộ phận, theo dự án, giúp thông tin được phân loại rõ ràng, không sợ thông tin quan trọng bị chìm nghỉm giữa biển tin nhắn. Đồng bộ đa nền tảng còn tuyệt vời hơn: lúc đi tàu điện dùng điện thoại trả lời, về đến công ty dùng máy tính tiếp tục xử lý, mượt mà như thể linh hồn rời khỏi thể xác vẫn có thể làm việc.

“Sếp ơi, dự án của chúng ta lại bị trễ hạn…” Câu nói này xuất hiện trong văn phòng Hồng Kông có lẽ còn thường xuyên hơn cả “Ăn trà chưa?”. Nhưng kể từ khi đội quân DingTalk ồ ạt tiến vào, không chỉ giao tiếp nhanh như chớp, mà ngay cả quản lý dự án cũng trở nên giống như chơi game — có nhiệm vụ, có thanh tiến độ, thậm chí còn có bảng xếp hạng thời gian thực!

Trước đây, phân công công việc bằng cách “bom” email, kết quả là deadline biến thành “dead” + “lines”, không ai biết ai đang làm gì. Nhưng với chức năng phân bổ nhiệm vụ của DingTalk, cấp trên chỉ cần một cú nhấp là giao việc, mỗi nhân viên đều có danh sách việc cần làm riêng kèm đếm ngược thời gian, rõ ràng như hệ thống nhiệm vụ trong game điện thoại, kể cả người lười cũng không thể giả vờ không nhìn thấy.

Còn đáng nể hơn nữa là chức năng theo dõi tiến độ, từ giai đoạn “đang nghĩ”, “đang làm” đến “xong việc”, tất cả đều được hiển thị trực quan. Sếp không cần phải hỏi từng người “làm tới đâu rồi?”, chỉ cần mở giao diện là nắm rõ tình hình, phát hiện điểm tắc nghẽn liền điều động nhân sự ngay lập tức, dự án không còn kiểu “mò voi trong bóng tối”.

Chức năng tự động tạo báo cáo định kỳ, không cần nhân viên văn thư thức trắng đêm làm slide PowerPoint; chức năng bảng trắng cộng tác còn thần kỳ hơn, đội marketing và thiết kế có thể cùng vẽ ý tưởng trên màn hình dù cách xa nhau, xóa đi sửa lại mười lần cũng không tốn giấy — vừa bảo vệ môi trường, vừa kích thích sáng tạo nhiều hơn gió biển Vịnh Victoria.

Như vậy, quản lý dự án từ hỗn loạn trở nên có trật tự, từ chữa cháy chuyển sang phòng ngừa, doanh nghiệp Hồng Kông cuối cùng cũng thoát khỏi cảnh “thức khuya dậy sớm” để chuyển mình thành “làm việc hiệu quả, tan ca đúng giờ”.

“Sếp ơi, tháng này lại đi trễ nhiều lần quá!” Trước đây, nhân sự phải lục tung tủ hồ sơ mới tìm được dữ liệu chấm công, còn bây giờ chỉ cần đăng nhập DingTalk, thời gian đi làm về sớm, lịch nghỉ phép, số ngày nghỉ còn lại của nhân viên đều được tự động lưu trữ, đến cả chị lao công ở phòng trà cũng biết cách dùng. DingTalk không chỉ giúp doanh nghiệp nhảy vọt từ thời đại bút giấy lên quản lý đám mây, mà còn tái cấu trúc số hóa bốn lĩnh vực nhân sự, tài chính, khách hàng và dữ liệu, ngang bằng việc tặng sếp một trợ lý AI.

Về quản lý nhân sự, hệ thống chấm công thông minh của DingTalk hỗ trợ định vị GPS, điểm danh qua Wi-Fi và nhận diện khuôn mặt, không còn lo ngại tình trạng “nhân viên bóng ma” hay “đi làm kiểu quẹt thẻ xe buýt”. Xin nghỉ phép, làm thêm giờ, đổi ca đều được xử lý trực tuyến, cấp trên chỉ cần chạm một cái trên điện thoại là duyệt, thậm chí có thể thiết lập quy tắc phê duyệt tự động, tiết kiệm đến hai tiếng mỗi ngày cho cả đội nhân sự khỏi phải làm thủ tục giấy tờ.

Về tài chính, việc hoàn ứng không còn khiến người ta đau đầu đến mức hoài nghi cuộc sống. Nhân viên chỉ cần chụp ảnh hóa đơn tải lên, hệ thống tự động nhận diện số tiền và thuế suất, đồng thời nhắc nhở nếu vượt ngân sách. Kế toán không cần làm “máy đối chiếu người sống” nữa, kiểm soát ngân sách, phân tích chi phí đều rõ ràng, tình hình tài chính nhìn là biết ngay.

Còn chức năng CRM, đội ngũ bán hàng có thể cập nhật ngay lập tức lịch sử tương tác với khách hàng, kết hợp với trò chuyện, nhiệm vụ và lịch làm việc, đảm bảo không bỏ sót đơn hàng nào. Cộng thêm bảng điều khiển dữ liệu tích hợp, xu hướng doanh số, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, hiệu suất các phòng ban đều được biểu đồ hóa, sếp họp hành không cần phải hỏi lại: “Rốt cuộc ai là người chốt đơn này?”

“Sếp ơi, cửa hàng ở Tsim Sha Tsui lại hết hàng rồi!” Câu nói này từng khiến ban quản lý của một chuỗi bán lẻ nổi tiếng tại Hồng Kông mất ăn mất ngủ. Cửa hàng trải khắp Hồng Kông nhưng thông tin lại chậm như gửi thư bằng chim bồ câu. Cho đến khi họ gặp DingTalk — giờ đây, chỉ cần trưởng cửa hàng nhấn điện thoại, cảnh báo tồn kho, yêu cầu điều hàng, thay đổi ca làm việc đều được đồng bộ tức thì. Nhờ chức năng giao tiếp tức thời và phân công nhiệm vụ của DingTalk, trụ sở có thể phản hồi nhu cầu phát sinh trong vòng 30 phút, hiệu suất quản lý cửa hàng tăng gần 70%. Tuyệt hơn nữa, mọi ghi chú trao đổi đều được tự động lưu trữ, không còn phải tổ chức thêm cuộc họp thứ ba để tranh cãi “ai đã nói gì”.

Một doanh nghiệp sản xuất truyền thống khác còn ấn tượng hơn: những bậc thầy lâu năm trên dây chuyền sản xuất ban đầu từ chối động vào máy tính, cho rằng “máy nghe lời người, chứ người không cần nghe lời máy”. Nhưng kể từ khi bảng cộng tác và bảng điều khiển dữ liệu của DingTalk được triển khai, mọi sự cố trên dây chuyền được đẩy cảnh báo tức thì, nhiệm vụ sửa chữa được phân bổ tự động, đến cả các bậc thầy cũng bật cười nói: “Cái ‘trưởng ca điện tử’ này còn tỉnh táo hơn cả sếp cũ của chúng tôi!”. Chu kỳ sản xuất rút ngắn 25%, tỷ lệ phế phẩm giảm 18%, dữ liệu không nói dối.

Còn một tổ chức tài chính địa phương sau khi tích hợp hệ thống nhân sự và CRM qua DingTalk, mức độ hài lòng của nhân viên tăng vọt 30%. Chuyên viên tư vấn khách hàng có thể cập nhật dữ liệu ngay trên đường đi gặp khách, cấp trên đánh giá tức thì, đến cả đánh giá cuối năm cũng trở thành “chấm điểm trực tiếp”. Chuyển đổi số không phải khẩu hiệu, mà là cảm giác thật: mỗi ngày ít họp hai buổi, nhiều hơn một đơn hàng thành công.